Instrukcja
obiegu i kontroli dokumentów
powodujących skutki finansowo-gospodarcze
obowiązuje od …………. r.
Spis treści
Rozdział I. Ustalenia ogólne
1.1. Cel i zadania instrukcji
1.2. Podstawa prawna
Rozdział II. Zasady wystawiania, kontroli i przyjmowania dokumentów
2.1. Dowody księgowe
2.2. Kontrola i przyjmowanie dokumentów
Rozdział III. Rodzaje stosowanych dokumentów
A. Dokumenty dotyczące rozliczeń finansowych
3.1. Dowody kasowe
3.2. Wyciągi bankowe
3.3. Polecenie księgowania
3.4. Noty księgowe
3.5. Faktury VAT
3.6. Faktury VAT korygujące
3.7. Noty korygujące
3.8. Faktury VAT RR
3.9. Rachunki
3.10. Delegacje (polecenia wyjazdu służbowego)
3.11. Noty księgowe, rachunki – obrót wewnętrzny
3.12. Wniosek na zaliczkę
3.13. Rozliczenie zaliczki
3.14. Rachunki za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
3.15. Listy płac
B. Dokumentacja obrotu składnikami majątkowymi
Rozdział V. Ustalenia końcowe
18
1) Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów powodujących skutki finansowo – gospodarcze oraz określenie kompetencji i odpowiedzialności związanej z prawidłowym i rzetelnym opracowaniem tych dokumentów.
2) Zadaniem instrukcji jest ustalenie właściwej organizacji pracy, zarządzania, kontroli i analizy działalności statutowej i gospodarczej, z punktu widzenia celowości i rzetelności dokonywania operacji gospodarczych (zdarzenia gospodarcze powodujące zmiany majątkowe jednostki) w …… zwanym dalej …………..
3) Ilekroć w instrukcji użyto określenia:
a) ……. – należy przez to rozumieć ……., samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą,
b) „dokument” – rozumie się przez to każdy dokument świadczący o zaszłych lub przyszłych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy.
c) W odróżnieniu od dokumentu ogólnego, dokumentem księgowym nazywamy taki dokument, który stwierdza dokonanie operacji gospodarczej. Tylko tego rodzaju dokumenty podlegają ewidencji księgowej.
2) Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych, prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie:
a) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności statutowej i gospodarczej szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych,
b) stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowadniania dopełnienia obowiązków.
1) Ustawa z dnia 7 kwietnia 1998 r. Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity – Dz. U. Nr 79, poz. 855 z 2001 r.),
2) Znowelizowana ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity – Dz. U. Nr 6, poz. 694 z 2002 r.),
3) Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 54, poz. 654 z 2000 r. z późn. zm.),
4) Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 14, poz. 176 z 2000 r. z późn. zm.),
5) Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 1588 z 2006 r.)
6) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z 2004 r. z późn. zm.),
7) Rozporządzenie wykonawcze z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 789 z 2005 r.),
8) Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2004 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 273, poz. 2706 z 2004 r.),
9) VI Dyrektywa Rady z 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji przepisów członkowskich, dotyczących podatków obrotowych – Wspólny system podatku od wartości dodanej: ujednolicona podstawa opodatkowania (77/388/EWG),
10) Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 z późn. zm.),
11) Ustawa z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Dz. U. Nr 28, poz. 153 z późn. zm.),
12) Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 9, poz. 1001 z 2004 r. z późn. zm.),
13) Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 41, poz. 399 z 2005 r.),
14) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2006 r. w sprawie sposobu zapłaty, poboru i zwrotu podatku od czynności cywilnoprawnych (Dz. U. Nr 139, poz. 989 z 2006 r.),
15) Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity – Dz. U. Nr 253, poz. 2532 z 2004 r. z późn. zm.),
16) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 lipca 2006 r. w sprawie sposobu zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 137, poz. 975 z 2006 r.),
17) Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. Nr 123 poz. 776 z późn. zm.),
18) Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 70, poz. 335 z 1996 r. z późn. zm.),
19) Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. Nr 199, poz. 1673),
20) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie zróżnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz. U. Nr 200, poz. 1692),
21) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 164, poz. 1163 z 2006 r.),
22) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),
23) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991),
24) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z 2002 r.),
25) Ustawa z dnia 14 grudnia 1994 r. o zatrudnianiu i przeciwdziałaniu bezrobociu nakładająca obowiązek na pracodawców płacenia składek na Fundusz Pracy (Dz. U. Nr 1, poz. 1 z 1995 r. z późn. zm.),
26) Rozporządzenie Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 30 grudnia 1997 r. w sprawie opłat za wprowadzenie substancji zanieczyszczających do powietrza oraz za usuwanie i krzewów (Dz. U. Nr 162, poz. 1117 z późn. zm.),
27) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 5 sierpnia 1998 r. w sprawie ewidencji i rejestru wykazów zanieczyszczeń wprowadzanych do powietrza (Dz. U. Nr 102, poz. 647 z późn. zm.),
28) Rozporządzenie Ministra Ochrony Środowiska Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 12 września 1998 r. w sprawie wzorów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów oraz służące do przekazywania informacji o rodzaju i ilości odpadów umieszczonych na składowiskach odpadów i o czasie ich składowania (Dz. U. Nr 121, poz. 794 z późn. zm.),
29) Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r. (Dz. U. Nr 114, poz. 1193 z 2002 r.),
30) Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 z 2004 r. z późn. zm.)
31) Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości opłat rocznych za oddanie w użytkowanie gruntów pokrytych wodami (Dz. U. Nr 239, poz. 2036 z 2002 r.),
32) Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 6, poz. 873 z 2003 r. z późn. zm.),
33) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego (Dz. U. Nr 285, poz. 2852 z 2004 r.),
34) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 8, poz. 60 z 2005 r. z późn. zm.),
35) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz.553 z późn. zm.),
36) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. Nr 90, poz. 557 z 1997 r. z późn. zm.),
37) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 101, poz. 926 z 2002 r.),
1) Wszystkie operacje gospodarcze występujące w jednostce dokumentowane są dowodami księgowymi.
2) Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Można je podzielić na:
a) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów, dostawców materiałów, towarów, środków trwałych, usług, itp.,
b) zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,
c) wewnętrzne – dotyczące operacji gospodarczych w jednostce.
3) W przypadku dowodów zewnętrznych obcych – tylko oryginał może stanowić dokument będący podstawą przeprowadzenia operacji finansowo – gospodarczej.
Dowody zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom są dokumentowane kopiami.
4) Za terminowe i prawidłowe udokumentowanie operacji finansowo-gospodarczej ponoszą odpowiedzialność służbową i materialną:
-
5) Treść dowodu księgowego powinna być pełna i zrozumiała.
6) Dowód księgowy powinien być rzetelny, wolny od wymagań i przeróbek oraz kompletny.
Za prawidłowy dowód księgowy (art. 21 ustawy o rachunkowości) uważa się dowód stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający:
a) określenie nazw i adresów stron dokonujących operacji gospodarczej. W dowodach wewnętrznych nazwa i adres jednostki może być zastąpiona odpowiednimi symbolami,
d) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny (nr rachunku, faktury, delegacji, dokumentu magazynowego, noty księgowej, polecenia księgowania itp.),
e) przedmiot operacji i jej wartość, w przypadkach uzasadnionych może być określona także w jednostkach naturalnych. Jeżeli dowód opiewa na walutę obcą, to powinien zawierać przeliczenie jej wartości na PLN według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji, natomiast przy imporcie – kursu zawartego w dowodzie z odprawy celnej SAD,
f) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
g) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe; jeżeli operacja nie polega na wydaniu lub przyjęciu składników majątkowych, to dowód zawiera tylko podpis wystawcy,
h) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
i) podstawą zapisów (art. 20 ust. 3 pkt. 3 ustawy o rachunkowości) mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
· zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym wymienione pojedynczo. Przez ten zapis należy rozumieć zestawienie dowodów jednorodnych, np. zestawienie imienne składek harcerskich, zestawienie wpłat na obóz, lista płac, itp. Do czasu prowadzenia ewidencji w systemie komputerowym, dopuszcza się zapisy dowodów zbiorczych dla podsumowanej książki kasowej obozu, rejestru zakupów i zapłat budżetowych płatnych przelewem;
· korygujące poprzednie zapisy,
· zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
· rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych;
j) w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Takie uregulowanie dowodów zastępczych wynika z postanowień art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Biorąc pod uwagę przepisy szczegółowe określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, zaleca się ograniczenie stosowania dowodów zastępczych.
Sumy wynikające z tych dowodów należy specyfikować w informacjach dodatkowych, jako koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodu, a więc podlegające opodatkowaniu.
i) za prawidłowe dowody księgowe uważa się również, np. protokoły zdawczo–odbiorcze, protokoły likwidacji i dowody LT, listy płac, dowody własne obrazujące ruch rzeczowych składników majątku.
...
gayboy75