komunikacja w grupie.DOC

Wojciech Małuszyński Komunikacja w grupie i organizacji 5

KOMUNIKACJA W GRUPIE I ORGANIZACJI

(konspekt)

Podstawowe definicje i słowa kluczowe:

Grupa: co najmniej trzy osoby złączone wspólnym celem (celami) i kontaktujące się w sposób pozwalający im wpływać wzajemnie na siebie i mające poczucie przynależności do danej zbiorowości.

Grupa podstawowa: grupa, której głównym celem jest zaspokajanie potrzeb członków grupy (np. potrzeba przynależenia do jakiejś zbiorowości) oraz potrzeb emocjonalnych (np. przyjaźni, koleżeństwa, bezpieczeństwa).

Grupa wtórna: grupa, której głównym celem jest wypełnienie zadań takich jak podjęcie decyzji, rozwiązanie problemu, napisanie sprawozdania lub opracowanie wariantowych propozycji dla osób mających podjąć ostateczną decyzję.

Mała grupa: grupa licząca na tyle mało osób, iż mogą się one kontaktować bezpośrednio, w tym także w sposób nieformalny, postrzegać wzajemnie jako indywidua, posiadające jednak pewne wspólne, odróżniające ich od członków innych grup cechy. Mają zbliżone poglądy na sposób funkcjonowania grupy, styl kierowania nią i akceptują zarówno sposób działania grupy jako całości jak i zachowania poszczególnych członków.

Rola: wzorzec zachowania przejawianego i oczekiwanego w odniesieniu do członka grupy lub organizacji. Związana jest na ogół z pełnioną funkcją, statusem itp.

Status: miejsce członka grupy lub organizacji w hierarchii. Wyznaczany jest o posiadaną siłą, wpływami, prestiżem.

Reguły grupowe: zasady określające jak członkowie towarzystwa, organizacji, grupy, słowem jakiejś zbiorowości, winni się zachowywać; mogą być wprowadzone formalnie lub nieformalnie (tak jak w przypadku normy).

Norma: nieformalna reguła postępowania lub zachowania członka grupy, często nie jest formułowana explicite, na ogół wymuszana presją silnych o podobnym statusie, wieku, randze, przynależności grupowej, narodowej itp.

Spójność: własność charakteryzująca siłę relacji wiążącą ludzi w grupie. Grupy spójne są homogeniczne pod względem postaw, systemu wartości, akceptacji sposobu zarządzania grupą. Grupy te cechuje wysoki poziom atrakcyjności dla członków doń przynależących.

Postawa: uogólniony stan gotowości do reagowania określonymi zachowaniami w odniesieniu do pewnych idei i obiektów. Wywodzi się z uznawanego systemu wartości i przekonań danej osoby.

Elementy pozwalające identyfikować grupę

Zmienne pozwalające identyfikować grupę umieścimy na trzech poziomach: poziom zmiennych podstawowych określających warunki wstępne, zmiennych procesualnych charakteryzujących grupę w trakcie jej działania i poziom zmiennych opisujących efekty działalności. W trakcie istnienia i pracy grupy wartości przyjmowane przez poszczególne zmienne mogą, na zasadzie sprzężenia zwrotnego, wpływać na zmianę wartości parametrów przyjmowanych przez zmienne innego poziomu.

Zmienne podstawowe opisywane są w trzech obszarach. Są to: środowisko, członkowie i zasoby. W obszarze określanym mianem „środowiska” pojawią się wszystkie zmienne związane ze środowiskiem fizycznym i społecznym, zobowiązania wobec organizacji macierzystej w stosunku do grupy, kultura, a także grupy konkurujące z opisywaną. Zmienne związane z obszarem „członkowie” to potrzeby i motywy członków grupy, ich postawy, przekonania, systemy wartości, umiejętności, którymi dysponują, a także liczebność grupy. Obszar „zasobów” to dostępna grupie wiedza i narzędzia, którymi rozporządza, fundusze pozostające w jej dyspozycji i wreszcie czas, który ma na wypełnienie postawionych zadań.

Zmienne poziomu procesualnego to zachowania członków, role, normy, status członków, powiązania pomiędzy nimi, charakter kontaktów wyrażający się między innymi takimi parametrami jak spójność, współpraca, konflikt, sieci komunikacyjne. Procesy tego poziomu to komunikowanie się, podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów, wspólne działania itp.

Zmienne poziomu efektów działalności to prócz samych końcowych wyników także osobista satysfakcja członków grupy, modyfikacje strukturalne i personalne grupy, rozwój osobisty członków a także rozwój organizacyjny grupy.

Analiza wybranych zmiennych, od których zależy skuteczne funkcjonowanie grup wtórnych - sytuacja idealna.

Zmienne podstawowe

·      Członkowie uznają te same wartości i podobnie widzą cele grupy. Mają w odniesieniu do siebie podobne oczekiwania..

·      Liczba członków jest wystarczająco mała by wszyscy mogli być aktywnymi uczestnikami, by mogli wzajemnie się postrzegać i odróżniać jako jednostki, jednak wystarczająco duża by zapewnić dopływ wiedzy i umiejętności potrzebnych dla uzyskania efektów działań charakteryzujących się wysoką jakością.

·      Zasoby konieczne do osiągnięcia celów są osiągalne.

·      Relacje z innymi grupami i organizacjami stanowiącymi środowisko grupy pozwalają jasno sprecyzować cele grupy i uzyskać niezbędne środki dla ich realizacji.

·      Cele grupy są zrozumiałe dla wszystkich członków i akceptowane przez nich.

·      Grupa dysponuje miejscem, w którym może się spotykać, dyskutować, pracować.

·      Grupa ma wystarczająco dużo czasu na wykonanie pracy.

Zmienne procesualne

·      Zachowania członków są wzajemnie przewidywalne.

·      Role pełnione przez członków grupy są relatywnie stabilne, ogólnie zrozumiałe i akceptowane przez wszystkich członków grupy.

·      Członkowie grupy mają w przybliżeniu równy status, tak, że każdy może wywierać wpływ raczej przez swą wiedzę, posiadane umiejętności i pomysły aniżeli poprzez fakt zajmowania wyższego miejsca w hierarchii grupy bądź poza nią.

·      Normy i reguły oraz wartości leżące u ich podstaw są zrozumiałe i przystają do siebie nawzajem; a jeśli nawet tak nie jest, to istnieje możliwość otwartego ich przedyskutowania i zmiany, w przypadku gdyby okazały się dysfunkcjonalne.

·      Wszyscy mają dostęp do informacji związanych z funkcjonowaniem grupy.

·      Członkowie grupy potrafią zaprezentować swoje stanowisko i są z uwagą słuchani przez innych.

·      W idealnej grupie wszyscy członkowie grupy akceptują efektywne procedury i dążą do osiągnięcia grupowego celu.

Efekty końcowe.

·      Członkowie grupy mają świadomość osiągnięcia celu.

·      Członkowie grupy osiągają satysfakcję z roli, którą odgrywają w grupie, z pracy grupy i z relacji pomiędzy członkami grupy.

·      Spójność grupy jest wysoka.

·      Istnieje zgoda co do roli lidera i struktury przywództwa w grupie.

·      Organizacja macierzysta, (jeśli taka istnieje) ulega w efekcie działania małej grupy wzmocnieniu.

Postawy w odniesieniu do siebie i innych

Istnieje wiele sposobów klasyfikowania postaw w odniesieniu do siebie samego i innych. W badaniach nad problemami komunikacyjnymi niezwykle wygodną okazała się klasyfikacja oparta na dwu wymiarach: stosunku do siebie i stosunku do innego przez proste sformułowanie sądu oddawanego najtrafniej angielskim zwrotem "I'm Okay". Otóż możemy teraz zbudować cztery pola. Jeśli mój stosunek do siebie nacechowany jest wysokim poczuciem własnej wartości i równocześnie postrzegam innych jako osoby potencjalnie wartościowe, to taką postawę nazywać będziemy asertywną. Docenianie innych przy braku zaufania do siebie prowadzi do zachowań pasywnych, wysoki wskaźnik zaufania do siebie przy niskiej ocenie innych stymuluje zachowania agresywne, natomiast niska ocena zarówno swojej osoby jak i innych prowadzi do zachowań pasywno-agresywnych. Prawidłowa komunikacja wymaga asertywności.

Innym często spotykanym sposobem klasyfikacji jest tzw. Okno Johary. Ta klasyfikacja jest także dwuwymiarowa. Pierwszy z wymiarów dotyczy tego, co wiem sam o sobie, drugi, co wiedzą o mnie inni. Pełni ona jednak raczej rolę opisową i jest mniej dynamiczna i instruktywna aniżeli klasyfikacja przedstawiona powyżej.

Myślenie grupowe

Praca zespołowa daje często znacznie lepsze efekty niż bardzo dobrze nawet koordynowana praca indywidualna. Problem synergii będzie omawiany na jednej z późniejszych sesji, tutaj tylko chcielibyśmy zwrócić uwagę na pewno negatywne zjawisko, które wyraźnie ochłodziło początkowo bezkrytycznie entuzjastyczny stosunek do wszelkiego rodzaju inicjatyw zespołowych. Mamy na myśli tzw., „groupthink”, który nie doczekał się jeszcze zgrabnej i powszechnie uznanej polskiej nazwy, chociaż podążając za określeniem "zachowanie stadne" można by tu zaproponować "stadne myślenie”. Owo "stadne myślenie" występuje wtedy, gdy grupa charakteryzuje się wysoką spójnością i w dodatku poddawana jest silnej presji uzyskania konsensusu. Prowadzi to do wypracowywania jednostronnej oceny sytuacji i podejmowania w związku z tym mylnych decyzji. Wysoka spójność grupy związana jest z atrakcyjnością przynależenia do niej. Tak więc, członkami takich grup są zazwyczaj ludzie o podobnych przekonaniach i systemach wartości, poddani podobnemu treningowi kulturowemu i edukacyjnemu. Jest to bardzo częsta sytuacja zarówno partii politycznych, zwłaszcza tych niewielkich, kanapowych, jak też wypróbowanych i zgranych sztabów antykryzysowych, które mają za sobą niejedną operację rzeczywistą lub symulowaną w ramach treningu.

Wyróżnia się w zasadzie trzy podstawowe kategorie symptomów charakterystycznych dla grup przejawiających owo stadne myślenie:

·      Grupa przecenia swoją siłę, autorytet, w tym autorytet moralny.

·      Grupa zamyka się w kręgu swoich własnych stereotypów, rytuałów i iluzji nie dopuszczając do swej świadomości informacji z nimi niezgodnych.

·      Grupowa presja wymusza postawy konformistyczne.

Pojawia się pytanie, czy można temu zjawisku zapobiec. Można, o ile grupa zaakceptuje możliwość, że jej też się może taka przygoda przydarzyć, co nie jest bynajmniej zjawiskiem powszechnym. Przeciwdziałanie wymaga z reguły silnego przywództwa, które skłonne byłoby doprowadzić raczej do zadrażnień i konfliktów niż wejść na niebezpieczną drogę przekształcania grupy lub organizacji w kółko wzajemnej adoracji. A oto proponowane w literaturze przedmiotu i wypróbowane w praktyce środki zaradcze:

·      Przydzielić każdemu członkowi grupy osobę bądź grupę osób pełniących rolę krytyka i ewaluatora.

·      Lider powinien ograniczać, ze względu na siłę, którą dysponuje, swoją aktywność przy sugerowaniu rozwiązań bądź podejmowaniu decyzji.

·      Lider powinien wyznaczyć dwie (lub więcej) niezależnych podgrup pracujących nad tym samym problemem.

·      Lider winien podjąć wszelkie możliwe kroki utrudniające grupie izolowanie się, zamykanie w kręgu własnych pomysłów, stereotypów, ideologii.