Część VI

Zaawansowane techniki Microsoft Project

W tej części:

Rozdział 18. Dostosowywanie programu Microsoft Project do własnych potrzeb

Rozdział 19. Przyspieszenie pracy przy użyciu makropoleceń

Rozdział 20. Importowanie i eksportowanie informacji

Rozdział 18.

Dostosowywanie programu Microsoft Project do własnych potrzeb

W tym rozdziale:

Korzystanie z pól niestandardowych

Dostosowywanie interfejsu do własnych potrzeb

Środowisko pracy w programie Microsoft Project możemy na kilka sposobów dostosować do własnych potrzeb. Można korzystać z pól niestandardowych do przechowywania i zmieniania danych w pliku projektu. Można również zmieniać wygląd poszczególnych elementów pojawiających się na ekranie, a także sposób korzystania z narzędzi i poleceń programu. Jeżeli stale korzystamy z jakiegoś polecenia, łatwiej nam będzie, gdy stanie się ono dostępne na pasku narzędzi. Narzędzie, z którego nie korzystamy, możemy usunąć z paska narzędzi, a jego polecenie umieścić w menu. Być może żaden z istniejących w programie widoków i żadna z tabel nie zawierają wymaganej przez nas kombinacji informacji, ale możemy stworzyć własną.

Microsoft Project umożliwia dostosowanie większości występujących w nim elementów. W tym rozdziale opisano, jak stworzyć i wykorzystać pola niestandardowe, zmieniać ustawienia interfejsu programu, a także jak tworzyć i modyfikować paski narzędzi oraz menu, aby program pracował zgodnie z naszymi wymaganiami.

Korzystanie z pól niestandardowych

W rozdziale 7. opisano kody konspektu, które są polami niestandardowymi. We wcześniejszych wersjach programu można było w pliku projektu przechowywać niestandardowe dane, jednak nie można było nimi operować. Pola niestandardowe w programie Microsoft Project 2000 umożliwiają tworzenie list wartości, których użycie zapewnia dokładne wprowadzanie danych, tworzenie formuł do obliczeń na podstawie danych niestandardowych oraz wprowadzanie ikon wskazujących, że pole zawiera dane niestandardowe.

Dostosowywanie sposobu wprowadzania danych

Załóżmy, że szef poprosił o nasze przewidywania odnośnie do tego, czy uda się zrealizować nasz harmonogram zadanie po zadaniu. Możemy utworzyć pole niestandardowe i przedstawić informacje w postaci dowolnego widoku w programie Microsoft Project. Można ten proces opisać w dwóch fazach. Pierwsza pokazuje, jak stworzyć pole niestandardowe, a druga — jak z niego korzystać.

Aby stworzyć pole niestandardowe, należy wykonać następujące czynności:

1. Z menu Narzędzia wybrać Dostosuj, a następnie Pola. Program przedstawi okno dialogowe Dostosowywanie pól, widoczne na rys. 18.1.

Rysunek 18.1. Wybieramy typ pola niestandardowego

2. Wybieramy albo Zadanie, albo Zasób, a następnie otwieramy pole listy Typ i wybieramy typ pola, który chcemy dostosować. Wybrany typ pola określa wartości, jakie możemy umieścić na liście wartości. Wybieramy Tekst, jeżeli tylko on ma być umieszczany na liście wartości. Po wybraniu typu Data, Rozp. lub Zakończenie w liście wartości musimy umieścić liczby w formacie daty. Po wybraniu typu Liczba lub Koszt na liście wartości możemy umieszczać tylko liczby. Po wybraniu pola Flaga do listy wartości możemy wprowadzić tylko Tak albo Nie. W naszym przykładzie wybieramy Tekst, gdyż chcemy utworzyć listę wartości zawierającą Tak, Nie i Może.
3. Żeby nadać kodowi nową nazwę, należy kliknąć przycisk Zmień nazwę i wpisać nową. Nie można używać nazw, z których korzysta program. W przykładzie wybrano nazwę Przewidywania. Po kliknięciu OK ponownie widzimy okno dialogowe Dostosowywanie pól.
4. Kliknąć przycisk Lista wartości, aby otworzyć okno dialogowe Lista wartości dla, przedstawione na rys. 18.2.

Rysunek 18.2. W tym oknie określamy wartości, jakie program ma przedstawiać podczas wprowadzanie danych

5. W kolumnie Wartość wpisujemy pierwszą wartość, jaka ma się pojawić na liście. Wartości, jakie możemy wprowadzić, zależą od typu pola wybranego w kroku 2. Po wybraniu Tekst wprowadzić możemy tylko kombinację liter i liczb. Po wybraniu typu Data, Rozp. lub Zakończenie wprowadzić musimy dane w formacie daty. Po wybraniu typu Liczba lub Koszt na liście wartości możemy umieszczać tylko liczby. Po wybraniu pola Flaga do listy wartości możemy wprowadzić tylko Tak albo Nie.

Uwaga

Jeżeli wybierzemy typ Flaga, musimy zamiast standardowych dla tego pola opcji Prawda i Fałsz lub Włącz i Wyłącz, wprowadzić Tak i Nie.

6. W kolumnie Opis możemy wprowadzić opis wartości.
7. Powtórzyć kroki 5. i 6. dla każdego określanego poziomu.
8. Jeżeli chcemy, aby wartość z listy wartości pojawiła się jako domyślna w polu, należy zaznaczyć opcję Użyj wartości z listy jako domyślnego wpisu w polu. Po wybraniu tej opcji należy wyróżnić wartość z listy, a następnie kliknąć przycisk Ustaw domyślne, aby wybrać ją jako wartość domyślną.
9. W części Opcje wprowadzania danych możemy ograniczyć zakres wprowadzanych danych, aby użytkownik mógł wprowadzać tylko wartości z listy wartości, lub zezwolić użytkownikowi na wprowadzanie wartości innych niż określone w tej liście — i dodawanie ich do listy wartości.
10. W ostatniej części okna dialogowego można określić kolejność na liście wartości.
11. Kliknąć OK, aby zapisać listę wartości i ponownie powrócić do okna dialogowego Dostosowywanie pól.
12. Kliknąć OK jeszcze raz, aby powrócić do widoku projektu.

Tak wygląda faza pierwsza. W fazie drugiej korzystamy ze zdefiniowanych uprzednio pól niestandardowych. Aby to uczynić musimy przedstawić je w widoku arkusza — jeżeli określiliśmy pole zadania, należy skorzystać z dowolnego widoku arkusza zadań; jeżeli określiliśmy pole zasobu, należy skorzystać z dowolnego widoku arkusza zasobu.

Aby przedstawić kolumnę, należy kliknąć prawym przyciskiem myszki tytuł kolumny, która ma się znaleźć po lewej stronie pola niestandardowego. Z pojawiającego się menu wybrać Wstaw kolumnę. W oknie dialogowym Definiowanie kolumny (patrz rys. 18.3) należy otworzyć pole listy Nazwa pola i wybrać określone wcześniej pole niestandardowe, korzystając z nazwy nadanej przy definiowaniu pola. Można ewentualnie zmienić resztę informacji w tym oknie dialogowym i następnie kliknąć OK. Na ekranie pojawi się pole niestandardowe.

Rysunek 18.3. Wybieramy nowo utworzone pole niestandardowe

Po kliknięciu w tym polu pojawi się strzałka pola listy; po otwarciu go zobaczymy określoną przez nas listę wartości (patrz rys. 18.4). Możemy wybrać wartość z listy lub ją wpisać; w omawianym przykładzie, jeżeli spróbujemy wprowadzić wartość nieistniejącą na liście, program poda komunikat o błędzie i poleci użyć wartości z listy.

Ostrzeżenie

Nie możemy używać pól niestandardowych do tworzenia listy wartości dla standardowych pól programu. Załóżmy na przykład, że postanowiliśmy nie korzystać z wszystkich 1000 priorytetów w programie, ale chcemy, aby nasi współpracownicy używali tylko pięciu priorytetów: 100, 200, 300, 400 i 500, przy czym 100 oznacza najniższy priorytet, a 500 najwyższy. Możemy stworzyć pole niestandardowe Liczba (o nazwie np. Poziom priorytetu), pozwalające na wprowadzanie na widoku arkusza tylko tych pięciu wartości. Użytkownicy mogą jednak otworzyć okno dialogowe Informacje o zadaniu i w polu Priorytet wprowadzić dowolną wartość, a program zezwoli na taki zapis. Pole niestandardowe Poziom priorytetu nie zastępuje rzeczywistego pola Priorytet i użytkownicy mogą omijać niestandardową listę wartości.

Rysunek 18.4. Podczas wypełniania pól korzystamy z listy wartości

Używanie formuł w polach niestandardowych

Załóżmy, że nasz kierownik zapowiedział, że ocena naszej umiejętności zarządzania projektem będzie częściowo zależeć od tego, jak dokładnie szacujemy koszty. W takiej sytuacji może zależeć nam na stałym monitorowaniu zadań, których koszt rzeczywisty przekracza koszt założony wg planu bazowego. Możemy wykorzystać pole niestandardowe, aby łatwo rozpoznawać takie zadania.

1. Z menu Narzędzia należy wybrać Dostosuj, a następnie Pola. Program przedstawi okno dialogowe Dostosowywanie pól (patrz rys. 18.1).
2. Wybrać albo Zadanie, albo Zasób, a następnie otworzyć pole listy Typ i wybrać typ pola, który chcemy dostosować. W tym przykładzie wybrano Koszt, gdyż chcemy porównywać wartości kosztów.

Wskazówka

Typ pola, wybierany z listy Typ, w przypadku tworzenia formuły nie ma już tak dużego znaczenia jak w przypadku tworzenia listy wartości. Jeżeli podczas tworzenia listy wartości wybierzemy nieodpowiedni typ, nie będziemy mogli ustalić odpowiednich wartości listy. Jeżeli z kolei wybierzemy typ nieodpowiedni do naszych obliczeń w tworzonej formule, program wyświetli wiadomość o błędzie w kolumnie pola niestandardowego na arkuszu. Załóżmy przykładowo, że, chcąc obliczać koszt, z listy Typ wybierzemy pole Data. Program umożliwi stworzenie formuły, ale po wyświetleniu kolumny pola niestandardowego zobaczymy komunikat o błędzie, gdyż taka formuła będzie pozbawiona sensu.

3. Żeby nadać kodowi nową nazwę, należy kliknąć przycisk Zmień nazwę i wpisać nową. Nie można używać nazw, z których korzysta program. W przykładzie wybrano nazwę Różnica. Po kliknięciu OK ponownie widzimy okno dialogowe Dostosowywanie pól.
4. Kliknąć przycisk Formuła, aby przedstawić okno dialogowe Formuła dla. Na rys. 18.5 wprowadzony został odpowiedni wzór dla naszego przykładu.

Rysunek 18.5. Okno dialogowe pozwalające na określenie wartości, które ma przedstawiać program podczas wprowadzania danych

5. Wpisać odpowiedni wzór w polu tekstowym, wybierając pola lub funkcje. Aby wybrać pole, kliknąć przycisk Pole — program przedstawia listę kategorii pola. Po wybraniu odpowiedniej kategorii program wyświetla listę dostępnych pól (patrz rys. 18.6). W celu wybrania funkcji należy wykonać takie same czynności, klikając przycisk Funkcja.

Rysunek 18.6. Wybieramy pole lub funkcję, które mają tworzyć daną formułę

Uwaga

W dodatku C znajdują się trzy tabele. Tabela C.1 zawiera listę wszystkich dostępnych pól Zadanie, a tabela C.2 takie same informacje dla pól Zasób. Tabela C.3 prezentuje listę funkcji, które można umieścić w formule wraz z opisem zadania każdej z funkcji.

6. W celu wykonania obliczenia należy skorzystać z przycisków umieszczonych nad przyciskami Pole i Funkcja.

Wskazówka

Jeżeli taka formuła została stworzona w innym projekcie, możemy ją importować. Formułę możemy importować z szablonu Global (zakładając, że zapisaliśmy ją w tym szablonie) albo możemy otworzyć projekt, w którym znajduje się ta formuła, zanim stworzymy ją w nowym projekcie. Po kliknięciu przycisku Importuj formułę program przedstawi listę dostępnych szablonów lub otwartych plików projektu. Należy wybrać odpowiednią lokalizację, typ pola i nazwę pola, a następnie kliknąć OK.

7. Kliknąć OK. Program wyświetli ostrzeżenie, że usunie z pola niestandardowego wszystkie wcześniej wprowadzone informacje i zastąpi je wartościami obliczonymi zgodnie z wprowadzoną formułą.
8. Kliknąć OK, aby zapisać formułę i ponownie przedstawić okno dialogowe Dostosowywanie pól.
9. Ewentualnie przydzielić formułę do obliczania wierszy sumarycznych.

Jeżeli w tym momencie kliknie się przycisk OK, program wyliczy wartość wg podanego wzoru. Wartość ta pojawi się w kolumnie pola niestandardowego, jak przedstawiono na rys. 18.7. Zgodnie z wprowadzoną formułą wartości dodatnie oznaczają zadania, dla których koszt rzeczywisty jest większy niż koszt wg planu bazowego, a kolumna Różnica odpowiada kolumnie Odchylenie w tabeli Koszt.

Custom field — Pole niestandardowe

Rysunek 18.7. Po wyświetleniu kolumny pola niestandardowego zostaje wyświetlony wynik wyliczony na podstawie wprowadzonej formuły

Załóżmy jednak, że nie chcemy sprawdzać poszczególnych wartości, aby znaleźć zadania problematyczne. Możemy wstawić ikony, które będą reprezentować wartości dodatnie i ujemne, co ułatwi wyszukiwanie zadań problematycznych. W tym celu należy wykonać poniższe czynności:

1. W oknie dialogowym Dostosowywanie pól należy wyróżnić stworzone przez nas pole niestandardowe i kliknąć przycisk Wskaźniki graficzne (patrz rys. 18.8).

Graphical Indicators button — Przycisk Wskaźniki graficzne

Rysunek 18.8. Po kliknięciu tego przycisku możemy przypisywać ikony do pól niestandardowych

2. Wybrać typ wiersza, do którego ma być przydzielony wskaźnik: Wiersze niesumaryczne, Wiersze sumaryczne lub Podsumowanie projektu.
3. W części Testuj dla ustalić, jakie testy ma stosować program. W każdej kolumnie wybrać z listy; w kolumnie Wartości można wybrać porównanie wyniku z formuły do wartości z innego pola lub do wartości liczbowej, jak przedstawiono na rys. 18.9. W niniejszym przykładzie, jeżeli wynik z formuły jest większy od zera, program przedstawi niebieską flagę, gdyż wtedy koszt rzeczywisty zadania przekracza koszt wg planu bazowego. Jeżeli koszt rzeczywisty jest mniejszy lub równy kosztowi wg planu bazowego, wszystko jest w porządku i program przedstawi obraz uśmiechniętej twarzy (na liście Obraz znajdują się również inne wskaźniki).

Rysunek 18.9. Ustalamy testy, jakie ma stosować program na wynikach z formuły, i wskaźniki, jakie mają się pojawiać w zależności od wyniku testu

Wskazówka

Jeżeli w innym projekcie zostały już ustalone wskaźniki graficzne, możemy importować kryteria, albo z szablonu Global (zakładając, że zapisaliśmy formułę w tym szablonie), albo z innego otwartego projektu. Po kliknięciu przycisku Importuj kryteria wskaźnika program przedstawi listę dostępnych szablonów lub otwartych plików projektu. Należy wybrać odpowiednią lokalizację, typ pola i nazwę pola, a następnie kliknąć OK.

4. Chcąc zobaczyć wyniki z formuły w etykietkach pojawiających się po najechaniu na wskaźnik myszką, należy zaznaczyć opcję Pokaż wartości danych w etykietkach.
5. Kliknąć OK, aby ponownie wyświetlić okno dialogowe Dostosowywanie pól.
6. Kliknąć OK jeszcze raz, aby powrócić do widoku projektu.

Jeżeli chcemy, możemy przedstawić kolumnę pola niestandardowego — należy kliknąć prawym przyciskiem myszki kolumnę, która ma znaleźć się po prawej stronie pola niestandardowego i z menu wybrać Wstaw kolumnę. Następnie należy wybrać nasze pole niestandardowe. Program pokaże kolumnę zawierającą wskaźniki (patrz rys. 18.10). Jeżeli zaznaczyliśmy opcję Pokaż wartości danych w etykietkach, możemy wskazać myszką wskaźnik i zobaczyć wynik z formuły.

Rysunek 18.10. Kolumna pola niestandardowego zawiera wskaźniki

Dostosowywanie interfejsu do własnych potrzeb

Do własnych potrzeb możemy nie tylko dostosować wprowadzane dane i sposób dokonywania obliczeń, korzystając z pól niestandardowych, ale także interfejs programu. Możemy na przykład ustalać liczbę ikon pojawiających się w oknach na pasku zadań przy otwieraniu wielu projektów. Program Microsoft Project 2000 zawiera kilka nowych opcji, z których można skorzystać przy zapisywaniu plików. Korzystając z Organizatora, możemy przenosić tabele i widoki pomiędzy plikami projektu. Możemy też modyfikować paski narzędzi i dostosowywać menu do własnych potrzeb.

Ikony paska zadań Windows

W programie Microsoft Project 98 i wersjach wcześniejszych niezależnie od ilości otwartych plików projektu na pasku zadań prezentowana była tylko jedna ikona (patrz rys. 18.11).

W programie Microsoft Project 2000 ustawieniem domyślnym jest prezentacja odrębnej ikony dla każdego otwartego pliku projektu.

Rysunek 18.11. W wersjach wcześniejszych programu, na pasku zadań pojawiała się tylko jedna ikona, niezależnie od ilości otwartych projektów

Nowość

Od pakietu Office 2000 począwszy, użytkownicy mogą widzieć indywidualne ikony reprezentujące każdy otwarty plik Office. Microsoft Project 2000, jako należący do tej rodziny, również udostępnia tę funkcję.

Chociaż niekoniecznie musimy rozpoznawać plik na podstawie jego ikony na pasku zadań, możemy jednak na ikonie zobaczyć kilka liter z nazwy pliku, a po wskazaniu ikony myszką zobaczyć etykietkę prezentującą całą ścieżkę dostępu i nazwę pliku.

Jeżeli jednak przeszkadzają nam indywidualne ikony prezentowane na pasku zadań, możemy powrócić do ustawienia używanego we wcześniejszych wersjach programu. Wystarczy wyczyścić pole Okna na pasku zadań na zakładce Widok okna dialogowego Opcje (patrz rys. 18.12).

Remove ... box — Wyczyścić to pole

Rysunek 18.12. Po wyczyszczeniu pola Okna na pasku zadań powracamy do ustawienia z poprzednich wersji programu Microsoft Project

Uwaga

Niezależnie od wybranego ustawienia wszystkie otwarte pliki programu pojawiają się na dole menu Okno, a użytkownik sam decyduje, czy oglądać pliki, korzystając z menu Okno w programie Microsoft Project, czy z paska zadań.

Zapisywanie plików programu

Na zakładce ...