Wykład 1: Podstawowe pojęcia w zakresie metod organizacji i zarządzania
n zarządzanie to celowa działalność kierownicza realizowana w organizacjach przez osoby lub komórki kierownicze [A.K. Koźmiński]
n zarządzanie to sztuka osiągania zamierzonych rezultatów poprzez innych ludzi [M. Bielski]
n zarządzanie – dotyczy przede wszystkim podejmowania decyzji o tym, co należy robić, a następnie realizowania tego przez ludzi
zarządzanie a kierowanie: zarządzanie to taki rodzaj kierowania, w którym podstawą oddziaływania jest formalna hierarchia organizacyjna, która jest źródłem władzy (prawo własności środków produkcji lub sam fakt władania zasobami); kierowanie to oddziaływanie kierującego na inny obiekt kierowany w taki sposób, aby zachowanie się, działanie lub funkcjonowanie obiektu kierowanego zmierzało do osiągnięcia postawionych przed nim celów [J. Kurnal]
n podejście instytucjonalne: ma się tutaj na względzie grupę osób, która posiada w organizacji uprawnienia do wydawania poleceń, a więc menedżerowie pełniący funkcje przełożonych, począwszy od mistrza, a na prezesie zarządu skończywszy;
n podejście funkcjonalne: istotę zarządzania wyrażają działania, które służą kierowaniu procesem pracy, a więc czynności niezbędne do realizacji celów przedsiębiorstwa
Funkcjonalne ujęcie zarządzania (specyficzne działania, czynności, poprzez które realizuje się zarządzanie, a które w zasadzie trzeba rozwiązywać na każdym stanowisku kierowniczym, niezależnie od szczebla, czy typu przedsiębiorstwa):
n planowanie – polega na ustaleniu celów perspektywicznych organizacji, jak również wyznaczenie najlepszych sposobów ich osiągnięcia,
n organizowanie – to logiczne grupowanie działań i zasobów,
n motywowanie – pobudzanie załogi organizacji do pracy w interesie organizacji,
n kontrolowanie – to obserwowanie i wprowadzanie korekt do bieżących działań dla ułatwienia realizacji jej celów.
Organizacja
– potocznie oznacza ład, porządek, pojęcie przeciwne to dezorganizacja, chaos – stan pozbawiony porządku
– znaczenie „organizacji”, jako pewnej wyodrębnionej jednostki, traktowanej jako system organizacyjny (np. organizacje non profit) poszczególnych elementów, wzajemnie powiązanych ze względu a pełnione funkcje
– znaczenie atrybutowe, jako cecha systemu (dobra organizacja firmy), przedsiębiorstwo charakteryzuje się przemyślanym podziałem funkcji, właściwym doborem i racjonalnym rozmieszczeniem ludzi i urządzeń oraz sprawnym przebiegiem informacji
– znaczenie czynnościowe – oznacza działalność organizatorską, czyli organizowanie (funkcja zarządzania)
Organizowanie przedsiębiorstwa
n tworzenie przedsiębiorstwa: określenie organizacji statycznej (struktury organizacyjnej) oraz dynamicznej (tzw. przebiegów organizacyjnych, ustalenie zadań, sposób realizacji, stosowanych środków)
n przedsiębiorstwo już istniejące: wprowadzania okresowych zmian w organizacji lub permanentne doskonalenie organizacji
Metoda
n Systematycznie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania, dla osiągnięcia określonego celu, sposób naukowego badania rzeczy i zjawisk oraz przedstawiania wyników tych badań.
n Zorganizowane, systematyczne postępowanie, w którym działalność prowadzona jest w sposób zrutynizowany.
n O metodzie można mówić, jeżeli stosuje się ją systematycznie, wielokrotnie i skutecznie, wykorzystując ją jako podstawę do teoretycznych uogólnień lub empirycznego sprawdzenia założonych hipotez
Technika
n Celowy, racjonalny i oparty na teorii sposób wykonywania prac w jakiejś dziedzinie (metoda)
n Pojęcie podporządkowane postępowaniu stosowanemu w danej metodzie, przeznaczone (wykorzystywane) do specjalnego celu, elementu (części) lub okresu.
Kategorie określające sposoby postępowania w działalności organizatorskiej według malejącego stopnia ogólności:
n Zasady (reguły) – zawierają ogólne wskazówki, wytyczne działań organizatorskich,
n Strategie (podejścia i metodyki ogólne) – określają etapy postępowania organizatorskiego oraz stosowany w tym postępowaniu zbiór zasad, metod i technik,
n Metody ogólne – ukierunkowują działalność organizatorską w poszczególnych etapach postępowania, a niekiedy implikują użycie określonych metod szczegółowych i technik,
n Grupy (rodziny) metod szczegółowych – wywodzą się albo z samej nauki organizacji, albo z dyscyplin wspomagających.
n Metodyki szczegółowe – określają sposób odejścia charakterystyczny dla każdej z rodzin metod szczegółowych
n Grupy technik – np. techniki harmonogramów, techniki kart i wykresów przebiegu
n Poszczególne techniki – wchodzą w skład grup technik, np. techniki kart i wykresów przebiegu materiału zawierają kartę przebiegu czynności, wykres sznurkowy.
Wykład 2: Metody zarządzania relacjami społecznymi
Metody zarządzania relacjami społecznymi
l Zarządzanie przez motywowanie
l Zarządzanie przez komunikowanie
l Zarządzanie przez konflikt
l Zarządzanie relacjami w grupie/budowanie zespołu
Metody motywowania
Podstawowe terminy
l motywacja - stan wewnętrzny człowieka, ma wymiar atrybutowy właściwy każdemu człowiekowi
l motywowanie - ma wymiar czynnościowy, funkcjonalny, polegający na świadomym i celowym oddziaływaniu na motywy postępowania ludzi poprzez stworzenie środków i możliwości realizacji ich systemów wartości i oczekiwań (celów działania) dla osiągnięcia celów motywującego
l Techniki kształtowania motywacji – techniki wywodzące się z psychologii, np. trening motywacyjny, programowanie neurolingwistyczne (NLP), metody radzenia sobie z wypaleniem zawodowym (problem etyczny: motywacja i manipulacja)
Metody motywowania - teorie, koncepcje, modele, techniki motywowania znajdujące zastosowanie na gruncie nauk o organizacji i zarządzaniu
Modele motywowania –
- tradycyjny, stosunków międzyludzkich, zasobów ludzkich;
- modele motywowania oparte na teorii treści, procesu i wzmocnień;
Motywowanie materialne (wynagrodzenie, płaca), motywowanie niematerialne (oceny pracownicze, rozwój zawodowy, awanse, partycypacja pracownicza)
Wybrane techniki motywowania:zarządzanie przez cele
Podstawowe założenie ZPC - wspólne projektowanie celów przez kierowników i pracowników wyzwala w pracownikach zaangażowanie, a tym samym lepsze efekty pracy, ponieważ pracownicy traktują te cele jako własne, a nie narzucone.
ZPC jest systemem ustalania i osiągania celów, który poprzez pozyskanie zaangażowania każdego pracownika w na rzecz realizacji celów przedsiębiorstwa, przyczynia się do ich osiągnięcia.
ZPC zawiera etap dyskusji, sprawdzenia oraz oceny celów przez wysoki i średni szczebel kierowniczy, kontrolerów oraz pracowników. Natomiast składa się z następujących etapów: 1) ustalenie celów i zapewnienie środków ich realizacji przez kierowników; 2) określenie celów szczegółowych dla poszczególnych wydziałów, grup czy jednostek razem z przewidzianymi środkami do ich realizacji i nieprzekraczalnymi terminami; 3) dyskusja i ewentualna korekta celów, z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w realizację celów szczegółowych; 4) stała współpraca i porozumiewanie się między kierownictwem a wykonawcami w trakcie realizacji celów; 5) ocena poziomu realizacji założonych celów.
Zalety ZPC:- konkretyzacja i powiązanie celów poszczególnych komórek organizacyjnych i osób z celami przedsiębiorstwa- aktywizuje i angażuje pracowników zwiększając ich samodzielność i przedsiębiorczość- umożliwia pracę zespołową i poprawę komunikacji- rozkłada odpowiedzialność za los firmy- określa obiektywne i wymierne kryteria oceny-wprowadza samokontrolę, sprzyja poczucie integracji i jedności Wady ZPC:- pracochłonność wynikająca z ustalania i hierarchizacji celów- rozbudowana dokumentacja- koncentracja uwagi na konkretnych, wymiernych celach i niedocenianie celów niematerialnych- wymóg wysokich kwalifikacji, dojrzałości i kultury ze strony pracowników- przyczyna napięć, obaw, stresu i konfliktów na etapie przeglądów i ocen wyników- trudności na etapie oceny w identyfikacji przyczyn obiektywnych i subiektywnych
Zarządzanie przez komunikowanie się (ZPK)
l Polega na budowie i doskonaleniu systemu stałego informowania załogi o głównych celach, problemach i kłopotach przedsiębiorstwa, zamierzeniach kierownictwa oraz o aktualnej i docelowej pozycji przedsiębiorstwa na rynku.
l Jego celem jest doinformowanie i dowartościowanie załogi, dzięki czemu wytworzy się klimat wzajemnego zaufania, a to będzie sprzyjać większej motywacji i pozytywnym zachowaniom pracowników. Komunikacja pełni funkcję motywacyjną, ponieważ służy wzbudzaniu zaangażowania w realizację celów organizacyjnych
Komunikacja – to proces przesyłania zakodowanych informacji (wiadomości, komunikatu)od nadawcy do odbiorcy, przy czym odbiorca po uzyskaniu i odkodowaniu (przetworzeniu) informacji sam staje się nadawcą. Jest to proces, w którym ludzie ulegają wzajemnym wpływom – ludzie komunikują się ze sobą, aby osiągnąć zamierzone cele (charakter intencjonalny) Sposoby komunikowania się: komunikacja werbalna (pisemna i ustna) oraz komunikacja niewerbalna (mowa ciała, wygląd fizyczny, cechy wokalne głosu, dotyk) Przebieg procesów komunikacyjnych w przedsiębiorstwie: komunikacja intrapersonalna i interpersonalna, wewnątrzgrupowa i międzygrupowa
Warunki skutecznej komunikacji ■potwierdzenie sprzężeniem zwrotnym (reakcja odbiorcy na informację po jej odkodowaniu informującą o tym, czy przekaz dotarł i czy został zrozumiany); ■ zdolność słuchania u odbiorcy - słuchanie aktywne (odbiorca identyfikuje się z nadawcą, uczestniczy w komunikacji i nie dokonuje przedwczesnych ocen) i deliberatywnym (przedwczesna ocena); ■ likwidacja (łagodzenie) negatywnych wpływu barier komunikacyjnych – czynników, które uniemożliwiają, zakłócają lub zniekształcają przepływ informacji w procesie komunikacji (np. różnice percepcyjne, problemy językowe, rożne stany emocjonalne, różnice socjo-ekonomiczne, dystans hierarchiczny, brak zaufania)
Przyczyny nieprawidłowej komunikacji pomiędzy w przedsiębiorstwie
l obawa przed podzieleniem się informacją, co może się wiązać z utratą wpływów lub władzy
l chęć ukrycia niepopularnych decyzji i zamierzeń przed załogą
l brak jasnej wizji i strategii przedsiębiorstwa
l obawa przed niechęcią, a nawet atakami ze strony załogi
l arogancja władzy oraz lekceważenie kompetencji i potrzeb informacyjnych pracowników
l autokratyczny styl zarządzania
l frustracje i niekompetencje kierownictwa w zakresie zarządzania
l niska kultura organizacyjna i brak tradycji w tym zakresie
Programowanie neurolingwistyczne (NLP) – (neuro oznacza neurologię (mózg -umysł), dzięki której przetwarzamy nasze doświadczenie przy użyciu zmysłów; lingwistyczne odnosi się do języka, za pomącą którego są kodowane, porządkowane i opatrywane znaczeniem nasze obserwacje. NLP jest próbą wyjaśnienia działania umysłu i ludzkiego zachowania oraz zestawem technik wspomagających konstruktywne zmiany i rozwój oraz efektywną komunikację Początki - wczesne lata 70-te; twórcy R. Bandler, matematyk i terapeuta oraz J. Grindera, lingwistyk.
Zalety zarządzania przez komunikację
l lepsze doinformowanie członków załogi o celach i strategii przedsiębiorstwa
l otwarte mówienie o trudnych problemach, obawach, niepewnościach
l uzasadnienia ważnych zamiarów i decyzji kierownictwa (likwidacja plotek, niedomówień)
l zapewnienie atmosfery wzajemnego szacunku i zaufania
l dowartościowanie pracowników i lepsza motywacja
Słabości zarządzania przez komunikację:
l niebezpieczeństwo ujawnienia przez pracowników istotnych informacji konkurentom
l możliwość wykorzystywania spotkań informacyjnych jako forum „życzeń i zażaleń”
l trudności z komunikacja (słaba percepcja, trudności w doborze odpowiednich kanałów informacyjnych)
Zarządzanie przez konflikt - polega na jak najwcześniejszym wykrywaniu potencjalnych źródeł sporów i nieporozumień, aby podjąć odpowiednie środki zaradcze. Zadaniem kierowników jest zapanowanie nad konfliktami w sensie sterowania i zarządzanie nimi z wykorzystaniem dla dobra przedsiębiorstwa. Konflikt – sytuacja społeczna, w której dochodzi do zetknięcia się sprzecznych interesów, postaw oraz wartości jednostek lub grup funkcjonujących w organizacji, których skutkiem są określone ich zachowania.
Źródła konfliktów w miejscu pracy:
- Uznaniowe formy wynagradzania (premie, nagrody)
- Zdobywanie pozycji w środowisku społecznym
- Pełnienie ról społecznych (kierownictwo-podwładni)
- Zła organizacja pracy
- Niewłaściwe warunki pracy
- Niewłaściwy system informacji zakładowej
- Nieznajomość (nieprzestrzeganie) prawa
- Błędy w polityce kadrowej przedsiębiorstwa
Techniki wykorzystywane w procesie zarządzania konfliktem
l Postawy tradycjonalistyczne: użycie siły, tłumienie konfliktów, odwlekanie, unikanie, usuwanie aktorów uwikłanych w konflikt
l Postawy bhawiorystyczne: łagodzenie, arbitraż, ukazywanie nadrzędnego celu, pokojowa koegzystencja, kompromis, zmiana struktury organizacyjnej
l Postawy interakcjonistyczne: przetarg, mediacje, negocjacje, zwiększenie zasobów, zmiana postaw aktorów konfliktu, konfrontacja argumentów, trening wrażliwości, konferencja „okrągłego stołu”
System zarządzania konfliktem:
Podstawowe założenia: skupienie uwagi na problemie , a nie stanowiskach stron; konflikt sam w sobie nie jest zły, jest nieunikniony tam, gdzie spotykają się różne osoby; konflikt może być twórczy gdy jego rozwiązanie bazuje nie na przeciwieństwach, ale na współpracy.
Etapy tworzenia systemu zarządzania konfliktem
- Diagnoza organizacji – potencjalne źródła, strony sporów, możliwe scenariusze, koszty, analiza zasobów, cele
...
eres68