MS Excel - 02 - Podstawowe informacje o skoroszycie - poradnik PDF ebook.pdf - exel - persching1

Podstawowe informacje o

skoroszycie

Jak działa skoroszyt?

Microsoft Excel jest zazwyczaj wykorzystywany do tworzenia tzw. skoroszytów (z ang. worksheets) . Skoroszyt jest

ogólnie mówiąc zbiorem informacji uporządkowanej w kolejnych kolumnach i wierszach tabeli. Jak to zostało

zilustrowane na rysunku 2.1, każda komórka skoroszytu może zawierać dwa typy informacji:

Wartość — jest to informacja, która się nie zmienia. Wartość może być tekstem, liczbą, datą lub czasem.

Zazwyczaj wartość przechowywana w danej komórce jest wyświetlana na ekranie.

Formuła — jest to zbiór wartości, odwołań do komórek, operatorów i predefiniowanych funkcji, które po

przetworzeniu przez Excela generują dany rezultat (wynik działania formuły). Zazwyczaj w komórce

zawierającej formułę wyświetlany jest rezultat jej działania.

Mimo, że w skoroszytach można umieścić i przedstawić niemal dowolny rodzaj informacji, to jednak zazwyczaj

arkusze kalkulacyjne takie jak Excel są wykorzystywane do wykonywania obliczeń numerycznych tudzież finansowych

i przetwarzania wyników takich obliczeń. Dlaczego? Cóż, wynika to z prostego faktu, że dobrze skonfigurowany i

oprogramowany arkusz kalkulacyjny zachowuje się jak rewelacyjny superkalkulator. Po prostu wpisujesz do niego

odpowiednie dane wejściowe i formuły a on wszystko przelicza i przedstawia Ci gotowe wyniki. Jeżeli niektóre

wartości wejściowe zmienią się, to nie stanowi to żadnego problemu — Excel ponownie przeliczy wszystkie wartości

niemal w czasie rzeczywistym *) , bez żadnych dodatkowych wysiłków ze strony użytkownika (rysunek 2.2).

Jak działa taki „superkalkulator”? Formuła zamiast danych liczbowych zawiera odwołania do komórek, w których

znajdują się wpisane dane — stąd Excel „wie”, że w obliczeniach powinien wykorzystywać zawartości właśnie tych

komórek. Dzięki temu modyfikacja wartości jednej lub więcej komórek ma w ten sposób wpływ na wyniki wszystkich

obliczeń, które odwołują się do zmodyfikowanej komórki. Jak łatwo sobie wyobrazić takie właściwości powodują, że

arkusze kalkulacyjne są potężnymi narzędziami mającymi szerokie zastosowanie zarówno w biznesie jak i obliczeniach

naukowych.

Rysunek 2.1. Ten prosty arkusz doskonale ilustruje sposób, w jaki programy kalkulacyjne takie jak Excel pracują z

wartościami i formułami.

(Text values — wartości tekstowe; Numeric values — wartości numeryczne; Formula:=B1-B2 — formuła:=B1-B2)

*) oczywiście wszystko zależy od rozmiarów arkusza; w przypadku bardzo dużych i rozbudowanych arkuszy ponowne przeliczenie

może zająć od kilku sekund do nawet kilku minut — (przyp. tłum.).

Rysunek 2.2. Kiedy wartość pola Sprzedaż zmieni się np. z 1000,-zł na 1150,-zł, to Excel automatycznie przeliczy, że

obecnie Zysk wynosi 750,-zł.

Uruchamianie programu Excel

Aby skorzystać z Excela, musisz oczywiście go najpierw uruchomić. Uruchomienie spowoduje załadowanie kodu

programu Excel do pamięci operacyjnej komputera (RAM — z ang. Random Access Memory; pamięć o dostępie

bezpośrednim).

Uruchamianie Excela z paska zadań

Wybierz z paska zadań polecenie Start Programy Microsoft Excel .

Na krótką chwilę na ekranie pojawi się ekran powitalny Excela (rysunek 2.3), a następnie w oknie aplikacji pojawi się

nowy pusty arkusz o nazwie Zeszyt1 oraz okienko zadań (rysunek 2.4).

Uruchamianie Excela poprzez otwieranie istniejącego pliku

1. Zlokalizuj na dysku dokument, który chcesz uruchomić (rysunek 2.5).

2. Dwukrotnie kliknij na ikonie pliku.

Na krótką chwilę na ekranie pojawi się ekran powitalny Excela, a następnie w oknie aplikacji pojawi się

otwierany dokument (rysunek 2.6).

Rysunek 2.4. Po uruchomieniu Excela z paska zadań w oknie aplikacji pojawi się pusty dokument oraz okienko zadań.

Rysunek 2.5. Ikona dokumentu Excel.

Rysunek 2.6. Po uruchomieniu Excela poprzez otwarcie istniejącego dokumentu w oknie aplikacji pojawi się otwierany

dokument.

Zamykanie programu Excel

Po zakończeniu pracy z Excelem powinieneś zamknąć aplikację korzystając z polecenia Zakończ z menu Plik . Dzięki

temu system operacyjny komputera będzie mógł zwolnić zajmowaną przez niego pamięć operacyjną i przeznaczyć ją

do innych zadań.

Rada

Zamknięcie programu powoduje również zapisanie jego bieżących ustawień.

Zamykanie programu

Wybierz z menu głównego polecenie Plik Zakończ (rysunek 2.7). Spowoduje to:

Otwarte dokumenty zostają zamknięte.

Jeżeli otwarty dokument zawiera poprawki, które jeszcze nie zostały zachowane w pliku na dysku, to na

ekranie pojawi się okno dialogowe, które pozwala na ich zapisanie (rysunek 2.8).Więcej informacji na temat

zapisywania dokumentów na dysku znajdziesz w dalszej części tego rozdziału.

Zakończenie pracy programu Excel.

Rada

Jak zapewne się domyślasz, Excel jest również zamykany jeżeli wyłączasz lub restartujesz komputer.

Rysunek 2.7. Menu Plik programu Excel.

Rysunek 2.8. Okno dialogowe, które pojawia się podczas próby zamknięcia niezapisanego na dysku dokumentu.

Tworzenie nowych dokumentów

Dokumenty tworzone i zapisywane przy użyciu programu Excel nazywane są skoroszytami .

Excel udostępnia dwie metody tworzenia skoroszytów:

Pusty plik skoroszytu — jest to pusty plik utworzony w oparciu o domyślne ustawienia Excela; użytkownik

musi ręcznie wpisać wartości, formuły oraz sformatować poszczególne komórki arkusza

Plik skoroszytu utworzony na podstawie szablonu dokumentu — jest to plik, który „na dzień dobry” może

zawierać szereg wartości, formuł, sposobów formatowania, pasków narzędzi zdefiniowanych przez

użytkownika oraz makropoleceń; zapisanych i pobieranych z danego szablonu.

Rady

Tworzenie skoroszytu w oparciu o gotowy szablon może zaoszczędzić sporo czasu, szczególnie w przypadku,

kiedy często tworzysz standardowe rodzaje dokumentów, np. comiesięczne raporty czy faktury. Więcej

informacji na temat tworzenia szablonów znajdziesz w rozdziale 4.

Więcej informacji na temat skoroszytów programu Excel znajdziesz w rozdziale 4.

Tworzenie pustego skoroszytu

1. Jeżeli okienko zadań nie jest widoczne, to wybierz z menu głównego polecenie Plik Nowy… (rysunek 2.7)

bądź po prostu naciśnij kombinację klawiszy CTRL+N .

2. Wsekcji Nowy okienka zadań odszukaj i naciśnij łącze Pusty skoroszyt (rysunek 2.9).

lub

Naciśnij przycisk Nowy znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

W oknie aplikacji pojawi się nowy, pusty dokument (rysunek 2.4).

Rysunek 2.9. Sekcja Nowy skoroszyt okienka zadań oferuje dużo możliwości tworzenia nowych skoroszytów.

Tworzenie skoroszytu w oparciu o szablon

1. Jeżeli okienko zadań nie jest widoczne na ekranie, wybierz z menu głównego polecenie Plik Nowy…

(rysunek 2.7).

2. Wsekcji Nowy z szablonu okienka zadań (rysunek 2.9) wybierz łącze Szablony ogólne .

3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Szablony . Jeżeli to konieczne, to przejdź na zakładkę Arkusze

kalkulacyjne — znajdziesz tam dodatkowe szablony arkuszy.

4. Wybierz żądany szablon (rysunek 2.10). W obszarze podglądu może się pojawić miniaturowy widok

wybranego szablonu.

5. Naciśnij przycisk OK .

Na ekranie pojawi się skoroszyt utworzony w oparciu o wybrany szablon (rysunek 2.11). Aby wprowadzić nowe

wartości postępuj zgodnie z informacjami umieszczonymi na szablonie.

Rada

Excel oferuje szereg różnych szablonów dokumentów, na których możesz eksperymentować (rysunek 2.10).

Niestety, nie wszystkie z nich są instalowane domyślnie podczas instalacji pakietu. Jeżeli wybierzesz szablon,

który nie jest jeszcze zainstalowany, to Excel poprosi o włożenie do napędu CD płytki instalacyjnej pakietu

Office.

MS Excel - 02 - Podstawowe informacje o skoroszycie - poradnik PDF ebook.pdf

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: