Miejsce audytu wewnętrznego w organizacji.doc

Miejsce audytu wewnętrznego w organizacji

Wstęp

     Współcześnie kontrola wewnętrzna, która dotychczas stanowiła podstawowe narzędzie monitorowania funkcjonowania jednostki organizacyjnej, przestaje być w tym zakresie instrumentem wystarczającym, co wynika przede wszystkim ze zmiany sytuacji w otoczeniu organizacji. W ostatnich latach na rynku nastąpił nie tylko niezwykły wzrost konkurencji, lecz również znacznie wzrosło zainteresowanie instytucji Unii Europejskiej (i nie tylko) zdyscyplinowanym gospodarowaniem środkami finansowymi, w tym zwłaszcza pomocowymi. Organizacje chcąc owe zmiany przetrwać muszą w odpowiedni sposób reagować na nie, dostosowując się do nowych wymagań i regulacji.

        Kontrola wewnętrzna, której pod koniec lat dziewięćdziesiątych poświęcano tak wiele uwagi, w zależności od swoich kompetencji umożliwia ujawnienie faktów, zdarzeń, czy też ich następstw, nie posiada ona jednak mocy ich kreowania, co w znacznym stopniu ogranicza możliwość wprowadzania zmian w procesach zrządzania.

     W efekcie coraz większych nacisków na sprawność zarządzania – najczęściej rozumianą współcześnie, jako dążenie do redukcji kosztów oraz usprawniania istniejących procedur – od kontroli wewnętrznej zaczęto oczekiwać dodatkowo zdolności przewidywania i przeciwdziałania błędom. Rezultatem poszukiwań coraz bardziej kompleksowych rozwiązań z zakresu kontroli funkcjonowania organizacji, umożliwiających nie tylko analizę i ocenę sytuacji bieżącej, lecz również wskazujących drogi jej usprawnienia, stał się audyt wewnętrzny.

     Niniejsze opracowanie zawiera zestawienie podstawowych definicji z zakresu audytu wewnętrznego, jego istotę oraz podstawowe funkcje, cele i zadania mu stawiane. Pokrótce omówione zostały również podstawowe rodzaje audytu. 

Pojęcie i istota audytu wewnętrznego

     Audyt wewnętrzny, w formie zbliżonej do dzisiejszej, ma swoje początki w okresie rewolucji przemysłowej w Anglii, kiedy to organizacje wynajmowały księgowych do kontroli swoich dokumentów finansowych. Sam wyraz „audyt” pochodzi od łacińskiego słowa auditus – przesłuchanie, co odnoszono do zwrotu „przesłuchiwanie rachunków”, które polegało na porównaniu dokumentów jednego urzędnika z dokumentami drugiego urzędnika.[1]

     W Polsce po raz pierwszy zaczęto stosować pojęcie audytu dopiero na początku lat dziewięćdziesiątych XX wieku. Odnoszono go wówczas jedynie do czynności związanych z weryfikacją sprawozdań finansowych przedsiębiorstw, choć współczesny audyt wewnętrzny zaczął się formować już w 1941 roku, kiedy utworzony został Instytut Audytorów Wewnętrznych.[2] Kompetencje audytorów wewnętrznych zostały wtedy poszerzone i zaczęli oni oceniać wszystkie aspekty działalności organizacji.

     W literaturze przedmiotu funkcjonuje wiele definicji audytu wewnętrznego. Najczęściej jest on utożsamiany z kontrolą wewnętrzną, choć należy przyjąć, iż audyt wewnętrzny sprawdza funkcjonowanie i efektywność kontroli wewnętrznej. Jest on narzędziem zarządzania, które służy do badania i sprawdzania, w jakim stopniu przedsiębiorstwo przestrzega określonych zasad i procedur, oraz do weryfikacji efektywności i adekwatności wskazówek i mechanizmów kontroli.[3]

     Powyższą definicję audytu wewnętrznego, ograniczającą się jedynie do ukazania różnic pomiędzy audytem a kontrolą wewnętrzną, poszerzył E. Saunders twierdząc, iż jest to „instrument, który w sposób aktywny, niezależny i obiektywny ocenia efektywność systemu kontroli wewnętrznej i procesów zarządzania ryzykiem, zapewnia skuteczne prowadzenie wszelkich operacji i czynności organizacji, przynosi wartość dodaną przez ujawnienie braków i słabości oraz przez wskazanie sposobów podniesienia jakości i wydajności pracy”.[4]

     Najbardziej powszechną jest jednak definicja audytu wewnętrznego, opracowana w Instytucie Audytorów Wewnętrznych, która określa go, jako niezależną, obiektywną działalność o charakterze zapewniającym i doradczym, prowadzoną w celu wniesienia do organizacji wartości dodanej i usprawnienia jej funkcjonowania. Audyt wewnętrzny wspiera organizację w osiąganiu wytyczonych celów poprzez systematyczne                   i konsekwentne działanie służące ocenie i poprawie efektywności zarządzania ryzykiem, systemu kontroli oraz procesów zarządzania organizacją.[5] Przy czym wartość dodaną należy tutaj rozumieć, jako usprawnienie struktury danej jednostki, umożliwiające wygenerowanie większego zysku lub alternatywnie osiągnięcie tego samego efektu przy niższych nakładach.

     W Polsce definicję audytu wewnętrznego dostosowano do międzynarodowych standardów wyznaczonych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych dopiero w ustawie o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku. Poprzednia ustawa z 2001 roku ograniczała zakres audytu jedynie do kontroli sprawozdań finansowych. Wprowadzone zmiany pozwoliły na wyeksponowanie funkcji doradczej audytu i dostosowanie polskiego prawodawstwa do przepisów obowiązujących w całej Europie.

     Audytorzy wewnętrzni przeprowadzając badanie audytowe danej jednostki obserwują fakty, wyciągają z nich odpowiednie wnioski oraz rekomendują zmiany pozwalające na usprawnienie funkcjonowania organizacji.

     Zakres audytu wewnętrznego jest wielowymiarowy i dotyczy wszystkich poziomów struktury organizacyjnej danej jednostki, wszystkich czynności organizacji tj. działań finansowych, operacyjnych, administracyjnych, kierowniczych, handlowych i innych oraz wszystkich obszarów działalności gospodarczej organizacji.[6]

    Nie w każdej organizacji zakres prowadzonej oceny jest taki sam i zależy on przede wszystkim od charakteru i poziomu rozwoju jednostki oraz od środowiska, w jakim konkretna jednostka funkcjonuje. Niezwykle istotne jest również to, jaką rolę przypisuje się w danej organizacji audytowi wewnętrznemu oraz to, jakie są oczekiwania zarządu wobec jego wyników. W planowaniu zakresu badań audytowych nie należy oczywiście pomijać umiejętności i doświadczeń audytorów wewnętrznych.

   Zakres badań audytu można również rozpatrywać z punktu widzenia przedmiotowego lub podmiotowego. Zakres przedmiotowy obejmuje obiekty wyodrębnione w trakcie analizy ryzyka na poziomie zadań audytowych, którymi są elementy funkcjonowania jednostki bezpośrednio podlegające badaniu.[7] Do realizacji wybierane są obiekty o najwyższym poziomie ryzyka dla danego podmiotu, w liczbie, która pozwalałaby na przeprowadzenie analizy w czasie przeznaczonym na przeprowadzenie audytu.

     Zakres podmiotowy audytu wewnętrznego dotyczy natomiast jednostek ustawowo zobowiązanych do jego przeprowadzania. Zgodnie z artykułem 49 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku są to[8]:

·         Kancelaria Sejmu, Kancelaria Senatu, Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Sąd Najwyższy, Trybunał Konstytucyjny, Krajowa Rada Sądownictwa, sądownictwo powszechne i administracyjne, Najwyższa Izba Kontroli, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka, Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Instytut Pamięci Narodowej – Komisja Ścigania Zbrodni Przeciwko Narodowi Polskiemu, Krajowe Biuro Wyborcze oraz Państwowa Inspekcja Pracy,

·         Ministerstwa,

·         Kancelaria Prezesa Rady Ministrów,

·         Urzędy centralne,

·         Rządowe Centrum Legislacji,

·         Urząd Komitetu Integracji Europejskiej,

·         Urzędy wojewódzkie,

·         Urzędy i izby celne,

·         Urzędy kontroli skarbowej,

·         Urzędy i izby skarbowe,

·         Fundusze celowe, które stanowią wyodrębnione jednostki organizacyjne,

·         Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz zarządzane przez nie fundusze,

·         Narodowy Fundusz Zdrowia,

·         Należące do sektora finansów publicznych państwowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,

·         Powszechne jednostki organizacyjne prokuratury,

·         Jednostki organizacyjne Służby Więziennej,

·         Regionalne izby obrachunkowe,

·         Inne jednostki sektora finansów publicznych, w tym również jednostki podsektora samorządowego, jeżeli gromadzą znaczne środki publiczne lub dokonują znacznych wydatków publicznych.

     Tabela nr 1. Kryteria oceny funkcjonowania organizacji w ramach audytu wewnętrznego

     Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych, pr. zb. pod red. T. Kiziukiewicz, Wyd. Difin, Warszawa 2007, s. 18 – 20., K. Winiarska, Teoretyczne i praktyczne aspekty audytu wewnętrznego, Wyd. Difin, Warszawa 2005, s. 20.

     Przebieg audytu wewnętrznego jest zgodny z pewnymi kryteriami oceny funkcjonowania jednostki (tabela nr 1) i generalnie obejmuje następujące etapy[9]:

·         Ocena obszarów ryzyka,

·         Przygotowanie planu audytu,

·         Przygotowanie programu zadania audytowego,

·         Przeprowadzenie zadania audytowego,

·         Sporządzenie sprawozdań z audytu,

·         Czynności sprawdzające.

     Przykładowy plan audytu wewnętrznego znajduje się w załączniku nr 1.

Funkcje, cele i zadania audytu wewnętrznego

     Audyt wewnętrzny jest instrumentem zarządzania służącym kierownikowi danej jednostki do uzyskania pewności, że wykonywane są cele postawione do realizacji, jak również wdrażane i przestrzegane są wszystkie zasady i procedury wynikające z powszechnie obowiązującego prawa.

     Misją audytu wewnętrznego jest zapewnienie jednostce szerokiej gamy usług w zakresie audytu, utrzymanych na wysokim poziomie jakości.[10] Audytorzy wewnętrzni mogą realizować swoją misję poprzez:

·         Przeprowadzanie niezależnych ocen systemów kontroli wewnętrznej i gospodarki finansowej, kierując się normami zawodowymi oraz stosując innowacyjne podejście,

·         Wspieranie wysiłków organizacji, które są poddawane audytowi, dążących do osiągnięcia ich celów,

·         Utrzymywanie dynamicznego, zespołowo zorganizowanego środowiska pracowniczego, które zachęca do rozwoju zawodowego poprzez stawianie nowych wyzwań i nagradzanie doskonalenia własnych możliwości,

·         Doprowadzenie organizacji audytu wewnętrznego jednostki do możliwie najlepszego stanu w danym okresie,

·         Dążenie do pełnego zrozumienia, akceptacji i wykorzystania funkcji audytu wewnętrznego na wszystkich szczeblach zarządzania,

·         Dostarczanie ocen i udzielanie wskazówek służących doskonaleniu działań umożliwiających optymalną realizację celów i zadań organizacji.

     Najważniejszą funkcją nowoczesnego audytu wewnętrznego jest niezależna identyfikacja, ocena i selektywne testowanie systemów kontroli wewnętrznej w ...