Przechowywanie dokumentów w firmie PDF Drukuj Email
Autor: Redakcja FDP
Przepisy dotyczące obowiązujących zasad przechowywania różnych dokumentów w firmie są rozrzucone po różnych aktach prawnych. Przyjrzyjmy się najważniejszym.
Dokumentacja podatkowa
Co do zasady, zobowiązania podatkowe płatnika lub inkasenta przedawniają się z upływem 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku(1). Jeśli więc chodzi o dokumentację związaną z podatkami, podatnicy i płatnicy winni przez ten okres przechowywać:
* dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków; po tym czasie powinni przekazać te dokumenty podatnikom, a jeśli okazałoby się to niemożliwe – zniszczyć je;
* księgi podatkowe (m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja VAT czy rejestr opłaty skarbowej) i związane z ich prowadzeniem dokumenty(2);
* kopie wystawionych rachunków – dotyczy to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania(3).
Również podatnicy podatku VAT są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie(4).
Zasady dotyczące przedsiębiorców zobowiązanych do prowadzenia pełnej rachunkowości
Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Jeśli księgi rachunkowe prowadzi się przy użyciu komputera, ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze odpowiednich środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy niż wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Wymaga ona również zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie właściwych rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem czy zniszczeniem.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału podmiotu gospodarczego w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze(5).
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, tj. dopóki przedsiębiorstwo funkcjonuje (archiwizowaniu – kategoria „A” dokumentów), zaś pozostała dokumentacja księgowa (kategoria „B” dokumentów) jest przechowywana po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczy, co najmniej przez okres następnych(6)
* księgi rachunkowe – 5 lat,
* dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
* dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
* dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
* dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
* pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki optyczne (laserowe) oraz odpowiednie do tego mikrofilmy, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów księgowych w postaci wydruku.
Dokumentacja pracownicza
Płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne mają obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury czy renty, przez okres aż 50 lat od dnia zaprzestania przez podatnika pracy u tego płatnika składek(7).
Ponadto pracodawca winien przechowywać niektóre dokumenty dotyczące badań lekarskich pracownika(8).
(1) Art. 32 §1 i 2 O.p.
(2) Art. 86 § 1 O.p.
(3) Art. 88 O.p.
(4) Art. 26 rozporządzenia MF w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania fktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług
(5) Art. 71 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 74, poz. 694, ze zm.)
(6) Art. 74 ustawy o rachunkowości
(7) Art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS
(8) Art. 229 § 7 Kodeksu pracy
eres68