freelance_guide_de Leitfaden für externe Übersetzerinnen und Übersetzer.pdf

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EUROPÄISCHE KOMMISSION
Generaldirektion Übersetzung
Direktion S – Strategien und Mehrsprachigkeit
S.2 – Externe Übersetzung
Leitfaden
für externe Übersetzerinnen und Übersetzer
(Stand: September 2008)
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgien. Telefon: (32-2) 299 11 11.
Commission européenne, L-2920 Luxembourg. Telefon: (352) 43 01-1.
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INHALTSVERZEICHNIS
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DGT/Externe Übersetzung
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DGT/Externe Übersetzung
1. E INLEITUNG
Dieser Leitfaden richtet sich an die externen Übersetzerinnen und Übersetzer
(„Auftragnehmer“), die für die Generaldirektion Übersetzung der Europäischen
Kommission (DGT) arbeiten. Er enthält Hinweise verschiedenster Art, die den
Auftragnehmern bei der Bearbeitung des Auftrags helfen und die Kommunikation
zwischen den Auftragnehmern und der Kommission, d. h. den nach Sprachen gegliederten
Übersetzungsabteilungen und dem Referat „Externe Übersetzung“ der DGT, erleichtern
sollen.
2. Ü BERMITTLUNG DER A UFTRÄGE : A UFTRAGSSCHEINE UND T EXTE
Die Auftragnehmer der DGT erhalten vom Referat „Externe Übersetzung“ Zugang zum
eXtra-Portal. Dort können sich die Vertragspartner die angebotenen Aufträge anschauen,
Dokumente herunter- und hochladen sowie zahlreiche andere Funktionen im
Zusammenhang mit ihren Verträgen nutzen.
Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den Portalmanager:
Telefon: +32-2-295 57 01
2.1. eXtra-Portal
Die Texte, die übersetzt, Korrektur gelesen, fachlich geprüft und/oder geändert werden
sollen, erhält der Auftragnehmer – ggf. zusammen mit Bezugsmaterial – in elektronischer
Form über das eXtra-Portal. Die Auftragnehmer haben vor der Auftragsannahme dafür zu
sorgen, dass sie den oder die Zieltexte in dem Dateiformat, das auf dem Informationsblatt
vermerkt ist, und unter Einhaltung der für den jeweiligen Auftrag geltenden
Bestimmungen liefern können.
Die fertig gestellten Texte sind von den Auftragnehmern auf das eXtra-Portal
hochzuladen.
Wenn die Übermittlung über das eXtra-Portal nicht klappt, müssen die Auftragnehmer den
Text innerhalb der angegebenen Frist per E-Mail an eine der folgenden Adressen des
Referats „Externe Übersetzung“ senden: dgt-s-2-freelance-bru@ec.europa.eu (Brüssel)
oder dgt-s-2-freelance-lux@ec.europa.eu (Luxemburg) – je nachdem, woher der Auftrag
kam.
Weitere Hinweise für die Benutzung des eXtra-Portals gibt es hier .
2.2. Auftragsschein
Für jeden Auftrag stellt das Referat „Externe Übersetzung“ einen eigenen Auftragsschein
ausgestellt. Darin sind angegeben: die Art der zu erbringenden Dienstleistung, ihr
Umfang, die Lieferfrist, der Verwendungszweck des Zieltextes und das geschuldete
Honorar. Dem Auftragsschein ist außerdem ein Blatt mit sachdienlichen Informationen
beigefügt (siehe Abschnitt 2.3.1).
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DGT/Externe Übersetzung
Die auf dem Auftragsschein angegebene Dokumentennummer gliedert sich wie folgt:
Nummer des Textes - Version - Teil. Im Beispiel GD/2008/12345-01-02 ist „GD“ die
Abkürzung der Generaldirektion, „2008“ die Jahresangabe, „12345“ die Nummer des
Textes, „01“ die Nummer der Version und „02“ die Nummer des Teils.
An der auf dem Auftragsschein angegebenen Einteilung (in Teile) darf nichts geändert
werden:
– Jedes Dokument (bzw. jeder Teil eines Dokuments) bildet eine eigene Datei.
– Die Auftragnehmer dürfen keine neuen Dateien oder Teile anlegen.
– Eine Datei darf nicht mehrere Dokumente enthalten.
2.3. Informationsblatt und Kontakte
Fragen oder Bitten um Erläuterungen oder zusätzliche Informationen zu einem
bestimmten Auftrag sind ausschließlich an die im Informationsblatt genannte Stelle oder
Kontaktperson zu richten. Der Auftragnehmer darf solche Fragen unter keinen Umständen
an eine andere Dienststelle oder Person innerhalb oder außerhalb der DGT richten.
2.3.1. Informationsblatt
Jedem Auftragsschein ist ein Informationsblatt beigefügt, das alle erforderlichen
Daten sowie Hinweise zu Formatierung, Lieferung und/oder Verwendung von
Translation-Memory-Software enthält:
– Auftragsnummer;
– Dokumentennummer (GD-2008-00000-00-00), Titel, Verwendungszweck,
Lieferfrist; Umfang und Lieferformat;
– besondere Anweisungen des zuständigen Übersetzungsreferats oder der
zuständigen Übersetzungsabteilung zum gesamten Auftrag;
– besondere Anweisungen zu einem oder mehreren Dokumenten (bei Bedarf);
– Kontaktperson für sprachliche Fragen;
– Anlaufstelle für alle sonstigen Fragen im Zusammenhang mit der Erledigung des
Auftrags.
2.3.2. Kontaktperson für sprachliche Fragen
Inhaltliche, gemein- und fachsprachliche Fragen sowie Fragen im Zusammenhang
mit Bezugsdokumenten sind an die jeweilige Übersetzungsabteilung zu richten.
Name und E-Mail-Adresse der Kontaktperson sind auf dem Informationsblatt
angegeben.
2.3.3. Anlaufstelle für administrative Fragen
Fragen zur Abwicklung des Auftrags (Lieferfrist, Seitenzählung, Rechnungslegung
usw.) sind an das Referat „Externe Übersetzung“ zu richten. Die E-Mail-Adresse
des zuständigen Teams (Brüssel oder Luxemburg) ist auf dem Informationsblatt
angegeben.
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