W tym rozdziale:
Ustalanie terminarza zadań
Przydzielanie zadaniom czasu realizacji
Używanie zadań cyklicznych
Tworzenie ograniczeń czasowych i terminów ostatecznych
Zmienianie wykresu Gantta przy oglądaniu terminarza zadań
Wprowadzanie uwag do zadań
Ustalanie współzależności pomiędzy zadaniami
Przeglądanie współzależności
Usuwanie współzależności
Już starożytni mówili, że we wszystkim należy zachować należytą miarę, gdyż najważniejsze jest, aby robić wszystko w odpowiednim czasie. Warto pamiętać o tym truizmie sprzed 2700 lat i zastosować go jako myśl przewodnią odnośnie do zarządzania projektem. Bo jeśli mowa o projektach, to synchronizacja czasowa jest rzeczywiście sprawą zasadniczą.
W rozdziale 3. stworzono kilka zadań i za pomocą funkcji tworzenia konspektu ułożono ich hierarchię. Jednak każde zadanie w stworzonym harmonogramie posiada domyślny czas trwania (jeden dzień), wszystkie przypadają też na ten sam dzień. Stworzyliśmy zatem listę zadań prowadzących do celu, ale bez ich wzajemnego uporządkowania w czasie, skutkiem czego nasz harmonogram bardziej przypomina listę zakupów.
Konieczne jest określenie czasu trwania zadań; należy określić, jak długo (albo lepiej — ile godzin pracy) zajmie realizacja każdego z nich. Parametry czasowe to jednak znacznie więcej niż określenie, ile godzin, dni lub tygodni zajmie realizacja każdego zadania. Czas realizacji projektu można dokładnie przewidzieć tylko wtedy, gdy zostaną określone wzajemne relacje (współzależności) pomiędzy zadaniami. Tylko wtedy można trafnie przewidzieć ilość czasu potrzebną do realizacji projektu.
Gdy szef zapyta, ile czasu zajmie napisanie raportu, odpowiadamy, że około tygodnia. Kiedy współpracownicy pytają telefonicznie, kiedy zakończona zostanie naprawa sieci komputerowej, odpowiadamy, że zajmie to jeden dzień. Codziennie dokonujemy oszacowania czasu realizacji zadań. Znając swoją pracę, potrafimy w oparciu o wiele czynników w miarę dokładnie ustalić czas wykonania naszych codziennych zadań.
Jak rozwiązywany jest problem oszacowania czasu trwania zadania w projekcie? Wygląda to mniej więcej tak samo, jak w przypadku, gdy ktoś zapyta, ile czasu zabierze nam wykonanie jakiegoś zadania, na przykład złożenia zamówienia na materiały:
Jaki więc będzie czas realizacji zadania? Można odpowiedzieć, że dokładnie cztery dni, cztery godziny i czterdzieści minut, ale, chcąc zachować ostrożność, trzeba odpowiedzieć: około pięciu dni. W programie Microsoft Project istnieje kilka kwestii dotyczących określenia czasu trwania zadań. Należy je zrozumieć, aby trafnie oszacowywać czas wykonywania zadań.
Zgodnie z ustawieniem domyślnym program Microsoft Project tworzy zadania w powiązaniu z zasobami. Oto prosty przykład — mamy posadzić drzewo. Jedna osoba potrzebuje na to dwóch godzin. Jeżeli pracę będą wykonywały dwie osoby (nowy zasób), to zrealizują zadanie w jedną godzinę. Są tu dwa zasoby, każdy wkładający jedną godzinę pracy, wykonują więc dwie godziny pracy w czasie jednej godziny zegarowej. W planowaniu powiązanym z zasobami, gdy ilość zasobów jest powiększana, to czas wykonania zadań staje się krótszy; gdy zmniejszana, to czas wykonania zadań wydłuża się. Tworzenie harmonogramu uzależnionego od zasobów jest standardową metodą planowania za pomocą programu Microsoft Project. Program korzysta z zadań zależnych od zasobów jako zadań o stałej liczbie jednostek.
Ostrzeżenie
Redukcja czasu, wymagana w zadaniu zależnym od zasobów, jest w programie Microsoft Project czysto matematycznym obliczeniem: dziesięciu ludzi wykona pracę w czasie dziesięć razy krótszym niż jedna osoba. Jednakże, gdy kilku ludzi pracuje nad zadaniem, oszczędność czasu rzadko jest tak proporcjonalna. Muszą zostać uwzględnione: czas na komunikację między ludźmi, nieporozumienia, odbywanie spotkań i inne podobne aspekty.
Czy wprowadzać opóźnienia
Większość ludzi zgadza się, że opóźnienia są nieuniknione i że powinno się je brać pod uwagę. Projektanci harmonogramów mogą uwzględniać je na różne sposoby.
Niektórzy planiści wprowadzają dodatkowy czas na poziomie zadań, dodając na wszelki wypadek dzień lub dwa do czasu trwania każdego z nich. Niestety, dodawanie czasu do każdego zadania może bardzo wydłużyć harmonogram i zasugerować kierownictwu, że planista działa niesprawnie. Dlaczego na wykonanie testu trwającego trzy godziny przewidziano dwa dni? To nie powinno zająć tyle czasu. Ale pamiętając, że prawidłowe ustawienie parametrów testu po raz pierwszy jest bardzo trudne, na wykonanie całego testu trzeba przeznaczyć kilka dni. Należy przekonać szefa, że budujemy scenariusz przewidujący najgorsze przypadki; po zrealizowaniu projektu przed czasem zadowolony szef nie będzie szczędził pochwał.
Niektórzy z projektantów dodają na końcu harmonogramu jedno długie zadanie o czasie trwania około dwóch tygodni, nazywając je np. „Czas na rozwiązywanie nieprzewidzianych problemów”. Zadanie to działa jako rezerwa, która zapobiega przekroczeniu daty realizacji projektu przy opóźnieniu niektórych zadań. Takie podejście umożliwia ciągłą kontrolę nad tym, ile czasu pozostało w rezerwie, przez cały czas realizacji projektu. Na przykład, jeżeli początek realizacji ostatniego dwutygodniowego zadania zostanie opóźniony o tydzień, to wiadomo, że wykorzystana została połowa czasu zarezerwowanego na nieprzewidziane opóźnienia.
Inną metodą jest planowanie optymistyczne. W trakcie realizacji projektu można udokumentować wszystkie opóźnienia i problemy, a następnie zażądać dodatkowego czasu. Takie działanie może być konieczne w przypadku projektu, który musi zostać zrealizowany szybko. Jednak planowanie optymistyczne powoduje ustanawianie potencjalnie zagrożonych terminów realizacji projektów.
Które z podejść powinno zostać zastosowane? Najprawdopodobniej ich kombinacja. Na przykład można spróbować zbudować plan optymistyczny. Jeżeli przewidywana data ukończenia realizacji będzie o tydzień wcześniejsza niż wyznaczony termin, to na wszelki wypadek należy dodać trochę czasu na zadania, które najprawdopodobniej mogą spowodować problemy. Najczęściej opóźnienia pojawiają się w zadaniach realizowanych przez dostawców zewnętrznych.
Czas wykonania zadań o stałym czasie trwania nie zależy od ilości przydzielonych zasobów. Tydzień przeznaczony na pracę komisji oceniającej projekt kampanii firmy nie ulegnie skróceniu ani wydłużeniu niezależnie od liczby osób biorących udział w tej pracy. Nie można skrócić czasu wykonania tego zadania przez dodanie zasobów. W rzeczywistości powiększenie liczby osób biorących udział w pracy komisji może wydłużyć czas jej pracy, ponieważ ich wysiłki nie mają wpływu na szybsze wykonanie zadania, a koordynacja tych wysiłków może pochłonąć dodatkowy czas.
Zadania o stałej pracy są nowością programu Microsoft Project dostępną od wersji 98. W chwili tworzenia zadania o stałej pracy ustanawiany jest czas jego trwania, a program przypisuje procentowy udział zasobów przydzielonych do zadania, wystarczający do jego wykonania w tym czasie. Na przykład w przypadku trojga ludzi przydzielonych do wykonania jednodniowego zadania, program Microsoft Project obliczy, że każda z osób poświęci 33% swojego czasu, aby zostało ono wykonane w ciągu jednego dnia.
Jeśli chodzi o zadania o stałym czasie trwania i liczbie jednostek można ustawić program tak, aby w przypadku zmiany liczby zasobów zmieniał udział procentowy całkowitej pracy każdego z przydzielonych zasobów. W efekcie tworzone jest zadanie zależne od nakładów. Praca wymagana do wykonania zadania pozostaje taka sama, ale program rozkłada ją równomiernie na każdy z przydzielonych zasobów.
Uwaga
Zgodnie z ustawieniem domyślnym zadania o stałej pracy są zadaniami zależnymi od nakładów. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, to zadania o stałym czasie trwania i stałej liczbie jednostek mogą zostać również zadaniami zależnymi od nakładów. Można też zachować początkowy podział pracy, określany przez program.
W tym rozdziale przyjęto domyślne ustawienia programu: czas trwania zadań jest uzależniony od ilości przydzielonych zasobów. Dlatego pięciodniowe zadanie wymaga pięciu dni pracy jednego zasobu.
W rozdziale 5. omówiono wpływ przydziałów zasobów na terminarz zadania.
Dotychczas omówione zostały podstawy określania czasu wykonania zadań oraz relacje czasu wykonania i nakładów wydatkowanych przez zasoby na jego wykonanie. Samo przypisywanie czasu do zadania jest dosyć proste. Można to wykonać trzema metodami:
· Wprowadzić czas trwania w kolumnie Czas trwania tabeli Gantta.
· Użyć myszki w celu rozciągnięcia paska zadania do wymaganej długości, lub okna dialogowego do wpisania informacji o czasie trwania.
· Użyć okna dialogowego Informacje o zadaniu do wpisania i przeglądania informacji o wszelkich aspektach zadania, takich jak czas jego trwania, ograniczenia, współzależności, zasoby i jego priorytet w całości projektu.
Wykonując poniższe kroki, można przypisać czas trwania zadania w oknie dialogowym Informacje o zadaniu:
Wskazówka
Okno dialogowe można też otworzyć, klikając przycisk Informacje o zadaniu na pasku narzędzi, albo klikając prawym przyciskiem myszki nazwę zadania lub jego pasek wykresu Gantta i wybrać z menu Informacje o zadaniu.
Rysunek 4.1. Po dwukrotnym kliknięciu nazwy zadania pojawia się ona w polu Nazwa, w oknie dialogowym Informacje o zadaniu. Po dwukrotnym kliknięciu pustego pola nazwy zadania można w nim wpisać nazwę zadania
Nowość
Program Microsoft Project używa domyślnego oszacowania czasu wykonania zadania, oznaczając to znakiem zapytania przy każdym z zadań. Po przypisaniu czasu trwania zadania w oknie dialogowym Informacja o zadaniu należy zaznaczyć pole wyboru Szacowany, aby oznaczyć ten czas jako szacunkowy. Czasów szacunkowych należy używać, jeżeli wykonanie zadania w wyznaczonym czasie nie jest pewne. Zadania z szacunkowymi czasami trwania można łatwo wyświetlać wykorzystując nowy filtr programu Microsoft Project (więcej informacji o filtrach znajduje się w rozdziale 6.).
Program Microsoft Project 2000 umożliwia określanie czasu trwania w miesiącach. Do określenia liczby dni w miesiącu program wykorzystuje ustawienia wprowadzone na zakładce Kalendarz, w oknie dialogowym Opcje.
Rysunek 4.2. Paski zadań stają się bardziej funkcjonalne po przypisaniu im właściwych czasów trwania zadań
Data rozpoczęcia i zakończenia a czas trwania
Zamiast wprowadzać czas trwania zadania, do określenia jego dat rozpoczęcia i zakończenia można wykorzystać pola Rozpoczęcie i Zakończenie okna dialogowego Informacje o zadaniu. Jednakże przy wprowadzaniu tylko dat rozpoczęcia i zakończenia program używa tylko dni roboczych pomiędzy tymi datami. Przy wprowadzaniu czasu trwania zadania program wylicza początek i koniec zadania, biorąc pod uwagę weekendy i święta. Obiema tymi metodami można uzyskiwać różne wyniki.
Mamy na przykład do wykonania czterodniowe zadanie z datą rozpoczęcia 21 grudnia 2000 r. Kalendarz tego tygodnia wygląda następująco:
Pon Wt Śr Czw Pt Sob Niedz Pon Wt Śr
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Po wprowadzeniu daty rozpoczęcia 21.12.2000 i daty zakończenia 27.12.2000 program potraktuje to zadanie jako trzydniowe, z dniami roboczymi 21, 22 i 27 grudnia (zakładając, że w święta firma nie pracuje). Natomiast po wprowadzeniu czterodniowego czasu trwania zadania w oknie Czas trwania, wyliczonymi datami rozpoczęcia i zakończenia będą, po uwzględnieniu świąt i weekendu, odpowiednio 21.12.2000 i 28.12.2000. Dniami roboczymi będą w tym przypadku 21, 22, 27 i 28.
Jeśli zadanie zawiera w okresie swojej realizacji takie niezmienne daty jak np. Boże Narodzenie, należy skorzystać z pól rozpoczęcia i zakończenia. Jeżeli wiemy, że zadanie wymaga danej liczby dni roboczych, to do określenia czasu jego trwania należy użyć pola Czas trwania i pozwolić programowi na określenie pozostałych dat na podstawie kalendarza.
Aby wprowadzić do tabeli Gantta czas trwania zadania, należy kliknąć pole czasu trwania i wpisać odpowiednią wartość. Nawet jeżeli zostało ustawione domyślne używanie wartości szacunkowych, wpisanie konkretnej wartości do tabeli Gantta powoduje, że program zakłada użycie tej wartości zamiast szacunkowej, chyba że zostanie dopisany znak zapytania.
Ustawienia domyślne programu można zmienić (tak aby używał wartości wpisanych zamiast szacunkowych) na zakładce Harmonogram okna dialogowego Opcje. Więcej informacji na ten temat zawarto w następnym podrozdziale.
Czas trwania zadania można wpisać kilkoma sposobami. Wpisane wyrażenia: 3 tyg, 3 tyg., 3 tygodnie, program rozpoznaje jako 3 tygodnie.
Chcąc przypisać ten sam czas trwania kilku kolejnym zadaniom, można wpisać czas trwania pierwszego, a następnie skopiować tę wartość do pozostałych pól za pomocą uchwytu wypełnienia.
Wykonując poniższe kroki, również można dostosować czas trwania zadania przy użyciu myszki i paska tego zadania:
Rysunek 4.3. Rozciąganie paska zadania w celu zmiany jego długości jest doskonałą metodą dla wzrokowców
Wprowadzając dane do tabeli Gantta, nie trzeba ograniczać się tylko do zadań zależnych od zasobów lub szacunkowych czasów trwania. Można zmieniać ustawienia domyślne dla innych typów zadań i innych opcji budowania harmonogramu, klikając menu Narzędzia i wybierając polecenie Opcje, a następnie zakładkę Harmonogram (rysunek 4.4).
Rysunek 4.4. Zakładka Harmonogram okna dialogowego Opcje umożliwia wprowadzanie zmian ustawień dotyczących harmonogramu
W oknie tym można określić jednostkę czasu trwania zadania (ustawieniem domyślnym są dni), czasu pracy (ustawieniem domyślnym są godziny) oraz to, czy nowe zadania zaczynają się od daty rozpoczęcia projektu, czy od daty bieżącej. Na przykład, pracując nad projektem pięcioletnim, w którym większość zadań trwa kilka miesięcy, nie dni, dobrze jest dokonać zmiany w polu Jednostki czasu trwania. Jeżeli nowe zadania powinny zaczynać się nie wcześniej niż w dniu bieżącym, to należy zmienić ustawienie pola Nowe zadania. Aby samodzielnie wprowadzać określone czasy trwania, zamiast szacunkowych, należy usunąć zaznaczenie w polu wyboru Nowe zadania mają szacowany czas trwania, na zakładce Harmonogram.
W miarę zdobywania doświadczenia we wprowadzaniu informacji pojawi się również umiejętność dopasowania programu do swojego stylu pracy. Po wybraniu ustawień na zakładce Harmonogram, można zamknąć okno dialogowe Opcje, klikając przycisk OK.
Kalendarz można przypisać do zadania, wykonując takie same kroki, jak przy tworzeniu standardowego kalendarza projektu, co zostało opisane w rozdziale 3. Aby to zrobić, należy wybrać z menu Narzędzia polecenie Zmień czas pracy, po czym program wyświetli okno dialogowe Zmienianie czasu pracy. Kliknięcie przycisku Nowy umożliwia utworzenie nowego kalendarza i wprowadzenie jego nazwy. Należy wybrać te daty, które będą odbiegać od standardowych i wprowadzić pozostałe potrzebne zmiany. Kliknięcie przycisku OK powoduje zapisanie nowego kalendarza.
Tworzenie nowego kalendarza jest opisane bardziej szczegółowo w rozdziale 3.
Aby przypisać kalendarz do zadania, należy kliknąć dwukrotnie jego nazwę, otwierając w ten sposób okno dialogowe Informacje o zadaniu, a następnie wybrać zakładkę Zaawansowane, otworzyć listę przy polu Kalendarz i wybrać odpowiedni kalendarz (rysunek 4.5).
Rysunek 4.5. Przypisanie kalendarza do zadania na zakładce Zaawansowane okna dialogowego Informacje o zadaniu
Kalendarze zadań są nowością programu Microsoft Project 2000.
Punktami kontrolnymi są zwykle zadania mające tzw. zerowy czas trwania. Są one wykorzystywane do identyfikacji znaczących zdarzeń w harmonogramie, takich jak zakończenie realizacji głównej fazy projektu, zatwierdzenie jakiegoś produktu lub działania. Tworzenie punktu kontrolnego polega na wpisaniu do harmonogramu zadania o zerowym czasie trwania. Symbolem punktu kontrolnego w tabeli Gantta jest czarny romb. Na przykład romb wyświetlany w tabeli Gantta na rysunku 4.6 wskazuje, że ustawienie sprzętu audiowizualnego jest punktem kontrolnym.
Rysunek 4.6. Typowy punkt kontrolny jest zadaniem o zerowym czasie trwania, oznaczającym ważny punkt projektu
Każde zadanie może być punktem kontrolnym (nie ma potrzeby zerowania czasu jego trwania), dzięki zaznaczeniu pola wyboru Oznacz zadanie jako punkt kontrolny na zakładce Zaawansowane okna dialogowego Informacje o zadaniu. Pasek prezentujący czas trwania tego zadania w tabeli Gantta zmienia się w romb oznaczający to zadanie jako moment w czasie.
Jeżeli jako punkt kontrolny oznaczymy zadanie o czasie trwania różnym od zera, to romb pojawia się na końcu jego paska.
Zadaniom sumarycznym nie przypisuje się czasu trwania. Ich czas trwania jest sumą czasów trwania zadań składowych. Jeżeli trzy zadania składowe mają trzydniowe czasy trwania i następują kolejno po sobie, to zadanie sumaryczne będzie miało czas trwania równy dziewięciu dniom. W oknie dialogowym Informacje o zadaniu dotyczącym zadania sumarycznego większość ustawień terminarza jest wyświetlana na szarym tle, co sygnalizuje, że nie można zmienić ich wartości.
Dosyć często w projektach występują zadania, które powtarzają się co pewien czas, takie jak na przykład: cotygodniowe spotkania załogi, sporządzanie raportów kwartalnych lub comiesięczny przegląd budżetu. Żeby nie tworzyć 20 lub więcej cotygodniowych spotkań załogi w pięciomiesięcznym projekcie, należy skorzystać z dostępnej w programie Microsoft Project opcji zadań cyklicznych. Ta funkcja programu umożliwia jednorazowe stworzenie takiego zadania i przypisanie mu częstotliwości występowania oraz czasu trwania. Zadanie cykliczne można stworzyć, wykonując poniższe kroki:
Rysunek 4.7. Jeżeli jakieś zadanie regularnie powtarza się w projekcie, to można zaoszczędzić czas, nadając mu cechy zadania cyklicznego
Rysunek 4.8. Zależnie od wybranej częstotliwości (dziennej, tygodniowej, miesięcznej lub rocznej) ustalamy inne ustawienia
Planując zadanie codzienne, można wybrać tylko, czy ma zostać zaplanowane na każdy dzień, czy tylko na dni robocze. Na przykład, planując wykonywanie każdego dnia kopii zapasowej systemu komputerowego, bez względu na to, czy ktoś pracuje, można to zadanie określić jako codzienne. (Zadanie to powinno być wykonywane automatycznie.)
haryhamster