PODSTAWY RACHUNKOWOŚCI
Obowiązkowa literatura: Skrypt "Podstawy rachunkowości" praca zbiorowa pod red. Messnera.
Rachunkowość zajmuje się odzwierciedlaniem zjawisk i procesów gospodarczych zachodzących w podstawowych ogniwach działalności gospodarczej a więc podmiotach typu przedsiębiorstwa czy instytucje. Chodzi tu o zjawiska i procesy dotyczące majątku i kapitału.
Odzwierciedlenie w ujęciu rachunkowości to ujmowanie określonych zjawisk i procesów, ich odwzorowywanie w ujęciu liczbowym a to odwzorowanie możemy traktować jako proces przetwarzania danych.
Szeroko ujmowane przetwarzanie danych to podział zjawisk, ich dokumentacja, ewidencja, przekształcanie (przeliczanie) w/g określonej metody i emisja informacji wynikowych w formie sprawozdań.
Charakterystyczną cechą rachunkowości jest to, że swoje obserwacje prowadzi w mierniku pieniężnym czyli odzwierciedla zjawiska w tym mierniku, co nie oznacza, że mierniki naturalne nie są stosowane. Mierniki te - jeśli wystąpią - służą do przekształcenia ich w miernik pieniężny (ilość x cena = wartość).
Zjawisko w ujęciu rachunkowości to określony stan lub zmiana tego stanu wyrażony w wartościach pieniężnych (posiadanie przez jednostkę środków pieniężnych to stan a ich wydatkowanie to zmiana stanu). Zmiana stanu to zaszłość albo operacja gospodarcza, przy czym zmiana ta musi pociągać za sobą konsekwencje natury finansowej wpływające pośrednio lub bezpośrednio na majątek.
Sam fakt zawarcia umowy cywilnoprawnej nie jest zaszłością z punktu widzenia rachunkowości. Tak jest np. z umową kredytu. Dopiero udzielenie kredytu jest zaszłością (stwarza określone skutki). Operacja gospodarcza występuje wówczas gdy wpływa na naszą sytuację majątkową. Ciągi zaszłości (operacje) tworzą procesy. W działalności jednostek wytwórczych wyróżnia się wiele procesów gosp. m.in. proces zaopatrzenia, produkcji, sprzedaży, zakupu itp.
Aby móc podejmować decyzje zarządcze należy posiadać zasób informacji o obiekcie, w stosunku do którego należy podjąć określone decyzje. Rachunkowość pełni wobec zarządzania rolę służebną czyli musi dostarczać informacji będących podstawą decyzji zarządczych.
Rachunkowość jest zatem elementem systemu informacji ekonomicznej danego podmiotu. Element ten może występować w dwojakim znaczeniu:
- w ujęciu statycznym - jako część tego systemu (np. gospodarka środkami trwałymi),
- w ujęciu dynamicznym - jako proces przetwarzania danych źródłowych w dane wynikowe.
Funkcje rachunkowości:
- informacyjna - polegająca na dostarczaniu informacji dla potrzeb podejmowania decyzji
zarządczych,
- kontrola - przejawiająca się w ochronie i zabezpieczaniu danych (obejmuje strefę
zapobiegania marnotrawstwu poprzez sprawdzenie stopnia rozbieżności stanów istniejących
z założonymi),
- analityczna - polegająca na interpretacji danych liczbowych dostarczonych przez
rachunkowość.
Wszystkie te funkcje można sprowadzić praktycznie do jednej funkcji - informacyjnej. Odbiorcami informacji są właściciele firm, kontrahenci, fiskus, ZUS, akcjonariusze itp.
Rachunkowość jest elementem systemu informacji a wykształciła się w średniowieczu od czasów rozwoju kupiectwa, gdy trzeba było ewidencjonować stan rozrachunków pomiędzy kupującym a sprzedawcą.
Podstawową metodą rachunkowości jest metoda bilansowa.
Bilans to podwójność. Metoda bilansowa to podwójne spojrzenie na majątek jednostki a mianowicie:
- pod względem rzeczowego ujęcia majątku (czym działamy, czym dysponujemy prowadząc
działalność, jakie elementy wykorzystujemy do prowadzenia tej działalności).
Rzeczowe ujęcie składników majątku to a k t y w a.
- pod względem finansowego ujęcia majątku (jakie są źródła pochodzenia majątku, którym
dysponujemy, czyj jest majątek, który wykorzystywany jest w działalności, kto posiada
prawo własności tego majątku: własność prowadzącego działalność lub jednostki obcej lub
częściowo własna i częściowo obca).
Finansowe ujęcie składników majątku to p a s y w a.
Suma aktywów równa jest sumie pasywów. Ujęcie to pozwala na sformułowanie podstawowego sprawozdania z obserwacji poczynionych przez rachunkowość.
B i l a n s to dwustronne zestawienie majątku podmiotu z jednej strony i źródeł pochodzenia tego majątku z drugiej strony. Zestawienie to jest sporządzane na określony dzień. Ten dzień nazywamy momentem bilansowym.
Ustawa o rachunkowości narzuca prawne terminy bilansu. Najczęściej są to terminy zakończenia działalności (zakończenia pewnego okresu obrachunkowego) lub terminy rozpoczęcia kolejnego okresu działalności (okresu obrachunkowego).
Bilans rozpoczynający działalność lub okres obrachunkowy nazywamy bilansem otwarcia lub bilansem początkowym natomiast zestawienie majątku i źródeł jego pochodzenia na dzień kończący działalność lub okres obrachunkowy nazywamy bilansem sprawozdawczym lub bilansem zamknięcia. Bilans zamknięcia po określonym okresie jest równocześnie punktem wyjścia dla następnego okresu.
M a j ą t e k jednostki gospodarczej dzieli się w/g różnych kryteriów:
- z punktu widzenia bilansu istotnym kryterium jest możliwość przekształcenia poszczególnych
składników majątku w środki pieniężne (gotówkę),
- z punktu widzenia kryterium zużywania się majątku w trakcie prowadzenia działalności
gospodarczej można go podzielić na: majątek trwały i majątek obrotowy.
Majątek trwały związany jest z danym obiektem w sposób względnie trwały, przez długie okresy czasu sięgające nawet wielu lat (np. budynki, budowle). Przez cały czas użytkowania majątek trwały zachowuje swoją naturalną postać fizyczną a swoją wartość przekazuje na produkty, usługi, efekty działalności w sposób stopniowy.
Majątek obrotowy ulega transformacji w ciągu jednego cyklu działania (okrężnego obiegu środków) np. pieniądz - materiał - surowiec - półfabrykat - wyrób - sprzedaż - pieniądz.
Majątek trwały charakteryzuje się niską płynnością a majątek obrotowy wysoką.
W bilansie lewa strona to majątek trwały i obrotowy natomiast prawa strona to majątek własny albo majątek obcy czyli finansowym odzwierciedleniem majątku jest kapitał (kapitał własny lub kapitał obcy).
Aktywa określają obszar rzeczowy majątku (czym dysponujemy) - w/g wzrastającej płynności natomiast pasywa obszar prawny (formy własności) - w/g stopnia wymagalności zwrotu właścicielowi.
Bilansowe zestawienie majątku
i jego interpretacja
A K T Y W A P A S Y W A
I. 1. Wartości trwałe 1. Kapitał własny
2. Wartości obrotowe 2. Kapitał obcy
Obszar rzeczowy = Obszar prawny
II. Wykorzystane formy wartości = Pochodzenie wartości
III. Klasyfikacja według płynności = Klasyfikacja według terminów
płatności.
Bilans to dwustronne, wartościowe zestawienie środków gospodarczych oraz źródeł ich pochodzenia na określony moment bilansowy i w określonej formie.
Majątek, który jest naszą własnością ma "0" wymagalność zwrotu. Kapitał obcy traktujemy jako zobowiązania do zwrotu równowartości majątku należnego właścicielowi.
Formy kapitału własnego: kapitał założycielski, udziałowy, właściciela, akcyjny.
Rachunkowość rejestruje stany i zmiany. Każda operacja gospodarcza wpływa bądź to na zmianę w strukturze składników majątku, bądź to na zmianę w strukturze pasywów, bądź to na zmianę w obydwu grupach jednocześnie przy czym zmiany te mogą nie wpływać na ogólną sumę bilansową albo też ją zmieniać. Mogą one w sposób bezpośredni lub pośredni wynikowo (zysk, strata) wpływać na stan aktywów i pasywów.
Wszystkie operacje gospodarcze wpływające na majątek można zakwalifikować następująco:
1. Operacje gospodarcze powodujące zmiany wyłącznie w składnikach majątku (aktywa) jednostki
gospodarczej - powodują zwiększenie stanu jednego składnika aktywów i jednocześnie zmniejszenie
innego składnika aktywów.
2. Operacje gospodarcze wywołujące zmiany wyłącznie w źródłach finansowych majątku (pasywach) -
powodują zwiększenie jednego składnika pasywów i jednocześnie zmniejszenie innego składnika
pasywów.
3. Operacje gospodarcze powodujące jednoczesne zwiększenie stanu majątku (aktywów) i źródeł ich f
finansowania (pasywów).
4. Operacje gospodarcze powodujące jednoczesne zmniejszenie stanu majątku i zmniejszenie
odpowiedniego źródła ich finansowania.
W zależności od tego czy dla potrzeb podejmowania decyzji niezbędna jest informacja szczegółowa czy zagregowana w rachunkowości (księgowości) istnieje możliwość łączenia kont lub ich dzielenia (uszczegółowienia).
Łączenie kont
Jeżeli nie jest potrzebna informacja szczegółowa lub też w celu uproszczenia ewidencji bez uszczerbku dla pozyskanych informacji możliwe jest w rachunkowości łączenie oddzielnie prowadzonych dotychczas kont o podobnym charakterze w jedno nowe konto.
Przykłady:
1. Jeżeli nie ma potrzeby specyfikacji odrębnie należności i odrębnie zobowiązań a istotnym jest by znać
saldo rozliczeń tych kont wystarczy w ewidencji syntetycznej prowadzić jedno konto o nazwie
"Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami".
2. Jeżeli nie jest istotnym jakie rozrachunki prowadzone są z poszczególnymi pracownikami zakładamy
jedno konto "Rozrachunki z pracownikami".
3. Przykład konta połączonego "Rachunek bieżący".
Rachunek funkcjonuje jako konto połączone aktywno-pasywne a połączenie tego konta polega na tym, że zamiast dwóch oddzielnych kont "Kredyt bankowy" i "Rachunek rozliczeniowy" ("Rachunek bieżący") prowadzi się jedno konto "Rachunek bieżący" ("Rachunek bankowy") i księguje się na nim zarówno przychody i rozchody środków pieniężnych jak i wszystkie transakcje związane z udzielaniem i spłatami kredytu.
W tej sytuacji konto "Rachunek bieżący" może wykazywać następujące salda: saldo Wn, saldo Ma albo saldo "0", gdy jest równowaga w obrotach po lewej i po prawej stronie konta.
Saldo Wn to stan środków na koncie. Saldo Ma to stan zadłużenia wobec banku. Zatem konto "Rachunek bieżący" funkcjonuje jako aktywno-pasywne. Jeżeli konto będzie wykazywało saldo debetowe wówczas w bilansie wystąpi po stronie aktywów i wykażemy je pod pozycją "Rachunek bieżący", natomiast jeżeli będziemy zadłużeni w banku wówczas wystąpi saldo credytowe i w bilansie wykażemy je po stronie pasywów pod pozycją "Kredyty bankowe".
Konta aktywno-pasywne
I. Konto wykazuje jedno saldo zmienne lub saldo "0".
II. Konto wykazuje dwa salda jednocześnie.
Rozdzielność kont.
Jeżeli jest niezbędna informacja szczegółowa wówczas uzyskujemy ją w drodze dzielenia kont.
Rozróżniamy dwa rodzaje podzielności kont:
- podzielność pozioma
- podzielność pionowa
Podzielność pozioma polega na wyodrębnieniu z jednego konta syntetycznego dotyczącego określonej grupy zasobów lub rozrachunków kilku kont, które funkcjonują identycznie jak konto dzielone. Oznacza to, że suma obrotów po stronach Dt i Ct a także salda kont uzyskane w drodze podziału muszą się równać obrotom i saldu konta z którego zostały wyodrębnione.
Podzielność jest odwrotnością łączenia kont.
Przykład:
Zamiast jednego konta "Środki trwałe" w wyniku podziału możemy otworzyć takie konta jak:
grunty, budynki i budowle, maszyny i urządzenia, środki transportu itp.
Zamiast konta "Towary na składzie" możemy otworzyć konta:
towar A, towar B, towar C ...
Każde z nich funkcjonuje tak jak konto dzielone.
Poziomy podział kont
Specyficznym wyrazem podzielności poziomej kont jest stosowanie w księgowości kont analitycznych i kont syntetycznych.
Konta syntetyczne to konta, na których ewidencjonuje się informacje zbiorcze, natomiast konta analityczne to konta szczegółowe prowadzone zawsze do odpowiedniego konta syntetycznego.
Zbiór kont syntetycznych określamy mianem syntetyka natomiast zbiór kont analitycznych określamy mianem analityka.
Specyfika zapisów na kontach analitycznych polega na tym, że każdy zapis na koncie syntetycznym musi być powtórzone na odpowiednim koncie analitycznym (w tej samej kwocie i po tej samej stronie). Na kontach analitycznych powtórzenie zapisu nie wymaga stosowania zasady podwójnego zapisu. Czyli jeżeli mamy konta syntetyczne "Materiały" i prowadzimy do niego analitykę "Materiał A" , "Materiał B" , "Materiał C", itd. a dla kont korespondujących z kontem "Materiały" nie prowadzi się kont analitycznych to powtórzenie zapisów następuje tylko na kontach poszczególnych materiałów.
Ewidencja analityczna
Suma zapisów na koncie analitycznym musi odpowiadać sumie zapisów na koncie syntetycznym. Aby sprawdzić poprawność zapisów na kontach analitycznych stosuje się zestawienie obrotów i sald kont analitycznych do danego konta syntetycznego.
Zestawienie obrotów i sald kont analitycznych
prowadzonych do konta .................................
Suma obrotów konta analitycznego musi być zgodna z obrotami konta syntetycznego. Saldo Dt konta syntetycznego stanowi sumę sald Dt wszystkich kont analitycznych prowadzonych do tego konta syntetycznego (analogicznie w przypadku salda Ct). Konta syntetycznego nie można zamknąć bez wcześniejszego uzgodnienia zapisów analitycznych.
Przedsiębiorstwo P posiada na stanie towary o łącznej wartości 100.000 zł z czego towar:
A - 50.000, B - 20.000, C - 30.000.
Stan środków na rachunku bankowym wynosi 120.000. Stan zobowiązań - 25.000 i jest to zobowiązanie wobec dostawcy X.
Operacje w bieżącym miesiącu:
1. Zakupiono towar A od dostawcy Y za kwotę 10.000, towar przyjęto do magazynu.
2. Od dostawcy Z zakupiono towar A za 10.000 i towar C za 5.000 oraz przyjęto je do magazynu.
3. Spłacono przelewem połowę zobowiązania wobec dostawcy Z i 5.000 wobec dostawcy X.
Zadanie:
Otworzyć syntetykę i analitykę, wprowadzić stany początkowe, zaksięgować operacje, sporządzić zestawienie obrotów i sald kont analitycznych, zamknąć konta.
ANALITYKA
SYNTETYKA
do konta zobowiązania wobec dostawców
Podzielność pionowa - jeżeli zachodzi potrzeba wyodrębnienia jednego rodzaju operacji z kilku operacji ewidencjonowanych na danym koncie wówczas dokonuje się tzw. podziału pionowego.
Przykład pionowego podziału konta.
Aby móc ustalić bieżącą wartość środków trwałych (wartość bilansową) ze strony Ct konta "Środki trwałe" wyodrębnia się osobne konto o nazwie "Umorzenie środków trwałych", na którym księguje się wyłącznie zmiany stanów związane ze zużyciem. To wyodrębnione konto określa się mianem konta korygującego lub pomocniczego natomiast konto, z którego wyodrębnia się konto pomocnicze to konto główne (podstawowe).
Konto korygujące funkcjonuje zawsze z kontem głównym. Zazwyczaj przy podziale pionowym konto dzielone pozostaje przy swojej poprzedniej nazwie natomiast wyodrębnione otrzymuje nową nazwę np. środki trwałe i umorzenie środków trwałych.
Środki trwałe ewidencjonuje się na koncie w/g wartości początkowej tj. kosztu zakupu powiększonego o koszt modernizacji lub kosztu wytworzenia a na koncie umorzenia księguje się wszelkie zmniejszenia z tytułu zużycia środków trwałych.
Konto "Umorzenie środków trwałych" wykazuje zawsze saldo Ct, które oznacza stan zużycia.
środki trwałe - umorzenie = wartość bilansowa środków trwałych
Zamiast powyższego konta stosuje się dwa poniższe:
Konta te obrazują aktualną wartość środków trwałych.
Wykład rachunkowości z dn. 22.03.1998 r.
Operacje mogą wpływać na bilans w sposób:
- bezpośredni (4 typy)
- pośredni (wynik finansowy + lub - albo zysk lub strata)
Wynik finansowy - jest kształtowany poprzez procesy. Ogólnie wyróżniamy trzy grupy procesów:
1. Procesy powstawania kosztów.
2. Procesy powstawania przychodów.
3. Procesy powstawania wyników nadzwyczajnych.
Bezpośredni wpływ operacji na składniki bilansu:
- składniki bilansu ulegają zmianie (nie zmienia się suma bilansowa)
- zmiana składników bilansowych oraz sum bilansowych
Teoretycznie po każdej operacji można sporządzić bilans. Przy dużej liczbie operacji jest to niemożliwe.
Konto księgowe - jest to umowny nośnik informacji, na którym dokonujemy zapisów odnoszących się do stanu początkowego danego składnika, na którym odnotowujemy wszelkie zmiany danego składnika zachodzące w ciągu okresu (zwiększające lub zmniejszające wartość składnika) i na końcu okresu podajemy stan końcowy tego składnika.
Ewidencja zdarzeń od stanu początkowego do bilansu końcowego na przykładzie konta "Rachunek bieżący".
Podstawą zapisów na koncie rachunek bieżący jest wyciąg bankowy.
Suma zapisów po jednej stronie konta to obroty.
Symbol konta - dla lepszej dekretacji
Konto A-K (aktywno-pasywne) - konto rozrachunków funkcjonuje zarówno jak konto aktywne i konto pasywne.
Kont rozrachunków jest wiele. Podstawowe to rozrachunki z pracownikami, odbiorcami i dostawcami, publiczno-prawne.
Spółka z o.o. "Daremny Trud" w Kamiennej Górze posiada na składzie materiały o wartości 8. 000 zł, wyroby gotowe 2. 000 zł, gotówkę w kasie 1. 000 zł, z czego 70% wartości składników majątkowych zostało wniesione przez udziałowców, natomiast pozostała część pożyczona w banku (kredyt). Na podstawie tych danych sporządzić bilans spółki na dzień 01.02.1998 r., następnie zaksięgować operacje, które miały miejsce a następnie sporządzić bilans na koniec lutego i określić sytuację finansową spółki.
Operacje:
1. Od dostawcy D1 zakupiono za gotówkę materiały, które przyjęto do magazynu o wartości 200 zł.
2. Od dostawcy D2 zakupiono materiały o wartości 4. 000 zł uzyskując kredyt kupiecki (trzy tygodnie).
3. Dla udowodnienia dostawcy D2 swojej znakomitej kondycji finansowej na poczet zadłużenia zapłacono
500 zł.
4. Przed upływem terminu płatności zobowiązania wobec dostawcy D2 złożono wniosek kredytowy do
banku (pozytywnie rozpatrzony - nie podlega księgowaniu).
5. Zobowiązanie wobec dostawcy D uregulował w pełnej wysokości bank z udzielonego kredytu.
Bilans otwarcia spółki z o.o. "Daremny Trud"
na dzień 01.02.1998 r.
Bilans końcowy:
Wnioski z księgowania - sytuacja spółki - wzrost zadłużenia
Bilans początkowy
operacje gospodarcze
salda końcowe salda końcowe
Bilans końcowy
1. Każda operacja gospodarcza jest zawsze księgowana na dwóch kontach, po dwóch różnych stronach,
czyli każda operacja wywołuje podwójny skutek. Jest to zasada podwójnego zapisu.
2. Każda operacja księgowana jest zawsze w tej samej kwocie. Jest to zasada równego zapisu
(równoważnego).
Podstawowa terminologia:
· • otwarcie konta - wpisanie pierwszej operacji na konto. Konto można otwierać danymi z bilansu lub pierwszą operacją,
• suma zapisów po jednej stronie konta to obroty strony konta,
różnica między obrotami lewej i prawej strony konta to saldo. Saldo jest debetowe, jeżeli przewaga
obrotów występuje po stronie lewej (Dt), saldo kredytowe - przewaga po stronie kredytowej (Ct),
saldo zerowe, gdy nie ma przewagi po żadnej stronie konta,
· • zamknięcie konta - to ustalenie salda końcowego (stanu) i wniesienie go lub przeniesienie do bilansu lub na inne konto. Zamknięcia konta dokonujemy w ten sposób, że saldo końcowe zapisujemy po stronie "mniejszej" konta, podsumowujemy strony kont i podkreślamy dwukrotnie bilansujące się sumy.
Mechanizm kontrolny księgowości
Każda operacja gospodarcza jest zapisywana po dwóch stronach kont, więc suma zapisów po stronach debetowych (Dt) wszystkich kont musi się równać zapisom po stronach kredytowych.
Zatem dla sprawdzenia poprawności księgowań wystarczy zestawić wszystkie zapisy po stronie lewej i porównać je z zapisami po stronie prawej. Jeżeli takie zestawienie będzie zgodne to możemy powiedzieć, że księgowaliśmy zgodnie z zasadą podwójnego księgowania.
Zestawienie takie nosi nazwę zestawienia obrotów i sald (inaczej obrotówka lub bilans próbny).
Zestawienie to musi być zawsze sporządzone przed przystąpieniem do bilansu w formie:
- rozwiniętej (uwzględnia symbol konta, nazwę, bilans otwarcia, obroty łącznie ze stanami początkowymi
i salda),
- uproszczonej (zawiera stan początkowy łącznie z obrotami i salda).
MAXXDATA