Zebranie_z_prawdziwego_zdarzenia.doc

Zebranie z prawdziwego zdarzenia

Komisja złożona z uczestników szkolenia ocenia sposób prowadzenia zajęć.

Badanie oczekiwań.

Budowanie zespołu.

Dokonywanie oceny.

Planowanie działań (zmian).

Przekazywanie informacji zwrotnej.

Rozwijanie umiejętności kierowania zespołem.

Trening asertywności.

Trening komunikacji pisemnej.

Stoły z ustawionymi dookoła krzesłami dla zespołów liczących od pięciu do ośmiu osób, umieszczone w odrębnych pomieszczeniach.

Kartki i długopisy.

Kopie formularza z porządkiem zebrania.

(Ewentualnie krzesła dla obserwatorów).

20 minut lub dłużej.

1.                            Poproś uczestników, by utworzyli komisję, która omówi i oceni przebieg zajęć. W wypadku licznej grupy można utworzyć kilka komisji liczących od pięciu do ośmiu osób. Każda komisja powinna spotkać się na zebraniu, którego przebieg będzie w pewnym stopniu sformalizowany. Uczestnicy przygotują najpierw na piśmie porządek zebrania, a następnie wybiorą przewodniczącego i sekretarza (możesz im udzielić kilku wskazówek na ten temat i przekazać kopie formularza z przykładowym porządkiem zebrania). Zebranie powinno przebiegać w takim tempie, aby sekretarz mógł sporządzić czytelny protokół, który przekaże następnie trenerowi. Odpowiedz na ewentualne pytania uczestników i poinformuj ich, że jako trener możesz obserwować przebieg spotkania.

Streszczenie

Cele

Materiały

Czas trwania

Procedura

Uwagi

2.                            Poproś członków komisji o zajęcie miejsc. Każdy powinien mieć przed sobą przyjęty wcześniej porządek zebrania. Z boku można ustawić krzesło dla trenera, który będzie obserwował obrady. Porządek zebrania należy dostosować do potrzeb konkretnego szkolenia. Przykład zamieszczony w formularzu pochodzi z kursu dokształcającego dla pracowników biurowych.

3.                            Komisja powinna rozpocząć obrady, realizując kolejne punkty programu. Nie powinieneś brać udziału w dyskusji, chyba że uczestnicy wyraźnie cię o to poproszą. Możesz kontrolować czas zebrania za pomocą stopera. Zwróć uwagę, czy uczestnicy aktywnie słuchają oraz czy wykazują się asertywnością, umiejętnością wypowiadania się itp.

4.                            Bezpośrednio po zakończeniu zebrania lub na kolejnych zajęciach przedstaw swoje uwagi przewodniczącym i sekretarzom. Poproś, by spróbowali krytycznie ocenić swoją pracę i zastanowili się, jakich rad mogliby udzielić swoim następcom. Zapytaj pozostałych uczestników o zdanie. Możesz również poruszyć inne problemy, np. zapytać, dlaczego na przewodniczących wybierani są zwykle mężczyźni, natomiast funkcję sekretarza pełnią najczęściej kobiety.

Uczestnicy zwykle szybko zapominają o obecności trenera i koncentrują się na swoim zadaniu. Ćwiczenie to najlepiej jest przeprowadzić pod koniec dnia, gdyż wtedy ocena zajęć przez uczestników jest najbardziej obiektywna, a trener może wyciągnąć z niej wnioski, które wykorzysta na następnych zajęciach. Podczas obrad komisji uważny trener może również usłyszeć opinie, których na pewno nie zna lazłby w protokole zebrania. Jeżeli grupa została podzielona na dwa zespoły, nie powinny one rywalizować ze sobą. W takim wypadku najlepiej jest więc przeprowadzić dyskusję z każdym zespołem osobno.

W trakcie zajęć członkowie obu zespołów mogą się zamieniać miejscami. Zauważyłem, że ćwiczenie to najbardziej podoba się osobom, które podczas swojej pracy nie mają zbyt wielu okazji do udziału w zebraniach.

Odniosłem również wrażenie, że uczestnicy traktują to ćwiczenie poważniej, gdy siedzą wokół wysokiego stołu niczym prawdziwa komisja (niski stolik lub ustawienie krzeseł w kształcie podkowy nie daje tego samego efektu).

1.                            Przekaż program zebrania wyłącznie przewodniczącym
i sekretarzom.

2.                            Wprowadź ograniczenia dotyczące czasu trwania zebrania lub poszczególnych punktów jego porządku (patrz formularz 36).

3.                            W punkcie 7 porządku obrad (patrz formularz 36) zaproponuj inny podobny temat (zakaz wprowadzania psów, reklama papierosów, zakaz wjazdu ciężarówek do miast, dostęp niepełnosprawnych do budynków użyteczności publicznej itp.). Powinien to być problem powszechnie znany, o którym każdy może mieć swoje zdanie. Nie zaleca się jednak poruszania takich tematów, jak religia lub kara śmierci.

Modyfikacje

© Copyright by Andy Kirby 1992. Authorized translation from the English language edition published by Gower Publishing Limited

© Copyright for the Polish edition by Oficyna Ekonomiczna, Oddział Polskich Wydawnictw Profesjonalnych Sp. z o.o. 2003