Rachunkowość pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych (PKZP).pdf

Rachunkowość pracowniczych kas zapomogowo-poŜyczkowych (PKZP)

1. Podstawy prawne i ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Pracownicze kasy zapomogowo-poŜyczkowe (PKZP) są szczególnym rodzajem organizacji pracowniczej, której zadaniem jest

udzielanie członkom pomocy materialnej w formie poŜyczek długo- i krótkoterminowych oraz zapomóg - w miarę posiadania

środków - na zasadach określonych w statucie.

Podstawą prawną do tworzenia pracowniczych kas zapomogowo-poŜyczkowych jest ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach

zawodowych (Dz. U. z 2001 r. nr 79, poz. 854, ost. zm. w Dz. U. z 2004 r. nr 240, poz. 2407). Na podstawie art. 39 ust. 1 tej ustawy,

w zakładach pracy mogą być tworzone pracownicze kasy zapomogowo-poŜyczkowe, których członkami mogą być pracownicy oraz

emeryci i renciści bez względu na przynaleŜność związkową. Nadzór społeczny nad tymi kasami sprawują związki zawodowe.

Natomiast szczegółowe zasady organizowania i działania PKZP oraz związane z tym powinności pracodawców określa

rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-poŜyczkowych oraz

spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. nr 100, poz. 502, ost. zm. w Dz. U. z 1996 r. nr 1,

poz. 2). W myśl przepisów ww. rozporządzenia, PKZP moŜe zostać utworzona u pracodawcy, u którego co najmniej dziesięciu

zatrudnionych przez niego pracowników zadeklarowało gotowość przynaleŜności do takiej organizacji. O powstaniu PKZP decydują

członkowie załoŜyciele. Członkowie załoŜyciele uchwalają statut i dokonują wyboru organów, takich jak zarząd i komisja rewizyjna.

Wszyscy członkowie PKZP mają równe prawa, a nadzór społeczny nad PKZP sprawują związki zawodowe.

Przepisy § 4 tego rozporządzenia, zobowiązują zakład pracy do świadczenia pomocy PKZP w szczególności w zakresie:

zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,

transportu pieniędzy z banku,

prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,

dostarczania druków i formularzy,

dokonania na rzecz PKZP potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych,

wpisowego, wkładów miesięcznych i rat poŜyczek,

przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,

odprowadzenie wpłat na rachunek bankowy PKZP,

informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłuŜeń.

Szczegółowe warunki świadczenia pomocy zakładu pracy na rzecz PKZP określa umowa zawarta między zakładem pracy a PKZP. W

praktyce oznacza to, Ŝe koszty prowadzenia działalności statutowej PKZP ponosi zakład pracy. Dla zakładu pracy wydatki związane

z finansowaniem kosztów obsługi kasy zapomogowo-poŜyczkowej (w tym koszty prowadzenia rachunku bankowego PKZP)

stanowią koszt uzyskania przychodów. Takie teŜ stanowisko prezentują organy podatkowe. Przykładowo Urząd Skarbowy

w Stalowej Woli w piśmie z dnia 25 sierpnia 2005 r., sygnatura US.II-423/3/45/05 stwierdził, iŜ:

"(...) Zgodnie z art. 39 ww. ustawy o związkach zawodowych, w zakładach pracy mogą być tworzone pracownicze kasy

zapomogowo-poŜyczkowe, których członkami mogą być pracownicy, emeryci i renciści bez względu na przynaleŜność związkową.

(...) Z uwagi na to, Ŝe umowa zawarta w oparciu o ww. przepisy moŜe skutkować obowiązkiem realizowania określonych świadczeń

pracodawcy na rzecz kasy, to koszty świadczeń wynikających z umowy - w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od

osób prawnych będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (...)".

Natomiast Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście w piśmie z dnia 13 października 2004 r., sygnatura US35DP1/423-

35/04/KS, stwierdził iŜ:

"(...) pracodawca - na podstawie umowy zawartej z PKZP - jest zobowiązany do świadczenia pomocy na jej rzecz m.in. w zakresie

obsługi administracyjnej, księgowej, kasowej i prawnej.

Wymienione w tych przepisach tytuły pomocy nie mają charakteru katalogu zamkniętego w związku z tym, w ocenie tut. organu

podatkowego, wydatki na pokrycie kosztów funkcjonowania rachunku bankowego pracowniczej kasy zapomogowo-poŜyczkowej,

poniesione przez Fundację jako zakład pracy zgodnie z umową zawartą z PKZP, stanowić będą dla pracodawcy koszty uzyskania

przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych."

Działalność statutowa PKZP sprowadza się w zasadzie do gospodarki środkami pienięŜnymi w ramach tworzonych przez PKZP

funduszów (oszczędnościowo- poŜyczkowego, rezerwowego i zapomogowego) oraz rozrachunków z członkami z tytułu wnoszonych

przez nich wpłat i udzielonych im zapomóg oraz poŜyczek.

Na podstawie § 43 ww. rozporządzenia, rachunkowość PKZP jest prowadzona zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad

rachunkowości, za które uwaŜa się ustawę o rachunkowości. Za rok obrotowy (obrachunkowy) PKZP uwaŜa się rok kalendarzowy.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych PKZP naleŜy uwzględnić przepisy ww. rozporządzenia, zgodnie z którymi:

1) ksiąg rachunkowych PKZP nie mogą prowadzić członkowie zarządu i komisji rewizyjnej, a takŜe osoby prowadzące kasę PKZP.

Kasy z kolei nie mogą prowadzić członkowie zarządu i komisji rewizyjnej oraz osoba prowadząca księgowość PKZP;

2) roczne sprawozdanie finansowe, podpisuje zarząd (wszyscy jego członkowie) oraz komisja rewizyjna (wszyscy członkowie tej

komisji), po uprzednim przeprowadzeniu kontroli działalności PKZP. Protokół tej kontroli dołącza się do rocznego sprawozdania

finansowego;

3) roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez walne zebranie członków PKZP;

4) na środki finansowe PKZP składają się następujące fundusze:

a) fundusz oszczędnościowo-poŜyczkowy, który w myśl § 29 rozporządzenia powstaje z wkładów członkowskich i jest przeznaczony

na udzielenie poŜyczek. Wkłady te wnoszone w wysokości i terminach ustalonych w statucie, zapisuje się na imiennym rachunku

członka PKZP. Wkłady członków PKZP będących pracownikami mogą być za ich zgodą potrącane z wynagrodzenia, zasiłku

chorobowego lub wychowawczego, zaś emeryci i renciści wpłacają swoje wkłady w kasie PKZP lub przekazują na rachunek

bankowy PKZP,

b) fundusz rezerwowy, który w myśl § 30 rozporządzenia powstaje z wpłat wpisowego, wnoszonych przez członków wstępujących

do PKZP, z niepodjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych i odsetek zasądzonych przez sąd oraz

z subwencji i darowizn i jest przeznaczony na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłuŜeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy.

Na zasilenie funduszu rezerwowego PKZP ma prawo przyjmować subwencje i darowizny,

c) fundusz zapomogowy, który w myśl § 31 rozporządzenia powstaje z odpisów funduszu rezerwowego oraz z dobrowolnych wpłat

członków i innych wpływów określonych w statucie i jest przeznaczony na udzielanie zapomóg członkom PKZP w razie

szczególnych wypadków losowych;

5) PKZP ma obowiązek prowadzenia rachunków bankowych, słuŜących do przechowywania środków pienięŜnych naleŜących

do PKZP. Rachunki bankowe są otwierane na wniosek zarządu PKZP, który wskazuje osoby uprawnione do dysponowania tymi

rachunkami (wzory podpisów osób uprawnionych do dysponowania rachunkami PKZP zatwierdza zarząd).

Środki tworzące fundusze (oszczędnościowo-poŜyczkowy, rezerwowy i zapomogowy) nie są zaliczane do przychodów w znaczeniu

ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych. Powoduje to, Ŝe w księgach rachunkowych dokonywane przez PKZP operacje

pienięŜne obejmują głównie zdarzenia powodujące tworzenie funduszów lub ich wykorzystanie, rozrachunki z tego tytułu

z członkami oraz operacje w kasie i na rachunku bankowym.

W związku z pokrywaniem przez zakład pracy kosztów związanych z prowadzeniem działalności PKZP i zaliczeniem uzyskiwanych

wpływów pienięŜnych na zwiększenie ww. funduszów finansujących zapomogi oraz poŜyczek dla członków, nie wystąpią operacje

w postaci przychodów i zysków tworzących wynik finansowy. Oznacza to, Ŝe nie zachodzi konieczność sporządzania rachunku

zysków i strat (lub - jak to ma miejsce w jednostkach niebędących spółkami handlowymi i nieprowadzących działalności

gospodarczej, określonych w art. 80 ust. 3 ustawy o rachunkowości - rachunku wyników). Sprawozdanie finansowe PKZP ogranicza

się zatem do sporządzania bilansu w formie uproszczonej.

Ze względu na specyfikę działalności PKZP oraz obligatoryjnie określony rok obrotowy, obejmujący okres roku kalendarzowego,

rachunkowość PKZP powinna być prowadzona w odrębnych księgach rachunkowych, obejmujących tylko operacje związane z jej

działalnością statutową.

2. Zakładowy plan kont i księgi rachunkowe PKZP

PKZP, jako jednostka zobowiązana prowadzić księgi rachunkowe, analogicznie jak inne jednostki, powinna posiadać dokumentację

opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Obowiązek posiadania tej dokumentacji wynika z art. 10 ust. 1 ustawy

o rachunkowości, a kierownik jednostki (zarząd PKZP) jest odpowiedzialny za określenie w formie pisemnej przyjętych

do stosowania zasad (polityki) rachunkowości, tzn. powinien w tej dokumentacji ustalić sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,

określając w nim przyjęte rozwiązania spośród określonych przepisami ustawy o rachunkowości, zwłaszcza dotyczące specyficznej

działalności (zapomogowo-poŜyczkowej) PKZP. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę), powinna zawierać:

1) ustalenie wykazu kont syntetycznych (księgi głównej) oraz prowadzenia ewidencji analitycznej (kont ksiąg pomocniczych)

i powiązań tej ewidencji z kontami księgi głównej,

2) sporządzenie wykazu ksiąg rachunkowych, a w razie ich prowadzenia za pomocą komputera - wykaz zbiorów danych tworzących

księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i funkcji,

3) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera - opis systemu

informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji w zaleŜności od struktury oprogramowania, ze wskazaniem

metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,

4) przyjęcie zasad postępowania słuŜącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz

innych dokumentów stanowiących podstawę zapisów księgowych.

Przykładowy wykaz kont w formie uproszczonej moŜe być następujący:

Wykaz kont syntetycznych

Symbol Nazwa konta

Kasa

Rachunki bankowe z podziałem na:

13-1 Rachunek funduszu oszczędnościowo-poŜyczkowego

13-2 Rachunek funduszu rezerwowego

13-3 Rachunek funduszu zapomogowego

13-5 Inne rachunki bankowe

24-0

24-9

Udzielone poŜyczki

Pozostałe rozrachunki

Fundusze specjalne z podziałem na:

85-1 Fundusz oszczędnościowo-poŜyczkowy

85-2 Fundusz rezerwowy

85-3 Fundusz zapomogowy

Konto 10 "Kasa" słuŜy do ewidencji wpłat i wypłat gotówkowych w kasie PKZP, prowadzonej jako odrębnie rozliczany punkt

kasowy. Operacje kasowe księgowane na koncie 10 "Kasa" powinny być udokumentowane raportem kasowym i załączonymi

do niego dowodami potwierdzającymi podjęcie gotówki z rachunków bankowych, z podziałem na operacje dotyczące:

funduszu oszczędnościowo-poŜyczkowego,

funduszu rezerwowego,

funduszu zapomogowego.

Odrębny raport kasowy sporządza się takŜe wówczas, gdy operacje kasowe są dokonywane w kasie zakładu pracy.

Konto 13 "Rachunki bankowe" słuŜy do ewidencji operacji - wpłat i wypłat dokonywanych za pośrednictwem rachunków

bankowych. Środki pienięŜne naleŜące do PKZP oraz lokaty wolnych środków gromadzi się i przechowuje na rachunku bankowym,

z tym Ŝe środki funduszów specjalnych (oszczędnościowo-poŜyczkowego, rezerwowego, zapomogowego) powinny być gromadzone

odrębnie dla kaŜdego tworzonego przez PKZP funduszu specjalnego i dodatkowo na oddzielnym koncie lokaty wolnych środków

pienięŜnych dotyczące poszczególnych funduszów.

Konto 24-0 "PoŜyczki" słuŜy do ewidencji udzielonych przez PKZP poŜyczek swoim członkom, na warunkach określonych

w statucie lub regulaminie regulującym zasady udzielania poŜyczek i zapomóg. Na uznanie konta księguje się spłatę poŜyczek lub

potrącenia z wkładów - w przypadku wystąpienia zadłuŜenia, albo umorzenie poŜyczki w cięŜar funduszu rezerwowego.

Konto 24-9 "Pozostałe rozrachunki" słuŜy do ewidencji rozrachunków z innych tytułów niŜ poŜyczki, przykładowo: stwierdzonych

w kasie róŜnic inwentaryzacyjnych, korekty błędów na rachunkach bankowych.

Konto 85 "Fundusze specjalne" słuŜy do ewidencji stanów oraz zwiększeń i zmniejszeń funduszów specjalnych, tworzonych przez

PKZP. W ewidencji szczegółowej do konta 85, wyodrębnia się:

1) fundusz oszczędnościowo-poŜyczkowy - konto 85-1, na którym księguje się wkłady członkowskie, wnoszone w wysokości

i terminach ustalonych w statucie, potrącone z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego pracowników, albo

wpłacone do kasy PKZP, względnie na rachunek bankowy przez emerytów i rencistów, zapisem: Wn konto 10 lub 13-1, Ma konto

85-1. Na koncie tym (85-1) nie księguje się udzielonych członkom PKZP poŜyczek, które ujmuje się: Wn konto 24-0 (w analityce:

Imienne konto poŜyczkobiorcy), Ma konto 10 (ewentualnie 13). Konto 85-1 moŜe wykazywać tylko saldo kredytowe, które wyraŜa

stan funduszu oszczędnościowo-poŜyczkowego, na dzień bilansowy saldo to wykazuje się w pasywach bilansu;

2) fundusz rezerwowy - konto 85-2, na którym po stronie Ma księguje się: zwiększające ten fundusz wpłaty wpisowego wnoszone

przez członków wstępujących do PKZP, niepodjęte zwroty wkładów członkowskich, odsetki od lokat terminowych i odsetki

zasądzone przez sąd oraz subwencje i darowizny. Natomiast po stronie Wn konta 85-2 ujmuje się zmniejszenie tego funduszu

w związku z pokryciem szkód i strat, nieściągalnych zadłuŜeń oraz zasileniem funduszu zapomogowego. Konto 85-2 moŜe

wykazywać wyłącznie saldo kredytowe, które wyraŜa stan funduszu rezerwowego, podlegający wykazaniu na dzień bilansowy

w pasywach bilansu;

3) fundusz zapomogowy - konto 85-3, na którym księguje się: odpisy funduszu rezerwowego oraz dobrowolne wpłaty członków

i inne wpływy określone w statucie (po stronie Ma konta 85-3). Fundusz ten jest przeznaczony na udzielanie zapomóg

(bezzwrotnych) członkom PKZP w razie szczególnych wypadków losowych, które księguje się na zmniejszenie funduszu, zapisem:

Wn konto 85-3, Ma konto 10 lub 13-3. Konto 85-3 moŜe wykazywać tylko saldo kredytowe, które wyraŜa stan funduszu

zapomogowego, podlegający wykazaniu na dzień bilansowy w pasywach bilansu.

Czuwanie nad terminowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych i obsługi kasowej przez macierzysty zakład pracy, naleŜy zgodnie

z przepisami § 26 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia - do obowiązków komisji rewizyjnej, która jest zobligowana do kontroli działalności

PKZP co najmniej raz na kwartał oraz potwierdzenia tych czynności kontrolnych protokołem.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: