Wydział: Mechaniczny Technologiczny
Kierunek: Mechanika i Budowa Maszyn
Semestr: IV
Sekcja: 7
Adam Rogalski
Łukasz Seremak
Karol Szczerbowski
1. Dokumenty obrotu gospodarczego.
[1]
Dokumenty obrotu gospodarczego stosowane są przede wszystkim w celu rejestrowania operacji gospodarczych.
Każdy zapis księgowy pojawiający się w ewidencji musi wynikać z dokumentu, sporządzonego w sposób rzetelny i prawidłowy, opisującego odpowiednią operację gospodarczą.
Dla dokumentów będących podstawą rejestrowania operacji gospodarczych stosujemy nazwę „dowody księgowe” (Ustawa Art. 20 ustęp 1 – 5).
Każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art.21 Ustawy):
1) określenie rodzaju dowodu
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych
3) opis operacji oraz jej wartość
4) datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą, datę sporządzenia dowodu
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz – o ile nie wynika to z techniki wykonywania zapisów – sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania
7) numer identyfikacyjny (kolejny) dowodu
Istnieją trzy podstawowe wymogi stawiane dokumentom. Są nimi:
1) Prawidłowość – dokument powinien zostać sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami
2) Rzetelność – dokument musi odzwierciedlać prawdę, rzeczywisty stan rzeczy
3) Wiarygodność – musi być tak sporządzony aby nie budził jakichkolwiek wątpliwości (bez zabrudzeń, zmazywania, wyskrobywania)
Istnieją także podstawowe reguły sporządzania dokumentów, dowodów księgowych:
1) Dokument musi być wystawiony czytelnie i w sposób trwały umieszczony na swoim [2]nośniku (wypisany długopisem, atramentem, pismem maszynowym bądź też wydrukiem komputerowym)
2) W razie wystąpienia błędów w sporządzonych dokumentach księgowych:
a) dowodów obcych nie wolno jednostce poprawiać pod żadnym pozorem, przesyłamy tylko informację o ujawnionych błędach
b) w dowodach własnych, zewnętrznych również nie dokonujemy poprawek, ujawniony błąd powoduje konieczność anulowania dowodu księgowego i wystawienia go ponownie. Zakaz poprawek dotyczy również dokumentów wewnętrznych takich jak np.: kasowe, płacowe
c) w dowodach własnych, wewnętrznych możliwe jest skreślenie błędnego zapisu (zachowujące jego czytelność), wpisanie właściwego tekstu i cyfr, obok musi być podpis osoby dokonującej poprawki (parafowanie poprawki) oraz data jej dokonania
Dowody księgowe po zaksięgowaniu powinny znajdować się w miejscu zapewniającym ich właściwe przechowywanie (zgodnie z kategorią dokumentu A – trwałego przechowywania,
B – pięć lat).
Zasady sporządzania i obiegu dokumentów księgowych w danej jednostce są regulowane wewnętrznymi instrukcjami obiegu dokumentów księgowych.
Za ich sporządzenie odpowiada kierownik jednostki (firmy prywatne – właściciel), względnie osoba przez niego upoważniona.
Klasyfikacja dowodów księgowych. Druki obrotu wewnętrznego w firmie: [3]
Dowody księgowe można sklasyfikować pod względem różnego rodzaju kryteriów którymi są:
1) Ilość operacji.
Pod tym kryterium druki (dowody) można podzielić na:
a) pojedyncze – dotyczą jednej operacji
b) zbiorowe (zestawienia) – dotyczą kilku operacji jednego rodzaju
2) Źródło (podstawa wystawienia)
a) pierwotne (źródłowe) – podstawą wystawienia jest operacja gospodarcza
b) wtórne – podstawą wystawienia jest dokument pierwotny[4]
3) Zastosowanie
a) dyspozycyjne – polecenie wykonania operacji gospodarczej
b) wykonawcze – informacja o przebiegu operacji wykonawczej
c) dyspozycyjno-wykonawcze – zawiera polecenie przeprowadzenia oraz informacje o przebiegu tej operacji
4) Wystawca
a) obce – wystawione przez jednostki zewnętrzne np.: kontrahentów, banki, instytucje itp.
b) własne – wystawione przez komórki własne jednostki
5) Odbiorca (dotyczy dokumentów własnych)
a) wewnętrzne – użytkownikami dokumentów są własne komórki organizacyjne jednostki wystawiającej
b) zewnętrzne – są one przekazywane na zewnątrz jednostki wystawiającej np.: do kontrahentów, instytucji itp.
6) Rodzaj operacji
a) obrót zapasami – dokumentujące przyjęcie składnika majątkowego na stan ewidencyjny (Pz), związane z przekazaniem do wykorzystania (Rw), związane ze zwrotem do magazynu (Zw), dotyczące przemieszczenia w ramach samego podmiotu Mm, wystawiane przy wydaniu z magazynu odbiorcom zewnętrznym (Wz), związane ze sprzedażą danych składników majątkowych (faktury i rachunki)
b) obrót majątkiem trwałym – PT – przekazanie środka trwałego, OT – odbiór środka trwałego, LT – likwidacja środka trwałego
c) siła robocza – listy obecności, karty pracy, karty wynagrodzeń, raporty, listy płac i inne
d) środki pieniężne – dokumentujące obrót gotówkowy KP – przyjęcie do kasy, KW – wypłata z kasy, RK – raport kasowy, oraz związane z obrotem bezgotówkowym: Pp – polecenie dokonania przelewu środków pieniężnych z rachunku bankowego, Wb – stwierdzający dokonanie operacji wpływu bądź wpływu środków pieniężnych w oparciu o rachunek bankowy, także czeki i weksle
e) rozrachunki – faktury, rachunki, noty księgowe
Niektóre dokumenty obrotu gospodarczego:
zawiadomienie, które kupujący otrzymuje zwykle na formularzach, a zawierające istotne warunki kupna, jak rodzaj, ilość, gatunek, cena i warunki zapłaty towaru (ob. Faktura i Likwidacja); r a c h u n e k b i e ż ą c y , ob. Kontokorent; z a m k n i ę c i e r., zamknięcie r. bież.; w y c i ą g z r., odpis konta z księgi r. bież., który kupcy mający między sobą r. bież., co pewien czas sobie przesyłają. J e d n o s t k a r a c h u n k o w a ( p i e n i ą d z r a c h u n k o w y ), jest to wartość, przy pomocy której określa się wartość i ceny, rachuje się i kalkuluje; zwyczajnie jest to jednostka walutowa, jednak przy wahaniach i nieporządkach walutowych wyodrębnia się jednostka rachunkowa od pieniądza, tak, że pieniądz jest tylko dobrem wymiennym, a ceny ustala się w jednostkach rachunkowych. W czasie inflacji, liczono u nas np. na dolary lub franki szwajcarskie, ew. w złocie. Z ł o ż e n i e r., uporządkowane zestawienie dochodów i wydatków, związanych z zarządem czegoś. Kto jest zobowiązany składać z czegoś rachunki, musi takie zestawienie z dokumentami sporządzić, a jeśli zachodzą podstawy do przypuszczenia, że jego dane nie są ścisłe, winien złożyć przysięgę wyjawienia.
rachunek, który sprzedający lub komisant dołącza do dostarczonych towarów. Podaje dane co do ilości towarów, cen, terminów płatności i dostawy. Pewnym rodzajem faktury może być faktura VAT która jest dowodem transakcji kupna – sprzedaży, wystawianym przez jednostkę sprzedającą – będącą podatnikiem (płatnikiem) podatku VAT – jednostce nabywającej, która jest także płatnikiem tego podatku.
W celu skorygowania błędów jakie zostały popełnione przy dokumentowaniu transakcji fakturą VAT jest wystawiana faktura VAT – korygująca.
Zasady sporządzania faktury VAT i faktury VAT – korygującej są ustalone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 1995 r. w sprawie wykonania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. nr 154, poz. 797).
jest sporządzana dla udokumentowania operacji przyjęcia gotówki do kasy. Sporządza ją najczęściej kasjer, co najmniej w dwóch egzemplarzach z których oryginał otrzymuje osoba wpłacająca.
jest sporządzana dla udokumentowania operacji wypłaty gotówki z kasy. Dowód ten powinien być sporządzony w komórce finansowej w liczbie dwóch egzemplarzy. Nie jest właściwym aby dokument był wypisywany przez osobę dokonującą wypłaty (przez np.: kasjera). Obowiązkowo zaś należy go zatwierdzić przed dokonaniem wypłaty. Zatwierdzenia dokonuje główny księgowy lub inna upoważniona do tego osoba.
jednostka gospodarcza posiada obowiązek ujmowania wszystkich przychodów i rozchodów gotówki w specjalnym zbiorczym dokumencie kasowym którym jest raport kasowy. Powinien on być sporządzany za ustalony okres czasu (codziennie lub co kilka dni – tydzień, dekadę) zgodnie z dyspozycją kierownika jednostki lub innej osoby upoważnionej. Raport kasowy umożliwia kasjerowi, czy innym osobom upoważnionym, kontrolę rzeczywistego stanu gotówki w kasie z jego stanem ewidencyjnym wynikającym z dokumentacji źródłowej.
2. Druki bankowe, druki skarbowe:
...
Tomplus