Zasady_skutecznego_organizowania_spotka_grupowych.pdf

(575 KB) Pobierz

258652041 UNPDF

KOMUNIKACJA

ZASADY SKUTECZNEGO

ORGANIZOWANIA

SPOTKAŃ GRUPOWYCH

KILKA PORAD Z PRAKTYTKI BIZNESOWEJ

Wojciech Męciński

W artykule znajdziesz kilka cennych rad jak i kiedy

organizować efektywne spotkania. Dowiesz się,

na co zwrócić uwagę, by spotkanie nie okazało się

stratą cennego czasu Twojego oraz Twoich

współpracowników.

P� ��

To z pozoru banalne pytanie może na-

brać nowego znaczenia, gdy przeanali-

zujemy nasz grai k. Często jest on wypeł-

niony po brzegi terminami spotkań. Bie-

gamy ze spotkania na spotkanie nie zo-

stawiając sobie czasu na pracę twórczą,

merytoryczną z „samym sobą”. Jesteśmy

w niedoczasie, nie widzimy sensu kolej-

nych wielogodzinnych debat a w konse-

kwencji czujemy frustrację i wypalenie.

A może położyć większy akcent na alter-

natywne formy komunikowania się? Naj-

ważniejszym pytaniem, które musimy

sobie zadać jest:, „Co chcę uzyskać przez

komunikowanie?”

W toku swojej pracy załatwiamy bar-

dzo dużo kwestii. Część z nich jest złożo-

na i wymaga planu i następujących po

sobie kroków, a część z kolei jest prosta

i nie musimy poświęcać im zbyt wiele pra-

cy i atencji. Warto, więc zadać sobie pod-

stawowe pytanie:, „Co chcę załatwić lub

osiągnąć?”.

Zanim, więc zorganizujemy spotkanie

i zaprosimy uczestników warto się zasta-

nowić, czy taka forma nie okaże się zwy-

kłym, nieefektywnym pożeraczem czasu.

Jeśli mamy sprawę nie wymagającą kon-

frontowania stanowisk w jednym miejscu

i czasie warto wykonać telefon lub roze-

słać do zainteresowanych e-maila. Roz-

syłając maila można również wywołać

panelową dyskusję między odbiorcami,

którzy będą odpowiadać wszystkim ad-

resatom dołączając swoje opinie, odpo-

wiedzi i sugestie.

Czasem jednak, szczególnie w sytua-

cjach, gdy rozpoczynamy złożony i ważny

projekt, który dotyczyć może wielu pra-

cowników naszej i rmy warto zorganizo-

wać spotkanie w trakcie, którego zosta-

ną określone ramy projektu, zasady dzia-

łania, role poszczególnych uczestników

oraz skonfrontowane na miejscu opinie,

obawy, ryzyka i możliwości danych roz-

wiązań.

Możemy również zorganizować spo-

tkanie indywidualne, gdy chcemy pod-

kreślić wagę łączącej nas relacji z daną

osobą, gdy mamy do przekazania istot-

ne informacje lub np., gdy chcemy przyj-

rzeć się reakcji odbiorcy / odbiorców.

Takie rozwiązanie wybieramy w szcze-

gólności w sytuacji, gdy naszą intencją

jest dokonanie oceny czyjejś pracy, gdy

chcemy wyznaczyć zadania o dużej dla

nas wadze oraz gdy chcemy na bieżą-

co skonfrontować nasz punkt widzenia

z osobą, z którą się spotykamy.

Czasem warto skorzystać ze zwykłej

rozmowy telefonicznej. Szczególnie czy-

nimy to, gdy esencją jest czas, szybkość

76

BUSINESS COACHING 1/2009

258652041.051.png

258652041.062.png

258652041.073.png

258652041.084.png

258652041.001.png

258652041.002.png

258652041.003.png

258652041.004.png

258652041.005.png

258652041.006.png

258652041.007.png

258652041.008.png

258652041.009.png

258652041.010.png

258652041.011.png

258652041.012.png

258652041.013.png

258652041.014.png

258652041.015.png

258652041.016.png

258652041.017.png

258652041.018.png

>>>

ZASADY SKUTECZNEGO ORGANIZOWANIA SPOTKAŃ GRUPOWYCH

przekazania lub uzyskania informacji.

Można również wysłać sms’a, co skutecz-

ne jest, gdy naszym celem jest przekaza-

nie krótkiej, treściwej i nieskomplikowa-

nej informacji.

kierują Cię do rozwiązań i narzędzi, któ-

rych użyjesz. Tak więc przyjmijmy, że te

odpowiedzi to:

• Poznać merytoryczne opinie współpra-

cowników,

• Uzyskać ich wsparcie i zaangażowa-

nie,

• Określić obowiązki i terminy

• Poznać potrzeby i zagrożenia projektu.

nienia” naszego projektu. Warto skupić

się nad merytorycznym proi lem działań

przy projekcie.

Zaprosimy, więc przede wszystkim

kierowników odpowiedzialnych kolej-

no za: infrastrukturę IT, utrzymanie mie-

nia (wyposażenie biur), politykę perso-

nalną. W tak ważnym projekcie musi-

my wziąć pod uwagę, że istnieją ryzy-

ka, których mogliśmy nie skalkulować,

wziąć pod rozwagę. Warto, więc czasem

zaprosić na takie spotkanie więcej osób,

T��

��

��

Tak więc organizujesz spotkanie. Niech

będzie to spotkanie dotyczące projek-

tu wdrażanego w Twojej i rmie, za któ-

ry jesteś odpowiedzialny. Przyjmijmy, że

ten projekt to: „Wdrożenie nowego syste-

mu przepustkowego w i rmie”. Dotyczy

on zamontowania czytników kart, któ-

re zostaną przydzielone wszystkim pra-

cownikom oraz ewentualnym gościom

naszej i rmy. Projekt ten usprawni poru-

szanie się po pomieszczeniach, zwiększy

bezpieczeństwo, pozwoli bardziej efek-

tywnie rejestrować czas pracy pracowni-

ków oraz ograniczy dostęp osób niepo-

żądanych w miejsca strategiczne firmy

(np. pomieszczenia z dokumentacją za-

wierającą dane personalne). Podstawo-

we pytanie, które powinno pojawić się w

Twojej głowie brzmieć będzie: „Co chcę

osiągnąć?” Odpowiedzi na to pytanie po-

Powyższe odpowiedzi prowadzą nas do

następujących wniosków.

Warto, więc czasem zaprosić na takie

spotkanie więcej osób, które także są

odpowiedzialne za dany projekt, aby

mieć możliwość wysłuchania ich opinii

K��

W naszym przypadku projekt dotyczy

w zasadzie każdego pracownika firmy,

więc warto zaangażować (przynajmniej

we wstępnej fazie) wszystkich kluczo-

wych managerów. Dodatkowo zapra-

szamy specjalistę, który będzie dla nas

wsparciem merytorycznym a także ko-

goś z Top Managementu dla „wzmoc-

które także są odpowiedzialne za dany

projekt, aby mieć możliwość wysłucha-

nia ich opinii. Zawsze, bowiem, w usta-

leniu z konkretnym uczestnikiem mo-

żemy zadecydować, że jego obecność

w części lub całości spotkania nie będzie

wymagana. Te decyzje pozostawiamy

sobie na pierwszy etap planowania

spotkania, o którym dalej.

5 GŁÓWNYCH MYŚLI

1 . W pierwszej kolejności określamy, „co chcemy osiągnąć?” – Może się okazać, że spotkanie

nie jest wcale konieczne.

2 . Warto czasem zaprosić na spotkanie więcej osób, aby mieć możliwość

wysłuchania ich opinii.

3 . Dobrze przygotowany program da uczestnikom poczucie porządku i struktury,

będzie również dyscyplinującym wsparciem dla prowadzącego spotkanie.

4 . Kompleksowe przygotowanie organizatora umacnia jego wizerunek.

5 . Przebieg spotkania oraz jego ustalenia powinien zostać uwieczniony w postaci notatki.

BUSINESS COACHING 1/2009

77

258652041.019.png

258652041.020.png

258652041.021.png

258652041.022.png

258652041.023.png

258652041.024.png

258652041.025.png

258652041.026.png

258652041.027.png

258652041.028.png

258652041.029.png

258652041.030.png

258652041.031.png

258652041.032.png

258652041.033.png

258652041.034.png

258652041.035.png

258652041.036.png

258652041.037.png

258652041.038.png

258652041.039.png

258652041.040.png

258652041.041.png

258652041.042.png

258652041.043.png

258652041.044.png

258652041.045.png

258652041.046.png

258652041.047.png

258652041.048.png

258652041.049.png

258652041.050.png

258652041.052.png

258652041.053.png

258652041.054.png

258652041.055.png

258652041.056.png

258652041.057.png

258652041.058.png

258652041.059.png

258652041.060.png

258652041.061.png

258652041.063.png

258652041.064.png

258652041.065.png

258652041.066.png

258652041.067.png

258652041.068.png

258652041.069.png

258652041.070.png

258652041.071.png

258652041.072.png

KOMUNIKACJA

C� ��

��

Pomyśl o jednej, spójnej myśli przewod-

niej spotkania, wokół której będziesz na-

stępnie budować program. W naszym

przypadku będzie to „Wdrożenie nowego

systemu przepustkowego”. Mając już te-

mat spotkania przygotowujemy program.

Daje nam to możliwość przerzucenia tu

tematów poruszanych wcześniej (czy-

taj również dalej) i rozbijających porzą-

dek spotkania. Dobrze przygotowany

program da uczestnikom poczucie po-

rządku i struktury, będzie również dys-

cyplinującym wsparciem dla prowadzą-

cego spotkanie.

ny czas ich koncentracji w pracy. Warto

również przeliczyć ile czasu będziemy po-

trzebowali na całość spotkania, a także

na poszczególne jego części, tak by mieć

pełną kontrolę nad przebiegiem wyda-

rzeń. Warto tu pamiętać, iż efektywne

spotkania nie powinny trwać dłużej niż

90 minut. Jeśli czujesz, iż spotkanie po-

winno trwać dłużej, ze względu na złożo-

ną tematykę, zorganizuj 10- 15 minutowe

przerwy, co 60-90 minut. Dzięki temu uda

Ci się zapanować nad znużeniem i spad-

kiem aktywności uczestników.

Wcześniejsze przesłanie materiałów

dotyczących spotkania może zaoszczędzić

nam sporo czasu, który musielibyśmy

poświęcić na wprowadzenie w trakcie jego

trwania

O� ��

Przed spotkaniem, odpowiednio wcze-

śnie, powinniśmy rozesłać zaproszenia

do uczestników z prośbą o potwierdze-

nie ich obecności. Zaproszenia najłatwiej

i najefektywniej rozesłać mailem. Do wia-

domości załączamy program spotkania,

jego harmonogram czasowy, informa-

cję o miejscu jego organizacji oraz wszel-

kie materiały, z którymi uczestnicy mogą

się zapoznać przed spotkaniem. Materia-

Budujemy go tak by był jasny i przejrzysty,

za każdym razem określamy, kto organi-

zuje i przekazuje informacje oraz ile jest

na to czasu. Tak, więc:

K��

��

Każda i rma, jak i każda zamknięta spo-

łeczność posiada swoje zwyczaje i utarte

schematy. Warto je poznać by „wstrzelić”

się najskuteczniej w terminarz wszystkich

zaproszonych. W większości i rm organi-

zowanie spotkań w piątek, po godzinie

14.00 to nie tylko faux pax, ale i „strzał kulą

• Informacje wstępne („Ja”, Szef projek-

tu) – przekazanie wszystkich informa-

cji stanowiących genezę spotkania,

czyli: dlaczego? Jakie będą konsek-

wencje? W jakim czasie? Kto jest od-

powiedzialny?

• Wymogi infrastrukturalne (Jan Kowal-

ski, Szef działu zarządzania mieniem)

– informacja o wymogach technicz-

nych, zagrożeniach, konsekwencjach

wdrożenia, etc.

• Kwestie personalne (Anna Nowak, Szef

personalny) – możliwość powiązania

systemu przepustkowego z systemem

rejestracji czasu pracy – konsekwencje,

nowe wymogi (np. prawne), etc.

• Kwestie jakościowe oraz bezpieczeń-

stwa (Krzysztof Nowicki, Szef działu ja-

kości) – informacje dotyczące wymo-

gów bezpieczeństwa, konsekwencje

dotyczące wymogów systemowych

(np. ISO)

• Inne – zawsze zostawiamy sobie to miej-

sce w programie jako czas na poruszenie

wszystkich innych kwestii związanych

z tematem spotkania, ale nie pasują-

cych stricte do powyższych tematów.

Chcesz wyglądać kompetentnie? Bądź

przygotowany! To chyba najważniejsza

rada w tej części organizacji spotkania

w płot”, ponieważ większość uczestników

nie będzie mogła (lub chciała) brać w nim

udziału. Starajmy się również nie organi-

zować spotkań zbyt późno, jeśli chcemy

uniknąć ziewania oraz ukradkowego zer-

kania na zegarek u uczestników spotka-

nia. Choć zwyczaje w każdej i rmie są róż-

ne wydaje się, że najlepszą porą dnia na

organizowanie spotkania jest pora około

1-2 godzinach po rozpoczęciu pracy przez

większość zaproszonych uczestników.

Daje to możliwość wszystkim „obrobie-

nia się” z mailami, bieżącymi problema-

mi, które pojawiają się na początku dnia

oraz zapanowanie nad planem dnia. Do-

datkowo osoby o tej porze już są „rozpę-

dzone” i trai my na najbardziej efektyw-

ły możemy również udostępnić na dysku

wspólnym lub w Intranecie załączając je-

dynie link do w/w lokalizacji.

Dodatkowo, warto w mailu popro-

sić o przesyłanie wszelkich uwag i suge-

stii związanych zarówno z programem

spotkania, jego tematyką, jak i listą jego

uczestników. Nasi współpracownicy mo-

gą okazać się dużą pomocą już na tym

etapie organizowania spotkania.

C��

��

� ��

Chcesz wyglądać kompetentnie? Bądź

przygotowany! To chyba najważniejsza

rada w tej części organizacji spotkania.

78

BUSINESS COACHING 1/2009

258652041.074.png

258652041.075.png

258652041.076.png

258652041.077.png

258652041.078.png

258652041.079.png

258652041.080.png

258652041.081.png

258652041.082.png

258652041.083.png

258652041.085.png

258652041.086.png

258652041.087.png

258652041.088.png

258652041.089.png

258652041.090.png

258652041.091.png

258652041.092.png

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

umysl-lidera.pdf (1044 KB)
Sprawny lider.pdf (315 KB)
W. Łysiak - Lider.pdf (1139 KB)
Asertywnosc.rar (114152 KB)
Promocja i reklama - Istota komunikacji i promocji - materialy.pdf (868 KB)

Inne foldery tego chomika:

Zgłoś jeśli naruszono regulamin