Fundamentalną rolę w warunkach nowoczesnej ekonomii zaczyna pełnić informacja, zarówno tworzona wewnątrz organizacji jak i docierająca z otoczenia. Nowoczesne techniki komunikowania i przekazu informacji oraz nowoczesne zarządzanie ułatwiają osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Szybka analiza impulsów rynkowych, natychmiastowa reakcja to szansa dla przedsiębiorstwa. Powoli granice między otoczeniem a organizacją zacierają się. Kluczowym zagadnieniem współczesnych organizacji jest komunikacja, zapewniająca właściwe interakcje między decydentami, pracownikami i klientami.
Współcześni klienci występujący na światowych rynkach mają nowe, niespotykane dotąd potrzeby, które nie mogą być zaspokojone przez typowe organizacje. Przedsiębiorstwa te odznaczając się dużym biurokratyzmem nie są w stanie wykorzystać pojawiających się krótkookresowych nisz rynkowych m.in. ze względu na długi czas reakcji na pojawiające się okazje. Dlatego też niektóre przedsiębiorstwa zaczynają mocniej ukierunkowywać swe działania na klientów, aby lepiej zrozumieć problemy, potrzeby, a często ich żądania. Wymaga to ciągłej obserwacji rynków i trendów rynkowych. Powoduje to potrzebę stałego dostępu do różnorodnych baz danych w czasie rzeczywistym. Zadania związane z gromadzeniem odpowiednich informacji jak i z (wykonanie określonego zlecenia) zaspokojeniem określonych potrzeb rynku oparte są na pracy zespołów. Związane jest to niewątpliwie z postępującymi procesami globalizacji współczesnej ekonomii. Różnorodne organizacje przestają posiadać sprecyzowane granice swej działalności. Zaczynają między sobą raczej współpracować niż konkurować.
Droga do koncepcji organizacji wirtualnej prowadziła przez kilka etapów. Punktem wyjścia była informatyka. W latach osiemdziesiątych pojawiły się mikroprocesory, systemy sieciowe i multimedialne, wyposażone w pamięci wirtualne. Potem zrobiono następny krok i pojawiła się tzw. wirtualna rzeczywistość. Wraz z powstaniem komputerów średniej mocy pojawiła się możliwość symulowania rzeczywistości. Następnie wirtualność wkroczyła do przedsiębiorstw. Pojawił się produkt wirtualny, który zaspokaja specyficzne potrzeby klientów. Produkt wirtualny powstaje przy współpracy z klientem, przy najkorzystniejszych kosztach.
Pojęciem wymagającym dokładniejszego wyjaśnienia jest słowo „wirtualny”, które ostatnio robi zawrotną karierę, a co za tym idzie – istnieje wiele rozmaitych prób jego zdefiniowania. Należałoby zacząć od łacińskiego słowa "virtus" jako punktu odniesienia i zapytać, kto używał tego słowa wcześniej i w jakim znaczeniu. Słowo to oznacza coś więcej niż pozorny, niewidoczny, wyobrażalny, wszechobecny, zawsze dostępny lub jak to jest dzisiaj – cyfrowy, zdigitalizowany oraz symulowany. Wirtualna pamięć komputerowa dzięki szybkim procesorom i pomysłowym programom komputerowym pozwala na przechowywanie w trakcie przetwarzania większej ilości informacji niżby to wynikało z pojemności układów. Słowo wirtualny można interpretować jako efekt, siłę, która istnieje, chociaż dokładnie nie można jej obserwować i zmierzyć. Zatem określenie to można odnieść do zjawisk fizycznych, ale słowo to może też dotyczyć osoby, która ma ogromny wpływ na wydarzenia polityczne, od której wiele zależy, którą jednak trudno jednoznacznie rozpoznać na scenie politycznej. Od łacińskiego słowa virtus pochodzi wirtuoz - perfekcjonista, mistrz (np. w grze na instrumencie muzycznym). Proces tworzenia organizacji wirtualnej wymaga doskonalenia jej funkcji podstawowych do perfekcjonizmu. Należy sięgnąć także do etymologii tej nazwy – wirtualny to inaczej bezgraniczny, ruchomy lub szybko dostosowujący się. Dokładnie tych właściwości wymaga od przedsiębiorstw międzynarodowa gospodarka.
Wirtualność danego obiektu polega na tym że jego cechy nie istnieją fizycznie, ale w razie konieczności mogą być obecne. Wirtualność jako cecha odnosi się jedynie do obiektów i nie występuje sama z siebie. Wirtualne obiekty pozbawione są pewnych fizycznych atrybutów pierwotnego przedmiotu, a mimo to realizowane są pierwotnie związane z nim efekty lub cechy zachowania. Wirtualna rzeczywistość jest po prostu perfekcyjnie symulowaną rzeczywistością we wszystkich swoich aspektach.
Narodzinom organizacji wirtualnej towarzyszą dwa zjawiska: rozwój komunikacji elektronicznej w sieciach rozległych i multimediów czyli digitalizacja obrazu tekstu, dźwięku, możliwość przechowywania i szybkiego odtwarzania informacji bez utraty jakości w tym procesie. W sieci elektronicznej informacja straciła cechę umiejscowienia, przynależności do określonego miejsca i do określonego nośnika, jakim jest papier i pamięć ludzka. Informacja uwalnia się od swoich fizycznych ograniczeń, staje się wszechobecna. Szybkie przemieszczanie się informacji powoduje konieczność ciągłej aktualizacji jej stanu i właściciela. Informacja staje się niezależna od przestrzeni rozumianej jako odległość geograficzna, niezależna od hierarchii rozumianej jako odległość organizacyjna i czasu rozumianego jako odległość chronometryczna. To powoduje konieczność restrukturyzacji organizacji, zmiany ich misji i procedur. W wyniku owej digitalizacji i wszechobecności informacji wiele barier ograniczających zostało po prostu zniesionych. Usunięto ograniczenia nałożone na mobilność osób, materiałów i produktów oraz zbiorów informacji ze względu na konieczne koszty czasu i transportu. Utworzyła się przestrzeń dla rozwoju organizacji wirtualnych. Technologia informacji wspomagająca model organizacji wirtualnej jest zróżnicowana, należy wymienić systemy telekonferencji, wspólnie wykorzystywane bazy danych, komputerowo-wspomagane projektowanie i wytwarzanie, systemy interorganizacyjne. Organizacja wirtualna nie jest instytucją, lecz sposobem rozwiązania problemów, stanowi konceptualną strukturę dla poprawy wydajności i efektywności w rzeczywistej organizacji. Termin organizacja wirtualna odnosi się do tradycyjnej organizacji, która służy zaopatrzeniu klientów w dobra i usługi przy wykorzystaniu swego sprzętu, siły roboczej i systemów informatycznych, swoich reguł i zasad zarządzania i stylu przewodzenia. Zgodnie z ich podejściem wirtualna korporacja produkuje efektywnie, ustawicznie i masowo dobra i usługi specyfikowane przez klientów.
W odpowiedzi na pytanie, czym jest organizacja wirtualna wielu autorów podaje różne definicje, np. według K. Bleichera organizacja wirtualna jest to rozwinięcie organizacji sieciowej, składającej się z mniejszych jednostek ogniskujących w sobie podstawowe umiejętności. Autor podkreśla ten fakt, iż jest to model organizacji przyszłości, jako najbardziej elastycznej możliwości wykorzystania podstawowych umiejętności (kompetencje rdzeniowe ).
Natomiast D.M.Upton i A.McAfee definiuje wirtualne przedsiębiorstwo jest to połączenie dziesiątek, a nawet setek firm, przy czym każda z nich skupiona jest na tym rodzaju działalności, który wykonuje najlepiej, oraz wszystkie są połączone elektroniczną siecią, tak że pracują jako jedna całość – elastycznie i przy niższych kosztach – bez względu na swoją lokalizację.
Wg. autorów amerykańskich, jest to model przedsiębiorstwa, w którym nastąpiło połączenie zasobów współpracujących ze sobą firm, przeznaczonych do realizacji wspólnego przedsięwzięcia, celu, który ma za zadanie przyniesienie im korzyści, większych niż wtedy, gdyby działy w sposób tradycyjny. Dla wspólnego działania nie istnieje konieczność zawarcia umów cywilno-prawnych. Czas trwania tego związku ustalany jest przez organizację, która pierwsza uzna, że wykorzystała już jego możliwości. Pozostałe organizacje, jeśli uznają to za korzystne, mogą kontynuować wirtualny związek bez organizacji, która wystąpiła, lub też związać się z innymi organizacjami.
Najpełniejszą definicję podają A. Kubiak i B.F. Korowicki: Organizacja wirtualna w odróżnieniu od tradycyjnej organizacji, jest to organizacja pozorna (niewidzialna), pozbawiona tradycyjnej struktury fizycznej (budynki, personel i inne) i zarządu. Jednakże funkcjonuje jak każda organizacja fizyczna. Koncepcja organizacji wirtualnej przejawia się w dynamicznym i elastycznym zaspokajaniu popytu abstrakcyjnego na konkretne produkty i usługi, wykonywane przez konkretnych producentów w określonych miejscach. Organizacja wirtualna jest zorientowana na zadania, a ich realizację powierza się satelitarnym (względem organizacji wirtualnej) firmom outsourcingowym o różnych specjalnościach i kompetencjach kluczowych. Głównym zadaniem organizacji wirtualnej jest sterowanie, nadzór i koordynacja działań firm satelitarnych, czyli przedsiębiorstw partnerskich, za pomocą technologii teleinformatycznych, w tym Internetu i intratetów. W organizacji wirtualnej występują – podobnie jak w organizacji rzeczywistej – systemy: zarządzania i wykonawczy, zwany również systemem nadzoru i sprzężenia zwrotnego. System zarządzania (przeciwieństwo instytucji scentralizowanego zarządzania) i wykonawczy organizacji wirtualnej cechuje pełna elastyczność i adaptacyjność. Tę dynamiczną adaptacyjność określają jawne i niejawne reguły funkcjonowania organizacji wirtualnej. Organizacja wirtualna jest celowo stworzoną tymczasową siecią niezależnych firm w celu wspólnego wykorzystania typowych dla każdej z firm umiejętności do zrealizowania konkretnego przedsięwzięcia. Jest ona rozległa geograficznie, a do współpracy wykorzystuje nowoczesną technologię informatyczną.
Ø cel
Rozszerzając kategorię celu o wizję i zamierzenie można powiedzieć, że wizją twórców organizacji wirtualnej jest organizacja o maksymalnej, lecz teoretycznie możliwej zdolności adaptowania się do zmieniającego się otoczenia. Celem organizacji wirtualnych jest dostarczenie produktów pożądanych przez klienta lub rynek. Natomiast ich istotą jest permanentne dostosowywanie się do (najczęściej krótkookresowych) potrzeb rynku oraz w miarę sprawne i szybkie zorganizowanie materialnych (np. oprogramowanie, sprzęt komputerowy, zasoby produktów) niematerialnych (wiedza menedżerska, kwalifikacje, doświadczenie, tak zwane rdzenne umiejętności (core competence), informacje wewnętrzne i z otoczenia, produkty wirtualne) oraz ludzkie różne zespoły specjalistów, kadra kierownicza (menedżerska). Urealnieniu tej koncepcji służą systemy Just-In-Time.
Ø ludzie
Wirtualne przedsiębiorstwo składa się z poszczególnych uczestników sieci. Struktura organizacyjna pozbawiona jest jakichkolwiek zależności hierarchicznych. Natomiast jeden z członków sieci (najczęściej jednostka będącą najbliżej docelowego rynku klienta) jest inicjatorem i integratorem (zwany brokerem informacji) takiego przedsiębiorstwa. Jego zadaniem jest koordynowanie działań poszczególnych uczestników.
Członkowie organizacji wirtualnej posiadają specjalne umiejętności zwane kluczowymi bądź rdzennymi uzdolnieniami (core competence) tworzące sieć powiązanych specjalistycznych kompetencji niezbędnych do wykonania danego zlecenia.
Ponadto muszą oni odznaczać się umiejętnością przejęcia odpowiedzialności za czynności o charakterze kierowniczym, za jakość wykonywanych zadań, zdolność stawiania sobie samemu celów, samokontrolą, samodyscypliną oraz inicjatywą w rozwiązywaniu problemów. Dysponują oni wiedzą menedżerską wewnętrzną i zewnętrzna z otoczenia (czyli wiedzą wirtualną)
Niezbędna jest tu umiejętność nawiązywania kontaktów na zewnątrz zespołu i zdobywania zewnętrznych informacji i zdolność sprawnego kooperowania z innymi zespołami tworząc sieć powiązań z rynkiem.
Do podsystemu społecznego organizacji zalicza się także kulturę organizacji. Z punktu widzenia budowy i udanego funkcjonowania organizacji wirtualnej kultura organizacyjna pełni szczególną rolę. Wpływa ona przede wszystkim na motywację (poprzez identyfikację z organizacją) i koordynację (poprzez określone sposoby myślenia). Jednak ukształtowanie kultury organizacyjnej w firmie wirtualnej jest dużym problemem. Główną przeszkodą jest bardzo duża dynamika. Częste zmiany zespołów, w których się współpracuje i duża różnorodność kooperantów utrudniają wykształcenie jednego spójnego wzoru zachowań, norm oraz wartości. Utrzymanie kultury organizacyjnej utrudniają m.in.:
§ rzadkie kontakty członków organizacji między sobą
§ słabe identyfikowanie się pracowników z organizacją
§ mniejsze możliwości koordynacji poprzez kontakty nieformalne
§ zbyt daleko posunięte uniezależnienie się uczestników organizacji, rozbieżność celów, interesów i opinii.
Odnoszenie sukcesów przez organizacje wirtualne jest możliwe tylko wtedy, gdy partnerzy współpracujący ze sobą wykazują podobne wzory zachowań, norm oraz wartości, a przede wszystkim elementy kultury oparte są na wzajemnym zaufaniu i tolerancji. Zaufania wymaga ograniczona możliwość kontroli, a bez tolerancji nie ma współpracy z osobami i organizacjami o odmiennej kulturze. Potrzebne są zaufanie, szacunek i etyka w prowadzeniu wspólnych przedsięwzięć polegających na współdziałaniu, a nie konkurowaniu – musi obowiązywać i być przestrzegana zasada pełnego partnerstwa nazywana sytuacją „zwycięzca-zwycięzca” . Im większy stopień wirtualności przedsiębiorstwa , tym bardziej potrzebne są osobiste kontakty między pracownikami np. videokonferencje. Służą one nie tylko na tworzeniu nieformalnych związków między współpracownikami, ale także wzajemnej kontroli.
Ø struktura
Struktura organizacji wirtualnej jest elastyczna. Tradycyjnie elastyczność może być zapewniona dzięki redundancji i luźnym sprzężeniom. Natomiast w organizacji wirtualnej elastyczność jest zapewniona dzięki strukturze organizacyjnej w formie sieci. Jednostki tworzące sieć, wchodzą w różne związki, zależnie od wykonywanych zadań. Główną cechą organizacji wirtualnej jest teoretycznie nieograniczona wielkość. Organizacja wirtualna zachowuje się tak, jakby jej wielkość była dużo większa, niż jest to w rzeczywistości. Sieciowe struktury organizacyjne umożliwiają kilku partnerom wspólne korzystanie z zasobów przez tymczasowe połączenie niezależnych jednostek.
Według niemieckich autorów Reichwalda i Picota praca w organizacji wirtualnej przybierać może następujące formy:
a) praca grupowa – przy wytwarzaniu kompleksowych i innowacyjnych produktów.
b) networking – pozyskiwanie usług i dóbr od innych jednostek organizacyjnych sieci ; realizuje się projekty o charakterze jednostkowym .
c) teleworking – oparte na technologii informatycznej rozproszone wykonywanie zadań charakteryzujących się autonomią i ocenianych wg. wyników .
Często organizacje wirtualne kojarzone są jedynie z firmami działającymi w Internecie np. sklepami czy księgarniami internetowymi, czy też organizacjami, które posługują się w swojej pracy Internetem czy sieciami teleinformacyjnymi (teleworking). Jednakże sensem organizacji wirtualnej jest współpraca pomiędzy poszczególnymi jednostkami-przedsiębiorstwami, a sieci komputerowe są czynnikiem pośredniczącym umożliwiającym współpracę na odległość. Dlatego też należałoby się zastanowić czy teleworking i wirtualne biuro są rzeczywiście organizacjami wirtualnymi. Nie ulega wątpliwości, że sprzedają one produkty wirtualne, lecz nie zawsze są one tworzone przez zespoły specjalistów oraz nie są tworzone ze względu na pojawiające się nisze rynkowych.
Najtrafniej sens organizacji wirtualnej oddaje świat filmu, który jest analogią firmy wirtualnej. Podczas tworzenia nowej produkcji zbiera się ekipa kilkudziesięciu czy kilkuset osób – reżyser, aktorzy, scenarzysta, operatorzy, charakteryzatorzy, współpracując przy jednym projekcie przez kilka miesięcy. W istniejących warunkach (przede wszystkim finansowych) każdy z nich posiada jak najlepsze kompetencje do stworzenia przyszłego dzieła. Producenci filmu muszą zaufać reżyserowi, ten musi zaufać aktorom reszcie ekipy, że ich praca będzie wykonywana jak najlepiej. Zaufanie jest tu bardzo ważnym czynnikiem, gdyż tak naprawdę nie ma żadnego systemu kontroli – odpowiedzialność często też jest rozmyta pośród wszystkich tworzących film. Po ukończeniu filmu ci sami ludzie mogą wykonywać nowe zlecenie, nowy film. Mogą również rozejść się do innych projektów i zakończyć współpracę. Każdy z nich działa samodzielnie i wybiera drogę, która wydaje mu się najbardziej opłacalna. Jak widać produkcja filmowa posiada wiele cech wspólnych z organizacją wirtualną, jednakże nią nie jest.
Ø technologia
Utworzenie organizacji wirtualnych umożliwiło pojawienie się relatywnie tanich komputerów (stacjonarnych i przenośnych), sieci komputerowych, Internetu oraz cyfrowych sieci telefonicznych. Wszystkie te elementy pozwalają na przezwyciężenie granic czasu i przestrzeni.
Możemy już mówić o wirtualnym środowisku ekonomicznym o następujących wymiarach:
· informacyjnym ( VIS –Virtual Information Space )
· komunikacyjnym ( VCS- Virtual Comunication Space )
· dystrybucyjnym- (VDS –Virtual Distribution Space )
· transakcyjnym – (VTS –Virtual Transaction Space )
Korzyści jakie niesie dla firmy zaistnienie w internetowym środowisku wirtualnym to:
§ zwiększenie znajomości firmy i jej produktów poprzez działania marketingowe (VIS)
§ wpływanie na kształtowanie wizerunku jej produktów poprzez monitorowanie rynku i wydawanie opinii zainteresowanym klientom (VCS)
§ redukcja kosztów i tworzenie nowych produktów dzięki dystrybucji przez Internet (VDS)
§ redukcja kosztów, poprawa jakości i tworzenie nowych produktów dzięki transakcjom przez Internet (VTS)
Trzy główne narzędzia niezbędne do wykreowania wirtualnego przedsiębiorstwa:
Þ system elektronicznej wymiany danych EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) – wykorzystuje on zespół formatów powszechnie stosowanych do elektronicznej komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwami m.in. do zlecania zakupów, dokonywania przelewów elektronicznych pieniędzy, czy też dostarczania informacji klientom. System EDIFACT umożliwia sporządzenie standartowych form dla każdej z tych przesyłanych informacji tak, aby każdy użytkownik mógł ją odebrać w standardzie zgodnym z jego systemem informatycznym.
Þ groupware – pomagają organizować pracę zespołu na trzy różne sposoby:
ü czynią dostępnymi zasoby informacyjne firmy dla każdego z członków grupy
ü śledzą przebieg pracy tak, że każdy z członków grupy pracuje na ostatniej dostępnej wersji projektu
ü dostarczają platformy do interaktywnej komunikacji i dyskusji, począwszy od poczty elektronicznej, poprzez tablice ogłoszeń, a skończywszy na wideokonferencjach
Þ rozległa sieć komputerowa (WAN)
Wymagania stawiane sieciom komputerowym to kompatybilność ze wszystkimi rodzajami komputerów, oraz zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa przepływu danych. Ponadto sieć komputerowa powinna zapewnić uczestnikom sieci szeroką gamę usług m.in.: transfer plików między dowolnymi komputerami, umożliwienie dostępu do wspólnych zasobów danych oraz zdolność do odszukania i wykorzystania wszystkich programów zlokalizowanych na komputerach podłączonych do sieci.
Ewolucja organizacji wirtualnej kierowana jest przez lidera - organizację najsilniejszą w łańcuchu dostaw, gotową przejąć ryzyko tworzenia sieci kooperantów. Dla celów dalszej analizy istotne jest rozdzielenie zmian strukturalnych na kilka etapów. Pionowo zintegrowana korporacja redukuje ogólną liczbę jednostek ekonomicznych (działów, centrów zysku) przez koncentrację oddzielnych działalności w pewnym regionie geograficznym.
Pojedyncze przedsiębiorstwo osiąga pierwszy ewolucyjny etap wirtualnej organizacji, poprzez koncentrację swojej produkcji w jednym miejscu. Przez outsourcing, tworzenie centrów zysku i niezależnych korporacji z uprzednio zintegrowanych jednostek ekonomicznych utworzona jest sieć firm, która dostarcza te same dobra i usługi na rynek. W drugim etapie ewolucji konieczne jest wdrożenie interorganizacyjnych systemów informatycznych, w przeciwnym razie korzyści technicznej integracji jednostek biznesu zostaną zmarnowane, stracone. Stąd konieczność usług EDIFACT i systemów dostaw JIT. Trzeci etap ewolucji charakteryzuje integracja klientów i dostawców w procesie generowania wartości. Jednostki organizacyjne są wprawdzie prawnie niezależne, ale gospodarczo współzależne. Jeśli korporacja, która pierwotnie była pionowo zintegrowana nabyła umiejętności wirtualnej organizacji, obecnie w sieci może selektywnie wykorzystywać swe powiązania. Dla sprawnego działania potrzebna jej jest instytucja wewnętrznego koordynatora organizacji wirtualnej - brokera informacji (information broker). Krytycznym zasobem dla niego jest informacja, a nie zmagazynowane produkty. Odbiorcom i dostawcom produktów potrzebny jest pośrednik dla ich wzajemnego rozpoznawania się w przestrzeni geograficznej, nadzorowania aukcji, wspomagania dla obiektywizacji negocjacji i egzekwowania bezpieczeństwa transakcji. Inteligentne agenty - programy komputerowe, które przeszukują sieć (np. Internet) celem znalezienia ofert produktów spełniających określone kryteria mogą zwalczać próby dyskryminacji cenowej poprzez sygnalizowanie cen ekstremalnych.
Wiele małych i średnich przedsiębiorstw omija drogę ewolucji jak opisano powyżej i przechodzi bezpośrednio do etapu 4-tego, polegającego na dystrybucji wartości. Słabą stroną tego podejścia jest, że w miejsce jednego centrum władzy jest ich kilka.
Organizacje wirtualne oznaczają:
· Generowanie wartości - praca w grupach w Internecie, rozproszone nauczanie, projektowanie komponentów produktów materialnych i informacyjnych
· Dystrybucję wartości - zakupy w sieciach rozproszonych, otwarcie nowych kanałów dystrybucji z pominięciem pośredników, porównywanie cech i cen widocznych na ekranie komputera.
monia87zdw