E- Mails
1. Introducing yourself and your company – cover email.
To Keiko Ohashi
From Carl Leach
Subject Design Em 1015
Dear Ms Ohashi
I am emailing you after I was given your name by your colleague, Kisaburo Onda, at the World Furnishings Exhibition in Frankfurt.
My name is Carl Leach and I am the Marketing Director at Markson Now, a UK company that sells duvets, sheets, and futon furnishings in the UK and Europe. We are keen to expand our range of futon products and Mr Onda recommended you to me as the person in charge of futon development at EM 1015.
I wonder if you would be interested in discussing work on our planned new range of futon furnishings for release next year?
If you are interested in discussing this further, please contact me using the details below. In the meantime, please find attached our current catalogue in PDF format which will give you an idea of our current business activity.
Yours sincerely
Carl Leach
2. Cover email for an application for a placement.
To Recruitment Ecological Challenges
From Cristina Gutierrez
Subject placements in South America
______________________________________________________________________________
Dear Sir or Madam
I am writing to you because I would like to apply for a summer position with your charity organization. It has always been a long-term goal of mine to work in protecting wild animals in Central America and the chance to work on a turtle preservation project in Costa Rica would be a once-in-a-lifetime opportunity.
As you will see from the attached CV, I am a student of zoology in Madrid and I speak both English and Spanish.
I would really appreciate it if you would consider me for a position.
Yours faithfully
Cristina Gutierrez
3.Requesting more information - informal
To Euzebiusz Rasiak
From Susan Smith
Subject request – structural changes
Hi Euzebiusz
I’m just emailing you because I need some advice. Everyone has been very impressed with the way that you have improved performance in your factory and I am keen to repeat your success! I am thinking of reorganizing all of our manufacturing areas. What would be the best way of organizing this?
I know that I also need to get support from all of the staff before making changes. How should I do this?
Top management here are worried that the changes will cost a great deal of money, but I remember that your changes were very cost-effective.
Do you have a breakdown of the costs of the changes? While we are talking about costs, do you know which is the cheapest country to order the new machinery from?
Thanks very much in advance for your help!
Best wishes
Susan
4. Complaint
To Robert Terry
From Janice Wei
Subject URGENT machine registration number RDV0027288
Dear Mr Brown
I am writing to you because we have a problem at our factory with one of your machines. The machine has the registration number RDV0027288.
The machine broke down yesterday and our engineers have been looking at the problem. They think that the G13 and the G19 are faulty and need to be replaced.
We do need this machine to be fixed as our production seriously decreases when it is out of order. Could you please send one of your engineers to us as soon as possible?
Thank you in advance for your help.
Janice Wei
Ro Silk
Suzhou
China
A letter of complaing – example + explanation
Dear Sir or Madam,Szanowny Panie / Szanowna Pani,
I am writing to you to express my total dissatisfaction with the service (travel, course, English book itd. -
przedmiot niezadowolenia) your agency(travel agency, school, shop itd. - instytucja odpowiedzialna,
do której kierujemy pismo) provided me with. In fact, I have already written to your secretary’s office
about the problem but unfortunately nothing has changed.
Niniejszy list piszę, by wyrazić moje ogromne niezadowolenie z obsługi (wycieczki, kursu,
podręcznika do języka angielskiego itd. - przedmiot niezadowolenia),
zaoferowanej / zaoferowanego mi przez Państwa biuro (agencję turystyczną, szkołę, sklep itd. -
instytucja odpowiedzialna, do której kierujemy pismo).
Pisałem / pisałam już w tej sprawie do Państwa sekretariatu, ale niestety, nic w tej kwestii nie zrobiono.
First of all, I would like to draw your attention to the fact that... (pierwsza wada towaru lub usługi - pełnym zdaniem).
Po pierwsze pragnę zwrócić Państwa uwagę na fakt, iż... (pierwsza wada towaru lub usługi - pełnym zdaniem).
To make matters worse, ... (druga wada - pełnym zdaniem).
Co gorsza, ... (druga wada - pełnym zdaniem).
The thing which I mainly cannot accept is that... (trzecia wada - pełnym zdaniem).
Rzeczą, której głównie nie jestem w stanie zaakceptować jest to, że... (trzecia wada - pełnym zdaniem).
Taking into consideration all the trouble I experienced, I hope I can expect a refund. Unless satisfactory
compensation is offered I will have no other choice but to take legal action. I have already sought my lawyer’s
advice and he suggests suing your company (agency itd. - instytucja odpowiedzialna, do której kierujemy pismo),
which, as far as I am concerned, will be done only as the last resort.
Biorąc pod uwagę wszystkie kłopoty, jakich doświadczyłem / doświadczyłam, mam nadzieję, iż mogę
zwrotu kosztów. Jeżeli nie zostanie zaoferowana mi satysfakcjonująca rekompensata, będę zmuszony / zmuszona
podjąć kroki prawne. Skonsultowałem / skonsultowałam się już w tej sprawie z prawnikiem który zasugerował mi
pozwanie Państwa firmy (biura itd. - instytucja odpowiedzialna, do której kierujemy pismo), co, dopóki nie zostanę
do tego zmuszony / zmuszona, uczynię jedynie w ostateczności.
I am looking forward to hearing from you.
Z niecierpliwością czekam na odpowiedź.
Yours faithfully,
Z poważaniem,
XYZ
A letter of inquiry -example + explanation
I am writing in response to your advertisement, which was published in “Dziennik Zachodni”
(lub inne źródło), connected with an English course (a holiday travel itd. - przedmiot ogłoszenia).
I am very interested in it but I would like to ask some further questions.
Piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie, które zostało opublikowane w „Dzienniku Zachodnim” (lub inne źródło),
dotyczące kursu języka angielskiego (wakacyjnego wyjazdu itd. - przedmiot ogłoszenia). Jestem nim bardzo
zainteresowany / zainteresowana, ale chciałbym / chciałabym zadać kilka dodatkowych pytań.
First of all, it is very important to me to know if... your company offers short trips to the Tatra Mountains.
(what / who / when / where / how / why itd. + pytanie z zachowaniem szyku zdania twierdzącego).
I would like also to be informed what the price for the item 2324/342 is. (what / who / when / where /
how / why itd. + pytanie z zachowaniem szyku zdania twierdzącego).
The last, but not least question is if food and accommodation are included in the price./if you offer any discounts.
Po pierwsze bardzo ważnym jest dla mnie, by wiedzieć, czy.. (co / kto / kiedy / gdzie / jak / dlaczego itd. +
pytanie z zachowaniem szyku zdania twierdzącego).
Chciałbym / chciałabym również zostać poinformowany / poinformowana, czy... (co / kto / kiedy / gdzie / jak /
dlaczego itd. + pytanie z zachowaniem szyku zdania
twierdzącego). Ostatnim, ale nie mniej ważnym pytaniem jest, czy... (co / kto / kiedy / gdzie / jak / dlaczego itd. +
I would be very grateful if you could provide me with the answers for my abovementioned questions.
Byłbym / byłabym bardzo wdzięczny / wdzięczna, mogąc otrzymać odpowiedzi na powyższe pytania.
Zbiciu_92