Kurs Microsoft Access 2000.pdf

Kurs Microsoft Access 2000

ROZDZIAŁ I – Wprowadzenie do Accessa. Kolekcja wideo – tabele, formularze do

wprowadzania danych.

Zaczniemy od podstawowych informacji o bazach i relacjach. Potem krótko przeanalizujemy przykład, na

którym będzie opierał się cały kurs i przystąpimy do tworzenia bazy: zaczniemy od założenia tabeli i relacji, a

skończymy na interfejsie użytkownika. Pokażemy kolejne etapy konstruowania bazy na przykładzie prostej bazy

danych kolekcji kaset wideo. Analogicznie będzie można z łatwością stworzyć bazę z informacjami na temat kolekcji

płyt CD, DVD czy książek. Dlaczego warto stosować bazy danych? Mając bardzo dużo informacji, które nie są w

żaden sposób uporządkowane i pogrupowane, gubimy się i tracimy nad nimi kontrolę. Dobrze zaprojektowane

(przemyślane) bazy danych znacznie ułatwiają znalezienie interesujących nas wiadomości oraz edycję danych.

Co to są bazy danych?

Co to właściwie jest baza danych? To plik, w którym są przechowywane informacje. Nie jest to oczywiście

zwykły plik tekstowy, w którym umieszczamy notatki. Baza zawiera tak zwane rekordy 1 , czyli zbir informacji na

jeden temat. Na przykład w bazie danych kaset wideo rekordem jest informacja dotycząca jednej kasety: tytuł, rok

produkcji filmu, reżyser i tak dalej. Microsoft Access ma przyjazny interfejs pomagający w tworzeniu bazy danych.

Ułatwia pracę, udostępniając kreatory. Sam zapisuje w pliku strukturę bazy oraz zawarte w niej informacje. Pozwala

też na tworzenie formularzy umożliwiających łatwe i szybkie dodawanie, modyfikowanie i usuwanie rekordów.

Przykład: Kolekcja wideo

Pokażemy, jak wykonać bazę danych filmów z domowej filmoteki za pomocą programu Microsoft Access

2000. Nazwiemy ją Kolekcja wideo. Zastanówmy się najpierw, jakie informacje o filmie powinna zawierać. Na

pewno tytuł, krótki opis, rok produkcji, a także kategorię oraz nazwisko reżysera. Decydujemy się więc na utworzenie

trzech tabel 2 z informacjami o filmie, z nazwami kategorii i z nazwiskami reżyserów powiązanych ze sobą

odpowiednimi relacjami 3 . Proponujemy nadać im następujące nazwy: Kolekcja wideo, Kategorie oraz Reżyserzy.

Czas przystąpić do pracy.

Uruchomienie programu

1 Program Microsoft Access uruchamiamy, klikając kolejno na menu Start, Programy, Microsoft Access.

2 Otwiera się okno dialogowe, w którym decydujemy, czy chcemy otworzyć istniejącą bazę danych czy też założyć

nową. Ponieważ dopiero zaczynamy tworzyć naszą bazę, wybieramy opcję Pusta baza danych programy Access

Pusta baza danych programy Access i

OK .

3 Następnie wskazujemy, gdzie na dysku twardym ma zostać zapisany plik. Wpisujemy nazwę bazy i klikamy

przycisk Utwórz

Utwórz . W ten sposób utworzyliśmy pustą bazę danych. Zademonstrujemy, w jaki sposób dodać do niej

tabele, stworzyć relacje między nimi i wygenerować przydatne formularze 4 .

Okno bazy danych

Główne okno w Access’ie 2000 pokazuje wszystkie stworzone obiekty. W naszym kursie będziemy korzystać

z pierwszych trzech grup: tabel, formularzy i raportów. Każdy z tych elementów można skonstruować na dwa

sposoby: za pomocą kreatora 5 , który pomaga w stworzeniu obiektu, albo wykorzystując widok projektu. W naszym

kursie częściej będziemy używać kreatorów. Zadając pytania, zbierają informacje o tym, co chcemy osiągnąć, a

następnie na podstawie zebranych danych tworzą tabelę, formularz i raport. Na pierwszym etapie pracy z bazą

zajmiemy się założeniem tabel oraz relacji.

1 Zbiór wszystkich informacji w bazie danych dotyczących jednego tematu. I tak w bazie danych adresów rekordem są dane o człowieku,

takie jak imię, nazwisko, telefon, data urodzenia itd.

2 W programie do tworzenia baz danych miejsce, gdzie zapisywane są (w postaci rekordów) wszystkie wprowadzane przez nas dane.

3 W bazie danych zależność pomiędzy poszczególnymi tabelami. Relacje umożliwiają logiczne powiązanie ze sobą oddzielnych tabel.

4 Służy do uproszczenia i przyspieszenia procesu wprowadzania danych do bazy danych.

5 Program ułatwiający proces konfiguracji lub pomagający korzystać z głównego programu.

ROZDZIAŁ I – Wprowadzenie do Accessa. Kolekcja wideo – tabele, formularze do

Co to są bazy danych?

Przykład: Kolekcja wideo

Uruchomienie programu

klikamy na przycisk OK

Podstawowe typy danych

Tekst – pole zawierające ciąg znaków, ograniczenie to 255 znaków, przechowywane w nim informacje są krótkie

(na przykład imię, nazwisko, tytuł)

Nota – typ tekstowy (maksymalna liczba znaków około 64 000), zalecane do pól opisowych

Liczba – przechowywane informacje są wartościami liczbowymi

Data/godzina – pole to umożliwia wprowadzanie daty (ewentualnie wraz z godziną) w formacie, jaki zostanie

ustalony w jego właściwościach

Walutowy – typ wskazuje, że wartości znajdujące się w tym polu określają walutę (zapewnia charakterystyczne dla

walut zaokrąglanie)

Autonumerowanie – wybór tego typu danych powoduje, że program sam dba o zwiększanie wartości w kolejnym

rekordzie o jeden (zwykle używane do pól będących identyfikatorami)

Tak/nie – typ logiczny (wykorzystywany do danych mogących przyjąć dwie wartości, na przykład czy film jest

aktualnie wypożyczony – tak lub nie)

Najważniejsze właściwości pól

Rozmiar pola – to maksymalna liczba znaków, które można wprowadzić w pole

Maska wprowadzania – wzorzec wprowadzanych danych (dla liczb dziesiętnych) to jej całkowita część oraz liczba

cyfr w części dziesiętnej)

Wartość domyślna – wartość wpisywana automatycznie przy wypełnianiu nowych rekordów tabeli

Reguła poprawności – wyrażenie, które ogranicza wprowadzane wartości

Komunikat o błędzie – tekst pojawiający się po podaniu wartości niezgodnej z regułą poprawności

Wymagane – określa, czy wypełnienie pola jest wymagane (jeśli tak, to w pola puste automatycznie wstawiana jest

wartość NULL)

Zerowa długość dozwolona – dopuszcza możliwość wystąpienia pustych (nie wypełnionych) pól w tabeli

Indeksowanie – znacznie przyspiesza wyszukiwanie danych, lecz efekt może być dostrzegalny przy bazach

ogromnych rozmiarów (kilkadziesiąt tabel). Ustawienie opcji Tak (Powtórzenia OK)

Tak (Bez powtórzeń) nie pozwala na to.

Projektuj .

2 W oknie projektowym tabeli wpisujemy nazwy pól, określamy typy danych i ewentualnie dodajemy ich opis

słowny. Przystępujemy do definiowania składowych głównej tabeli. W okno Nazwa pola

Nazwa pola wpisujemy nazwę

pierwszego pola: Id

Id . Będzie to identyfikator filmu. Ponieważ każdy film powinien mieć inny identyfikator, Typ

Typ

danych powinniśmy ustawić na Autonumerowanie

Autonumerowanie . Między polami tabeli przemieszczamy się, wciskając klawisz

Tab lub klikając myszką. Natomiast typ danych wybieramy z rozwijalnej listy.

3 Następnie definiujemy pola tekstowe Tytuł

Tytuł oraz Opis

Opis . Mimo że obydwa zawierają testowe dane, różnią się typem.

Tekst , a we właściwościach określamy maksymalną liczbę znaków, jaką może

zawierać, czyli 255 znaków. Jako typ danych Opis

Tytuł ustawiamy typ danych Tekst

Nota . Nasuwa się pytanie: dlaczego stosujemy tu dwa

różne typy? Przecież obie informacje są tekstowe. Otóż tytuł filmu składa się na ogół z kilku słów – 255 znaków w

zupełności wystarczy na przechowanie tej informacji. Natomiast w polu Opis

Opis wybieramy Nota

Opis chcemy umieszczać streszczenia

filmów składające się z kilkunastu zdań, które w sumie mogą zajmować więcej niż 255 znaków. Dlatego wybieramy

typ Nota

Nota .

4 Kolejne pole to Rok produkcji

Liczba .

5 Ostatnie dwa pola to identyfikatory reżysera i kategorii filmu. Przez te pola łączymy ze sobą tabele, tworząc

odpowiednie relacje.

6 Zamykamy okno. Na pytanie programu, czy zapisać zmiany projektu tabeli odpowiadamy twierdząco, klikając na

przycisk Tak

Rok produkcji . Jego Typ danych

Typ danych ustawiamy na Liczba

Tak . W oknie wpisujemy nazwę tabeli i klikamy na OK

OK .

Tak (Powtórzenia OK) dopuszcza wystąpienie w

danej kolumnie identycznych wartości, Tak (Bez powtórzeń)

Tabele

1 Aby powstała tabela, skorzystamy z widoku projektu. W tym celu klikamy na przycisk Projektuj

danych

Tab

Przy Tytuł

7 Ponieważ nie zdefiniowaliśmy najważniejszej rzeczy w tabeli – klucza podstawowego 6 – Access informuje nas o

tym. Klikamy na Tak

Tak i program sam definiuje klucz w polu Id.

Klucz podstawowy

Klucz podstawowy jest ważnym elementem tabeli, który jednoznacznie identyfikuje nasz rekord. Pole to zawiera

unikatową informację, to znaczy, że ta sama wartość może pojawić się tylko w dokładnie jednym rekordzie. Co to

oznacza? Spójrzmy na przykład – Kolekcję wideo. Istnieje możliwość, że znajdzie się w niej kilka filmów należącej

do tej samej kategorii i jednocześnie wyreżyserowanych w tym samym roku przez tego samego reżysera. Na

podstawie tych danych (rozpatrywanych osobno) nie jesteśmy w stanie powiedzieć, o który film konkretnie chodzi.

Jeżeli zaś weźmiemy tytuł filmu, to dokładnie zidentyfikujemy poszukiwaną kasetę. Gdy chodzi o tabele podrzędne,

to jako klucz podstawowy ustawiamy pola będące łącznikiem z tabelą nadrzędną. Poprzez ten klucz połączymy

tabele relacjami.

8 Pozostały nam jeszcze do założenia dwie tabele, w których będą przechowywane informacje o reżyserach i

kategoriach filmów. Postępujemy podobnie jak podczas tworzenia tabeli Kolekcja wideo

Kategorie i Reżyserzy

Reżyserzy ). Projekty naszych

tabel powinny wyglądać następująco:

Reżyserzy

Kategorie

Relacje

Stworzyliśmy w naszej bazie filmów trzy tabele. Teraz musimy pokazać programowi, w jaki sposób są one ze

sobą powiązane, czyli ustalić relacje między nimi.

1 Z menu Narzędzia

Narzędzia wybieramy Relacje

Relacje .

6 Jedno lub więcej pól, dzięki którym możemy jednoznacznie zidentyfikować każdy rekord w tabeli. Wartość znajdująca się w tym polu nie

może drugi raz wystąpić w innym rekordzie w tej samej tabeli.

Kolekcja wideo – powtarzamy kroki do 1

do 7 (oczywiście tworzymy inne pola i nadajemy tabelom inne nazwy: Kategorie

Relacje . Podobny efekt osiągniemy, klikając w oknie bazy danych prawym

przyciskiem myszy i wybierając z menu pozycję Relacje

Dodaj .

3 Po wykonaniu kroku drugiego zobaczymy w widoku relacji nasze tabele. Teraz musimy wskazać relacje między

nimi. Relacje prowadzimy z tabel podrzędnych 7 ( Kategorie

Kategorie i Reżyserzy

Reżyserzy ) do tabeli nadrzędnej 8 ( Kolekcja wideo

Kolekcja wideo ).

Kategorie ) i cały czas trzymając

wciśnięty przycisk myszy prostokącik symbolizujący łączenie tabel na IdKategorii

IdKategorii (w tabeli Kategorie

IdKategorii (w tabeli Kolekcja wideo

Kolekcja wideo ) i

zwalniamy przycisk myszy.

4 W oknie, które się pojawi na ekranie, zaznaczamy opcję Wymuszaj więzy integralności

Wymuszaj więzy integralności i klikamy na Utwórz

Utwórz . W

Wymuszaj więzy integralności

gwarantuje nam niepowodzenie próby usunięcia kategorii lub reżysera filmu, jeśli jest on przypisany do rekordu w

Kolekcji wideo.

5 Podobnie, powtarzając kroki 3 i 4 , postępujemy z polem IdReżysera

Kategorie i tabelę Kolekcja wideo

Kolekcja wideo . Opcja Wymuszaj więzy integralności

IdReżysera (w tabeli Reżyserzy

Reżyserzy ), które łączymy z polem

Kolekcja wideo ).

6 Relacje między tabelami w naszej bazie danych wyglądają następująco:

Zamykamy okno relacji.

Dzięki relacjom pokazaliśmy Access’owi, jakie jest powiązanie między stworzonymi tabelami i zawartymi w

nich informacjami. Niewykonanie tego etapu uniemożliwia dalsze kroki prezentowane w kursie.

Formularze do wprowadzania danych

Stworzyliśmy już tabele i połączyliśmy je relacjami. Teraz zabierzemy się za stworzenie formularzy do

wprowadzania danych to tabel. Oczywiście można informacje wpisywać bezpośrednio do tabeli, korzystając z

widoku arkusza danych, ale jest to bardzo niewygodne i możemy popełnić dużo błędów. Dlatego warto stworzyć

mechanizm pozwalający na przykład wybierać nazwy kategorii czy nazwiska reżyserów z list wyboru i dopisywać

pozostałe dane. Umożliwi nam to formularz. Zaczniemy od zaprojektowania dwóch formularzy przeznaczonych do

dodawania, modyfikacji i usuwania nazw kategorii filmów oraz nazwisk reżyserów. Zacznijmy od formularza

kategorii filmów.

Formularze .

2 W prawej części okna widzimy, że mamy dostępne dwie możliwości stworzenia formularza: za pomocą widoku

projektu lub kreatora. Na początek skorzystamy z kreatora, później dodamy pewne elementy ręcznie – używając

widoku projektu.

3 Klikamy dwukrotnie na Utwórz formularz za pomocą kreatora

Utwórz formularz za pomocą kreatora . Kreator pyta nas, które pola z której tabeli

chcemy umieścić w formularzu. Wybieramy z listy wyboru tabelę Kategorie

Kategorie .

4 Następnie zaznaczamy pole Kategoria

Kategoria i klikamy na przycisk ze znakiem > . Nasuwa się pytanie, dlaczego nie

umieszczamy w formularzu pola IdKategorii

IdKategorii . Otóż w naszym formularzu powinny znaleźć się tylko te pola, które

będziemy aktualizować, nie ma potrzeby aktualizowania identyfikatora kategorii. Klikamy na przycisk Dalej

Dalej .

5 W kolejnym oknie kreator pyta o układ formularza, jaki ma zostać użyty. Mamy do wyboru cztery. Wybierzmy na

przykład Kolumnowy

Dalej .

6 W następnym kroku wybieramy styl formularza i ponownie klikamy na Dalej

Dalej .

7 Tabela, w której przechowywane są informacje dodatkowe. Odwołania do niej znajdują się w tabeli nadrzędnej.

8 Główna tabela bazy danych.

2 Korzystając z okna, dodajemy kolejne tabele. Zaznaczamy po kolei myszką każdą z nich i klikamy na przycisk

Dodaj

W tym celu klikamy lewym przyciskiem myszy na pole IdKategorii

ten sposób połączyliśmy relacją tabelę Kategorie

IdReżysera

IdReżysera (a tabeli Kolekcja wideo

Formularze do wprowadzania danych

Kategorie filmów

1 Klikamy w oknie bazy danych na Formularze

Kolumnowy . Kolejny raz klikamy na przycisk Dalej

7 Wpisujemy tytuł formularza – Kategorie i wybieramy jedną z dwóch opcji. Proponujemy zaznaczyć Modyfikuj

Modyfikuj

projekt formularza , by móc dodać do formularza przyciski, czego nie umożliwia kreator.

8 Tworzenie formularza za pomocą kreatora zostało już zakończone, klikamy więc na przycisk Zakończ

Zakończ .

9 Formularz został automatycznie wygenerowany i pojawił się jego widok projektowy (o ile prawidłowo zostały

wykonane kroki 1 do 8 ). Dodamy teraz trzy przydatne przyciski umożliwiające dodanie nowego rekordu, usunięcie

starego oraz zamknięcie formularza. Do tego zadania bardzo nam się przyda przybornik umożliwiający szybki dostęp

do obiektów formularza, które chcemy wstawić.

Przycisk polecenia , a

następnie klikamy w widoku projektu formularza na miejsce, w którym ma się znajdować.

11 Uruchamia się wtedy Kreator przycisków poleceń

Kreator przycisków poleceń . Wybieramy z listy kategorii Operacje na rekordach

Operacje na rekordach , a

następnie z listy akcji Dodaj nowy rekord

Dodaj nowy rekord i klikamy na przycisk Dalej

Dalej .

12 Decydujemy, czy na przycisku zostanie umieszczony tekst czy obrazek. My zaznaczamy Tekst

Tekst i klikamy na

Dalej .

13 Pozostało jeszcze tylko nadanie nazwy (może pozostać nazwa proponowana przez kreator). Klikamy na

Zakończ

Zakończ . W widoku projektu formularza pojawia się stworzony przycisk.

14 Aby stworzyć przycisk usuwający rekord, powtarzamy kroki od 10

10 do 13

13 z małą modyfikacją kroku 11

11 . zmiana ta

dotyczy operacji na rekordzie. Zamiast akcji dodawania rekordu wybieramy akcję Usuń rekord

Usuń rekord . Pozostałe kroki

wykonujemy analogicznie jak poprzednio.

15 Podobnie dodajemy przycisk zamykający formularz. Powtarzamy kroki od 10

10 do 13

13 , jedynie w kroku 11

wybieramy kategorię Operacje na formularzach

Operacje na formularzach oraz akcję Zamknij formularz

Zamknij formularz .

16 Projekt formularza Kategorii wygląda teraz następująco:

Formularz uruchamiamy za pomocą przycisku Otwórz z paska narzędzi naszej bazy.

Reżyserzy

Formularz umożliwiający różne operacje na tabeli Reżyserzy

Reżyserzy projektujemy analogicznie jak tabelę z

kategoriami filmów.

1 Powtarzamy kroki od 1 do 15

15 z części Kategorie

Kategorie filmów, z tą różnicą że w kroku 4 wybieramy z listy tabel –

Reżyserzy , zaznaczamy następnie pole Reżyser

Reżyser i klikamy na przycisk > , aby dodać je do formularza.

2 Oto gotowy formularz Reżyserzy

Reżyserzy :

Kolekcja wideo

Teraz przystępujemy do projektowania najważniejszego i największego formularza – Kolekcji wideo. Przez

ten formularz mamy wprowadzać wszystkie dane dotyczące filmu, również kategorię i reżysera (będzie można je

później wybierać z rozwijalnych list). Najpierw umieścimy w formularzu pola zawarte w tabeli Kolekcja wideo

Kolekcja wideo , a

potem już w widoku projektowym dodamy pola, które będą pobierane z tabel Kategorie

Kategorie i Reżyserzy

Reżyserzy za pomocą

identyfikatorów.

projekt formularza

10 Wstawiamy pierwszy przycisk. Wybieramy kliknięciem myszy z przybornika obiekt Przycisk polecenia

Dalej

Reżyserzy

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: