System 5S – Organizacja miejsca pracy – materiały demonstracyjne

Krok 1:  PLAN PROMOCJI

Cel:                              

Promocja wprowadzenia systemu 5S w zakładzie

Podstawowe techniki:

Mapy obszarów , w których ma zostać wdrożony system 5S

Przed uruchomieniem systemu 5S w twoim miejscu pracy musisz przejść przez dwa niezwykle ważne etapy wstępne - Krok 1, który umożliwia przygotowanie twojego zakładu do systemu 5S i Krok 2, który pozwala ocenić aktualny stan tego miejsca. Jednakże przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy nad systemem 5S, trzeba spełnić jeden poważny warunek : należy stworzyć atmosferę wolną od poczucia winy.

Taka atmosfera pozwoli każdemu efektywnie wykorzystywać jego umiejętności. Kiedy pojawiają się problemy lub pomyłki nie powinno się obwiniać za nie poszczególnych pracowników, ale próbować znaleźć przyczyny tych pomyłek. Środowisko, w którym nikt nikogo nie oskarża motywuje do współpracy tak,  jak krytyka stwarza bariery. Ważne jest jasne udzielanie informacji; to zwierzchnicy powinni nauczyć się jak rzadziej wprowadzać w błąd. Jeżeli pracownik nie przyswoił sobie nowych standardów lub nie zrozumiał na czym one polegają , problem może tkwić w niewłaściwej instrukcji, a nie w braku jej zrozumienia przez pracownika.

Podsumowanie rozdziału

Ten rozdział przedstawia początkową fazę przygotowań do wdrożenia systemu 5S w twoim zakładzie. Wiesz już, że zanim podejmiesz jakiekolwiek działania należy najpierw stworzyć środowisko, w którym nie funkcjonuje pojęcie winy. Działania, które następnie należy podjąć to:

·         Ustalenie polityki wdrażania systemu 5S

·         Ustalenie zadań na poziomie organizacji

·         Wyłonienie grupy sterującej

·         Przeprowadzenie szkolenia na temat systemu

·         Sporządzenie Map Organizacyjnych twojego zakładu, wyłonienie właścicieli poszczególnych obszarów i określenie miejsca, od którego zacznie się wdrażanie programu 5S

·         Stworzenie odrębnego Systemu Konsultacyjnego, w którym pracownicy mogliby dzielić się swoimi pomysłami

·         Sporządzenie wersji wstępnej planu wdrożenia 5S i zatwierdzenie środków na ten cel

·         Szkolenie właścicieli obszarów

·         Określenie i zatwierdzenie zakresu prac w ramach programu 5S

·         Zorganizowanie zespołów

·         pomocniczych

Krok 2:    PIERWSZY AUDYT PROGRAMU 5S

Cel:                    

Stworzenie planu wdrożenia programu 5S dostosowanego  do  specyfiki obszaru

Podstawowe techniki:

Formularz Audyt

                                                  Fotografie

Jest to druga faza przygotowań. Po zakończeniu tego etapu będziesz gotów na dobre rozpocząć program 5S.

Przygotowania:

Krok 1 pozwolił ci spojrzeć na swój zakład całościowo. Przygotowałeś  pierwsze mapy całego zakładu, podzieliłeś go na obszary, zdecydowałeś o zakresie działań w ramach systemu 5S. Następnie wybrałeś punkt wyjścia dla działań związanych z 5S i przygotowałeś osobną mapę 5S dla tego obszaru.

Teraz pora na Krok 2, który polega na skoncentrowaniu się na poszczególnych obszarach. Czas poświęcony na te prace powinien zostać ujęty w twoim Planie Programu 5S. Aby móc odpowiednio naświetlić problemy tych obszarów należy:

·         Przygotować Formularze Audyt

Na początku skorzystaj z wzorcowych arkuszy, ale staraj się ostatecznie stworzyć swoje własne arkusze dla każdego obszaru

·         Zrobić zdjęcia przed zmianami. Dla ułatwienia porównań „przed i po” zaznacz  

      na mapach  miejsca, w których te zdjęcia zostały zrobione

Przed rozpoczęciem Kroku 2 warto poświecić trochę czasu na analizę sposobów, dzięki którym obecnie rozwiązuje się problemy w twoim zakładzie. Wszystko co proponujemy na tym etapie jako” narzędzia” może zostać zastąpione przez szereg metod już wykorzystywanych w zakładzie, lub odwrotnie, można włączyć te metody do stworzonego w ramach 5S programu. Nie chcemy zastąpić obecnych metod, chcemy tylko znaleźć sposób na nadanie im właściwego znaczenia.

Diagram na odwrocie przedstawia plan wdrożenia programu 5S. Jak widać, Krok 1 to generalne spojrzenie na dany obszar, podczas gdy Krok 2 to przyjrzenie się planom lokalnym.

Podsumowanie rozdziału:

Krok 2 naświetla problemy lokalne w każdym z obszarów twojego zakładu dzięki dwóm typom audytów:

1. Audyt 5S, który zawiera:

·         Formularze Audytu

·         Zdjęcia przed i po zmianach

2. Audyt wdrożeniowy, który wykorzystuje:

·         Listę 30 problemów

·         Plan ”Jak i Gdzie”

·         Fotografie wizualizujące sukcesywne zmiany

Rezultaty audytów mogą zostać wywieszone na tablicy przedstawiającej historię 5S. Ta tablica służyć może wtedy jako wizualny przewodnik 5S ukazujący rozwój postępów w zakładzie.

Krok 3:    PIERWSZE S   -   SORTUJ

Cel:                            

Pozbyć się niepotrzebnych rzeczy. Zdecyduj co jest potrzebne i należy zatrzymać oraz co jest zbędne i powinno zostać wyrzucone

Podstawowa technika:

Oznakowanie rzeczy zbędnych czerwoną naklejką

Teraz jesteś gotów rozpocząć Pierwsze S. Zakładamy, że trudno w tej chwili odróżnić w twoim miejscu pracy rzeczy potrzebne od niepotrzebnych i przestarzałych. Po zakończeniu Kroku 3 może się okazać, że jest tam więcej miejsca. Na tym etapie często okazywało się, że niektóre zakłady wcale nie muszą powiększać powierzchni hal ani przenosić się do nowych budynków. Inną korzyścią związaną z oznakowaniem czerwoną naklejką jest możliwość obniżenia liczby elementów biorących udział w produkcji często nawet o połowę.

Zanim przystąpisz do oznakowania należy zrobić wstępne porządki, aby móc łatwo przesuwać rzeczy z miejsca na miejsce bez jednoczesnego roznoszenia brudu. Nie muszą to być gruntowne porządki – na nie przyjdzie czas podczas Trzeciego S – lecz jedynie powierzchowne zabiegi, które ułatwią proces oznakowania.

Podsumowanie rozdziału

Ten rozdział pokazał ci, że system oznakowania rzeczy zbędnych czerwoną naklejką jest dynamiczną i wizualną metodą rozróżniania rzeczy potrzebnych od bezużytecznych i że przed przystąpieniem do pracy należy przeprowadzić wstępne porządki.

System oznakowania to następujące czynności:

·         Uruchomienie projektu

·         Identyfikacja celów projektu

·         Określenie kryteriów użyteczności przedmiotów

·         Przekazanie informacji o przyjętych kryteriach wszystkim zainteresowanym

·         Wykorzystywanie Wykazu Czynności przyjętych w strategii oznakowania jako punktu odniesienia

·         Przygotowanie czerwonych naklejek

·         Uzupełnianie rejestru przedmiotów objętych oznakowaniem

·         Wyznaczenie tymczasowego miejsca na czerwone naklejki

·         Wypełnienie naklejek i umieszczenie ich na zbędnych przedmiotach

·         Usunięcie tych przedmiotów i przeniesienie ich do miejsca gdzie będą przechowywane

·         Zorganizowanie aukcji „Czerwona Naklejka”

·         Powtarzanie czynności oznakowania regularnie     

Krok 4:      Drugie S:    USTALENIE MIEJSCA I ILOŚCI

Cel:                             

Wyznaczenie określonego miejsca na określone przedmioty w określonej ilości tam, gdzie to konieczne

Podstawowa technika:

Oznaczanie lokalizacji przedmiotów odpowiednimi wywieszkami  

Masz już za sobą Pierwsze S – przedmioty w twoim miejscu pracy zostały już posortowane i teraz można to miejsce uporządkować. Ten etap systemu 5S pozwoli ci znaleźć tym przedmiotom ich miejsce przez przypisanie im „adresu” – miejsca przeznaczenia dla każdego przedmiotu od twojego ulubionego pióra do kserokopiarki. Dzięki temu każdy, kto wejdzie do miejsca, w którym pracujesz będzie mógł z łatwością odnaleźć wszystko czego potrzebuje. Tutaj znów narzuca się analogia do supermarketu i zabałaganionej komórki. Po zakończeniu Kroku 4 twoje miejsce pracy będzie uporządkowane: będą tam tylko rzeczy potrzebne i będziesz mógł je znaleźć od razu, bez straty czasu na szukanie.

Istnieje kilka sposobów dzięki którym możemy ustalić miejsca i ilości w zakładzie. Najważniejszym z nich jest oznaczenie lokalizacji przy pomocy wywieszek (mapek, szyldów, etykietek). Najpierw jednak koniecznym jest podzielenie przestrzeni zakładu poprzez wymalowanie jej na odpowiednie kolory oraz wyznaczenie funkcji danego miejsca i odpowiednie jego opisanie

Podsumowanie rozdziału

Dowiedziałeś się w tym rozdziale, że ustalanie miejsca i ilości jest narzędziem, które pozwoli ci znaleźć miejsce dla każdej rzeczy i odnaleźć to miejsce dzięki odpowiedniemu oznaczeniu. Przedstawiliśmy rożne metody, które można wykorzystać na tym etapie:

Malowanie powierzchni zakładu w ustalonej kolorystyce, oddzieli od siebie poszczególne obszary a linie je uzupełniające funkcjonować będą również jako linie bezpieczeństwa. !!!Przyjęta kolorystyka określa barwy takich elementów jak: 

    Posadzki

    Linie na posadzkach

    Linie oddzielające obszary

    Linie oznaczające wejścia i wyjścia

    Linie oznaczające miejsce, w którym otwierają się drzwi

    Czarno-żółte linie oznaczające teren niebezpieczny

    Linie wyznaczające miejsce przechowywania narzędzi

Opisaliśmy również inne metody wyznaczania miejsca i ilości. Jest nią  sporządzenie mapek, które pozwolą zlokalizować każdą maszynę czy magazynek. W odniesieniu do tej metody wspomnieliśmy również o:

·         wyznaczaniu wielkości magazynków narzędzi i ilości przedmiotów, które mogą się w nich znaleźć

·         różnicy pomiędzy otwartym i zamkniętym systemem przechowywania narzędzi i materiałów

·         zabiegach ułatwiających utrzymywanie narzędzi na swoim miejscu   

Najważniejszym narzędziem w wyznaczaniu miejsca i ilości jest wyposażenie obszarów w odpowiednie tablice informacyjne – wywieszki, co sprawia, że cały proces organizacyjny staje się przejrzysty. Dowiedzieliśmy się, że ta technika pociąga za sobą konieczność podjęcia następujących kroków:

·         Określenie miejsca

·         Przygotowanie miejsca

·         Oznaczenie go odpowiednim szyldem

Krok 5:     Trzecie S:      UTRZYMANIE CZYSTOŚCI

Cel:                                

Wykorzystanie sprzątania dla identyfikacji nieprawidłowości i obszarów, w których należy wprowadzić udoskonalenia.

Uporządkowanie stanowiska pracy oraz obserwacja, która pozwala zauważyć wszelkie nieprawidłowości i miejsca, nad którymi nie posiadamy jeszcze kontroli

Technika podstawowa:  

Obserwacja i przeglądy – dzięki nim porządkowanie staje

                                    się kontrolowaniem   

Mamy już za sobą dwa z 5S i twoje stanowisko pracy wygląda znacznie lepiej. Trzecie S umożliwi nie tylko gruntowne uporządkowanie tego miejsca, ale służyć będzie również jako stała technika sprawdzania stanu rzeczy. Teraz kiedy jest już czysto i wszystko jest uporządkowane, te gruntowne porządki są dużo łatwiejsze. Dzięki tego typu porządkom poprawia się również bezpieczeństwo ...