W tym rozdziale:
Zmienianie wyglądu projektu
Korzystanie z Kreatora wykresu Gantta
Formatowanie poszczególnych elementów
Wstawianie rysunków i obiektów
Po wprowadzeniu do projektu potrzebnych informacji warto się zastanowić nad formatowaniem poszczególnych elementów harmonogramu. Jeżeli projekt ma być realizowany przez kilka miesięcy lub nawet lat, lepiej żeby od razu wyglądał porządnie.
Istnieją dziesiątki sposobów formatowania wyglądu elementów projektu, od tekstu po paski wykresu, linie połączeń i ramki diagramu sieciowego. Niektóre zmiany mają charakter praktyczny, inne — wyłącznie estetyczny. Można korzystać z kolorów, wprowadzać do harmonogramu rysunki i obrazy, aby coś lepiej zilustrować. Można również kopiować obrazy z pliku programu do innych dokumentów Microsoft Office — np. żeby umieścić je w raporcie. Niniejszy rozdział pozwoli nam rozwinąć nasze możliwości twórcze.
Istnieje szereg praktycznych powodów do modyfikowania wyglądu harmonogramu poza samą intencją stworzenia bardziej wyrazistego obrazu. W celu udostępnienia informacji w dogodniejszy sposób można na przykład:
· Prezentować informacje, takie jak daty rozpoczęcia i zakończenia lub zasoby przydzielone do zadania, w formie tekstu wzdłuż pasków wykresu. Ma to szczególne znaczenie w wypadku dłuższych harmonogramów, w których pasek wykresu może pojawiać się na wydruku daleko od nazwy zadania w wykresie Gantta.
· Korzystać z mocniejszych kolorów dla zadań na ścieżce krytycznej (zadań, których opóźnienie opóźni zakończenie projektu). Taka metoda pozwala na skupienie uwagi na zadaniach mających poważny wpływ na termin zakończenia projektu.
· Modyfikować prezentację szacunkowego terminarza wg planu bazowego w relacji do rzeczywistych postępów projektu, co z kolei pozwala na wyraźną prezentację występujących rozbieżności.
· Pokazywać lub ukrywać linie zależności między zadaniami. W projekcie o wielu skomplikowanych współzależnościach duża ilość linii może przykryć paski wykresu lub ramki diagramu sieciowego.
Jak widać, poza funkcją czysto estetyczną format elementów harmonogramu ma duży wpływ na sposób, w jaki program udostępnia informacje. Należy pamiętać, że zmiany odnoszą się tylko do aktualnie otwartego harmonogramu i będą się pojawiać zarówno na ekranie, jak i na odpowiednich wydrukach naszego projektu.
Wskazówka
Format może być zmieniany w dowolnym momencie, może też być w dowolnym momencie przywracany — nie ma to wpływu na dane w projekcie. Można na przykład zrezygnować z wyświetlania linii zależności, aby móc wydrukować raport o przydziałach zasobów, w którym linie nie będą zasłaniać listy zasobów obok każdego paska wykresu. Linie zależności można potem w dowolnym momencie przywrócić.
Liczy się konsekwencja
Wyświetlanie zbyt dużej ilości elementów w harmonogramie może przynieść skutki odwrotne od zakładanych. Wyróżnianie zadań krytycznych, dodawanie paskom wykresu kształtów końcowych oraz prezentowanie zarówno linii planu bazowego, jak i rzeczywistych wraz z zapasem czasu itd. może skomplikować obraz na wykresie. Celem formatowania elementów jest stworzenie bardziej czytelnego obrazu, a nie zaspokojenie własnych upodobań kolorystycznych.
Stworzenie spójnego modelu formatowania w danym przedsiębiorstwie ułatwi jego pracownikom poprawne odczytywanie i rozumienie harmonogramu projektu. Im częściej ten sam model formatowania będzie pojawiać się w projektach, tym szybciej wszyscy użytkownicy nauczą się poprawnie odczytywać symbole. Warto ustalić określone standardy dla formatowania projektów obowiązujące w przedsiębiorstwie i trzymać się ich.
W kilku widokach programu można dokonywać zmian określonych elementów. W widoku Wykres Gantta istnieje specjalny kreator do formatowania różnych elementów i warto przyjrzeć mu się dokładniej, aby zdać sobie sprawę z istniejących możliwości.
Uwaga
Kreator to seria interaktywnych okien dialogowych, w których musimy odpowiadać na pytania lub dokonywać wyboru. Program korzysta z wprowadzonych danych i tworzy lub modyfikuje niektóre aspekty programu — w tym wypadku formatowanie w widoku Wykres Gantta. Produkty z rodziny Microsoft Office korzystają z kreatorów do automatyzacji wielu funkcji.
Kreatora wykresu Gantta można używać bądź w widoku Wykres Gantta, bądź w widoku Wykres Gantta — śledzenie. Zmiany dokonane w tym kreatorze stosują się tylko do utworzonego już i otwartego projektu, zatem zacząć należy od otwarcia projektu, który chcemy formatować. Następnie należy wykonać poniższe kroki:
Rysunek 8.1. Krok 1. w kreatorze wita i informuje, do czego kreator służy
Cztery przyciski u dołu okna dialogowego pojawiają się w każdym oknie dialogowym kreatora. Możemy kliknąć Anuluj, aby nie zapisywać żadnych zmian, Wstecz, aby powrócić do poprzedniego kroku, Dalej, aby przejść do następnego, albo Zakończ, aby zakończyć pracę z kreatorem na informacjach wprowadzonych do danego momentu.
· Standardowy. Prezentuje niebieskie paski wykresu, czarne paski zadań sumarycznych i czarne linie nałożone na paski wykresu informujące o postępach zadań.
· Ścieżka krytyczna. Styl standardowy z czerwonymi zadaniami ścieżki krytycznej
· Plan bazowy. Prezentuje oddzielnie paski wykresu wg planu bazowego i paski wykresu prezentujące postępy, a nie nałożone jak w stylu standardowym (patrz rys. 8.2).
· Inne. Wyświetla listę rozwijaną zawierającą kilka alternatywnych, wcześniej zdefiniowanych stylów wykresu dla kategorii Standardowy, Ścieżka krytyczna, Plan bazowy i Stan.
· Niestandardowy wykres Gantta. Kreator wyświetla kilka dodatkowych ekranów umożliwiających dostosowanie wykresu Gantta do bardzo specyficznych potrzeb.
Rysunek 8.2. Podgląd pozwala zorientować się, w jaki sposób poszczególne opcje formatują wykres Gantta
Jeżeli w drugim oknie dialogowym kreatora wybierzemy jedną z opcji Inne, pozostałe okna dialogowe odnoszą się do elementów, które chcemy wyświetlać za pomocą pasków wykresu, takich jak nazwy zasobów, daty lub informacje własne. Mamy również możliwość określenia, czy program ma wyświetlać linie określające współzależność zadań.
Rysunek 8.3. Formatowanie odróżniające zadania krytyczne od niekrytycznych pozwala wcześnie zauważyć potencjalne problemy w harmonogramie
Rysunek 8.4. Kształty końcowe to oznaczenia na dwóch końcach pasków wykresu
Wyróżnienie zadań krytycznych pozwala na zwrócenie na nie szczególnej uwagi podczas przeglądania lub śledzenia postępów w realizacji projektu. Jeżeli nie chcemy formatować wykresu Gantta w sposób, który wyróżnia zadania krytyczne, warto skorzystać z filtru, omówionego w rozdziale 7., wyświetlającego tylko zadania krytyczne.
Ostrzeżenie
Należy uważać przy wybieraniu jednolitego deseniu dla pasków wykresu, gdyż nałożone na nie linie postępu mają zazwyczaj jednolity kolor (czarny) i mogą być trudne do odróżnienia.
Rysunek 8.5. Grubszy pasek zakrywa kształt końcowy. Jeżeli ważne jest, aby kształty końcowe były widoczne, należy skorzystać z cieńszego stylu paska
Style wybrane dla pasków zadań sumarycznych powinny wyraźnie odróżniać je od pasków dla zadań normalnych i krytycznych.
Rysunek 8.6. Pełne desenie uwypuklają punkty kontrolne; dzięki jaskrawym kolorom będą łatwe do zauważenia
Rysunek 8.7. Podgląd pozwala zorientować się, jak wyglądają nasze ustawienia
Rysunek 8.8. Przy dużych harmonogramach warto obok pasków wykresu umieścić tekst
Rysunek 8.9. W przypadku niezadowolenia z wprowadzonych zmian można cofnąć się do okna, w którym zostały one dokonane, wprowadzić poprawki i powrócić do niniejszego okna
Co za dużo, to niezdrowo
Jeżeli w oknie dialogowym Krok 9 wybrana zostanie opcja Niestandardowe informacje o zadaniu (patrz rys. 8.9), kreator otworzy trzy kolejne okna dialogowe. W tych oknach można wybrać odpowiednio wprowadzanie informacji obok normalnych pasków wykresów, inne informacje dla pasków zadań sumarycznych i jeszcze inne dla punktów kontrolnych. Kreator umożliwia umieszczenie jednych danych po lewej paska wykresu, drugich po prawej i trzecich wewnątrz samego paska. Może się skończyć na tym, że powstanie wianuszek dziewięciu informacji wokół i wewnątrz każdego paska wykresu.
Wyboru należy dokonać z listy rozwijanej w tych trzech oknach dialogowych. Informacje mogą być różne — od nazwy zadania, czasu trwania, priorytetów po procent wykonania i typy ograniczeń.
Oczywiście, jeżeli wyświetlonych zostanie dziewięć zestawów danych w obrębie pasków wykresu, wykres Gantta stanie się nieczytelny. Można skorzystać z poniższego rozwiązania. Umieścić nazwę zadania wewnątrz pasków zadań sumarycznych i normalnych, umieścić datę rozpoczęcia po lewej, a datę zakończenia po prawej pasków zadań normalnych i umieścić koszt zadań sumarycznych po prawej stronie ich pasków (ten ostatni element jest sumą kosztów wszystkich zadań pod zadaniem sumarycznym).
Możemy również modyfikować informacje dostępne dla innych osób przeglądających nasz harmonogram, zmieniając kolumny wyświetlane po lewej stronie wykresu Gantta.
Kreator wykresu Gantta pozwala na wprowadzanie zmian w kilku typowych elementach, jak paski zadań sumarycznych czy linie współzależności. Program umożliwia również oddzielne formatowanie tych elementów, stwarzając zarazem więcej opcji do wyboru. Można zmieniać styl wielu innych elementów, takich jak:
· tekst używany na wykresach,
· ramki w widoku Diagram sieciowy,
· linie siatki wyświetlane w różnych widokach.
Czasami chcemy zmienić wygląd tekstu, np. powiększyć czcionkę, aby była bardziej czytelna, skorzystać z pogrubienia dla tytułów rzędów i kolumn, lub zmienić czcionkę dla zadań sumarycznych.
W każdym widoku w ten sam sposób dokonujemy formatowania tekstu. W widoku Kalendarz nie możemy zmieniać czcionek, ale możemy formatować kategorie tekstu.
Program pozwala na dokonanie tych zmian, a także na szereg innych. Można nawet zmienić cały tekst w pewnej kategorii, lub tylko zmienić pojedynczy, wybrany fragment tekstu w tabeli. Można na przykład zastosować pogrubienie dla nazwy zadania początkowego punktu kontrolnego, ale nie dla wszystkich nazw zadań punktów kontrolnych.
Przy wprowadzaniu zmian w czcionkach i formatowaniu tekstu nie jest dostępna funkcja przywracająca poprzednie ustawienia. Jeżeli chcemy powrócić do poprzedniego wyglądu, musimy zrobić to ręcznie.
W celu sformatowania wybranego fragmentu tekstu należy:
Rysunek 8.10. Program korzysta ze standardowego okna Czcionka dla Windows i większość ustawień zapewne jest użytkownikowi znana
Można również skorzystać z paska narzędzi Formatowanie do zmiany czcionki, jej rozmiaru, zastosowania pogrubienia, kursywy i podkreślenia.
Nowość
Można przeglądać czcionki przed ich wprowadzeniem, jak na rys. 8.11.
Rysunek 8.11. Podczas przeglądania czcionek w polu listy Czcionka oglądamy krój czcionki, jaka pojawi się po jej wybraniu
Do zmieniania formatu tekstu w jednej komórce lub do stosowania wyjątkowego formatu dla całej kategorii informacji, np. dla wszystkich nazw punktów kontrolnych, można wykorzystać style tekstu. Są one identyczne jak opcje formatowania opisane w poprzednim podrozdziale, lecz umożliwiają zastosowanie stylu tekstu dla wybranej kategorii tekstu.
W celu nadania tekstowi stylów tekstowego należy wykonać poniższe kroki:
Rysunek 8.12. Ustawieniem domyślnym w polu Element do zmiany jest Wszystkie, co oznacza cały tekst w harmonogramie projektu
Korzystając z pola listy Element do zmiany, można przez formatowanie kategorii tekstu uwypuklić pewne kluczowe elementy, np. zadania krytyczne lub punkty kontrolne, lub zapewnić większą przejrzystość w harmonogramie, powiększając tekst lub wybierając czcionkę bardziej czytelną. Na rys. 8.13 przedstawiono harmonogram, w którym wykorzystano style tekstu dla różnych elementów, jak tytuły rzędów i kolumn, zadania krytyczne i normalne oraz zadania sumaryczne.
Rysunek 8.13. Kursywą oznaczono zadania krytyczne, zadania sumaryczne są pogrubione
Nie należy przesadzać z różnorodnością czcionek w jednym harmonogramie, gdyż projekt może stać się mniej czytelny. Należy unikać używania więcej niż jednej lub dwóch czcionek w harmonogramie — lepiej skorzystać z pogrubienia i kursywy lub rozróżnienia między kategoriami z użyciem różnych rozmiarów czcionek. Warto również opracować standard formatowania używany w całym przedsiębiorstwie, aby wszystkie harmonogramy projektów miały spójny i profesjonalny wygląd.
Oprócz zmieniania stylów tekstu można również modyfikować wygląd pasków wykresu. Niektóre z możliwości były opisywane we wcześniejszej części niniejszego rozdziału poświęconej Kreatorowi wykresu Gantta. Zmieniać można kształt, wzór i kolor pasków, jak również styl kształtów pojawiających się na końcach pasków wykresu.
Formatowanie pasków wykresu jest podobne do formatowania tekstu, tu również można formatować pojedyncze paski lub całe ich kategorie, jak np. punkty kontrolne czy zadania krytyczne. Po kliknięciu wybranego zadania i wybraniu z menu Format polecenia Pasek pojawi się okno dialogowe służące do formatowania paska tego zadania. Można również, wybierając z menu Format...
lukaszwalda