Planowanie

Planowanie to najważniejszy etap przygotowania do realizacji naszego projektu. Pozwala ono na określenie tego co dokładnie należy zrobić, żeby zrealizować projekt, ile potrzebujecie na to czasu, jakich zasobów i ile osób musicie zaangażować. Planowanie może także zapobiec pojawieniu się wielu nieprzewidzianych sytuacji, które mogłyby zakłócić Waszą pracę nad projektem.

Dobrze jest podzielić proces planowania na 2 etapy.

ETAP I - Definiowanie zadań

Kiedy wybraliście już projekt, którym się zajmiecie i precyzyjnie określiliście jego cel, możecie zastanowić się wspólnie, co należy zrobić, aby go osiągnąć. Wiele projektów upada dlatego, że znaczna część wymaganej do ich realizacji pracy nie została wcześniej przewidziana i potem zabrakło osób, które mogą ją wykonać. Hierarchia Struktury Zadań (z ang. Work Breakdown Stucture - WBS) to metoda pozwalająca na dokładne rozbicie projektu na poszczególne działania.

Aby dokonać profesjonalnego zdefiniowania działań wg metody WBS:

·         zapytajcie, "Co musi zostać zrobione, aby osiągnąć X?" (X to Wasz cel);

·         rozbijcie odpowiedź na tak szczegółowe komponenty, że nie mogą one być już bardziej podzielone, zadając sobie ciągle to samo pytanie i za X podstawiając kolejne odpowiedzi;

·         dla każdego zadania podstawowego (tzn. takiego, którego nie można już podzielić na mniejsze) oszacujcie ile czasu zajmie jego realizacja i jakie zasoby będą potrzebne do jego realizacji.

Po tym etapie pracy powinniście wiedzieć:

·         jakie działania powinniście podjąć aby zrealizować Wasz projekt ;

·         ile czasu potrzebujecie na poszczególne działania;

·         jakie zasoby będą potrzebne do realizacji poszczególnych zadań i całego projektu;

·          zobaczcie przykład Hierarchii Struktury Zadań.

Oto przykład Hierarchii Struktury Zadań:
 

Cel: Zagospodarowanie terenu wokół szkoły

POZIOM I - Co musimy zrobić, aby zagospodarować teren wokół szkoły?

1. przygotowanie planu zagospodarowania terenu,
2. przygotowanie klombów z kwiatami,
3. posadzenie krzewów wokół szkoły,
4. przygotowanie ścieżek,
5. przygotowania mini-boiska,
6. przygotowanie lokalnej prezentacji projektu.

POZIOM II - Co musimy zrobić, aby przygotować plan zagospodarowania terenu?

1. zorganizować spotkania z projektantem zieleni,
2. znaleźć w Internecie przykłady podobnych projektów,
3. przygotować własny projekt,
4. spotkać się z dyrektorem szkoły i ustalić wspólnie akceptowany przez wszystkich projekt.

POZIOM III - Co musimy zrobić, aby zorganizować spotkanie z projektantem zieleni?

1. znaleźć taką osobę,
2. zaprosić projektanta,
3. zorganizować miejsce spotkania,
4. zaprosić na to spotkanie opiekuna grupy.

To są zadania podstawowe :) Wracamy teraz do poziomu II i rozbijamy kolejną odpowiedź schodząc tym samym ponownie do poziomu trzeciego.

POZIOM III - Co musimy zrobić, aby znaleźć w Internecie przykłady podobnych projektów?
Wybieramy osobę, która będzie potrafiła znaleźć potrzebne informacje.
To jest zadanie podstawowe :) Wracamy teraz do poziomu II i rozbijamy kolejną odpowiedź schodząc tym samym ponownie do poziomu trzeciego.

POZIOM III - Co musimy zrobić aby przygotować własny projekt zagospodarowania przestrzennego?

1. spotkać się całą grupą z zebranymi informacjami i naszkicować projekt,
2. przerysować projekt "na czysto".

To są zadania podstawowe :) Wracamy teraz do poziomu II i rozbijamy kolejną odpowiedź schodząc tym samym ponownie do poziomu trzeciego.

POZIOM III - Co musimy zrobić, aby spotkać się z dyrektorem szkoły i ustalić wspólnie akceptowany przez wszystkich projekt?

1. zaprosić dyrektora,
2. ustalić datę i miejsce spotkania,
3. wybrać osobę, która przedstawi projekt,
4. ustalić z dyrektorem wspólny plan.

To są zadania podstawowe. Tym sposobem udało nam się rozbić całą  (pierwszą z sześciu części zadania). Podobnie musicie postępować z innymi częściami. Jak pewnie zauważyliście jest to żmudne działanie, ale naprawdę bardzo ułatwia dalszą pracę. Nie zniechęcajcie się także ogromną ilością zadań podstawowych. Jeśli się im przyjrzycie, zauważycie że są to bardzo małe czynności wymagające w większości niewielkiego nakładu pracy.
 

ETAP II  - Tworzenie harmonogramu - wykres Gantta

Zebraliście już bardzo wiele informacji. Większość planowania jest już za Wami, ale musicie jeszcze zebrać te wszystkie dane tak by ułatwić sobie korzystanie z nich na co dzień w trakcie realizacji waszego projektu. Najlepiej zrobić to w formie specjalnej tabeli, po raz pierwszy została ona zaproponowana przez Gantta (stąd nazywana jest wykresem Gantta). Zaletami takiej formy są: łatwość sporządzenia, odczytania, funkcjonalność i to, że w prosty sposób przekazuje wiele potrzebnych informacji wszystkim członkom zespołu.

Aby sporządzić profesjonalny wykres:

1. Znajdźcie dużą kartkę, na której będziecie mogli narysować Wasz wykres (im większa będzie kartka, tym bardziej czytelny będzie wykres). Możecie na przykład użyć starego plakatu odwróconego białą stroną do góry.
2. Wypiszcie wszystkie działania podstawowe, które wskazaliście w poprzednim etapie Waszej pracy.
3. Wszystkie te zadania wpiszcie do pierwszej kolumny Waszej tabeli.
4. Teraz przypomnijcie sobie, jakich zasobów będziecie potrzebowali do wykonania poszczególnych zadań (zastanawialiście się również nad tym w poprzednim etapie)
5. Teraz postarajcie się znaleźć osoby, które będą realizować poszczególne zadania. (Pamiętajcie, aby starać się wybierać osoby, które dysponują przynajmniej częścią zasobów wymaganych do realizacji zadania - na przykład do przygotowania projektu plakatu warto wybrać osobę mającą w domu komputer. Oczywiście osoba realizująca dane zadanie nie musi sama zdobyć wszystkich zasobów do jego realizacji. To jest zadanie całej grupy:)
6. Jeśli udało Wam się znaleźć odpowiedzialnych za każde zadania, wpiszcie ich imiona lub nazwiska do trzeciej kolumny.
7. Zastanówcie się teraz, ile czasu potrwa realizacja Waszego projektu. Podzielcie ten okres na pewne równe części, mogą to być dni, tygodnie lub nawet miesiące (ważne, by okresy te nie były zbyt długie w stosunku do całości trwania projektu).
8. Jeśli udało Wam się dokonać takiego podziału na okresy czasowe, to podzielcie pozostałą część kartki na tyle właśnie części.
9. Zastanówcie się teraz nad tym, ile czasu zajmie Wam realizacja każdego z zadań podstawowych i na jakim etapie projektu powinna zostać ona rozpoczęta. Zaznaczcie to w odpowiednich komórkach tabeli.
10. Swój wykres możecie powiesić w miejscu gdzie się spotykacie. Najlepiej w takim miejscu, żebyście mogli zawsze na niego spojrzeć. Warto również spotkać się po pewnym czasie na spotkanie, w czasie którego podsumujecie dotychczasowe działania, ocenicie czy wszystko idzie zgodnie z planem, czy są jakieś opóźnienia, jak je naprawić i zapobiegać im w przyszłości. Wykres możecie również pokazać w czasie lokalnej prezentacji projektów.

Źródło: http://www.ceo.org.pl/portal/materialy_edukacyjne_schemat?docId=40518