psi.doc

OPIS FIRMY

Nazwa:

Biuro pośrednictwa nieruchomości „Ogrella”, właściciel Szymon Majewski.

Siedziba:

              ul. Kątowa 4, Kraków (4 pomieszczenia plus jedno niezagospodarowane).

Zatrudnienie:

Firma zatrudnia sześciu pracowników:

- 4 pełne etaty:

              i) 1 osoba w dziale Kupna i Sprzedaży

              ii) 2 osoby w dziale Wynajmu do bezpośredniej obsługi klienta

              iii) 1 informatyk

- 2 półetaty:

              i) 1 osoba w księgowości

              ii) 1 konserwator powierzchni płaskich

Pracownicy mający bezpośredni kontakt z klientem posiadają w zakresie handlu i ekonomii, ponadto biegle władają dwoma językami obcymi co znacznie ułatwia kontakty z kontrahentami zagranicznymi. Informatyk administruje sieć lokalną i stronę internetową, jak również do jego zadań należy wyszukiwanie wolnych ofert w Internecie i prasie i za zgodą właściciela zamieszcza ją w naszej bazie ofert.

Ogólny profil firmy:

              Firma zajmuje się pośrednictwem w obrocie nieruchomościami. Obszarem działania firmy jest aglomeracja krakowska. Estymowana ilość zleceń wynosi 2150 na rok. Badania rynku wykazały, iż liczba zleceń zwiększa się w trakcie lata  o 300% w stosunku do pozostałych pór roku. Firma zajmuje się obsługą klientów indywidualnych oraz deweloperów.

              Tajemnicą naszego sukcesu ma być sposób i innowacyjność podejścia do klienta. Zainteresowany naszą ofertą podpisuje umowę i uiszcza tylko jednorazową opłatę w wysokości 150 zł, dzięki której uzyska dostęp do całej naszej bazy ofert. W przypadku finalizacji oferty umowy klient nie płaci dodatkowych pieniędzy jak ma się to w przypadku innych firm. Jedynymi ograniczeniami płynącymi z takiego rozwiązania są:

              - klient może korzystać z naszej bazy jedynie przez okres 1 miesiąca od podpisania z nami umowy (nic nie stoi na przeszkodzie, żeby ją przedłużył)

              - klient musi się ograniczyć do przeglądania szczegółowo (adres lokalu i kontakt z właścicielem) 3 ofert dziennie

Charakterystyka branży i rynku:

              Na docelowym rynku krakowskim w chwili obecnej działa 11 firm zajmujących się pośrednictwem w obrocie nieruchomości. Różnią się one między sobą sposobem zawierania umów. Większość z nich przyjęło taktykę pobierania opłaty w momencie zainteresowania ofertą. W chwili finalizowania umowy między oferentem a poszukującym mieszkania kwota wynosząca 1 miesięczną opłatę za lokal zostaje w biurze, natomiast gdy poszukujący traci zainteresowanie ofertą, to firma zwraca mu pieniądze po potrąceniu stałej prowizji.

              Szacuje się, że we wszystkich biurach nieruchomości w ciągu roku przewija się ok. 12 tys. ofert, z czego ok. 85% znajduje nabywcę. W ciągu ostatnich 2-óch lat zauważalny jest istotny wzrost w kupnie mieszkań w celu ich późniejszego wynajęcia. Ilość osób rok rocznie wynajmujących w niewielkim stopniu, lecz stale rośnie. Dlatego też mimo wysokiej konkurencji maleje stosunek ilości biur pośrednictwa do ilości mieszkań do wynajęcia. W związku z powyższym faktem nasza firma widzi szansę zaistnienia na rynku.

Docelowe obszary funkcjonowania:

              Oferta „Ogrelli” skierowana jest przede wszystkim do braci studenckiej i młodych małżeństw. Zdajemy sobie sprawę, że kombinacja niskich cen i możliwości przeglądania ofert z „własnego fotela” powoduje, że nasza oferta trafi do wyżej wymienionej klienteli. Niemniej jednak gdy ta grupa jest newralgicznym punktem naszej strategii marketingowej, to staramy się nie zaniedbywać kontrahentów z innych przedziałów wiekowych.

Działy firmy

Firma składa się z dwóch działów:

              - dział Kupna i Sprzedaży nieruchomości,

              - dział Wynajmu nieruchomości,

Dział kupna i sprzedaży

Opis

Dział zatrudnia dwóch pracowników odpowiednio przeszkolonych w relacjach z klientami. W dziale tym znajdują się dwa stanowiska pracy wyposażone w:

- komputer klasy PC,

- system operacyjne Windows wraz z licencją,

- pakiet Office 2000 wraz z licencjami,

- drukarka igłowa,

- fax,

- telefon stacjonarny,

- materiały biurowe,

Do obowiązków pracownika działu należą:

- przyjmowanie zgłoszeń od klientów zainteresowanych sprzedażą jak i kupnem nieruchomości. Zgłoszenia te są odbierane za pomocą: komunikacji werbalnej, skrzynki elektronicznej, telefonu lub faxu.

Po odbiorze zgłoszenia pracownik działu umieszcza ofertę w bazie danych kupna lub sprzedaży (w zależności od tego, czego dotyczyła).

- wyszukiwanie ofert kupna i sprzedaży celem zamieszczenia ich w bazie danych za zgodą oferującego. Po wyszukaniu oferty (słupy informacyjne, strony internetowe, etc.) pracownik kontaktuje się z oferentem z zapytaniem o chęć współpracy. W kolejnym kroku zgłoszenie jest wprowadzane do bazy,

- udzielenie informacji odnośnie posiadanej przez firmę oferty,

- sporządzenie umowy „lojalnościowej”, gdy klient wyrazi chęć skorzystania z usług firmy,

- sporządzenie umowy  z kupującym finalizującym

Dział wynajmu (w którym stworzymy SI)

Opis:

Dział zatrudnia trzech pracowników zaraz po studiach. W dziale tym znajdują się trzy stanowiska pracy wyposażone w:

- trzy komputery klasy PC połączone w sieć wraz z Internetem,

- trzy systemy operacyjne Windows wraz z licencjami,

- trzy pakiety Office 2000 wraz z licencjami,

- dwie drukarki: laserowa - monochromatyczna, laserowa – kolorowa.

- fax,

- 3 telefony stacjonarne i jeden telefon komórkowy służbowa,

- materiały biurowe,

Do obowiązków pracowników działu należą:

- informatyk zajmuje się administrowaniem sieci komputerowej, konserwacją sprzętu komputerowego, jak i również sprawowaniem nadzoru nad stroną internetową. Ponadto do jego obowiązków należy aktywne wyszukiwanie ofert, sprawdzanie czy są nadal aktualne i w razie wyrażenia chęci zamieszczenie ich również w bazie danych. Usuwanie wykorzystanych lub nieaktualnych wpisów z bazy danych.

- pozostałych dwóch pracowników zajmuje się udzielaniem informacji klientom o oferowanych mieszkaniach/domach/pokojach (lokalizacja bez podawania dokładnego adresu oraz namiarów na właściciela). Po wyrażeniu chęci przez klienta o wynajmie, dzwonienie do właściciela celem uzyskania potwierdzenia o aktualności oferty. A także podpisywaniem umowy i pobieraniem zapłaty. Klientom, którzy uiścili opłatę aktywacyjną udzielają również pełnej informacji o ofertach. Ostatnim zadaniem jest wprowadzanie ofert do bazy ofert zgłoszonych drogą telefoniczną, faxem, przez e-mail a także gdy klient przyszedł do biura osobiście.

Założenia

- cena przewidywana za dostęp do bazy ofert wynajmu mieszkań (przez osoby szukające mieszkania do wynajęcia) wynosi 150 zł,

- czas korzystania z bazy ofert 30 dni,

- klient, który podpisał umowę może sprawdzić szczegółowe dane odnośnie 3 ofert dziennie,

- miesięczny czynsz za powierzchnie lokalu to 2400 zł

- koszty mediów (prąd, telefon, itp.) to 680 zł.

- zgłoszenie i wprowadzenie nowej oferty do bazy ofert 0 zł,

- prowizja dla firmy w momencie wynajmu mieszkania 0 zł.

Cel główny przedsiębiorstwa

Ugruntowanie marki naszego przedsiębiorstwa na rynku lokalnym oraz zdobycie 15 %  udziału w rynku kupna-sprzedaży-wynajmu nieruchomości na terenie działalności przedsiębiorstwa do roku 2015.

Cele systemu informacyjnego

·      Umożliwienie potencjalnym klientom rejestracji przez Internet, a także umożliwienie im zapłaty przelewem na konto firmy aby uzyskać indywidualny login wraz z hasłem zapewniającymi dostęp do wszystkich ofert na okres 1 miesiąca z zastrzeżeniem możliwości uzyskania szczegółowych danych odnośnie 3 ofert dziennie (ma to zapobiec nadmiernemu eksploatowaniu naszej bazy danych oraz uniemożliwieniu przekazania danych osobom trzecim),

·      Zwiększanie bazy ofert o co najmniej 10% rocznie,

·      Wzrost liczby zawartych umów z klientami przynajmniej o 8% rocznie,

·      Stworzenie bazy danych kontrahentów wraz z szczegółowymi informacjami na temat każdej transakcji,

·      Przechowywanie danych przez okres co najmniej 12 miesięcy,

·      Zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania danych,

·      Administrowanie bazami danych transakcyjnych,

·      Zmodernizowanie procesu zgłaszania ofert kupna i sprzedaży oraz wynajmu,

Cel projektu

Projekt zostanie wprowadzony w firmie zajmującej się pośrednictwem w obrocie nieruchomościami. Głównymi celami projektu są:

·      Przyspieszenie procesu obsługi klienta – narzędzia systemowe zaprojektowane przez nas maja na celu ułatwienie pracownikom obsługiwania bazy ofert oraz możliwość szybkiego zamieszczenia swojego ogłoszenia przez klienta na stronie internetowej firmy. Osoba która będzie chciała zamieścić swoją ofertę będzie to mogła zrobić przez wypełnienie specjalnie do tego przygotowanego formularza,

·      Ułatwienie procesu zarządzania danymi – pragniemy stworzyć hurtownie danych. Będą tam umieszczane wszystkie sfinalizowane transakcje, czyli w jakim miesiącu, dniu i godzinie zostały wykonane. Wszystkie te dane historyczne będą nam pomocne przy określeniu o intensywności wykonywanych zleceń i co za tym idzie dostosować ilość pracujących osób w odpowiednie miesiące.  Ten system również będzie segregował oferty w odniesieniu do miejsca, ceny, powierzchni, ilości pokoi, sposobu ogrzewania etc.

·      Skuteczne zaznaczenie obecności firmy na rynku nieruchomości – poprzez zastosowanie reklamy w środkach masowego przekazu chcemy dotrzeć do jak największej liczby klientów ze szczególnym uwzględnieniem braci studenckiej. Naszym celem jest również zaistnienie na rynku internetowym poprzez banery na często używanych stronach.

Zakres projektu

Definicja ograniczeń

Techniczne:

Lokal o powierzchni 64 m2  (zbyt mała ilość pomieszczeń), łącze (zbyt mała przepustowość...