W tym rozdziale:
Dostosowywanie widoków do własnych potrzeb
Porządkowanie zadań w widoku
Korzystanie z widoków w pracy
W rozdziale 6. omówiono przykłady widoków istniejących w programie, i choć mogą one wystarczać dla naszych potrzeb, warto wiedzieć, że nie są one jedynymi i że można tworzyć też inne. Informacje można przeglądać na bardzo wiele sposobów. W tym rozdziale zostanie opisane, jak wykorzystywać widoki do potrzeb indywidualnych.
Manipulowanie tabelami w widokach zawierających je lub manipulowanie samymi widokami pozwala na dostosowywanie widoków do własnych potrzeb.
W widokach zawierających tabele można dokonywać prostych zmian, takich jak modyfikacja wysokości wiersza lub zmienianie tabel w widoku; można także zmieniać widok tabeli zdefiniowanej, przesuwając kolumny, ukrywając je lub dodając, a następnie zapisywać te zmiany w nowej tabeli.
Jest to funkcja przydatna w wypadku, gdy informacja jest zbyt długa, żeby zmieścić się w kolumnie; po dokonaniu zmiany wysokości wiersza, cała informacja może pojawić się w wyższym wierszu.
Nowość
Możliwość zmieniania wysokości wiersza tabeli jest nową funkcją dostępną w programie Microsoft Project 2000.
Na rysunku 7.1 widać, że nazwy zadań 2. i 3. nie mieszczą się w kolumnie Nazwa zadania. Po zmianie wysokości tych wierszy obydwie nazwy pojawią się w swoich polach kolumny — patrz. rys. 7.2.
Rysunek 7.1
Uwaga. Na rysunku nie ma wskaźnika myszki. W oryginale jest.
. Wysokość wiersza można zmieniać, gdy wskaźnik myszki ma kształt strzałki z dwoma grotami.
Rysunek 7.2. Jeżeli zmieniamy wysokość kilku wierszy równocześnie, program wszystkim wybranym wierszom nadaje taką samą wysokość
Wskazówka
Aby zmienić wysokość więcej niż jednego wiersza, należy zaznaczyć każdy wiersz przeznaczony do zmiany. W celu wybrania równocześnie kilku zadań można korzystać z metod Windows. Żeby wybrać wiersze, które nie sąsiadują ze sobą, należy kliknąć pierwszy wiersz i przytrzymać wciśnięty przycisk Ctrl, klikając każdy z wybranych wierszy. Jeżeli zmieniamy wysokość kilku wierszy równocześnie, program wszystkim tym wierszom nadaje taką samą wysokość.
Aby zmienić wysokość wiersza, należy go wybrać i przesunąć wskaźnik myszki do kolumny Numer Id. zadania u dołu wybranego wiersza. Wskaźnik myszki zmieni się w strzałkę z dwoma grotami, jak na rys. 7.1. Należy przeciągnąć wskaźnik w dół — po zwolnieniu przycisku myszki program zwiększy wysokość wiersza, a cały tekst zostanie umieszczony w polu kolumny.
Uwaga
Wysokość wiersza można zmieniać tylko o wartość całkowitą, tzn. możemy stworzyć wiersz dwa razy wyższy, ale nie możemy zwiększyć wiersza półtora raza.
Można czasowo usunąć kolumnę z tabeli, ukrywając ją. Należy kliknąć kolumnę prawym przyciskiem myszki i wybrać polecenie Ukryj kolumnę. Program nie usuwa z pliku danych zapisanych w tej kolumnie, a tylko usuwa je z pola widzenia. Aby ponownie zobaczyć kolumnę (lub aby dodać do tabeli inną kolumnę), należy kliknąć prawym przyciskiem myszki nagłówek kolumny, która ma się znaleźć po prawej stronie kolumny wstawianej. Następnie z pojawiającego się menu należy wybrać Wstaw kolumnę. Pojawi się okno dialogowe Definiowanie kolumny, jak na rys. 7.3.
Rysunek 7.3. Okno dialogowe pozwalające na dodanie kolumny do tabeli
Należy otworzyć pole listy Nazwa pola i wybrać nazwę kolumny, którą chcemy dodać. Nie trzeba wprowadzać żadnych innych zmian, tylko kliknąć Dopasuj optymalnie, aby upewnić się, że znajdzie się wystarczająco dużo miejsca na umieszczenie tytułu kolumny. Nowa kolumna zostanie wstawiona po lewej stronie kolumny zaznaczonej.
Nie we wszystkich widokach pojawiają się tabele. Na przykład w widoku Diagram sieciowy czy Wykres zasobów nie ma tabeli z kolumnami. W widokach zawierających tabele, jak np. Wykres Gantta czy Obciążenie zadaniami (rys. 7.4), w lewym górnym rogu znajduje się przycisk Wybierz wszystkie. Po kliknięciu tego przycisku prawym przyciskiem myszki pojawia się lista tabel zdefiniowanych, a także opcja Więcej tabel.
Rysunek 7.4. Zmienianie tabeli w widoku przez wybieranie jej z menu skrótu
Kliknięcie przycisku Wybierz wszystkie lewym, a nie prawym, przyciskiem myszki udostępnia wszystkie informacje w części widoku zawierającej tabelę.
Podobnie jak w wypadku widoków program dysponuje dziesiątkami tabel zawierających różnorodne informacje pozwalające na skoncentrowaniu się na harmonogramie, zasobach, śledzeniu itd. Opcja Więcej tabel pozwala na zmianę tabeli w widoku na taką, która nie pojawia się na liście skrótów do tabel, a okno dialogowe Więcej tabel umożliwia modyfikowanie pól z informacjami pojawiającymi się kolumnach tabel, a nawet tworzenie nowych. Dzięki spójności programów Microsoft tworzenie nowych tabel w programie nie różni się zbytnio od edytowania już istniejących. W obu przypadkach korzystamy z tego samego okna dialogowego.
Na jakiej podstawie określić, czy tworzyć nową tabelę, czy modyfikować istniejącą? Jeżeli istniejąca tabela częściowo spełnia stawiane jej wymagania i posiada kilka potrzebnych pól, należy zacząć od stworzenia kopii tej tabeli, a następnie usuwać, zmieniać, modyfikować lub dodawać pola według uznania. Jeżeli nie możemy znaleźć odpowiedniej tabeli, możemy stworzyć nową. Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie kopii tabeli, gdyż inna osoba korzystająca z niej może spodziewać się istnienia innych pól.
Załóżmy, że widok będzie dostarczał więcej informacji, jeżeli kolumny pojawią się w innej kolejności niż prezentowana przez program. Na przykład wiele tabel przedstawia najpierw informacje według planu bazowego, a następnie informacje rzeczywiste, w następującej kolejności: Rozpoczęcie wg planu bazowego, Zakończenie wg planu bazowego, Rozpoczęcie rzeczywiste, Zakończenie rzeczywiste. Porównanie tych danych może być łatwiejsze, jeżeli uszeregujemy kolumny w następującej kolejności: Rozpoczęcie wg planu bazowego, Rozpoczęcie rzeczywiste, Zakończenie wg planu bazowego, Zakończenie rzeczywiste itd.
Można również chcieć wprowadzić nową tabelę do listy tabel w menu skrótów pojawiającym się po kliknięciu przycisku Wybierz wszystkie. Podobnie można chcieć dodać lub usunąć z tabeli pola z informacjami (kolumny). Istnieje możliwość zarówno edytowania istniejącej tabeli, jak i stworzenia i edytowania jej kopii.
Ostrzeżenie
W oknie dialogowym Więcej tabel nie ma przycisku przywracającego poprzednie ustawienia, czyli wszystkie wprowadzane zmiany mają charakter trwały. Dlatego też zawsze lepiej stworzyć kopię tabeli niż modyfikować tabelę istniejącą. W ten sposób tabela oryginalna nie zmieni się.
W celu stworzenia nowej tabeli lub zmienienia istniejącej należy wykonać poniższe kroki:
Rysunek 7.5. Okno dialogowe pozwalające na wybór tabeli do użytku, modyfikacji lub kopiowania.
Rysunek 7.6. Okno dialogowe Definicja tabeli umożliwia zmienianie wyglądu tabeli. Gdy tworzymy nową tabelę, w dolnej części okna dialogowego nie pojawiają się żadne informacje.
Po stworzeniu kopii możemy, zamiast używać nazwy „Kopia ...” nadawanej przez program, zmienić nazwę w polu Nazwa.
Rysunek 7.7. Tworząc kolumny w tabeli, można wybierać pola o określonych informacjach
Jeżeli nie wiadomo, jaka ma być szerokość kolumny, można wybrać ustawienie domyślne. Można je zmieniać, gdy tabela jest wyświetlana, klikając krawędź nagłówka i przeciągając go w lewo lub w prawo.
Zmiany wprowadzane w tabelach pojawiają się tylko w pliku bieżącego programu. Żeby nowe lub zmodyfikowane tabele były dostępne dla innych harmonogramów, należy skorzystać z funkcji Organizator w oknie dialogowym Więcej tabel, aby skopiować je do pliku Global.mpt. Więcej informacji na ten temat w rozdziale 18.
Jak wynika z poprzedniego rozdziału, w widokach znajdują się przeróżne informacje — tabele zawierające różne pola z informacjami, paski zadań, ramki diagramu sieciowego itd. Microsoft dostarcza wiele różnych widoków, co zaspakaja wszystkie potrzeby odnośnie do wglądu do informacji. Można jednak chcieć stworzyć odmianę któregoś z widoków, aby móc spojrzeć na informacje z innej perspektywy. Można na przykład stworzyć drugi widok Diagram sieciowy, w którym ramki będą prezentować zupełnie inne informacje niż w widoku oryginalnym. Żeby nie zmieniać ramek w widoku oryginalnym za każdym razem, gdy potrzebne są inne informacje, wystarczy wtedy kliknąć ten nowy widok diagramu sieciowego. Widok alternatywny można stworzyć na bazie dowolnego widoku istniejącego i następnie zmienić informacje wyświetlane przez program jako ustawienie domyślne, aby wprowadzić tylko informacje zmodyfikowane.
Widok można wybrać z paska Widok znajdującego się po lewej stronie ekranu, lub kliknąć ten pasek prawym przyciskiem myszki i wybrać z menu Więcej widoków. Program dostarcza dziesiątki różnych widoków do wyboru (patrz rys. 7.8). Po stworzeniu nowego można go umieścić w pasku Widok lub tylko udostępnić w oknie dialogowym Więcej widoków.
Rysunek 7.8. Szeroki wybór dostępnych widoków zaspokoi potrzeby niemal wszystkich
Można, zamiast tworzyć nowy, zmodyfikować widok istniejący. Jednak, podobnie jak w oknie dialogowym Więcej tabel, w oknie dialogowym Więcej widoków nie ma przycisku przywracającego poprzednie ustawienia, czyli wszystkie wprowadzane zmiany mają charakter trwały. Dlatego też zawsze lepiej stworzyć kopię widoku niż modyfikować widok istniejący. W ten sposób widok oryginalny nie zmieni się.
W celu dodania nowego widoku do kopii programu należy wykonać poniższe kroki:
Rysunek 7.9. Możliwość dokonania wyboru w oknie dialogowym Definiowanie nowego widoku — widok prosty lub złożony
Jeżeli to tylko możliwe, widok należy stworzyć na bazie kopii widoku istniejącego, gdyż jest to znacznie prostsze.
Rysunek 7.10. Okno dialogowe do wprowadzania nazwy i opisu nowego widoku
Po kliknięciu przycisku Widok złożony w oknie dialogowym Definicja widoku wprowadzamy nieco inne informacje.
· Jeżeli ekran wybrany w kroku 5. pozwala na wybór tabeli, należy wybrać tę tabelę z listy rozwijanej Tabela, jak na rys. 7.11.
· Jeżeli ekran wybrany w kroku 5. nie umożliwia takiej opcji, należy przejść do kroku 7.
Rysunek 7.11. Lista zawiera wszystkie tabele programu i tabele stworzone przez użytkownika
Filtru można użyć w celu usunięcia zadań niespełniających kryteriów filtrowania lub w celu wyróżnienia zadań spełniających te kryteria. Żeby ponownie formatować tekst, który program wyróżnia jako spełniający kryteria filtrowania, należy z menu Format wybrać Style tekstu. Więcej informacji o tej metodzie w dalszej części rozdziału.
Można manipulować widokami w celu przeglądania widoku prostego lub złożonego. Na widok złożony składają się widok wybrany w pasku widoków oraz drugi widok, np. widok Formularz zadania zawierający informacje o wybranych zadaniach. Na rys. 7.12 znajduje się widok Diagram sieciowy prezentujący informacje w postaci wizualnej i tekstowej.
Rysunek 7.12. Widok złożony prezentuje informacje dla wybranych zadań
Network diagram view — Widok Diagram sieciowy
Task form view — Widok Formularz zadania
Widok złożony można wyświetlić w dowolnym widoku, wystarczy przesunąć wskaźnik na linię podziału pokazaną na rys. 7.13 aż kursor przyjmie postać dwóch linii poziomych ze strzałkami. Można również kliknąć i przeciągnąć linię podziału w górę ekranu, aby wyświetlić widok Formularz zadania, albo z menu Okno wybrać Podziel. Dwukrotne kliknięcie paska podziału powoduje przywrócenie normalnego widoku Diagram sieciowy.
Jeżeli podczas wyświetlania widoku złożonego zmienia się widoki, to nowy widok również pojawia się w postaci widoku złożonego. Aby nowy wyświetlany widok zajmował cały ekran, należy kliknąć widok w pasku widoków, przytrzymując wciśnięty klawisz Shift. Pasek widoku aktywnego, czyli ciemna linia pojawiająca się wzdłuż lewej krawędzi widoku po kliknięciu górnego lub dolnego widoku, pozwala określić, która część widoku jest aktywna.
Rysunek 7.13
Uwaga. Na rysunku nie ma wskaźnika myszki. W oryginale jest. Poniżej opis odnoszący się do rysunku
. Gdy wskaźnik myszki przyjmuje taki kształt, wystarczy kliknąć dwukrotnie, aby stworzyć widok złożony
Mouse pointer at split ba...
mgram