10. ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE

WYKŁAD 1

Zajęcia organizacyjne.

WYKŁAD 2:

Menedżeryzm – techniki związane z zarządzaniem (partią polityczną, policją, organizacją, itp.). chodzi o to, żeby wykonywana praca była efektywna.

Najważniejszy cel zarządzania – czynnik ludzki (odpowiedni ludzie na odpowiednich miejscach).

Siatka kierownicza – jedni zorientowani są na produkcję, inni na ludzi. Atencja czynnika ludzkiego i produkcji powinna być podobna.

Lider – wyżej plasowany od menedżera. Potrafi zmobilizować podwładnych w czasie trudniej sytuacji.

Dychotomia (chcieć i móc) – w ten sposób można oceniać ludzi. Występuje podział na tych co: chcą i mogą; chcą i nie mogą; nie chcą i mogą (umieją); nie chcą i nie mogą (nie umieją).

Dychotomia (chcieć i móc) – im ludzie wyżej zasiadają, tym mniej sobie radzą.

Rozpiętość kierowania – ilość ludzi, którymi można kierować.

Hiriogoyen (psychiatra) – władza przyciąga jednostki o poważnie skrzywionych osobowościach.

Mobbing – nękanie przez szefów swoich podwładnych (psychicznie).

Jakość kadr – brakuje u nas ludzi odpowiednich do wysokich stanowisk, dlatego sprowadza się ich zza granicy, ale to nie są dobrzy menedżerowie (są co prawda dobrze opłacani, ale są trzeciego sortu).

Rzeczywista siła danego pracownika (Zitsoryoku) – należy patrzeć na człowieka, a nie na to, skąd pochodzi.

Parametry organizacji:

a) Żadna organizacja nie działa w próżni;

b) Potencjał, zasoby – to, czym dysponuje dana organizacja;

c) Przewidywalność w rozwoju sytuacji (otoczenie – podatki, cła, licencje, wewnątrz organizacji);

d) Sterowalność (czy organizacja wykonuje plecenia);

e) Stabilność (czy nie ma konfliktów między działaniami firmy czy też między jej pionami);

f) Inercja (jak szybko organizacja może przestawić swoją filozofię działania w zmieniającej się sytuacji);

g) Inercyjność;

h) Elastyczność (zdolność organizacji do przystosowania się do zmian w otoczeniu);

i) Sztywność (przeciwnie do elastyczności);

j) Wrażliwość organizacji (w czym jest słaba);

k) Informacja;

l) Sprawność, wydajność, efektywność;

ł) Rentowność (ile mamy z włożonej złotówki po roku);.

Zalecenia chińskie dla biznesu (Bruce Lee):

a) Wszystkie cele bez środków są iluzjami (nie porywać się z motyką na słońce);

b) Nie zasłaniać przeciwnika rutyną (błędem jest stać się niewolnikiem wzorców);

c) Walczącego ma cechować gotowość, elastyczność, prostota, luz, efektywność (nie marnować energii na zbędne ciosy);

d) Nie wykonywać zbędnych ruchów;

e) Nie utrudniać sobie działania;

f) Nie krzyżować nóg, jeśli chce się iść do przodu (mnożenie przepisów, itp.);

g) Nie wysuwać rąk za daleko.

Zalecenia Swan Sy (strateg chiński sprzed 2,5 tysiąca lat):

a) Działać wielotorowo

b) Technika zheng-Qi (stosować metody typowe obok nietypowych);

c) Postępować ekonomicznie (jak podejmuje się ryzyko, to tylko skalkulowane);

d) Można trochę poświęcić, by zyskać więcej (ustępować pola);

e) Szef powinien stwarzać sytuacje sprzyjające powodzeniom;

f) Głównym celem działania jest sukces, a nie nieefektywna krzątanina;

g) Atakować plany i strategie przeciwnika, a nie dopiero efekty jego działań (dobre rozpoznanie);

h) Rozsądek powinien przeważać nad emocjami przy podejmowaniu decyzji;

i) Szef, który podejmuje decyzje powinien być kompetentny;

j) Wzbudzać w przeciwniku wątpliwości;

k) Unikać silniejszych przeciwników i ich silnych punktów;

l) Wyszukiwać słabe punkty u przeciwnika i atakować je;

ł) Atakować tylko, gdy ma się siłę;

m) Podzielić konkurencję (żeby np. straciły łączność, brak komunikacji);

n) Szef i podwładni powinni tworzyć harmonijną jedność;

o) Szybko opuszczać niekorzystny teren;

p) Szukać sprzymierzeńców, nie działać solo.

Kiedyś NAFTA dawała produkty i technologie UE i Japonii, które docierały z wielkim opóźnieniem. Potem do Japonii przyjechał Deming (logistyk), który nauczył ich produkcji i z towarów o kiepskiej jakości stworzył towary bardzo konkurencyjne.

Koncepcje zarządzania:

1. Zarządzanie dyrektywne (pierwsze 10-lecie XX wieku) – bezdyskusyjne wykonywanie decyzji szefów przez podwładnych;

2. Zarządzanie przez delegacje (partycypacje);

3. Zarządzanie przez wyjątki (systemowe);

4. Zarządzenie przez cele;

5. Zarządzanie przez rezultaty (liczą się tylko wyniki);

6. Zarządzanie przez spacerowanie (nie tracić kontaktu z podwładnymi);

7. Zarządzanie twórcze (wykorzystywanie heurystyki i prakseologii + KAIZEN – permanentne doskonalenie wszystkiego w firmie);

8. Zarządzanie projektami (dostosowanie organizacji do konkretnych umów, zleceń);

9. Zarządzanie strategiczne (bazuje na sprzężeniu z przyszłością – czego możemy oczekiwać w przyszłości) – bazuje na koncepcji 20:80 (20 rozwiązanych problemów zapewni 80% sukcesu); wybiega się w przyszłość w kanale zarządzanie-produkcja-dystrybucja-rynek;

10. Zarządzanie zmianami – trzeba być elastycznym (koncepcja ABC – codziennie zmieniać podejście);

11. Zarządzanie logistyczne (precyzyjne, zintegrowane, bazujące na kalkulacjach). Można wyróżnić następujące koncepcje: koncepcja trade-off (czynienie ustępstw); koncepcja zapasy w górę strumienia (robić zapasy półfabrykatów, a nie produktów finalnych); QR (szybka odpowiedź) – szybko odpowiadać na sygnały konkurencji;

12. Zarządzanie marketingowe (prorynkowe) – uwzględniać preferencje nabywców. Odmianą jest clienting (wszystko zorientowane na klientów);

13. Zarządzanie logistyczno-marketingowe;

14. Zarządzanie odchudzające – pozbywanie się tego, co jest kosztochłonne, a nie przynosi efektów. Nie możemy mieć tego, co nam ciąży. Odchudzanie dotyczące zarządzania: spin off (odwirowywanie) – od organizacji rzeczy zbędnych; koncepcja „-50” (szef przygląda się, czy nie można zredukować jakichś nakładów o 50%); 5x0 (zero błędów, opóźnień, papierków, wad, zapasów); JIT (just in time – zapasy starczają na krótki okres czasu); systemy minimalnych zapasów; odchudzanie dotyczące produkcji – MOB (make or buy) – czy nie warto korzystać z usług dostawców; koncepcja postponement (nie robimy wyrobów finalnych bez możliwości zbytu); odchudzanie dotyczące dystrybucji i sprzedaży – wynająć firmę przewozową;

15. Zarządzanie czasem – analizować gąbki czasu (poszczególne fazy pochłaniające czas w cyklu transakcyjnym. Koncepcja T-50 (analizować, czy czynności nie można skrócić w czasie o 50%);

16. Zarządzanie jakością – TQM (totalne zarządzanie jakością) – nie wystarczy dobrze produkować, jak ma się fatalne komponenty.

WYKŁAD 3; WYKŁAD 4; WYKŁAD 5:

Cykl racjonalnego działania (Le Chatelier):

1. Postawienie zadania (ma być jasno sprecyzowane);

2. Określenie środków i warunków niezbędnych do wykonania zadania;

3. Przygotowanie środków i warunków;

4. Realizacja i wykonanie;

5. Kontrola.

Funkcje zarządzania:

1. Organizowanie

2. Planowanie (organizowanie)

3. Pobudzanie (motywowanie)

4. Kontrola

Organizowanie:

Rozumiemy w sensie:

1. rzeczowym (struktury organizacyjne);

2. czynnościowym (organizacja pracy);

3. stopień zaangażowania działalności (regulaminy, przepisy).

Zadania kogoś, kto chce organizować:

a) organizowanie powinno ułatwiać zarządzanie, administrowanie, rządzenie. Jak organizacja jest nieprzejrzysta, nie ma mowy o dobrym zarządzaniu;

b) organizacja powinna ułatwiać rozwój;

c) organizacja powinna umożliwiać optymalne wykorzystanie urządzeń i nowinek technicznych.

d) Reenginering – wykorzystywanie komputeryzacji, analizy danych, bazy danych.

e) Hammer – wskazał, że w firmach nowości techniczne są niewystarczająco wykorzystywane;

f) organizacja powinna zapewniać optymalne wykorzystanie ludzi: synergia (1+1=3) – 2 osoby przebywające w pokoju nie lubią się, więc nie ma efektów pracy; 1+1=1,5 (antysynergia);

g) organizacja powinna stymulować kreatywność.

Fazy procesu organizowania:

a) Określić jasno cele organizacji (po co powstała, jaką ma misję);

b) Czynności wykonywane przez pracowników;

c) Grupować czynności według zbliżonego zakresu (działy, sekcje);

d) Przydzielać wykonywanie funkcji w pewnych działach konkretnym osobom;

e) Przydzielenie tym osobom władzy i odpowiedzialności i udostępnienie im pewnych środków.

Zasady organizowania:

a) Zasada celowości (każda organizacja musi mieć jasne cele);

b) Zasada podziału albo departanelizacji (nie wszyscy powinni robić wszystko, ludzie powinni się specjalizować);

c) Jedność wysiłków (zasada koordynacji) – poszczególne części organizacji mają działać wspólnie;

d) Zasada autorytetu (władzy) – władza w organizacji musi być jasno określona;

e) Zasada odpowiedzialności – przełożony jest zawsze odpowiedzialny za swoich podwładnych;

f) Zasada definicji (definiowanie) – konieczność jasnego sprecyzowania zakresu władzy i odpowiedzialności;

g) Zasada koekstensywności – władza i odpowiedzialność muszą być współmierne;

h) Zasada optymalnej rozpiętości kierowania – ilość osób, które są bezpośrednio podporządkowane kierownikowi. Tu mówi się o:

- Organizacjach smukłych (dużo szczebli, mała rozpiętość);

- Organizacje płaskie (mało szczebli, dużo podwładnych) – ten rodzaj zalecany jest na świecie.;

i) Zasada równoważenia (równowagi) – nie należy dopuszczać do przerostu pewnych części organizacji;

j) Zasada ciągłości i elastyczności – organizacja zawsze musi się dostosowywać do zmian w otoczeniu, nie powinna być statyczna;

k) Zasada jedności dowodzenia – organizacją powinna kierować jedna osoba;

l) Zasada czynienia wyjątków – wytyczone sprawy powinny być załatwione przez niższe szczeble, a szefowie powinni zajmować się rzeczami najważniejszymi;

ł) Zasada prostoty (upraszczanie) – organizacja ma być możliwie najprostsza;

m) Nie należy zbyt często reorganizować organizacji – oznacza to destabilizację, wzmaga poczucie niepewności, itp.

Zestawy organizacyjne (USA):

a) Specjalizacja w wąskim zakresie

b) Standaryzowanie zadań – ta sama praca ma być tak samo wykonywana;

c) Hierarchia władzy jasno określona;

d) Jedność dowodzenia (każda jedna komórka ma jednego szefa);

e) Rozpiętość kontroli – do 7 osób;

f) Odpowiedzialność liniowa i sztabowa (doradztwo) są rozdzielone;

g) Decentralizacja władzy w kierunku jak najniższych szczebli;

h) Dostosować strukturę okoliczności na rynku do klientów.

Funkcje zarządzania w USA:

a) Planowanie;

b) Organizacja;

c) Przewodzenie;

d) Kontroling (zbliżony do sterowania).

Metody i typy struktury organizacji:

1. Struktura funkcjonalna (może wiązać się z wyodrębnieniem pionu zaopatrzenia, produkcji, marketingu, kadrowego, doradczego);

2. Produkcyjna;

3. Terytorialna (działy w regionach państwa lub między państwami);

4. Rynkowa (wg klientów) – wiek, wykształcenie, itp. klientów;

5. Macierzowa – skrzyżowanie produktów z działami w firmie.

Typy organizacji:

1. Liniowa (informacje idą w górę i w dół);

2. Funkcjonalna (każdy kierownik może wydawać polecenia wielu podwładnym);

3. Sztabowo-liniowa (sztaby doradcze, które mówią kierownikom, co mają robić)

4. Komitetowa (wyodrębnia się w pionie komitet, gdzie się dyskutuje – połączenie sztabu i kierowników);

5. Sieciowa.

Reenginering (Hammer):

1. Koncentrować się na kluczowych procesach. Zastosowanie ma reguła 20:80 (80% efektów przy 20% istotnych kwestii);

2. Spłaszczać struktury (możliwie mało szczebli, flat organizations);

3. Czynić zespoły podstawowymi elementami organizacji;

4. Pozyskiwać pracowników (zespoły) dla zmian;

5. Oceniać działanie organizacji z punktu widzenia klienta (partnera, wyborcy);

6. Umacniać sprzężenie organizacji z otoczeniem (adaptować się);

7. Traktować zasoby rozproszone tak, jakby były scentralizowane (np. dobra łączność między magazynami rozsianymi po całym kraju);

8. Orientować się na profilaktykę (prewencję), a nie na usuwaniu ewentualnych skutków.

Organizacja o charakterze zewnętrznym w stosunku do innej firmy:

Jest to organizacja współpracy w np. kanałach logistyczno-marketingowych. I rozwiązania problemu:

1. Just in time - JIT (odchodzić od dużego magazynowania);

2. Internalizacja (wciągnięcie w interes wielu firm). Są dwa warianty:

a) pionowa (łączenie produkcji ze sprzedażą, transportem);

b) pozioma (łączenie firm, sklepów);

3. Quasiintegracja – zakup pakietów akcji wszystkich firm, które występują w takim kanale;

4. Integracja zwężająca się – np. sprzedawca nie pozbywa się transportu, żeby nie był całkowicie uzależniony;

5. Kooperacja konkurentów (współdziałają w kilku działach).

Organizacja w ujęciu czynnościowym:

a) Flesxtime (elastyczny czas pracy) – specjaliści mogą ustalić czas pracy bardzo swobodnie;

b) Telework (praca na odległość z wykorzystaniem komputerów – musi być dobry sprzęt, dobra organizacja pracy);

c) Kółka jakości (rozwiązanie japońskie) – każdy musi dbać o jakość produktu, bo jak ktoś nie dba, to zostaje zwolniony.

Organizacja w ujęciu ilościowym:

a) JIT (just in time);

b) GJIT (global just in time);

c) Efekt domina.

Planowanie:

Co jest potrzebne:

a) Musi być diagnoza (jak przedstawiają się fakty);

b) Prognoza (jak wyglądać będzie przyszłość);

c) Strategia (powinna opiewać na kilkanaście lat).

Cele planowania:

1. Realne, wiarygodne;

...