Balon na rozgrzane powietrze
Człowiek lecący w balonie orientuje się, że się zgubił. Zmniejsza wysokość i zauważa na ziemi człowieka. Opuszcza jeszcze bardziej balon i krzyczy:
- Przepraszam, czy może mi pan pomóc? Obiecałem koledze, że spotkam się z nim pół godziny temu, ale nie wiem gdzie w tej chwili jestem...
Człowiek w dole odpowiedział - Hm... Jest pan w balonie na rozgrzane powietrze, wiszącym jakieś 10 metrów nad ziemią. Jest pan na szerokości między 40 a 42 stopnie na północ oraz długości między 58 a 60 stopni na zachód.
- Pan musi być inżynierem - powiedział baloniarz.
- Jestem - odpowiedział ten drugi - Skąd pan wie?
- Cóż, wszystko, co mi pan powiedział jest z technicznego punktu widzenia poprawne, ale nie mam pojęcia, co zrobić z tymi informacjami i faktem jest, że dalej nie wiem gdzie jestem.
- Pan na pewno jest menedżerem - powiedział człowiek z dołu.
- Jestem, ale skąd pan wie?
- Cóż, nie wie pan gdzie pan jest albo gdzie pan zmierza. Złożył pan obietnicę nie mając żadnej idei jak jej dotrzymać i oczekuje pan ode mnie, że rozwiążę pański problem. Faktem jest, że pan dalej jest w tej samej sytuacji jak kilka minut temu, zanim się spotkaliśmy, ale teraz jest to w jakiś sposób moją winą...
Praca w konsultingu
W jednym pokoju, w firmie konsultingowej, pracuje dwóch ludzi.
Jeden przychodzi do pracy na 7 rano i wychodzi o 20.
Pracuje przez ten czas niemal bez przerwy (jedynie 10 minut na szybki lunch).
Drugi natomiast przychodzi na 8 i zaczyna od kawy i przeczytania gazety.
Następnie wykonuje kilka telefonów i rozpoczyna pracę.
Około 12 idzie na lunch, z którego wraca po pół godziny.
Z pracy wychodzi około 16. Jaka jest między nimi różnica?
Odpowiedź (czytaj wspak): eipolru an tsej igurd net.
Owieczki
Koło pasterza pilnującego owiec na pustkowiu zatrzymuje się tumanach kurzu wielki Jeep Grand Cherokee, wysiada z niego młodzieniec w garniturze Brioni, butach od Cerrutiego, okularach Ray-Ban i krawacie Yves Saint Laurent i mówi:
- Jeśli ci powiem, ile owiec liczy to twoje ogromne stado, to dasz mi jedną z nich?
Pasterz się zgodził, wiec młodzieniec podłącza notebook'a do telefonu satelitarnego, łączy się z NASA, skanuje teren przy pomocy satelity, wyniki obrabia, zapełnia strony algorytmami, na koniec drukuje kilkudziesięciostronicowy raport na przenośnej drukarce i mówi:
- Masz dokładnie 1589 owiec!
- A jeśli zgadnę, dla kogo pracujesz, to zwrócisz mi te owieczkę?
- OK, czemu nie?
- Jesteś konsultantem w XX.
- Jak do tego doszedłeś?
- To proste, najpierw pojawiasz się nieproszony, następnie bierzesz ode mnie owce za informację o tym, o czym już wiem, a po trzecie to w ogóle nie rozumiesz sedna mojej pracy, bo zamiast owcy wziąłeś psa Burka.
Informatyka w zarządzaniu
Na wstępie przekażę Państwu pewne informacje o możliwościach wykorzystania informatyki dla wspomagania zarządzania. Zaczniemy od najprostszych aplikacji jednostanowiskowych, a pod koniec tych wykładów omawiać będziemy przykłady skomplikowanych zintegrowanych systemów zarządzania obejmujących całe firmy.
Postaram się zwrócić przy tym uwagę na fakt, że za oprogramowanie, nawet to zaawansowane, wcale nie trzeba płacić lub wydatek finansowy jest niewielki. Dlatego większość aplikacji prezentowanych tutaj, to Open-Source, czyli aplikacje o otwartym kodzie źródłowym, który można za darmo i legalnie ściągnąć z Internetu, zainstalować w swojej firmie i stosować.
Podstawy
System informacji menedżerskiej
Nie można mówić o nowoczesnym zarządzaniu w firmie, jeśli prezes nie odróżnia notebooka od znikopisu (S. Adams, Zasada Dilberta). Dlatego na początek kilka słów o ruchu Open-Source oraz podstawowe aplikacje dla lepszej organizacji pracy własnej.
Co to jest Open-Source i dlaczego warto tego używać?
Komercyjne czy otwarte? Co bardziej się opłaca - płacić za oprogramowanie, czy wykorzystywać Open-Source?
Komputerowe systemy zarządzania zapasami
Aplikacje:
OpenOffice - pakiet biurowy, który w pełni zastępuje MS Office
Freemind - tworzenie map wiedzy - efektywny sposób projektowania pracy
Praca grupowa
Efektywne zarządzanie wymaga dobrego zarządzania czasem i koordynacji. Dlatego niezbędnymi stają się aplikacje służące organizacji pracy zespołów. Najlepiej, gdy umożliwiają wykonywanie zadań z każdego miejsca na świecie.
Przykłady zaawansowanych systemów:
E-groupware - phpGroupware - Tutos
Jabber - błyskawiczna komunikacja w firmie
MoonEdit - edycja pliku przez wiele osób jednocześnie
Zarządzanie zawartością portalu
Komunikacja z klientem to nie tylko telefon. Firma bez porządnej strony internetowej nie zaistnieje na współczesnym rynku. Dlatego konieczne jest stosowanie aplikacji zarządzających zawartością portali internetowych (tzw. CMS - Content Management Systems). Oto kilka propozycji:
PHP-Nuke - Mambo - phpWebSite - Core CMS
Nie wystarczy porządek na stronie, trzeba też mieć porządek na dysku:
Indeksowanie danych na dyskach
Zarządzanie firmą
Aplikacje specjalistyczne pozwalające zarządzaniem finansami, procesami, działalnością firmy jest niezbędne we współczesnej organizacji. Ceny rozwiązań komercyjnych przyprawiają o zawrót głowy. Oto alternatywa:
Compiere - finanse
Lefthand - finanse
OpenWFE - procesy - projektowanie i nadzór
UML - zestaw aplikacji do projektowania procesów
Openscorecard - oprogramowanie do tworzenia i zarządzania strategiczną kartą wyników (BSC)
Zaawansowane zarządzanie dokumentami
Knowledge Tree
OWL Intranet KnowledgeBase - nadaje się do wykorzystania przy ISO 9001
Sklep internetowy
OS Commerce
Zarządzanie relacjami z klientem
XRMS - bardzo dobry i szybki. Niewiele rozwiązań komercyjnych jest równie dobrych.
Jeśli mówimy o Open-Source, nie możemy nie wspomnieć o największej bazie aplikacji OSS - www.sourceforge.net. Warto zerknąć także na www.freshmeat.net.
System informacji menedżerskiej(SIM) to:
Ø w ujęciu przedmiotowym zarówno potrzeby i zasoby informacji jak i podsystem umożliwiający ich przepływ,
Ø w aspekcie funkcjonalnym stanowi rodzaj spełnianych funkcji z zakresu komunikacji,
Ø zaś pod względem podmiotowym SIM odnosi się do konkretnych stanowisk, jednostek organizacyjnych lub zespołów zadaniowych, prowadzących działalność informacyjną.
Zgromadzone w tym systemie informacje mogą mieć postać:
Ø aktów i przepisów prawnych,
Ø dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych,
Ø baz danych,
Ø modeli opisowych,
Ø źródeł ustnych, czasopism etc.
Potrzeby informacyjne to (wg A. Stabryły) wymagane, niezbędne (w związku z określonym celem działania użytkownika i zaistniałymi lub przewidywanymi okolicznościami) działania, dane, prognozy, opinie.
Główne zadania SIM obejmują czynności:
Ø diagnostyczne – identyfikacyjne (przygotowanie informacji menedżerskiej, komunikacja), dzięki którym powstają modele opisowe, bazy danych;
Ø decyzyjne – korzystające z systemów eksperckich;
Ø analityczne – wykorzystywane rzadziej.
System ten może mieć postać:
Ø rozproszoną, w której komórki organizacji wykonują swoje podstawowe zadania a oprócz tego zadania z zakresu funkcji informacyjnych,
Ø zintegrowaną, bardziej rozwiniętą od poprzedniej: obejmującą więcej obszarów zarządzania, zajmującą się bardziej zróżnicowaną tematyką, w której informacje menedżerskie są przedmiotem działań wyspecjalizowanych, formalnie wyróżnionych komórek,
Ø mieszaną, która jest wynikiem połączenia dwóch w/w form.
SIM jest wykorzystywany we wszystkich dziedzinach procesu zarządzania, w szczególności do planowania, podejmowania decyzji, sprawowania nadzoru.
Dzięki analizie SIM można ocenić poziom zorganizowania komunikacyjnego w firmie, pod względem potrzeb kadry kierowniczej z poszczególnych szczebli zarządzania.
Pozwala to wyeliminować nieprawidłowości takie jak np. lukę informacyjną lub nadmiar informacji.
[Źródło:A. Stabryła 1995, s.155-160]
W związku z rozwojem technologii informacji i komunikacji, wzrostem konkurencji, posiadanie odpowiednio zorganizowanego systemu informacji menedżerskiej umiejętne zarządzanie informacją staje się warunkiem przetrwania i rozwoju firmy.
[Źródło: Serwis Informacyjny Umbrella, http://www.umbrella.org.pl/onas/jakosc_0502.asp, 2006]
Literatura:
Ø Stabryła A., „Zrządzanie rozwojem firmy”, Księgarnia Akademicka, Kraków, 2005
Ø www.umbrella.org.pl
...
zarzadzanierozwojem