Rozdział 16. Użycie poczty elektronicznej

Rozdział 16.
Użycie poczty elektronicznej

W tym rozdziale:

·         Omówienie poczty elektronicznej

·         Konfiguracja programu Outlook Express

·         Użycie programu Outlook Express

Poczta elektroniczna jest motorem napędowym Internetu. Prawie każdy ma swój adres pocztowy: przyjaciele, stowarzyszenia, producenci, a nawet przyjaciele Twoich dzieci. Poczta elektroniczna jest używana do kontaktowania się z ludźmi na całym świecie. Jeżeli jednak masz siec w domu, to możesz mieć także pocztę elektroniczną. Możesz dzięki niej powiadamiać domowników, że obiad jest gotowy, wysyłać przypomnienia o ważnych spotkaniach, lub po prostu uczyć się korzystania z poczty elektronicznej.

Omówienie poczty elektronicznej

Poczta elektroniczna (e-mail) jest idealnym środkiem służącym do kontaktowania się rodziną, przyjaciółmi, wspólnikami i innymi ludźmi. Wiadomość wysyłana jest elektronicznie, a odbiorca może odebrać ją i odpowiedzieć w dogodnym na siebie czasie. Możesz odbierać i wysłać pocztę w dowolnym, wygodnym dla Ciebie czasie.

Listy elektroniczne mogą zawierać notatki, uwagi, listy, raporty i każdą inną formę korespondencji. Możesz także dołączać do nich pliki. W ten sposób można wysyłać obrazki, opowiadania, arkusze kalkulacyjne i pliki innych typów. Pojedynczy list możesz wysłać do jednej lub do setek osób. Możesz także przesyłać wiadomości dalej.

PORADA BIUROWA

Użycie poczty elektronicznej ułatwia współpracę pomiędzy pracownikami. Dzięki tej poczcie mogą oni wymieniać się pomysłami, rozwiązaniami lub plikami.

Wiadomości możesz zapisywać, drukować, odpowiadać na nie, lub usuwać. Możesz je także przeglądać i sortować. Możesz także dopasowywać ich format tak, aby dobrze wyglądały.

Poczta elektroniczna dziali się na dwa ogólne typy: poczta internetowa i poczta w sieci lokalnej. Podstawową różnicą pomiędzy nimi jest odległość na jaką możesz wysyłać wiadomości.

Użycie poczty internetowej

Jeżeli masz połączenie z Internetem to możesz wysyłać listy elektroniczne poprzez tą sieć. Takie wiadomości mogą dotrzeć do każdego miejsca na świecie. Oczywiście musisz znać adres pocztowy osoby do której wysyłasz wiadomość, choć czasami można znaleźć te adresy w książkach adresowych znajdujących się w sieci.

Programy pocztowe, takie jak Outlook Express, Netscape Messenger lub Eudora zapewniają mechanizmy pozwalające na wysyłanie poczty elektronicznej przez Internet. Takie firmy jak HotMail czy Juno zapewniają darmowe usługi pocztowe w sieci WWW, ale musisz pogodzić się z oglądanie reklam podczas korzystania ze swojej skrzynki pocztowej.

Jeżeli Twoja sieć jest podłączona do Internetu i masz oddzielną skrzynkę pocztową w tej sieci, to możesz jej używać do komunikacji w sieci Internet. Zwykle dostawcy Internetu zapewniają wraz z łączem kilka skrzynek pocztowych. Dzięki temu wszyscy w Twojej rodzinie mogą korzystać z własnej skrzynki pocztowej. Niektórzy dostawcy Internetu oferują dodatkowe dwie lub trzy skrzynki za darmo, inni każą sobie z nie płacić.

Jeżeli udostępniasz dostęp do Internetu przez proxy, to wciąż kilku użytkowników może używać poczty, pod warunkiem że posiadają oni oddzielne skrzynki. Więcej informacji na temat programów proxy znajdziesz w rozdziale 15.

Rysunek 16.1. przedstawia pisanie odpowiedzi na list elektroniczny.

Użycie poczty elektronicznej w sieci lokalnej

Poczta w sieci lokalnej różni się od poczty w sieci Internet. Podczas gdy poczta w sieci Internet jest przesyłana przez publiczne łącza, to poczta w sieci lokalnej jest przesyłana tylko przez prywatną sieć lokalną.  W Internecie zależysz od organizacji utrzymującym serwery pocztowe, a w sieci lokalnej utrzymujesz serwer pocztowy sam.

Serwer pocztowy w sieci lokalnej to nic innego jak jeden z komputerów z zainstalowanym urzędem pocztowym. Urząd pocztowy zawiera skrzynki pocztowe każdego z użytkowników. Skrzynki te przechowują wiadomości do czasu odebrania ich przez użytkownika.

System Windows automatycznie utrzymuje Książkę Adresową każdego użytkownika, więc adresowania wiadomości jest proste. Do systemu możesz dodawać także adresy poczty internetowej, jeżeli nie chcesz w celu ich wysyłania używać programu Outlook Express. Rysunek 16.2 przedstawia list elektroniczny gotowy na wysłanie poprzez sieć lokalną. Zawartość wiadomości zależy tylko do Ciebie.

Konfiguracja programu Outlook Express

Aby można było pracować z programem Outlook Express należy skonfigurować sposób łączenia z internetem oraz konto pocztowe. Możesz już być po pierwszym etapie konfiguracji, szczególnie jeżeli łączyłeś się już z Internetem (na przykład używając programu Internet Explorer).

Konfiguracja połączenia z Internetem

Jeżeli jeszcze nie skonfigurowałeś sposobu łączenia z Internetem to pierwsze uruchomienie programu Outlook Express spowoduje wywołanie Kreatora połączeń Internetowych.

Pierwszy etap tego kreatora pozwala określić sposób w jaki chcesz stworzyć połączenie z Internetem. Przedstawia to rysunek 16.3. Pierwsza opcja służy do automatycznego tworzenia konta internetowego. Druga opcja pozwala na przeniesienie istniejącego konta na bieżący komputera. Trzecia opcja pozwala na ręczną konfiguracje konta. Jest to przydatne jeżeli do łączenia z Internetem chcesz użyć sieci lokalnej. Wybierz tą trzecią opcje, ponieważ jest najbardziej uniwersalna.

Następnie musisz zdecydować w jaki sposób będziesz się łączyć z siecią Internet. Dostępnymi opcjami są:

·         Łącze się przy użyciu linii telefonicznej i modemu

·         Łączę się przy użyciu lokalnej sieci komputerowej (LAN)

Przedstawia to rysunek 16.4. Ponieważ o konfigurowaniu połączenie przez modem możesz przeczytać w dodatku C, więc tutaj skupimy się na łączeniu przez sieć lokalną. Wybierz więc opcję łączenia przez sieć lokalną (LAN).

Następnie możesz skonfigurować serwer proxy. Serwer ten służy do przyspieszania dostępu do Internetu i zmniejszania obciążenia połączeń. Zaznaczenie opcji Automatycznie wykrywaj serwer proxy spowoduje, że system sam spróbuje zlokalizować ten serwer. Można także użyć skryptu automatycznej konfiguracji tego serwera zaznaczając odpowiednią opcję. Wtedy będziesz musiał podać miejsce w którym ten skrypt się znajduje.

Zaznaczając jednak opcje Ręczne ustawienie serwera proxy będzie mógł być pewny, że jego konfiguracja jest poprawna. Przedstawia to rysunek 16.5.

Jeżeli zdecydujesz się na ręczną konfiguracje serwera proxy to będziesz musiał podać jego adres, tak jak przedstawia to rysunek 16.6. Zwykle zaznacza się pole znajdujące się na samym dole okna. To powoduje, że dla wszystkich usług używany jest ten sam serwer proxy. Jedynie szczególne przypadki wymagają używania różnych serwerów proxy dla różnych usług. Adres możesz podać w formie adresu IP lub FQDN (np. w3cache.icm.edu.pl). Poza adresem serwera proxy musisz także podać port, na którym on działa. Standardowo wszystkie serwery proxy działają na porcie 8080.

Następnym etapem jest określenie adresów z którymi powinno być nawiązywane bezpośrednie połączenie (z pominięciem serwera proxy). W polu tekstowym wpisz adresy dla których serwer proxy powinien być pomijany. Adresy te mogą być podawane w postaci adresów IP lub adresów FQDN. Jeżeli chcesz pominąć pewne zakresy adresów użyj znaku *. Przykładami pominięcia całej grupy będą wpisy *.pl oraz 157.158.*.  Jeżeli wpisujesz kilka lokalizacji to powinieneś je rozdzielić znakiem średnika ;.

Osobnym zagadnieniem jest wyłączenie serwera proxy dla adresów lokalnego internetu. Zwykle powinieneś go wyłączać zaznaczając pole znajdujące się na dole okna kreatora. Twoja konfiguracja sieci może jednak wymagać korzystania z serwera proxy dla wszystkich adresów. Wszystko zależy od jej konfiguracji. Konfiguracje pomijanych adresów przedstawia rysunek 16.7.

Naciśnięcie przycisku Dalej kreatora połączenia z Internetem spowoduje przejście do kroku w którym zapyta on, czy chcesz skonfigurować konto poczty elektronicznej. Ponieważ zależy nam na korzystaniu z programu Outlook Express więc odpowiedź tak i przejdź dalej.

Konfiguracja konta pocztowego

Jeżeli skonfigurujesz już połączenie z Internetem do następnym etapem będzie skonfigurowanie konta pocztowego. Ten etap jest konieczny także gdy masz już od dawna skonfigurowane połączenie z Internetem, a chcesz dodać nowe konto pocztowe.

W pierwszym kroku powinieneś podać nazwę użytkownika, która będzie widnieć w nagłówku wysyłanych listów. Zwyczajowo podaje się w ty miejscu imię i nazwisko użytkownika wysyłającego listy. Nie jest to jednak obowiązkowe i nazwa ta może być całkowicie dowolna. Przedstawia to rysunek 16.8.

Następnie powinieneś podać pocztowy adres zwrotny, którego użytkownicy będą mogli używać w celu odpowiadania na Twoje listy. Adres ten może wskazywać na aktualnie konfigurowaną skrzynkę, lub na inną skrzynkę należącą do tego samego użytkownika. Przedstawia to rysunek 16.9.

Następnie musisz skonfigurować serwery pocztowe. Serwer SMTP służy do wysyłania poczty. Serwery POP3, IMAP oraz HTTP służą do odbierania poczty. W polu Moją pocztę przychodzącą obsługuje serwer musisz wybrać typ serwera z jakiego serwera odbierasz pocztę. Informacje o typie serwera powinieneś otrzymać od administratora serwera pocztowego. Także adresy serwerów poczty przychodzącej i wychodzącej powinieneś uzyskać z tego samego źródła. Zwykle adresy te wskazują na ten sam serwer, ale nie jest to reguła. Konfiguracje serwerów pocztowych przedstawia rysunek 16.10.

Następnie musisz podać informacje pozwalające na potwierdzenie tożsamości podczas uzyskiwania dostępu do serwera pocztowego. W polu nazwa konta i hasło podaj informacje uzyskane od administratora serwera pocztowego. Zaznaczenie pola Zapamiętaj hasło zapisze hasło do serwera i dzięki temu nie będziesz musiał go podawać przy każdym dostępie do niego. Przedstawia to rysunek 16.11.

Niektóre systemu wymagają bezpiecznego uwierzytelniania hasła. Wymusza to szyfrowanie hasła i zapobiega jego przechwyceniu. W takim wypadku musisz zaznaczyć opcje Logowanie przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła.

Użycie programu Outlook Express

Po  skonfigurowaniu programu Outlook Express możesz przejść do wysłania i odbierania poczty. Outlook Express sam utworzy dla Ciebie książkę adresową.  Możesz otwierać odbierane wiadomości, a następnie drukować je, odpowiadać na nie, zapisywać usuwać i sortować.

Podstawy programu Outlook Express

W programie Outlook Express możesz tworzyć foldery, usuwać foldery i wiadomości, przenosić i kopiować wiadomości pomiędzy folderami lub wykonywać inne operacje na folderach. Funkcje i narzędzia tego programu pomagają w organizowaniu i zarządzaniu wiadomościami.

Aby uruchomić program Outlook Express możesz kilknąć na jego ikonę na pulpicie, lub wybrać StartðProgramyðOutlook Express.

Program Outlook Express został przedstawiony na rysunku 16.12. Zauważ, że posiada on 5 folderów osobistych: Skrzynka odbiorcza, Skrzynka nadawcza, Elementy wysłane, Elementy usunięte i Kopie robocze. Oto krótki opis przeznaczenia każdego z nich:

·         Skrzynka odbiorcza przechowuje listy które otrzymasz.

·         Skrzynka nadawcza to folder przechowujący wiadomości oczekujące na wysłanie.

·         Elementy wysłane to kopie wszystkich wysłanych wiadomości.

·         Elementy usunięte Tutaj przenoszone są wszystkie usuwane wiadomości. Jeżeli chcesz całkowicie usunąć jakieś wiadomości to powinieneś usunąć je z tego folderu.

·         Kopie robocze to folder zawierający elementy nad którymi właśnie pracujesz.

Zmiana widoku

Zawartość okna programu Outlook Express możesz dostosowywać do swoich potrzeb. Możesz zmieniać sposób wyświetlania wiadomości oraz ukrywać pasek narzędzi, stanu widoków i Outlook, a także Kontakty, Listę folderów i Pasek folderów.

Jeżeli chcesz dostosować sposób wyświetlania okna programu Outlook Express z menu głównego wybierz polecenie WidokðUkład. Wyświetli to okno dialogowe pozwalające na dostosowanie elementów znajdujących się w oknie.

Dodawanie nowych folderów

W swoich folderach możesz tworzyć dowolną ilość podfolderów. Możesz stworzyć folder w którym będziesz przechowywał wiadomości związane z pracą, lub wiadomości od określonej osoby.

Aby stworzyć nowy folder wykonaj następujące czynności:

1.       Kliknij prawym klawiszem na folderze w którym chcesz utworzyć podfolder.

2.       Z menu podręcznego wybierz opcje Nowy folder.

3.       Wprowadź nazwę nowego folderu. Pojawi się on na liście folderów.

Rysunek 16.13 przedstawia dwa nowe foldery utworzone w skrzynce odbiorczej.

Zmiana nazwy i usuwanie folderów

Jeżeli nie używasz już określonego foldera to możesz go usunąć. Aby usunąć folder kliknij na nim prawym klawiszem i z menu podręcznego wybierz polecenie Usuń. Następnie potwierdź chęć usunięcia folderu.

Aby zmienić nazwę folderu kliknij na nim prawym przyciskiem, a następnie z menu podręcznego wybierz polecenie Zmień nazwę. Następnie wprowadź nazwę nowego folderu.

Ustawianie opcji

Możesz ustawić wiele opcji takich jak na przykład odtwarzanie dźwięku gdy nadejdzie nowa poczta, ustalanie priorytetów i inne. Aby otworzyć okno z opcjami z menu głównego wybierz polecenie NarzędziaðOpcje. Okno dialogowe Opcje zostało przedstawione na rysunku 16.14.

Oto krótki opis opcji które możesz ustawić:

·         Zakładka Ogólne. Na tej zakładce możesz określić w jaki sposób program ma reagować podczas wysyłania i odbierania wiadomości. Możesz tu także ustawić kilka ogólnych opcji, takich jak na przykład domyślny program obsługi poczty czy grup dyskusyjnych.

·         Zakładka Czytanie. Tutaj znajdują się opcje związane z odczytywaniem wiadomości i grup dyskusyjnych, na przykład czas po jakim wiadomość uważa się za przeczytaną.

·         Zakładka Wysyłanie. Tutaj możesz określić takie opcje jak zachowywanie wysłanych wiadomości, ich format (tekst lub HTML), czy dołączanie oryginalnego tekstu do odpowiedzi.

·         Zakładka Redagowanie. Ta zakładka pozwala na określenie formatu wysyłanej wiadomości. Możesz tutaj ustawić takie właściwości formatu jak rozmiar i krój czcionki, papeteria, czy wizytówki dołączane do wiadomości.

·         Zakładka Podpisy. W tym miejscu możesz określić w jaki sposób program ma podpisywać wychodzącą pocztę.

·         Zakładka Pisownia. Tutaj możesz określić czy sprawdzać pisownie przed wysłaniem i jakiego słownika w tym celu użyć.

·         Zakładka Zabezpieczenia. To zakładka pozwala ustawić opcje związane z bezpieczną pocztą, takie jak cyfrowe certyfikaty i szyfrowanie wiadomości.

·         Zakładka Połączenie. Na tej zakładce możesz określić w jaki sposób program Outlook Express ma się łączyć z Internetem.

·         Zakładka Obsługa. Tutaj możesz różne opcje związane z przechowywaniem wiadomości oraz rejestrowaniem poleceń pochodzących z serwera.

Wysyłanie i odbieranie wiadomości

Gdy jesteś w Skrzynce odbiorczej możesz natychmiast sprawdzić, czy otrzymałeś nowe wiadomości pocztowe. Możesz także odpowiadać na wiadomości lub wysyłać nowe.

Sprawdzanie i czytanie wiadomości

Aby sprawdzić czy nadeszły nowe wiadomości naciśnij Ctrl+M lub z menu głównego wybierz NarzędziaðWyślij i odbierzðWyślij i odbierz wszystkie. Wszystkie nowe wiadomości pojawią się po prawej stronie okna oznaczone jako nie przeczytane. Taką sytuacje przedstawia rysunek 16.15. Nie przeczytane wiadomości są oznaczone pogrubioną czcionką.

Aby przeczytać wiadomość podwójnie na niej kliknij. Możesz ewentualnie wybrać z menu głównego komendę PlikðOtwórz. Rysunek 16.16. przedstawia otworzoną wiadomość.

Po przeczytaniu wiadomości możesz ją zamknąć, usunąć, odpowiedzieć na nią lub przesłać dalej do innego użytkownika. Aby wykonać te czynności możesz użyć menu lub paska narzędzi. Oto opis przycisków paska narzędzi:

·         Nowa poczta pozwala na stworzenie nowej wiadomości pocztowej.

·         Odpowiedź tworzy odpowiedź na odebraną wiadomość.

...