KPaterski.pdf

Karol Paterski

Strona | 50

ZABEZPIECZANIE DOKUMENTACJI OSOBOWO-PŁACOWEJ

ZAKŁADÓW PRACY W II POŁ. XX W. ORAZ U PROGU XXI W.

Dokumentacja osobowo-płacowa od dawna stanowi ważny element, związany z

prawidłową organizacją zatrudnienia i realizacją praw socjalnych obywateli. Uwzględnić

należy także i to, że niekiedy nawet po wygaśnięciu wszelkiego rodzaju roszczeń akta te

wciąż mogą zabezpieczać interesy określonych jednostek lub grup społecznych. W

odniesieniu do postaci o znaczeniu historycznym są przy tym zbiorem materiałów

archiwalnych wywołującym znaczne zainteresowanie badaczy.

Z okresu międzywojennego wywodzi się podział dokumentacji ze względu na czas jej

przechowywania. Dokonano wówczas kwalifikacji akt według potrzeby ich trwałego lub

czasowego zabezpieczenia. Załącznik do uchwały Rady Ministrów z 21 grudnia 1931 r. o

przechowywaniu akt w urzędach administracji publicznej określił pojęcie kategorii A i B.

Pierwsza z nich objęła dokumenty o znaczeniu historycznym, które przeznaczono do trwałego

zabezpieczenia. Czasowe znaczenie przewidziano natomiast dla drugiej kategorii akt, którą

pozwolono zniszczyć po upływie okresu przechowywania 1 . Generalnie rzecz ujmując

dokumentacja osobowo–płacowa należała i należy drugiej z wymienionych grup.

Unormowania prawne dotyczące prowadzenia i zabezpieczenia akt osobowych szerzej

zaczęto wdrażać w okresie powojennym. Początkowym impulsem działań w tym zakresie

były wytyczne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 1952 r. Nakazywały one

przechowywać akta osobowe przez co najmniej 10 lat. Te same przepisy zaznaczyły

jednocześnie, że dokumenty osobiste obywateli, złożone w aktach należy zabezpieczyć przez

okres nie krótszy niż 50 lat 2 . W 1956 r. przechowanie całości akt personalnych określono na

50 lat, począwszy od rozwiązania stosunku prac y 3 .

Od połowy XX w. w naszym kraju zaczęto także precyzyjnie normować zasady

prowadzenia dokumentacji płacowej. Wszystkie zakłady pracy zobowiązano do

ewidencjonowania tej dokumentacji. Pierwszym szczegółowym przepisem prawnym było

Uchwała Rady Ministrów z 21 grudnia 1931 r. o przechowywaniu akt w urzędach administracji publicznej , MP

z 1932, Nr 2, poz. 3.

Pismo okólne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 18 lutego 1952 r. dotyczące wytycznych w

sprawie trybu postępowania przy przekazywaniu akt na makulaturę [w:] Zbiór przepisów archiwalnych

wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952-2000, oprac. M. Tarakanowska i

E. Rosowska, Warszawa, s. 15-20.

Zestawienie niektórych rodzajów akt według kategorii i terminów ich przechowywania z 1956 r. [w:] Zbiór

przepisów o kwalifikacji i terminach przechowywania akt oraz o prowadzeniu składnic akt. Stan prawny na

koniec marca 1956 r. , oprac. J. Jaros, Warszawa 1956, s. 36-49.

Strona | 51

Zarządzenie Ministra Finansów z dnia 4 sierpnia 1954 r. w sprawie dokumentacji płac i

rozliczeń za płace z pracownikami w przedsiębiorstwach gospodarki uspołecznionej.

Narzuciło ono obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wraz z dokumentacją dotyczącą

rozliczeń płacowych. Minister Finansów nie uregulował jednak w przytoczonym zarządzeniu

terminów przechowywania wymienionych akt. Dokumentację płacową zabezpieczano jedynie

na podstawie przepisów dotyczących roszczeń finansowych. Zgodnie z ówczesnym prawem

cywilnym termin ogólnego przedawnienia roszczeń majątkowych nie przekraczał 10 lat.

Prawne uregulowanie okresu przechowywania akt płacowych nastąpiło w wydanym

Zarządzeniu Ministra Finansów z 15 października 1957 r., w sprawie zasad przechowywania

akt księgowych przez jednostki gospodarki uspołecznionej 4 . Ze względu na szeroki zakres

znaczeniowy terminu jednostka gospodarki uspołecznionej, zarządzenie to objęło niemal

wszystkie ówcześnie istniejące zakłady pracy. Listy płac i inne dowody będące podstawą

obliczania wymiaru renty nakazano wówczas zabezpieczyć na okres 12. lat.

W 1959 r. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wydał pismo okólne, w

którym zwrócił uwagę na konieczność prowadzenia dokumentacji potwierdzającej wysokość

zarobków, dla potrzeb świadczeń socjalnych 5 . Tego samego roku wydano Zarządzenie

Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 1959 r. w sprawie podstawowych zasad prowadzenia

księgowości, inwentaryzacji, sporządzania sprawozdań finansowych oraz przechowywania

dowodów księgowych przez jednostki gospodarki uspołecznionej 6 . Uchyliło ono wcześniejsze

Zarządzenie Ministra Finansów z 1957 r. Okres przechowywania kart zarobkowych oraz list

płac, mimo wprowadzania kolejnych regulacji prawnych, pozostał bez zmian aż do okresu

transformacji ustrojowej.

Przełom lat 80. i 90. wywołał w Polsce także fundamentalne zmiany w systemie

emerytalno-rentowym. Spowodowały one konieczność wydłużenia okresu zabezpieczenia

dokumentacji płacowej. Pierwszym krokiem było wydanie Rozporządzenia Ministra

Finansów z 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości 7 . W § 45 ust. 1

pkt 2 nakazywało ono przechowywać karty wynagrodzeń i listy płac nie krócej niż okres

ustalony w przepisach określających zasady wymiaru emerytur i rent, gdyż dokumentacja

płacowa stanowi podstawę do obliczenia wysokości tych świadczeń. Akt ten nie określał

terminu przechowywania dokumentacji płacowej, ale jeszcze w tym samym roku

doprecyzowano stan prawny wydłużając okres zabezpieczenia tejże dokumentacji do 20 lat.

Wpływ na to miała ustawa z 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o

Zarządzenie Ministra Finansów z dnia 15 października 1957 r. w sprawie zasad przechowywania akt

księgowych przez jednostki gospodarki uspołecznionej MP z 1957 Nr 86 poz. 517.

Pismo Okólne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 1 grudnia 1959 r. w sprawie okresu

przechowywania kart zarobkowych i list płacy Archiwum NDAP, sygn. 8/4, t. 4. [w:] Zbiór przepisów

archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych ..., s. 57.

Zarządzenie Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 1959 r. w sprawie podstawowych zasad prowadzenia

księgowości, inwentaryzacji, sporządzania sprawozdań finansowych oraz przechowywania dowodów

księgowych przez jednostki gospodarki uspołecznionej MP z 1959 Nr 102, poz. 546.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości

(Dz. U. nr 10, poz. 35).

Strona | 52

zasadach ustalania emerytur i rent o raz o zmianie niektórych ustaw 8 . Art. 7 tej ustawy

przewidywał bowiem, że wnioski o świadczenie emerytalne bądź rentowne złożone po 31

grudnia 1999 r. mogą być zgłaszane w oparciu o dokumentację płacową z ostatnich

dwudziestu lat kalendarzowych.

Kolejne zmiany nastąpiły już na początku XXI w. Rozporządzenie Ministra Kultury z 16

września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i

kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów

państwowych nakazało zabezpieczyć akta płacowe przez 50 lat 9 . Potwierdzenie tego stanu

rzeczy zawiera art. 9 ustawy z 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń

społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw 10 . Zgodnie zmianami do ustawy z 17

grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych 11

wprowadzono szereg zobowiązań w stosunku do płatnika składek 12 . Określono wówczas

rodzaj dokumentacji jaką płatnik powinien wystawiać dla potrzeb emerytalno-rentowych, np.

potwierdzenie okresów składkowych i nieskładkowych, wystawienie dokumentów

potwierdzających okres pracy w szczególnych warunkach. Jednocześnie płatnika składek

zobowiązano do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów

stanowiących podstawę do ustalenia wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od

zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (pkt.4). Art. 175 nakazał

płatnikom składek kompletowanie dokumentacji, umożliwiającej ustalenie kapitału

początkowego dla ubezpieczonych.

Współcześnie każdy zakład pracy zatrudniający pracowników musi liczyć się zatem z

koniecznością zabezpieczenia dokumentacji potwierdzającej indywidualną wysokość

wynagrodzenia osób zatrudnionych, a pod pojęciem dokumentacji płacowej oprócz list płac

należy rozumieć również wiele innych dokumentów. Są nimi wszystkie materiały na

podstawie których sporządza się listę płac (umowy o pracę, regulaminy wynagradzania i

premiowania, zwolnienia lekarskie, karty pracy, wykazy godzin nadliczbowych i nocnych,

wnioski premiowe itd.). Listy płac stanowią bazę źródłową do tworzenia kartotek

zarobkowych. Kartoteki z kolei służą do sporządzania informacji i deklaracji rozliczeniowych

dla ZUS czy urzędu skarbowego. Prowadzenie dokumentacji płacowej umożliwia ponadto

8 Ustawa z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent o

raz o zmianie niektórych ustaw, Dz. U. nr 104, poz. 450.

9 Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej

klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów

państwowych Dz. U. Nr 167, Poz. 1375.

10 Ustawa z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie

niektórych innych ustaw , Dz. U. nr 241, poz. 2074.

11 Art. 125a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Dz.

U. Nr 162, poz. 1118

12 Płatnikiem składek jest pracodawca dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powiatowy urząd

pracy dla bezrobotnych oraz ośrodek pomocy społecznej wobec osób pobierających zasiłki stałe lub

gwarantowane zasiłki z pomocy społecznej.

Strona | 53

pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy

otrzymał wszystkie należne mu świadczenia.

Przez 50 lat należy przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń, umowy i rachunki za

prace zlecone (jeżeli były odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne) albo inne

dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Pozostała dokumentacja związana z płacami podlega krótszym terminom przechowywania, co

uwarunkowane jest to wymaganiami określonymi w innych przepisach oraz własnymi

potrzebami. Dokumentacja pomocnicza służąca do sporządzenia list płac, która nie jest

dowodem księgowym, może być przechowywana przez 5 lat. Kopie wydanych zaświadczeń o

płacach oraz ich rejestry można wybrakować po trzech latac h 13 .

Przemiany ustrojowe w Polsce i związane z nimi liczne przekształcenia własnościowe

oraz likwidacja wielu jednostek organizacyjnych przyniosły również konieczność rozwiązania

problemu dotyczącego zabezpieczenia dokumentacji osobowo-płacowej po zlikwidowanych

zakładach pracy. Sytuacja taka wymusza zabezpieczenie dokumentacji chroniącej interesy

określonych jednostek lub podmiotów prawnych. Często pojawia się problem zachowania akt

pozostawionych w nieładzie przez nierzetelnych pracodawców. Wiele z tych kwestii reguluje

prawo upadłościowe, które również charakteryzuje się złożoną genezą. Mimo poprawek

Rozporządzenie Prezydenta Ignacego Mościckiego z 1934 r. obowiązywało bowiem aż do

początku XXI w. 14 Akt ten uchylony został ustawą z 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i

naprawcze 15 stanowiącą zespół norm regulujących zasady wspólnego dochodzenia roszczeń

wierzycieli od niewypłacalnych dłużników oraz skutki ogłoszenia upadłości. W przypadku

ogłoszenia upadłości, obejmującej likwidację majątku dłużnika, cały zarząd jednostki

organizacyjnej przechodzi w ręce syndyka masy upadłości, wyznaczonego przez sąd. Zgodnie

z wymienioną ustawą, jeżeli w trakcie upadłości istnieje możliwość zawarcia układu,

wówczas powołuje się zarządcę lub nadzorcę sądowego. W każdym jednak przypadku osoba

zabezpieczająca majątek upadłej jednostki odpowiedzialna jest również za dokumentację

pracowniczą zakładu.

Wobec akt kategorii A Archiwa Państwowe mają prawo do przejmowania ich w

przypadku likwidacji lub przekształceń jednostek organizacyjnych. Bardziej złożony jest

problem dalszego zabezpieczenia dokumentacji niearchiwalnej, dla której nie upłynął termin

przechowywania. W takiej sytuacji akta państwowych jednostek organizacyjnych przejmuje

sukcesor, a w razie jego braku organ założycielski. Organy samorządu terytorialnego mają

prawny obowiązek zabezpieczenia dokumentacji niearchiwalnej własnych samorządowych

jednostek organizacyjnych 16 . Sukcesorem prawnym dla nieprzeterminowanej dokumentacji

13 Dorota Twardo, Dokumentacja pracownicza w firmie , „Serwis Prawno-Pracowniczy”, Nr 14 (2007), s. 42-43.

14 Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 24 października 1934 r. Prawo upadłościowe , Dz. U. 1934

nr 93 poz. 834.

15 Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i naprawcze , Dz. U. nr 60 poz. 535.

§11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją,

zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do

Strona | 54

jednostek spółdzielczych jest właściwy związek rewizyjny, zrzeszający daną spółdzielnię lub

Krajowa Rada Spółdzielcza 17 . Spółki, stowarzyszenia, organizacje społeczne i fundacje, które

nie mają sukcesora, zobowiązane są podejmować działania zabezpieczające we własnym

zakresie. Najczęściej spotykaną formą zabezpieczania dokumentacji pracowniczej jest

porozumienie – umowa z podmiotami wyspecjalizowanymi w przechowalnictwie akt.

Potrzeba zabezpieczenia dokumentacji niearchiwalnej upadłych jednostek

organizacyjnych, doprowadziła na początku obecnego stulecia do wprowadzenia w tym

zakresie szczegółowych regulacji prawnych. Efektem tego było dostosowanie do potrzeb

przechowalnictwa w 2002 r. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14

lipca 1983 r. 18 . Wówczas uzupełniono ją o zasady prowadzenia działalności gospodarczej w

zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym

okresie przechowywania. Taką działalność mogły rozpocząć również archiwa państwowe.

Zgodnie z Ustawą, przedsiębiorcy zamierzający prowadzić działalność gospodarczą w

zakresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, musieli otrzymać zezwolenie

wojewody. Od początku 2006 r. zgodę tą wydaje marszałek województwa 19 . Zezwolenie

wydawane jest po uzyskaniu pozytywnej opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów

Państwowych. W Ustawie archiwalnej wprowadzono ponadto rozdział dotyczący

postępowania z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości

pracodawcy. W takiej sytuacji pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w

dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego

zabezpieczenia, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca

okresu przechowywania dokumentacji 20 . W przypadku niemożności zapewnienia środków

finansowych właściwy sąd może orzec poniesienie kosztów przechowania dokumentacji

przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.

Wobec wprowadzenia nowych regulacji prawnych w archiwach państwowych

utworzono stanowiska pracy do spraw dokumentacji osobowo-płacowej likwidowanych

zakładów pracy. Od kwietnia 2003 r. archiwa państwowe mogą gromadzić dokumentację

osobowo-płacową tych jednostek a przechowanie odbywa się na zasadach wolnego rynku i

konkurencji z innymi przechowawcami. Oznacza to, że do archiwów państwowych trafią akta

tylko części likwidowanych przedsiębiorstw. 1 lipca 2004 r. na podstawie rozporządzenia

Ministra Kultury rozpoczęło działalność ogólnopolskie archiwum państwowe powołane do

archiwów państwowych, Dz. U. nr 167, poz. 1375.

17 Ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (tekst jednolity - Dz. U. 2003 nr 188 poz. 1848);

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 kwietnia 1995 r. w sprawie sposobu i czasu przechowywania

ksiąg i dokumentów spółdzielni zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych, Dz. U. nr 47, poz.

248.

18 Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r. [tzw. ustawa archiwalna]. Tekst

ogłoszony: Dz. U. z 1983 Nr 38 poz. 173. Tekst ujednolicony , Dz. U. z 2006 Nr 97, poz. 673.

19 Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze zmianami w podziale zadań i

kompetencji administracji terenowej , Dz. U. z 2005 r. Nr 175, poz. 1462.

Dla dokumentacji osobowej pięćdziesięcioletni okres przechowywania liczy się od najbliższego 1 stycznia

przypadającego po rozwiązaniu stosunku pracy.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: