NEGOCJACJE

ROZDZIAŁ 1

1.      Jakie znasz najważniejsze definicje negocjacji?

Negocjacje to rozmowa przynajmniej dwóch stron (osób, instytucji, przedsiębiorstw), która ma na celu uzgodnienie wspólnego stanowiska w sprawie będącej przedmiotem negocjacji.

Negocjacje można też określić jako sposób przejścia od konfliktu interesów do wspólnych rozstrzygnięć.

Według innych definicji negocjacje to:

-          proces, w którym przynajmniej dwie strony, mające różne opinie, potrzeby i motywacje, starają się dojść do porozumienia w ważnej dla nich kwestii,

-          metoda uzyskiwania porozumienia, która zawiera elementy kooperacji i konkurencji,

-          rozwiązywanie konfliktu zaistniałego pomiędzy partnerami, polegające na znalezieniu kompromisu,

-          podejmowanie decyzji w drodze wzajemnego przekonywania się, argumentacji,

2.      Jakimi cechami charakteryzuje się proces negocjacji?

Charakterystyczne cechy negocjacji to:

-          obustronna wymiana korzyści,

-          uczciwość negocjatorów a więc zgodność z panującymi normami społecznymi, prawnymi i obyczajowymi,

-          względna trwałość rezultatu negocjacji,to efekt negocjacji, powinien być wystarczajaco przemyslany i omowiony aby nie był uzależniony od chwilowych, przypadkowych czynników działajacych czynników.

-          przydatność społeczna negocjacji,

-          sprawność prowadzenia rozmów, efektywność,

-          pogłębienie dobrych stosunków między negocjującymi stronami.

3.      Które warunki sprzyjają negocjacjom, a które wskazują na odstąpienie od rozmów?

Warunki sprzyjające podjęciu rozmów:

-          istnienie zgodności oraz konfliktu między stronami,

-          gotowość obu stron do zawarcia umowy,

-          wystarczające kompetencje decyzyjne,

-          odpowiednie przygotowanie.

Warunki skłaniające do odstąpienia od rozmów:

-          mała siła przetargowa,

-          nadmierne zaangażowanie emocjonalne,

-          korzystne alternatywy negocjacji.

4.      Wymień znane ci kryteria podziału negocjacji.

Kryteria:

-          przedmiot rozmów,

-          podmioty rozmów,

-          nastawienie do sytuacji negocjacyjnej,

-          cel rozmów,

-          styl negocjacji,

-          relacje między stronami,

-          postawa negocjatorów,

-          zasięg oddziaływania.

5.      Jakie zalety i wady posiadają negocjacje indywidualne?

Zalety:

-          strona przeciwna nie może zadać pytań słabszym członkom zespołu a zatem nie może doprowadzić do nieporozumień w zespole,

-          całą odpowiedzialność spoczywa na jednej osobie,

-          niemożliwe jest dopuszczenie do powstania różnic poglądów pomiędzy członkami zespołu,

-          istnieje możliwość podejmowania natychmiastowej decyzji bądź czynienia natychmiastowych ustępstw.

Wady:

-          osoba reprezentująca stronę negocjacyjną musi posiadać wysokie kwalifikacje, znać doskonale przedmiot negocjacji i odznaczać się wysoką odpornością psychiczną.

6.      Na czym polega podział zadań w zespole negocjacyjnym?

Zespół negocjacyjny powinien być złożony z osób posiadających odpowiednie predyspozycje . Każda z osób powinna posiadać odpowiednią wiedzę, umiejętność precyzyjnego myślenia, silną osobowość oraz predyspozycje komunikacyjne.

Zespół negocjacyjny składa się najczęściej z kilku osób. W podstawowym składzie zespołu powinni znaleźć się:

-          przewodniczący,

-          rzecznik,

-          obserwator,

-          protokolant,

-          inni członkowie zespołu, pełniący funkcje doradcze.

Każdy z członków zespołu powinien spełniać określone zadania.

ROZDZIAŁ 2

1.      Jakimi cechami charakteryzuje się proces komunikacji?

Cechy negocjacji:

-          odnoszenie się do co najmniej dwóch jednostek,

-          zachodzenie procesu w środowisku społecznym,

-          zdeterminowanie charakteru komunikacji przez liczbę i charakter uczestników procesu,

-          charakter – interpersonalny, publiczny, masowy lub międzykulturowy,

-          charakter dynamiczny,

-          posługiwanie się symbolami i znakami,

-          istnienie wspólnoty semiotycznej między uczestnikami,

-          charakter symetryczny, komplementarny,

-          nieodwracalność procesu komunikacji.

2.      Wymień znane ci kryteria podziału komunikacji.

Kryteria:

-          ze względu na formę przekazywanych komunikatów,

-          ze względu na czas i przestrzeń,

-          ze względu na obecność informacji zwrotnej,

-          ze względu na status uczestników.

3.      Na czym polegają strategie perswazyjne?

Podstawowym problemem w przypadku komunikacji perswazyjnej jest takie oddziaływanie na odbiorcę, taki dobór odpowiednich argumentów, aby osiągnąć zamierzony skutek. Wyróżnia się sześć strategii perswazyjnych:

-          strategia marchewki,

-          strategia kija,

-          strategia zaszczytu,

-          strategia samopotępienia,

-          strategia przenoszenia kompetencji,

-          strategia konformizacji.

4.      Co to są bariery komunikacyjne?

Bariery komunikacyjne to zniekształcenia przekazywanej informacji. Powodują one zmniejszenie skuteczności komunikacji. Mogą to być:

-          przekazywanie niepełnej lub niejasnej wiadomości,

-          dobór nieodpowiednich słów, gestów i obrazów,

-          zakłócenia w przekazie wiadomości,

-          niepoprawna interpretacja wiadomości.

5.      Jakimi cechami charakteryzuje się dobry słuchacz?

Cechy dobrego słuchacza:

-          obiektywizm,

-          otwartość,

-          cierpliwość,

-          motywacja do słuchania,

-          wsparcie, tworzenie atmosfery aprobaty i zrozumienia.

6.      Czym charakteryzują się pytania otwarte i zamknięte?

Zadawanie pytań otwartych polega na tym, że wymagają one udzielenia szerszej odpowiedzi. Tego typu pytania to: „Dlaczego...?”, „Co pan sądzi o...?”itp. Pytania otwarte pomagają w uzyskaniu od strony przeciwnej informacji zwrotnych.

Pytania zamknięte zaczynają się zazwyczaj od słowa „Czy...?”. Są one przydatne w sytuacji, kiedy negocjator chce uzyskać wyrażenie zgody w danej kwestii.

7.      Przedstaw wykorzystanie w procesie negocjacji pauz i milczenia.

Ciekawym „chwytem” negocjacyjnym jest wykorzystanie pauz oraz milczenia. Przedłużające się milczenie, stosowane z dużym wyczuciem, może skłonić stronę przeciwną do ujawnienia dodatkowych informacji, których pierwotnie nie zamierzała ona odkrywać.

8.      Omów zasady dobrej komunikacji.

Ø      Poznanie samego siebie. Należy znać cel i założenia wstępne negocjacji. Dobre przygotowanie i przemyślenie strategii będzie skutkowało w trakcie negocjacji umiejętnym sformułowaniem komunikatów.

Ø      Szacunek. Należy pamiętać o okazywaniu partnerowi szacunku. Dbamy wówczas o dobry wizerunek własny oraz partnera. Okazywanie szacunku sprawia, że oponent w ten sam sposób odnosi się do rozmówcy.

Ø      Unikanie doradzania. Należy unikać doradzania. Rady są najczęściej przekonywujące dla tej osoby, która ich udziela. Rzadko natomiast wpływają na zmianę postępowania odbiorcy.

Ø      Unikanie przedwczesnych ocen. Dobrej komunikacji nie sprzyja zbyt wczesne ocenianie. Często takie sądy powstają na podstawie niewielu informacji, co może doprowadzić do wystąpienia błędu.

Ø      Unikanie generalizowania. Uogólnianie i generalizowanie budzi najczęściej ostry sprzeciw. Są formą nadużycia i manipulowania faktami.

Ø      Mowa ciała. Za pomocą komunikacji niewerbalnej przekazywane są także istotne informacje. Należy obserwować zachowanie partnera, aby sprawdzić jakie emocje wywołują u niego przekazywane komunikaty.

Ø      Komunikacja w czasie konfliktu. Jeżeli w czasie negocjacji dochodzi do konfliktu, przydatne jest spojrzenie na problem „oczami” strony przeciwnej. Pozwala to zrozumieć motywy działania oponenta, a także dostrzec możliwości rozwiązania sporu.

Ø      Wyrażanie niezgody. Ważną kwestia jest również umiejętność asertywnej odmowy i wyrażania niezgody.

Ø      Przyciąganie uwagi oponenta. Chwilowa utrata uwagi jest naturalnym zachowaniem organizmu ludzkiego. Zwróceniu uwagi rozmówcy służą: powtarzanie ważniejszych wątków rozmowy, dokonywanie częstych podsumowań.

Ø      Konstrukcja wypowiedzi. Łatwiej skupić uwagę na komunikacie, który jest zbudowany w sposób jasny, logiczny i czytelny.

ROZDZIAŁ 3

1.      Co składa się na pojęcie mowa ciała?

Komunikacja niewerbalna to inaczej mowa naszego ciała. Komunikacja ta najczęściej zachodzi na poziomie podświadomości, w przeważającej części przekazuje informacje dotyczące sfery emocjonalnej nadawcy i również u osoby odbierającej sygnały odnosi się do emocji. Wyróżniamy pięć podstawowych obszarów znaczeń mowy ciała: dystans, postawa, gesty, mimika i ton głosu.

2.      Dlaczego w procesie komunikacji liczy się spójność przekazu?

W procesie komunikacji liczy się spójność przekazu. Jeśli ciało rozmówcy wysyła przekaz odwrotny do informacji zawartej w słowach, to słuchacz ufa nieświadomie komunikatowi niewerbalnemu. Brak spójności zwany jest także „podwójnym wiązaniem”.

3.      Wymień podstawowe kryteria interpretacji komunikatów niewerbalnych.

-          dystans,

-          postawa,

-          gesty,

-          mimika,

-          ton.

4.      Co to jest mechanizm „pierwszego wrażenia”?

Szczególną rolę w negocjacjach odgrywa mechanizm tzw. „pierwszego wrażenia”. Pierwszy kontakt może decydować o klimacie i przebiegu rozmowy, a dalej wpływać na wynik rozmów. W tym przypadku trzeba jednak mieć świadomość istnienia mechanizmów psychologicznych, które mogą zakłamywać odbiór i ocenę drugiej osoby. Należą do nich m.in. uleganie osobistym przekonaniom, atrybucja, efekt „hallo”, zasada podobieństwa i potrzeba zgodności.

5.      Czym są strefy dystansu i jak można je scharakteryzować?

 ...