delegacja służbowa - definicja.doc

Temat: Delegacja służbowa

Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 kodeksu pracy.

Wynika z nie­go, że podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pra­codawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Nie uznaje się za po­dróż służbową do i w obrębie miejscowości, w której:

•      pracownik ma stałe miejsce pracy,

•      pracodawca ma siedzibę, jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone
jako miejsce pracy - siedzibę firmy.

Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną na obszarze kraju przysługują:

•      diety;

•      zwrot kosztów:

-           przejazdów,

-           noclegów,

-           dojazdów środkami komunikacji miejscowej;

•              zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
 

Zarówno delegacja krajowa, jak i zagraniczna wymagają odpowiedniego przygotowania. Bar­dzo ważne w tym wypadku jest wyznaczenie ce­lu delegacji. Celem wyjazdu może być np. wy­miana poglądów na określone tematy, pozna­nie wybranego przedsiębiorstwa, zbadanie moż­liwości kooperacyjnych, zawarcie kontraktu czy udział w konferencji.

Przygotowanie do delegacji zagranicznej obejmuje również zapoznanie się z literaturą dotyczącą polityki zagranicznej danego pań­stwa, jego sytuacji gospodarczej, możliwości im­portowych oraz eksportowych. Należy także po­znać zarys historii, geografii, literatury i kultu­ry kraju, do którego wyjeżdżamy, oraz posze­rzyć wiedzę, dotyczącą kontaktów w różnych dziedzinach między Polską a tym krajem.

Pracodawca określa następujące dane, do­tyczące delegacji:

•    którego pracownika należy delegować,

•    miejsce i czas delegacji,

•    cele delegacji - wyznacza pracownikowi za­dania,

•              środki transportu, rodzaj noclegu itd.\

Pracownik powinien przestrzegać wyznaczo­nych warunków delegacji, ponieważ skrócenie lub wydłużenie terminu bez uzgodnienia z pra­codawcą albo zmiana miejsca delegacji bez sto­sownego uzasadnienia może nie zostać uznane przez szefa za podróż służbową.

Pracodawca nie ma obowiązku wystawiania polecenia delegacji, jednak może je wypisać (robi to zazwyczaj sekretarka i rejestruje dele­gacje w specjalnie w tym celu założonym zeszy­cie), sformalizować sprawę.

W poleceniu delegacji można umieścić:

•       miejsce docelowe podróży,

•       termin delegacji,

•       cel delegacji,

•       rodzaj środka transportu,

•       wysokość pobranej zaliczki,

•              nadzwyczajne wydatki, za które pracowniko­wi należy się zwrot.

Dieta to określona kwota przeznaczona na wydatki związane przede wszystkim z wyżywie­niem. Jeżeli koszty wyżywienia przewyższą wy­sokość diety, to różnica nie zostanie zwrócona pracownikowi, natomiast jeśli wydatki na wyży­wienie są niższe od wysokości diety, to różnica nie podlega zwrotowi. Dieta jest wypłacana w wysokości obowiązującej dla docelowego miejsca podróży służbowej (podróż krajowa lub podróż zagraniczna). Do rozliczenia diety nie przedstawia się rachunków.

Dieta w pełnej wy­sokości przysługuje pracownikowi pokrywające­mu koszty wyżywienia za każdą dobę podróży służbowej.

Jeżeli delegacja trwała:

•    od 8 do 12 godzin - pracownikowi przysługuje połowa diety,

•    od 12 do 24 godzin - przysługuje dieta w peł­nej wysokości.

Jeżeli koszty wyżywienia są chociaż częścio­wo finansowane przez pracodawcę lub stronę zapraszającą, to ulegają one wtedy zmianom w zależności od tego, jaka to jest część.

Dieta nie przysługuje również, jeśli pracownikowi zapew­niono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Zwrot kosztów przejazdu.

Koszty przejazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej do miejsco­wości stanowiącej jej cel i z powrotem uzależnione są od środka transportu, którego korzysta pracownik. Według Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

ü  Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca;

ü  Zwrot kosztu biletu następuje w wysokości faktycznie poniesionego wydatku bez względu na to, z jakiego tytułu pracownikowi przysługuje ulga; Do rozliczenia delegacji należy dołączyć bi­lety za przejazd.

ü  Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w po­dróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilome­trów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę,

Zwrot kosz­tów podróży przysługuje pracownikowi wtedy, gdy pokrywa je on z własnej kieszeni - nie je­dzie służbowym samochodem.

Zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg. Jeżeli pracownik w ramach delegacji korzysta z nocle­gu, za który sam płaci, to przysługuje mu zwrot kosztów za nocleg na podstawie rachunku ho­telowego. Jednak kwota ta nie może przekra­czać określonego limitu. W wypadku, gdy pra­cownik nie przedstawi rachunku za nocleg, przy­sługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu.

Pracownik, który przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, ma prawo na koszt firmy wrócić w dniu wolnym do domu. Zgodnie bowiem z §8 rozporządzenia, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości poby­tu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych po­trzeb.

Jeżeli pracownik sam poniósł koszty dojazdu z dworca i do dworca, portu lub lotniska, to przysługuje mu ryczałt w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzy­stał z noclegu.

Delegowany może również otrzy­mać zwrot kosztów za bilety wstępu, jeżeli np. pojechał na targi, na które wejście było płatne. Bilet wstępu należy dołączyć do rozliczenia de­legacji. Za każdą rozpoczętą dobę podróży służ­bowej zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt na dojazd środkami komunikacji w wy­sokości 10% przysługującej mu diety (określo­nej dla państwa docelowego).

Ponadto zwroto­wi mogą podlegać inne poniesione szczególne koszty, np. koszty leczenia - jeśli pracownik za­choruje w czasie delegacji.

Rozliczenia podróży służbowej

Pracodawca nie może zwlekać z rozliczeniem kosztów podróży służbowej - musi to zrobić w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia.

Wszelkie obliczenia po­...