Tematem mojej pracy jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów. Informację na ten temat zasięgnę do wybranej literatury. Również skorzystam z odpowiednich stron znajdujących się w Internecie związanych z tematyką mojej pracy. Postaram się w prosty, ale również dokładny sposób przedstawić informacje związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.
Każda instytucja (państwowa lub prywatna), prowadząc swoja działalność wytwarza rozmaitą dokumentację, którą utrwala się na różnego rodzaju nośnikach. W dokumentacji tej jest zarejestrowany sposób ich działania. Również takie dokumenty pokazują nam jak w tej instytucji zarządzano. Część akt mają trwałą wartość historyczną i stanowią narodowy zasób archiwalny. Kiedy upłynie obowiązujący okres przechowywania materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne. Więc po upływie obowiązującego okresu przechowywania są niszczone lub przeznaczone na makulature.
Postępowanie z dokumentacją nie jest więc dowolne i opiera się na określonych zasadach prawnych. Najważniejszym aktem prawnym w zakresie polskiego prawa archiwalnego jest: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U . Nr 38, poz. 173 z póżn. zm.). Szczegóły dotyczące postępowania z dokumentacją określają również przepisy wykonawcze do wymienionej ustawy. Są to przede wszystkim:
ü rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U . Nr 41, poz. 216),
ü rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116),
ü zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (M.P. Nr 4, poz. 31 ),
ü zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988 roku w sprawie warunków składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej (M.P. Nr 17, poz. 145),
ü zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 lipca 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych (niepublikowane).
Postępowanie z dokumentacją określają także inne przepisy ogólnopaństwowe:
ü ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U .Nr 121, poz. 591 z późn. zm.),
ü ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku - Prawo prasowe (Dz. U .Nr 5, poz. 24 z późn. zm.),
ü ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.),
ü ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.)
ü rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156),
ü rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 listopada 1995 roku w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz.U. Nr 132, poz. 642).
Materiały archiwalne, które zostały wytworzone w czasie działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, natomiast instytucji niepaństwowych - niepaństwowy zasób archiwalny. Zasób państwowy i niepaństwowy składa się na narodowy zasób archiwalny. Narodowym zasobem archiwalnym nadzoruje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a Dyrektor Naczelny - przez dyrektorów centralnych archiwów państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych. Na czym polega taki nadzór? Przede wszystkim na:
ü ustalaniu jednostek organizacyjnych, które muszą prowadzić archiwa zakładowe
ü zatwierdzaniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, do których opracowania zobowiązane są instytucje prowadzące archiwa zakładowe,
ü kontroli prawidłowości gromadzenia, przechowywania, opracowania, prowadzenia ewidencji oraz udostępniania i zabezpieczania materiałów archiwalnych, a także brakowania dokumentacji
ü udzielaniu konsultacji w sprawach postępowania z dokumentacją.
Archiwa państwowe mają swoje określone zadania. Do zakresu ich działania należy przede wszystkim:
1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego,
2) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,
3) ewidencja, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego,
4) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych,
5) wydawanie odpisów, wyciągów i kserokopii przechowywanych materiałów oraz ich uwierzytelnianie, a także wystawianie zaświadczeń na podstawie zgromadzonych materiałów,
6) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych,
7) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej .
Państwową sieć archiwalną tworzą:
a) archiwa państwowe:
- archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj
- archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub kilku województw)
b) archiwa państwowe wyodrębnione,
c) archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych i samorządów terytorialnych,
d) archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.
W Polsce mamy trzy archiwa centralne, czyli:
ü Archiwum Główne Akt Dawnych (przechowuje materiały archiwalne od najdawniejszych czasów do 1918 roku),
ü Archiwum Akt Nowych (gromadzi materiały archiwalne od 1918 roku po dzień dzisiejszy)
ü Archiwum Dokumentacji Mechanicznej (specjalizuje się w przechowywaniu i gromadzeniu dokumentacji audiowizualnej).
Proces archiwotwórczy obejmuje dwa etapy:
1) powstawanie akt w wyniku działalności instytucji, proces registratury- rejestracji
2) przechowywanie- archiwizacja.
Aby dokumenty były uporządkowane stosuje się kryterium wartości archiwalnej oraz jej przydatności do celów praktycznych. Całą dokumentację dzielimy na następujące kategorie:
ü kategoria "A " (otrzymują ją akta o wartości historycznej , które przechowywane są w archiwum wieczyście np. akta założenia firmy, sprawozdania finansowe)
ü kategoria "B" (do niej należą akta o wartości użytkowej, dla danej jednostki organizacyjnej) - okres ich przechowywania jest zróżnicowany i dlatego oznacza się go po literze B cyfrą np. B50 –50lat, akta os. pracowników, B12-dokumentacja płacowa , kategoria "B5" – dokumenty inwentaryzacyjne
ü kategoria "BC"- dokumentacja, która ma małe znaczenie i może ulec zniszczeniu po pełnym jej wykorzystaniu.kategoria "BE"- dokumentacja, która po pewnym czasie archiwizacji zostaje poddana ekspertyzie po której może trafić do kategorii A.
Przy przekazywaniu akt do archiwum sporządza się formularz spisu zdawczo odbiorczego akt, który zawiera informacje o nazwie akt, ich symbolu, liczbie teczek, datach, kategoriach i symbolach archiwalnych. Dokument ten sporządza się w celu zapewnienia sprawnego zdania akt do archiwum oraz zapewnienia sobie pokwitowania na akta zdane do archiwum.
Dokumentacja przechowywana w archiwach może być utrwalona na różnego rodzaju nośnikach. Podstawowym nośnikiem był i jest papier. Dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową. Obecnie coraz częściej akta przeznaczone do przechowywania w archiwum skanuje się i powstałe w ten sposób pliki cyfrowe z zapisem tych akt nagrywa na płyty (CD / DVD) , które przechowywane są w archiwum. Ten sposób przechowywania pozwala na znaczne oszczędności powierzchni. W większych archiwach stosuje się również technikę mikrofilmowania akt, szczególnie tych o wartości historycznej z kat. A. Akta te przechowywane są z uwagi na ich wartość oddzielnie, w klimatyzowanych pomieszczeniach , a wypożycza się tylko mikrofilmy ,które w pełni oddają wygląd oryginału.
Określone dokumenty instytucji niepaństwowych muszą być przechowywane przez wiele lat. Są to wymogi aktualnie obowiązującego prawa. Okres przechowywanie określonych dokumentów jest następujący:
ü listy płac - powinny być przechowywane przez okres 50 lat;
ü dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe, sprawozdanie finansowe – okres 5 lat;
ü dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe,
ü dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
ü dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat
ü dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
Z uwagi na to, że dokumenty księgowe muszą być przechowywane w formie oryginalnej, papierowej, wiele firm zetknęło się z problemem braku miejsca na przechowywanie takiej masy dokumentów, dlatego na rynku pojawiły się nowe usługi archiwizacji dokumentów oraz nowoczesne systemy do przechowywania dokumentów. Fizyczne przechowywanie akt oraz innych dokumentów polega na udostępnieniu firmie swojej „przestrzeni magazynowej”, a raczej odpowiedniego archiwum, czy też składnicy akt, gdzie panują odpowiednie, bezpieczne do przechowywania papieru warunki, gdzie przestrzegane są przepisy przeciwpożarowe, a dokumenty są odpowiednio opisane i opieczętowane. Dodatkowo dla bezpieczeństwa i wygody dostępu w ramach usługi archiwizacji dokumentów wykonuje się ich elektroniczne kopie, skanując każdy dokument na skanerach wysokiej klasy z zastosowaniem systemu rozpoznawania tekstu OCR. Dzięki takim rozwiązaniom oszczędzamy miejsce, a przede wszystkim możemy mieć pewność, że przechowywanie dokumentów odbywa się w sposób bezpieczny, ponieważ robią to profesjonaliści.
Bibliografia:
ü Organizacja pracy biurowej, pod red. E. Mitura, wyd. Edukacja – Difin, Warszawa 2009
ü Technika biurowa cz 2, E. J. Witek, wyd. Ekonomik, Warszawa 2008
ü Praca biurowa, E.J. Witek, wyd. eMPi2, Poznań 2002
ü http://www.archiwistyka.pl/artykuly/tematyka/uslugi_archiwistyczne/page/16/
ü http://www.archiwum.krakow.pl/archiwum.php?l=pol&ident=4_0_0_a#gora
ü Organizowanie pracy w biurze 343[01].Z3.02 Poradnik dla ucznia, pod red. A. Mąkosa, Wyd. Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006 http://docs5.chomikuj.pl/160098526,0,0,Organizowanie-pracy-w-biurze.pdf
alicjatechnikfarm