n Plan i przygotowanie negocjacji
n Otwarcie negocjacji
n Prezentacja produktu lub usługi
n Właściwe negocjacje
n Podsumowanie i sprawdzenie osiągniętych ustaleń
n Zamknięcie negocjacji
n Postępowanie po podpisaniu umowy
PLAN I PRZYGOTOWANIE NEGOCJACJI
- Nie bądź leniwy- założenie, że wystarczy polegać na umiejętnościach oceny sytuacji zdolnościach negocjacyjnych – nie wystarczy
-Przygotuj się!- Im staranniej się przygotujesz tym lepszy będzie efekt negocjacji
- Koncentracja na 5 obszarach:
*przedmiot negocjacji
*klimat
*układ sił
*mocodawcy
*procedury postępowania
TRZY ETAPY PRZYGOTOWANIA:
DIAGNOZA: ZEBRANIE I WYMIANA INFORMACJI NA TEMAT TREŚCI NEGOCJACJI, KLIMATU, RÓWNOWAGI SIŁ ORAZ MOCODWACÓW
CEL: OKREŚLENIE POŻĄDANEGO WYNIKU
PROCEDURY: PRZYGOTOWANIE TAKTYCZNE I STRATEGICZNE. WAŻNYMI ELAMENTAMI SĄ TU:
· WYPRACOWANIE WARIANTÓW POZWALAJĄCYCH NA ZACHOWANIE ELASTYCZNOŚCI
· PRZYGOTOWANIE TAKTYCZNEGO ZESTAWU RUCHÓW POCZĄTKOWYCH
· SFORMUŁOWANIE OGÓLNEGO PLANU STRATEGICZNEGO
PRZYGOTOWANIE NEGOCJACJI
Diagnoza treści negocjacji :
· Czy wiem wystarczająco dużo o sprawach, o których mam mówić?
· Czy mam odpowiednie dokumenty i akta ? Czy znam historie sprawy ?
· Czy posiadam wystarczającą wiedzę w kwestiach specjalistycznych ?
· Jakie są nasze cele i interesy, a jakie - przeciwnika ? Czy i /jakie założenia/ zasady, polityka mają wpływ na toczące się negocjacje ? Z naszej/ ich strony?
Klimat:
· Jakiej oczekujemy atmosfery przy stole negocjacyjnym ? Czy potrzebne są w przyszłości dobre stosunki ? Czy możemy ocenić nasz wpływ na dobry klimat ?
· Z jakiego rodzaju osobami mamy do czynienia ? Jaki jest ich styl, co kryje się za tą sprawą, jaki jest ich osobisty interes ? Czy można oddzielić interesy od osób ?
Układ sił:
· W czym leży siła i słabość obu stron ? W czym zależymy od nich, a w czym oni zależą od nas ?
· Jakie będą konsekwencje dla obu stron, jeśli nie osiągniemy porozumienia ? Jakie mamy inne alternatywy ? Czy można spodziewać się jakiś manipulacji lub inne próby sił ? Kim są zwierzchnicy naszych klientów ?
Mocodawcy:
· Jak silna jest pozycja naszego klienta w stosunku do mocodawców? Jak silna jest nasza ?
· Jakie są główne interesy naszych mocodawców ? Jakiego mandatu udzielili nam mocodawcy ?
· Kto pełni role opiniotwórcze dla naszych mocodawców ? Czy i jakie są możliwe działania o niskich kosztach, które pomogą rozmówcom umocnić pozycję wobec mocodawcy (i odwrotnie) ?
· Czy mocodawcy stale mieszają się, czy też trzymają dystans ? W jakim stopniu musimy „wykazać się” przed mocodawcą ?
Cele:
· Jaki wynik chcemy osiągnąć ? Jakie są cele klienta ? Jakie jest absolutne minimum, które nas zadowala ? Czy jest możliwe i słuszne określenie podziału między rozwiązaniami trudnymi do przyjęcia i rozwiązaniami nie do przyjęcia:
wynik najbardziej pożądany
trudny do zaakceptowania
nie do przyjęcia
absolutnie nie do przyjęcia
Opracowanie wariantów postępowania:
· Czy wykorzystane zostały nieformalne kontakty do wymiany podglądów informacji ? Jak dalece otwarta jest nasza propozycja wyjściowa ? Czy szybko przechodzimy do sedna ? Czy wiemy dostatecznie dużo o naszych klientach, czy musimy coś od nich wyciągnąć np. zadając pytania, udając „głupiego”, wykazując zainteresowanie ...?
· Jak budujemy linię naszego rozumowania ? Czy przedstawiliśmy kilka wersji rezultatów, do których zmierzamy ? Czy i jak staramy się zwiększać naszą elastyczność np. poprzez burzę mózgów, myślenie na głos, formułowanie dodatkowych propozycji, wyliczanie, sporządzanie list, organizowanie nieformalnych zespołów roboczych, itd.
Propozycje wyjściowe:
· Jakie taktyki i jaką strategię chcę zastosować ? Jakie posunięcia taktyczne mogę zastosować, które są uzależnione od klimatu, równowagi sił i mocodawców ?
· Czy możemy wygodnie pracować w otoczeniu ,w którym się znajdziemy?
· Jaki będzie stopień nieformalności: zachowanie i strój ? Forma bezpośrednia? Nieoficjalne rozmowy przed spotkaniem, na przerwie? Wspólne posiłki? Usadzenie stron na przemian, po przeciwnych stronach? Na początku należy podkreślić wspólne doświadczenia, długą znajomość? Czy kontrowersyjni członkowie delegacji mogą być wyeliminowani, zastąpieni kimś innym ?
· Jak postąpimy w razie manipulacji lub działań siłowych ?
· Kiedy / jak druga strona może odczuć, że próbujemy ją przyciskać? Czy chcemy tego ? Czy powołany zostanie przewodniczący obrad ?
· Czy uda nam się wpłynąć na mocodawców, aby trzymali się na dystans ? Zwrócenie uwagi na: odległość miejsca, czas na przygotowanie kontaktu z mocodawcami, czy strony oszczędzą stronom utraty twarzy,
PLAN STRATEGICZNY
Planowanie i przygotowanie
Przygotowanie - odpowiedź przynajmniej na niektóre z następujących pytań:
1.Dlaczego rozpoczynać negocjacje i czego w gruncie rzeczy mają one dotyczyć ? Jaki jest cel ?
2. Kto będzie naszym partnerem, co wiemy na jego temat (np. zainteresowania, motywacje) Jaki styl przyjmie ? Jaka jest jego wiarygodność ? Jakie ma inne możliwości ?
3.Jakie są nasze interesy ? Jaka jest ich ważność i hierarchia ? Jakie interesy może mieć druga strona? Czy są jakieś wspólne interesy ?
4.Kiedy najlepiej i kiedy najgorzej rozpocząć rozmowy ?
5. Jakie są nasze mocne strony/ słabe i partnerów ?
6. Jakie mogą być możliwe potencjalne rozwiązania omawianego problemu ?
7.Kto będzie negocjował z naszej strony?
8.Jak długo chcemy prowadzić rozmowy ?
9.Jak sprawdzić trafność naszego postrzegania sytuacji, istniejące możliwości, ograniczenia zawarte w naszym stanowisku ?
10.Czy jakiekolwiek kary są "wmontowane" w przygotowane negocjacje za posunięcia takie, jak kłamanie (ang. bluffing), przedstawianie nieprawdziwych informacji?
11.Czy znane są wszystkie strony zainteresowane negocjacjami?
12. Czy mogą wystąpić ograniczenia czasowe?
13.Kto ktoś może chcieć utrzymać status quo, a kto chce je zmienić?
14.Jaki będzie koszt doprowadzenia negocjacji do martwego punktu (sytuacji patowej)?
15.Jakie będą środki komunikowania się stron ?
16.Ile tematów może być negocjowanych jednocześnie ?
17.Jaki będzie porządek negocjacji ?
OTWARCIE NEGOCJACJI
Negocjacje zaczynają się zazwyczaj od powitania i krótkiego przedstawienia uczestników negocjacji. Nie należy lekceważyć znaczenia pozornie błahej wymiany zdań o pogodzie i aktualnych wydarzeniach. Podczas takiej nic nie znaczącej rozmowy można dowiedzieć się z jakimi ludźmi mamy rozmawiać Ważnym elementem rozmowy jest zapamiętanie nazwisk osób biorących udział w negocjacjach i zrobienie na nich dobrego wrażenia. Rozpoczynając negocjacje zachowujemy się jak sportowcy-najpierw rozgrzewka. W zależności od rodzaju negocjacji powinna polegać np. na wyrównaniu nastroju, zbudowaniu zaufania do siebie i swoich ofert. Natychmiastowe przejście do sedna jest niegrzeczne i lekceważące, stanowi wyraz poczucia wyższości i robi złe wrażenie. Potem następuje ustalenie sposobów prowadzenia negocjacji. Można wymienić uwagi o członkach zespołu, a prezentując ich, starać się wprowadzić przyjazną atmosferę. W negocjacjach międzynarodowych należy pamiętać uwarunkowaniach o pewnych uwarunkowaniach kulturowych negocjacji. Ważnym elementem jest ustalenie porządku dziennego negocjacji to pomoże nadać odpowiedni kształt negocjacjom i uporządkuje rozmowy. Odpowiednim wstępem może być krótkie przypomnienie dlaczego strony się spotkały i jakie były powody rozmów.
PREZENTACJA PRODUKTU LUB USŁUGI
*Propozycje- składane przez drugą stronę powinny być konkretne natomiast własne deklaracje dobrze jest przedstawić w sposób dość ogólny, co daje pewną przewagę negocjacyjną. Nigdy nie należy przerywać drugiej stronie gdy przedstawia swoją propozycję, gdyż powoduje to irytację i utrudnia trafną diagnozę sytuacji. Należy zachować szerokie spojrzenie na zagadnienia. Jak najczęściej należy mówić o zaletach swojej oferty stosując analizę porównawczą. Prezentując produkt lub usługę nie zaczynaj od spraw kontrowersyjnych zostaw tą część do fazy negocjacji właściwych.
NEGOCJACJE WŁAŚCIWE
Rady dla negocjatorów:
· Dąż do stworzenia klimatu współpracy. Koncentruj się nie na pozycjach, ale na problemie
· Ustępuj z wyczuciem, rezygnując z niewielkich "porcji",
· Negocjując z osobą agresywną, dążącą do konfrontacji siły, nie daj się sprowokować, zachowuj rzeczową postawę. Broń sprawy, a nie pozycji, czy urażonej dumy. Jeżeli jest to możliwe buduj przyjazny klimat. Nie każdy konflikt jest grą o sumie zerowej.
· Unikaj tendencyjnego odbierania sytuacji jako prostej, jednowymiarowej, o jednym rozwiązaniu. Błędem jest też brak odpowiedniego przygotowania do negocjacji. Innymi : nieuważne słuchanie, brak budowania porozumienia, nadużywanie groźby, stawianie postulatów przed zamiast po uzasadnieniach, nieumiejętne i zbyt rzadkie stawianie pytań, nadmierne zwracanie uwagi na formę zamiast na treść i sens wypowiedzi, nieudolność w obserwacji zachowań niewerbalnych. Oferty muszą być realistyczne, oceniane na podstawie obiektywnych kryteriów.
· Pamiętaj o tym, że jeśli nie wykażesz chęci wykonania ruchu w kierunku drugiej osoby wówczas prawdopodobnie nastąpi: zakończenie negocjacji w martwym punkcie, jeżeli druga strona pozostanie równie nieprzejednana.
· Jeżeli natomiast sprowadzisz swego oponenta całkowicie "do parteru", nie będzie on zadowolny(a) z negocjowania z Tobą ponownie - albo odpłaci kiedyś tym samym
Faza argumentacji:
-obie strony próbują pokazać swoją siłę
-konsekwencja: twoje argumenty nie mogą działać niekorzystnie na Ciebie
-słuchanie argumentacji przeciwnika i kontrargumentacja gdy wiadomo o co chodzi przeciwnikowi
-zachowanie spokoju to 1/3 sukcesu
- argumentacja to tylko próba sił
-„czy przeciwnik ma ukryte motywy?”
-Nie bój się kwestionować argumentów przeciwnika
Faza kompromisu:
-Nie ustępuj nie dostając nic w zamian
-Nie przedstawiaj pełnej listy żądań
-Kompleksowa oferta
Faza zawarcia porozumienia
PODSUMOWANIE I SPRAWDZENIE OSIĄGNIĘTYCH USTALEŃ
- podsumowanie
- sporządzenie protokołu z negocjacji
- sporządzenie umowy/kontraktu
- sprawdzenie przez ekspertów umowy
ZAMKNIĘCIE I POSTĘPOWANIE PO PODPISANIU UMOWY
n Realizacja kontraktu
n Kontakty handlowe
n Kontakty towarzyskie
n Potwierdzenie warunków zawartych w kontrakcie
n Podpisanie kontraktu
YODZI2