I. ISTOTA PLANOWANIA, JEGO RODZAJE I ZASADY
Planowanie można uznać za pierwotną funkcję zarządzania. W procesie zarządzania jest to bowiem funkcja logicznie i chronologicznie pierwsza.
1. Dotyczy ono przyszłości, celów i sposobów realizacji przyszłych działań
2. Odnosi się do jakiegoś realnego działania; planowanie jest myślową operacją poprzedzającą, przygotowującą przyszłe działania.
3. Opiera się na analizie aktualnych i przyszłych (przewidywanych, prognozowanych) warunków.
Planowanie jest ustalaniem celów i projektowaniem sposobów realizacji przyszłych działań, opartym na identyfikacji i analizie obecnych i przewidywaniu przyszłych warunków. Natomiast plan jest optymalnym (wystarczająco dobrym) projektem prowadzenia przyszłych działań, wybranym spośród wielu alternatywnych możliwości, respektujących obecne i przyszłe warunki działania, czyli decyzją.
Jako projektowanie sposobów przyszłych działań polega na poszukiwaniu odpowiedzi na pytania:
1. Po co? (Do czego zmierza instytucja, jakie cele, jakiego rodzaju zamierza osiągnąć, jaka jest hierarchia i struktura celów).
2. Kiedy? (W jakich horyzontach czasowych, w jakich terminach i w jakiej kolejności instytucja zamierza osiągnąć ustalone cele).
3. Czym? (Jakich zasobów rzeczowych, finansowych oraz informacyjnych pod względem rodzaju, jakości i struktury potrzebuje instytucja, skąd je zamierza pozyskać lub jak przekształcić już posiadane zasoby).
4. Kim? (Jakich zasobów ludzkich pod względem poziomu oraz struktury kwalifikacji potrzebuje instytucja, skąd je zamierza pozyskać lub jak przekształcić, udoskonalić już dysponowanie zasoby).
5. Ile? (W jakich ilościach i w jakich proporcjach potrzebne są instytucji do przyszłego działania zasoby rzeczowe, finansowe, informacyjne i ludzkie).
6. Jak? (Jakich technologii, szczegółowych sposobów – metod i technik – zamierza użyć instytucja w swojej przyszłej działalności).
Jako funkcja zarządzania planowanie jest realizowanym przez kierowników i wspomagające ich sztaby systematycznym i uporządkowanym ustalaniem celów dotyczącym przyjętych przedziałów czasowych oraz sposobów ich osiągania przez całą instytucję lub jej wewnętrzne podmioty organizacyjne.
Jest czynnością koncepcyjną, poprzedzającą oraz przygotowującą realne działania.
Jest wykonywanie we wszystkich obszarach oraz na wszystkich szczeblach zarządzania instytucją.
Podział planów według przedziału rzeczowego (przedmiotowego):
1. Całościowe – dotyczące celów i sposobów funkcjonowania całej instytucji.
2. Odcinkowe – odnoszące się do celów i sposobów prowadzenia działalności w dających się racjonalnie wyodrębnić obszarach (funkcjonalnych, terytorialnych, przedmiotowych).
3. Kompleksowe, – w których właściwy przedział działania obejmuje nie cała instytucję, lecz kilka powiązanych (wzajemnie uzależnionych) obszarów działania.
Podział planów ze względu na czasowy przedział działania:
1. Długookresowe, – w których rozpatrywany czasowy przedział działania jest względnie długi, czas przekracza 1 rok.
2. Średniookresowe - czas działania jest nie krótszy niż kwartał, lecz nie dłuższy niż 1 rok.
3. Krótkookresowe – np. miesięczne, dekadowe, tygodniowe, dzienne.
Plany poszczególnych rodzajów powstające w danej instytucji są ze sobą powiązane zasadą wynikania rzeczowego i/lub czasowego.
Plany ustalane na najwyższym szczeblu zarządzania dla całej instytucji stanowią ramy do planowania na niższych szczeblach zarządzania. Podobnie traktowane są całościowe plany instytucji przy ustalaniu planów odcinkowych, odnoszących się do poszczególnych obszarów działalności instytucji. Z całościowych planów instytucji są wyprowadzane cele wyznaczane niższym szczeblom i poszczególnym działom instytucji (cele zadane = zadania) oraz ogólnoorganizacyjne sposoby działania (zasady, reguły). W ten sposób w instytucji kształtowana jest hierarchia planów.
ZASADY OBOWIĄZUJĄCE W PROCESIE SPORZĄDZANIA PLANÓW:
II. PROCEDURA SPORZĄDZANIA PLANÓW, CECHY DOBREGO PLANU.
Pierwszym problemem rozstrzyganym w ramach planowania jako funkcji zarządzania jest wybór celów oraz ich hierarchii i kolejności realizacji wraz z terminami. W trakcie planowania w instytucji rozważane są różne stany docelowe, a wybrany zostanie stan optymalny (w wyniku podjęcia decyzji). Potencjalny stan docelowy, o którym zdecydowano, że będzie realizowany, staje się planowanym systemem (wiązką) celów instytucji obowiązującym w określonym horyzoncie czasowym. Od stanu docelowego do stanu wyjściowego prowadzą różne drogi, tzw. trajektorie (sposoby osiągnięcia stanu docelowego). Hipotetyczna instytucja musi teraz ustalić, która trajektoria jest najlepsza. Wybrana optymalna trajektoria przejścia od stanu wyjściowego do optymalnego stanu docelowego staje się planowanym sposobem działania instytucji.
FAZY PROCEDURY PLANOWANIA:
CECHY DOBREGO PLANU:
III. PLANOWANIE STRATEGICZNE
Planowanie strategiczne jest szczególnym rodzajem planowania, mającym określone cechy:
· Jego przedmiotem są problemy o największym znaczeniu dla przetrwania i rozwoju instytucji. Ponadto jest to planowanie długookresowe.
· Jest działaniem kompleksowym polegającym na identyfikacji, analizowaniu i prognozowaniu bardzo wielu czynników wewnętrznych i zewnętrznych oraz formułowaniu globalnych celów instytucji i sposobów ich osiągania, ograniczonych jednak dążeniem do spełnienia określonych potrzeb i oczekiwań nabywców (społeczeństwa).
· Wyznacza pozycję organizacji w otoczeniu konkurencyjnym.
· Jest nadrzędne w stosunku do pozostałych planów instytucji i wyznacza ramy do ich sporządzania.
· Planowanie strategiczne ma zasadniczo charakter jakościowy; elementy skwantyfikowane maja w nim znaczenie uboczne i drugorzędne.
Planowanie strategiczne pozwala na rozwiązywanie perspektywicznych, długookresowych problemów zarządzania i zarządzanie instytucja jako całością. Zadanie planowania strategicznego nie polega na przyjmowaniu zamiarów i koncepcji naczelnego kierownictwa jako nieodwołalnych, lecz na ich optymalizacji oraz racjonalizacji przez ich badanie i sprawdzanie.
ZADANIA PLANOWANIA STRATEGICZNEGO:
· Zmniejszenie ryzyka błędnych decyzji
· Określenie przyszłych obszarów działania w celu zapobieżenia przypadkom
· Redukcja złożoności otoczenia poprzez stabilizację sposobów działania i oczekiwań
· Integracja poszczególnych decyzji w obszernym planie całościowym z uwzględnieniem czynników ograniczających działanie
Planowanie strategiczne dotychczas zajmowało się także warunkami otoczenia organizacji w formie analiz, diagnoz i prognoz. Organizacja jest powiązana także ze środowiskiem ekologicznym i społecznym. Do ważnych strategii, które służą uwzględnianiu warunków ekologicznych należą:
· Redukcja zużycia zasobów;
· Strategia obrotu wtórnego;
· Zastępowanie technologii szkodliwych dla środowiska technologiami bezpiecznymi;
· Nieszkodliwa dla środowiska polityka produkcji;
· Strategie eliminacji szkód wyrządzonych środowisku
PLANY RÓŻNIĄCE SIĘ PRZEDZIAŁEM RZECZOWYM (PRZEDMIOTOWYM):
Wymienione wyżej rodzaje planów strategicznych są ze sobą powiązane zgodnie z zasadą hierarchii planów.
IV. PLANOWANIE OPERACYJNE
Uwzględniając kryterium przedziału czasowego (horyzontu planowania) oraz przedziału rzeczowego mamy do czynienia z planami operacyjnymi.
CECHY PLANÓW OPERACYJNYCH:
· Dotyczą wybranych wycinków działalności instytucji. Ich przedmiotem są problemy specyficzne dla określonych aspektów działalności instytucji. Są to plany średnio- oraz krótkookresowe, będące konkretyzacją planów strategicznych.
· Plany operacyjne opierają się na identyfikacji, analizowaniu i prognozowaniu tych czynników wewnętrznych i zewnętrznych, które są ważne dla określonego aspektu funkcjonowania instytucji.
· Plany operacyjne mają zasadniczo charakter ilościowy; elementy skwantyfikowane maja w nim znaczenie istotne i pierwszorzędne.
· Planowanie operacyjne jest w znacznym stopniu ustrukturyzowane, określa się w nim precyzyjnie konkretne przedziały rzeczowe i terminy, a czasem także wskaźniki względne lub bezwzględne.
· Dominującym składnikiem planowania operacyjnego jest precyzyjne ustalanie określonych sposobów działania prowadzących do głównych celów końcowych wyznaczonych przez strategię.
PODSTAWOWE RODZAJE PLANÓW OPERACYJNYCH:
· Techniczno-bilansową, ponieważ pozwalają na ustalenie tego, co z zasobów jest potrzebne do realizacji jakiegoś działania, czy wystarczy zasobów, skąd je ewentualnie pozyskać;
· Finansową, ponieważ pozwalają na ustalenie tego, jakie są finansowe konsekwencje danego działania, co należy zrobić by zapewnić nadwyżkę finansową.
Rodzaje budżetów:
· Rzeczowe, pełniące funkcję techniczną-bilansową, stanowiące rzeczowe zestawienie planowanych wydatków zasobów, oczekiwanych efektów, albo i wydatków, i efektów.
· Wartościowe, pełniące funkcję finansową, stanowiące zestawienie planowanych wydatków zasobów, oczekiwanych efektów, bądź też i wydatków, i efektów w ujęciu wartościowym (pieniężnym).
Graniczny przedział czasowy w planach to maksymalnie jeden rok.
V. METODY PLANOWANIA I PROGNOZOWANIA
I. METODY OGÓLNE
Metoda planowania to dobór określonych technik postępowania w procesie prognozowania i planowania oraz intensywność i kolejność ich stosowania. Problemy zarządzania są ustrukturyzowane, słabo ustrukturyzowane oraz nie ustrukturyzowane.
· Ilościowe techniki prognozowania, za pomocą których określa się przyszłe stany istotnych elementów instytucji, a zwłaszcza jej otoczenia.
· Techniki symulacyjne polegają na wspomaganym komputerowo procesie skwantyfikowanego modelowania alternatywnych przyszłych stanów instytucji lub otoczenia oraz szacowania ich skutków dla powodzenia instytucji.
· Techniki bilansowania polegają na sformalizowanym poszukiwaniu równowagi wzajemnie warunkujących się strumieni przepływów różnego rodzaju zasobów
· Techniki optymalizacyjne polegają na ustalaniu optymalnego planu wśród zbioru planów zbilansowanych; do tej grupy należą techniki szeroko rozumianych badań operacyjnych.
· Techniki strukturalne polegają na zastosowaniu algorytmów ilościowych do ustalania struktury procesów występujących w instytucji.
Korzyści i ograniczenia tych metod:
· Metody zalgorytmizowane charakteryzują się precyzją oraz nie pozwalają na swobodną interpretację założeń do planów ani samych planów. Jest to wielka zaleta tych metod. Tylko zjawiska i problemy wysoce ustrukturyzowane są polem do stosowania metod zalgorytmizowanych.
· Metody skrajnie jakościowe pozwalają podmiotom planistycznym rozwinąć kreatywność i wyobraźnię, ale też dają w razie ich stosowania plany, których założenia i skutki mogą być bardzo różnie interpretowane. Plany konstruowane na podstawie tych metod mogą zatem inspirować wykonawców do działań w różnych, niespójnych kierunkach.
RODZAJE PLANÓW ZE WZGLĘDU NA PROCEDURĘ PLANOWANIA I PROGNOZOWANIA:
II. METODY PLANOWANIA STRATEGICZNEGO.
Metody planowania strategicznego na szczeblu całej organizacji różnią się głównie tym, co uznawane jest za istotne czynniki determinujące planowanie strategiczne, oraz sposobem ich analizy.
· Ustalenie kluczowych wewnętrznych i zewnętrznych czynników długookresowego powodzenia organizacji.
· Identyfikacja tych kluczowych czynników wewnętrznych, które mają potencjalnie pozytywny i negatywny długookresowy wpływ na organizację (silnych i słabych stron.
mucia2311