Stan i perspektywy rozwoju usług doradczych w agencjach zatrudnienia nr 3 _6.pdf_1.pdf

WSPÓŁPRACA

INSTYTUCJONALNA

Stan i perspektywy rozwoju usług

doradczych w agencjach zatrudnienia

Monika Ulatowska

ekspert, Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia

Podmioty pośredniczące w zatrudnianiu personelu poja-

wiły się w Polsce wraz ze zmianą ustroju gospodarczo-

-politycznego już na początku lat 90. Rynek tych usług

w całej poprzedniej dekadzie rozwijał się bardzo inten-

sywnie, jednakże szczegółowe przepisy prawne regulujące

działalność agencji pojawiły się dopiero po roku 2000.

Obecnie zasady zakładania agencji zatrudnienia oraz

warunki jej prowadzenia szczegółowo określają prze-

pisy Ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia

i instytucjach rynku pracy , znowelizowanej ustawą z 28

lipca 2005 r. Agencje zatrudnienia podzielono pod wzglę-

dem zakresu działalności na:

agencje pośrednictwa pracy na terenie Rzeczpospolitej

Polskiej,

agencje pośrednictwa pracy za granicą u pracodawców

zagranicznych obywateli polskich,

agencje doradztwa personalnego,

agencje poradnictwa zawodowego,

agencje pracy tymczasowej.

Działalność gospodarcza polegająca na świadczeniu tych

usług jest działalnością regulowaną w rozumieniu Ustawy

z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej

i jej rozpoczęcie wymaga wpisu do rejestru podmiotów

prowadzących agencje zatrudnienia prowadzonego przez

marszałka województwa właściwego ze względu na miej-

sce siedziby agencji zatrudnienia.

Oznacza to, że oprócz ogólnie przyjętych wymagań doty-

czących podejmowania i prowadzenia działalności gospo-

darczej wymagane jest również uzyskanie certyfikatu

marszałka województwa właściwego dla siedziby agencji,

potwierdzającego wpis do wyżej wymienionego rejestru

podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia [3].

Na ile jest to ważny dla gospodarki rynek usług świadczy

wręcz lawinowy wzrost podmiotów wykonujących usługi

w zakresie doradztwa personalnego, pośrednictwa pracy,

poradnictwa zawodowego i pracy tymczasowej.

W okresie od 1 stycznia 2003 r. do 1 maja 2007 r.

zarejestrowano:

Lp. Rodzaj agencji zatrudnienia

Ilość

wydanych

certyfikatów

1. Agencje doradztwa personalnego

1839

2. Agencje poradnictwa zawodowego

964

Agencje pośrednictwa pracy obywateli

polskich u pracodawców zagranicznych

2268

•

Agencje pośrednictwa pracy na terenie

Rzeczpospolitej Polskiej

2374

•

5. Agencje pracy tymczasowej

1919

•

Źródło: dane z Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia

na dzień 16 maja 2007 r.; www.kraz.praca.gov.pl.

Duże tempo przyrostu liczby agencji wynika po pierwsze

z potrzeby rynku – coraz więcej przedsiębiorstw decy-

duje się na korzystanie z zewnętrznych usług w zakresie

zarządzania zasobami ludzkimi, ponieważ uważa to za

bardzo korzystne rozwiązanie ekonomiczne (ogranicze-

nie kosztów, oszczędność czasu, podniesienie elastyczno-

ści i efektywności).

Szybko rosnąca liczba agencji zatrudnienia jest również

niewątpliwie rezultatem faktu, że podmioty prowadzą

działalność w zakresie jednej z usług i w tym czasie

aplikują zwykle o otrzymanie certyfikatów na pozostałe

działalności, które są pokrewne i w praktyce przenikają

się wzajemnie.

Aby uniknąć trudności prawnych w prowadzeniu szero-

kiej działalności usługowej i kompleksowo odpowiadać

na potrzeby klientów, agencje starają się więc o uzyskanie

wszystkich rodzajów certyfikatów, nawet jeżeli konkret-

nej działalności z tego zakresu na chwilę obecną nie

prowadzą.

Należy również zauważyć, że procedura uzyskania wpisu

do rejestru agencji zatrudnienia jest niezwykle prosta, nie

wiąże się z wysokimi kosztami i opiera się na oświadcze-

niach aplikującego podmiotu. Zachęca to wiele podmio-

tów do rejestracji takiej działalności nawet na potrzeby

jednego zdarzenia gospodarczego.

Ponadto każdorazowo to klient decyduje czy działania

podejmowane na rynku pracy przez agencję będą miały

charakter jawny, czy utajniony. Wiele przedsiębiorstw

oczekuje od agencji gwarancji pełnej dyskrecji w tym

zakresie.

Dopiero po pełnym zdiagnozowaniu potrzeb klienta

agencja przechodzi do etapu działań rekrutacyjnych

i selekcyjnych przewidzianych w ramach danego

projektu.

Po ustaleniu z klientem profilu poszukiwanych pracow-

ników, dobierane są źródła pozyskania kandydatów.

Agencje zatrudnienia wykorzystują zarówno swoje

wewnętrzne bazy danych, jak i środki masowego prze-

kazu: prasę, Internet, udział w targach pracy, współpracę

z biurami karier, z urzędami pracy oraz podejmują wszel-

kie działania bezpośredniego dotarcia do kandydatów,

również typu Direct Search.

W ostatnim czasie sytuacja na rynku pracy zmieniła się

diametralnie. Emigracja zarobkowa i likwidacja szkół

zawodowych, w połączeniu z bardzo niską w wielu regio-

nach Polski aktywnością zawodową, doprowadziły do

powstania poważnych niedoborów pracowników o wielu

kwalifikacjach, a nawet pracowników niewykwalifikowa-

nych, którzy mogliby wykonywać prace najprostsze lub

chcieliby przyuczyć się czy doszkolić do wykonywania

innych prac.

Sytuację dobrze ilustruje fakt, że do niedawna statystycz-

nie na jedno ogłoszenie agencji zatrudnienia o naborze

do pracy napływało w odpowiedzi nawet kilkadziesiąt

aplikacji, dziś – zaledwie kilka.

Wziąwszy pod uwagę fakt, że współczynnik aktywności

zawodowej Polaków jest najniższy w Unii Europejskiej

i oscyluje w granicach 53%, ważność metod bezpośred-

niego dotarcia do kandydatów na pracowników i akty-

wizacji tych, którzy do tej pory pozostają bierni nabiera

szczególnego znaczenia.

W związku z tym proces rekrutacji kandydatów opiera

się już nie tylko na metodach „tradycyjnych”, lecz także

niejednokrotnie prowadzony jest bardzo niekonwencjo-

nalnymi sposobami aktywizacji bezpośredniej, które do

niedawna wydawałyby się wręcz kuriozalne, np.: przez

wizyty przedstawicieli agencji w domach, miejscowych

sklepach, szkołach, lokalnych urzędach pocztowych,

parafiach, na festynach i imprezach sportowych.

Należy dodać, że wszystkie praktykowane kanały infor-

macyjne i metody pozyskania kandydatów wynikają

każdorazowo ze specyfiki poszukiwanych kandydatów

i agencja dobiera różne narzędzia w zależności od grupy

docelowej kandydatów.

Zakres usług doradczych

w agencjach zatrudnienia

I. Usługi dla firm

Dla wielu przedsiębiorstw brak możliwości znalezienia

odpowiedniego personelu staje się główną barierą w dzia-

łalności, szczególnie w czasie, gdy gospodarka rozwija się

w przyśpieszonym tempie. Zgodnie z badaniem przepro-

wadzonym przez KPMG Migracja pracowników – szansa czy

zagrożenie ? ponad połowa przedsiębiorstw odczuwa brak

potencjalnych pracowników na polskim rynku pracy, a co

czwarte już dostrzega związane z tym koszty i łączy je

z niewykorzystanymi możliwościami rynkowymi i kon-

kretnymi stratami finansowymi [1].

W takiej sytuacji przedsiębiorstwa coraz częściej i chętniej

przekazują zadania kadrowe agencjom zatrudnienia.

W tej materii pojawiło się w ostatnim czasie nowe okre-

ślenie: pracoserwis , oznaczające zakres wszystkich usług

związanych z pracą. Pracoserwis bazuje na trzech elemen-

tach: doradztwie personalnym, outsourcingu funkcji

personalnych i pracy czasowej, które stanowią logiczną

i uzupełniającą się całość, tworzą kompleksowy zestaw

usług oferowanych przedsiębiorstwom przez agencje,

związanych z zagadnieniem kadrowym.

Etapy:

1. Określenie potrzeb rekrutacyjnych.

Doradztwo dla klientów instytucjonalnych, czyli przed-

siębiorstw i innych podmiotów gospodarczych, jest

procesem złożonym, rozpoczynającym się od określenia

szczegółowych potrzeb klienta. W tym celu współpraca

na płaszczyźnie agencja – klient koncentruje się w pierw-

szym etapie na poznaniu otoczenia klienta, ustaleniu

z klientem jego faktycznych oczekiwań w stosunku do

personelu i wszystkich szczegółów dotyczących przebiegu

procesu rekrutacji, wykorzystywanych narzędzi rekruta-

cyjnych oraz przepływu informacji między kandydatami,

klientem oraz agencją zatrudnienia.

Dookreślenie i zrozumienie oczekiwań klienta wobec

poszukiwanych pracowników jest kluczowym aspektem

procesu rekrutacji, gdyż zapewnia wysoką skuteczność

podejmowanych czynności oraz minimalizuje ryzyko

błędnego wyboru i umożliwia skrócenie czasu trwania

projektu do minimum.

2. Proces selekcji.

Po wytypowaniu grupy kandydatów kolejnym krokiem

jest wstępna selekcja pozyskanych dokumentów aplika-

cyjnych, by wyłonił grupy osób, które będą weryfiko-

wane w procesie dalszej selekcji. W zależności od specy-

fiki stanowiska, branży, wymagań wobec kandydatów,

doradca personalny stosuje różne narzędzia w celu wybra-

nia kandydatów. By osiągnąć najwyższe wskaźniki zgod-

ności, trafności, rzetelności często łączy je i uzupełnia.

Takie działanie pozwala osiągnąć kompromis pomiędzy

efektywnością a kosztami procesu. W tym celu najczęś-

ciej wykorzystuje się:

wywiady psychologiczne i kompetencyjne;

testy psychologiczne i zawodowe oraz testy

psychomotoryczne;

„próbki pracy”, które są formą pośrednią pomiędzy

testami a badaniem Assessment Center ; w tym przy-

padku wykorzystuje się elementy ćwiczeń „assessmen-

towych”, które umożliwiają włączenie do procesu rekru-

tacji bardziej obiektywnych wskaźników, pozwalających

na wzajemne porównanie kandydatów;

sesje Assessment Center , które są najbardziej zaawanso-

waną, ale i najbardziej kosztowną formą sprawdzenia

i diagnozowania kandydatów, a przy tym najbardziej

rzetelnym i trafnym narzędziem oceny.

jętności i referencji pracowników. Agencja zatrudnienia

wykorzystuje doświadczenie konsultantów, doradców

zwykształceniem psychologicznym i specjalistycz-

nym/branżowym oraz wyżej wymienione wywiady,

testy osobowości i wiedzy merytorycznej czy metodę

Assessment Center, sprawdzającą umiejętności kandy-

data w praktyce i w ten sposób zapewnia przedsiębior-

stwu, zlecającemu rekrutację, dostarczenie pracowników

dopasowanych ściśle do wymagań danego stanowiska

i zakresu wykonywanej pracy.

3. Prezentacja wyselekcjonowanych osób.

Po ostatecznej selekcji doradca personalny przekazuje

klientowi dokumenty aplikacyjne wybranych kandyda-

tów wraz z informacjami uzyskanymi podczas całego

procesu rekrutacyjnego w formie raportu z rekrutacji.

Zwyczajowo doradca personalny przedstawia klientowi

kilka osób na jedno stanowisko i pozostawia mu możli-

wość samodzielnego ostatecznego wyboru.

W przypadku, gdy klient zainteresowany jest rekruta-

cją wewnętrzną w swojej firmie, agencja we współpracy

z działem personalnym klienta, dokonuje oceny kompe-

tencji i potencjału wybranych pracowników, w oparciu

o określone cele oraz precyzyjnie dobrane narzędzia

selekcji.

Usługę na rzecz klienta uznaje się za wykonaną w momen-

cie akceptacji kandydata/kandydatów o ściśle określonym

profilu osobowo-kwalifikacyjnym przez klienta.

Doświadczenie rynkowe w pozyskiwaniu kandydatów

i aktualizowana na bieżąco profesjonalna baza danych

o kandydatach do pracy pozwalają na bardzo szybką

reakcję i zaspokojenie potrzeb przedsiębiorcy w krótkim

czasie. Stanowi to coraz częstszy powód korzystania

przez przedsiębiorców z pośrednictwa agencji.

Poza rekrutacją personelu na konkretne stanowiska agen-

cje zatrudnienia realizują również inne usługi z zakresu

doradztwa personalnego. Dzięki np. usłudze oceny

i badania potencjału pracowników agencja jest w stanie

zidentyfikować faktyczne kwalifikacje oraz kompe-

tencje pracowników klienta. Natomiast organizując

usługę outplacementu agencja może umiejętnie zapewnić

niezbędne wsparcie i pomoc zwalnianym pracownikom,

zadbać o wizerunek firmy na rynku, dobrą atmosferę

pracy wśród pozostałych pracowników, a także przedsta-

wić zwalnianym pracownikom alternatywne propozycje

pracy.

Agencja zatrudnienia dzięki swojemu doświadczeniu

potrafi również doradzić klientowi np. wysokość wyna-

grodzeń dla konkretnych stanowisk pracy oraz ewentu-

alne formy i zakres pozapłacowych elementów wynagro-

dzenia i systemów motywacyjnych.

•

W dużych firmach, stosuje się również badanie Deve-

lopment Center , metodę pokrewną do Assessment Center ,

m.in. w celu typowania kandydatów do awansu w ramach

przedsiębiorstwa. Takie badanie zdecydowanie podnosi

trafność decyzji personalnych, co pozwala na zminimali-

zowanie ryzyka i kosztów ewentualnych błędów.

W zakresie działań agencji jako pośrednika i doradcy

personalnego, leży odpowiedni proces selekcji obejmujący

również kontrolę uprawnień, dokumentów oraz umie-

•

Korzyści wynikające ze współpracy z agencją

zatrudnienia:

oszczędność czasu i pieniędzy, jakie pochłonęłoby samo-

dzielne przygotowanie ogłoszeń, ich emisja, zbieranie

i selekcja dokumentów, wstępna weryfikacja kandyda-

tów, rozmowy kwalifikacyjne, testy i sprawdzanie ich

referencji;

optymalne dopasowanie kandydatów do wymagań

danego stanowiska pracy oraz obiektywna i komplek-

sowa ocena kompetencji wybranych kandydatów;

dyskrecja i poufność procesu rekrutacyjnego;

możliwość skoncentrowania pełnej uwagi na strate-

gicznych celach biznesowych firmy – klienta.

nego” świadczy o dużym zapotrzebowaniu na tego typu

przedsięwzięcia.

Relacja firmy z potencjalnym kandydatem rozpoczyna

się z chwilą złożenia przez niego dokumentów aplikacyj-

nych w agencji. Odbywa się to rozmaitymi sposobami:

osobiście, pocztą elektroniczną, pocztą tradycyjną, apli-

kacją on-line.

•

II. Działania agencji zatrudnienia skierowane

do kandydatów do pracy.

Drugą płaszczyzną działania agencji zatrudnienia jest

relacja z kandydatem, potencjalnym pracownikiem.

Aby pozyskać kandydatów do swojej bazy danych lub na

zlecenie klienta, agencja podejmuje działania promocyjne,

które dotyczą przede wszystkim organizacji i udziału

w targach pracy, prowadzenia szkoleń i warsztatów

ułatwiających potencjalnym pracownikom aktywizację

zawodową, emisji ogłoszeń rekrutacyjnych w mediach

oraz uaktywniania wszelkich kanałów informacyjnych,

w tym również opisanych wyżej metod bezpośredniego

dotarcia do kandydatów.

Agencje zatrudnienia współpracują również z organiza-

cjami studenckimi, urzędami miast i gmin, urzędami

pracy oraz podejmują działania sponsoringowe wielu

imprez kulturalnych. Wszystkie formy aktywności

mają na celu pozyskanie potencjalnych pracowników,

jak również udostępnienie podstawowych informacji

niezbędnych do zaistnienia tych osób na rynku pracy.

Kontakt z doradcą personalnym, to dla kandydata nie

tylko możliwość do pozyskania szczegółowych informa-

cji na temat danej oferty pracy, ale również okazja do

konsultacji dotyczących pożądanych zachowań i postaw

podczas rozmów kwalifikacyjnych, a co za tym idzie

efektywnego wykorzystania swojego potencjału.

Świetnym przykładem nowych działań agencji zatrud-

nienia są przeprowadzone ostatnio prelekcje połączone

z edukacyjną częścią warsztatową dla uczestników, które

odbyły się w ramach cyklu ogólnopolskich konferencji

„Warto pracować w Polsce”, zorganizowanych przez

Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości

(www.wnp.pl). Wysoka frekwencja na wspomnianych

prelekcjach „Drogowskazy na ścieżce do Twojej kariery

zawodowej – praktyczne porady Doradcy Personal-

W przypadku, gdy osoba jest zainteresowana konkretną

ofertą pracy zaproponowaną przez agencję w ogłosze-

niach, przesyła komplet dokumentów wymagany na

danym stanowisku wraz z numerem referencyjnym. Jeśli

natomiast kandydat nie ma jasno sprecyzowanych ocze-

kiwań lub nie dostrzega w danej chwili atrakcyjnej dla

siebie oferty, może zamieścić swoje dane w bazie danych

agencji. Jest to o tyle skuteczne rozwiązanie, że doradca

personalny rozpoczyna proces rekrutacji od zweryfiko-

wania wewnętrznych zasobów agencji. Niezwykle istotne

jest więc, aby kandydaci na bieżąco weryfikowali wpro-

wadzone dane w przypadku ich zmian.

Doradca personalny w czasie prowadzenia procesu

rekrutacji stosuje cztery standardowe progi selekcyjne:

weryfikacja danych zawartych w aplikacjach

kandydatów;

wywiad telefoniczny;

wywiad bezpośredni;

sprawdzenie referencji.

Podczas spotkań bezpośrednich z kandydatami stoso-

wane są następujące narzędzia: wywiady strukturalizo-

wane, kompetencyjne, testy psychologiczne, ćwiczenia

indywidualne oraz grupowe, zarówno przygotowane

przez inne wyspecjalizowane komercyjne podmioty,

jak i będące dorobkiem intelektualnym danej agencji

zatrudnienia.

•

Końcowym etapem weryfikacji kandydatów jest skon-

frontowanie ich z klientem. Jest to ostatnia chwila na

zaprezentowanie własnej kandydatury i zachęcenie

przyszłego pracodawcy do podjęcia decyzji o zatrudnie-

niu w strukturach jego organizacji.

Kluczem do sukcesu całego procesu działania agencji

są kompetencje doradców personalnych. Od ich umie-

jętności rozpoznania potrzeb klienta i cech kandydatów

zależy zarówno satysfakcja klienta, jak i decyzje zawo-

dowe kandydatów.

Jednakże należy pamiętać, że na sukces składa się

nie tylko praca, kompetencje i doświadczenie specja-

listy rekrutującego, bezpośrednio zaangażowanego

w proces.

Agencje zatrudnienia korzystają ze wsparcia specjalistów

z wielu różnych dziedzin tj. radców prawnych wyspecja-

lizowanych w zakresie prawa pracy, specjalistów ds. kadr

i płac, specjalistów z zakresu obsługi klienta, wdroże-

niowców – monitorujących i nadzorujących wykonanie

kolejnych etapów projektu, a także wsparcia systemu IT

agencji w zakresie zarządzania bazą kandydatów i bie-

żącą administracją zatrudnieniem.

Efekt synergii pracy całego zespołu przyczynia się do

tego, jak wysoce korzystną alternatywą dla przedsiębior-

stwa jest współpraca z agencją zatrudnienia.

Ekonomia skali natomiast decyduje o tym, że agencja

zatrudnienia jest w stanie przeprowadzić cały proces

taniej niż klient mógłby dokonać tego samodzielnie.

tego efektem jest obserwowany w ostatnich miesiącach

wzrost stawek wynagrodzeń. Jednakże oprócz tego

zarysowuje się widoczna kreatywność przedsiębiorstw

w zwiększaniu satysfakcji personelu. Firmy coraz częściej

oferują szersze, bogatsze pakiety socjalne, które wynikają

z chęci wyróżnienia i zwiększenia swojej atrakcyjności,

tj. prywatna opieka medyczna, dodatkowe ubezpieczenia,

szkolenia zawodowe, kursy językowe, bezpłatne dojazdy

do pracy, dopłaty do wypoczynku, zajęcia fitness, posiłki

w pracy, przedszkola, pakiety lojalnościowe.

Właśnie elementy pozapłacowe coraz częściej stają się

kartą przetargową w decyzji dotyczącej wyboru oferty

pracy. W takim zakresie przedsiębiorstwo może również

liczyć na doradztwo wyspecjalizowanych konsultantów

agencji zatrudnienia.

Agencje zatrudnienia to nie tylko pośrednik i doradca

w zakresie rekrutacji. Ich usługi nie ograniczają się do

analizy rynku i dostarczenia odpowiedniego personelu.

Coraz częściej przejmują rolę edukatora, informatora,

wskazują nowe trendy, wypracowują nowe metody zarzą-

dzania personelem.

Agencje zatrudnienia mają szerokie możliwości do

działania i rozwoju. Jednak istnieją również bariery ich

funkcjonowania.

Do najczęściej wskazywanych przez agencje zatrudnienia

należą nieelastyczne przepisy prawa, niedostosowane

w szczególności do obszaru zatrudnienia tymczasowego

oraz nadmierne wymogi biurokratyczne w stosunku do

agencji zatrudnienia

Ponadto ponieważ rynek usług personalnych jest atrak-

cyjny i jednocześnie posiada bardzo niskie bariery

wejścia, umożliwia to zaistnienie podmiotów, które nie

prowadzą usług zgodnie z zasadami etycznego biznesu

i najlepszymi praktykami. Takie wydarzenia wpływają

negatywnie na wizerunek całej branży.

Jaki kierunek zmian?

Agencje zatrudnienia przejmują coraz większy zakres

działań i coraz bardziej specjalizują się w swoich zada-

niach. Naturalnym kierunkiem rozwoju wydaje się być

forma consultingowa. Na rynku bowiem obserwuje się

ewolucję w tym kierunku. Małe agencje, które nie są

w stanie odpowiedzieć na kompleksowe, czasem bardzo

wyszukane potrzeby klientów, są zastępowane tymi, które

podejmują się szerokich, często nowatorskich zadań.

Coraz więcej firm korzysta z usług agencji zatrudnienia,

a im trudniej będzie pozyskać odpowiednich pracowni-

ków na własną rękę i czas ich znalezienia będzie odgrywał

większą rolę, tym bardziej pożądanym będą partnerem.

Szczególnie, gdy w tym samym czasie kiedy rynek pracy

przewartościowuje się w rynek pracownika, gospodarka

rozwija się bardzo szybko. Taka sytuacja jest akcelerato-

rem rozwoju usług agencji zatrudnienia.

Inną sprawą jest, że w miarę pojawiania się trudności ze

znalezieniem personelu, zmienia się podejście przedsię-

biorstw zarówno w stosunku do własnych pracowników,

jak i do kandydatów do pracy. Najbardziej widocznym

Jakie s+ preferencje firm korzystaj+cych

z usług agencji zatrudnienia?

W związku z kosztem usług doradczych najczęstszymi

klientami agencji zatrudnienia są przedsiębiorstwa

duże, często z kapitałem zagranicznym, inwestorzy

zagraniczni – szczególnie w zakresie outsourcingu funkcji

personalnych.

Jednakże coraz silniej zauważalny jest trend, szczególnie

w kwestii rekrutacji personelu i doradztwa personalnego,

że firmy o mniejszym kapitale i niższym wskaźniku

zatrudnienia przekazują zadania kadrowe agencjom

z a t r u d n i e n i a , m i m o ż e j e s t t o u s ł u g a k o s z t o w n a . J e d n a k ż e

porównanie wydatków w długim okresie coraz częściej

wychodzi na korzyść dla serwisu agencji.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: