W tej części:
Rozdział 18. Dostosowywanie programu Microsoft Project do własnych potrzeb
Rozdział 19. Przyspieszenie pracy przy użyciu makropoleceń
Rozdział 20. Importowanie i eksportowanie informacji
W tym rozdziale:
Korzystanie z pól niestandardowych
Dostosowywanie interfejsu do własnych potrzeb
Środowisko pracy w programie Microsoft Project możemy na kilka sposobów dostosować do własnych potrzeb. Można korzystać z pól niestandardowych do przechowywania i zmieniania danych w pliku projektu. Można również zmieniać wygląd poszczególnych elementów pojawiających się na ekranie, a także sposób korzystania z narzędzi i poleceń programu. Jeżeli stale korzystamy z jakiegoś polecenia, łatwiej nam będzie, gdy stanie się ono dostępne na pasku narzędzi. Narzędzie, z którego nie korzystamy, możemy usunąć z paska narzędzi, a jego polecenie umieścić w menu. Być może żaden z istniejących w programie widoków i żadna z tabel nie zawierają wymaganej przez nas kombinacji informacji, ale możemy stworzyć własną.
Microsoft Project umożliwia dostosowanie większości występujących w nim elementów. W tym rozdziale opisano, jak stworzyć i wykorzystać pola niestandardowe, zmieniać ustawienia interfejsu programu, a także jak tworzyć i modyfikować paski narzędzi oraz menu, aby program pracował zgodnie z naszymi wymaganiami.
W rozdziale 7. opisano kody konspektu, które są polami niestandardowymi. We wcześniejszych wersjach programu można było w pliku projektu przechowywać niestandardowe dane, jednak nie można było nimi operować. Pola niestandardowe w programie Microsoft Project 2000 umożliwiają tworzenie list wartości, których użycie zapewnia dokładne wprowadzanie danych, tworzenie formuł do obliczeń na podstawie danych niestandardowych oraz wprowadzanie ikon wskazujących, że pole zawiera dane niestandardowe.
Załóżmy, że szef poprosił o nasze przewidywania odnośnie do tego, czy uda się zrealizować nasz harmonogram zadanie po zadaniu. Możemy utworzyć pole niestandardowe i przedstawić informacje w postaci dowolnego widoku w programie Microsoft Project. Można ten proces opisać w dwóch fazach. Pierwsza pokazuje, jak stworzyć pole niestandardowe, a druga — jak z niego korzystać.
Aby stworzyć pole niestandardowe, należy wykonać następujące czynności:
Rysunek 18.1. Wybieramy typ pola niestandardowego
Rysunek 18.2. W tym oknie określamy wartości, jakie program ma przedstawiać podczas wprowadzanie danych
Uwaga
Jeżeli wybierzemy typ Flaga, musimy zamiast standardowych dla tego pola opcji Prawda i Fałsz lub Włącz i Wyłącz, wprowadzić Tak i Nie.
Tak wygląda faza pierwsza. W fazie drugiej korzystamy ze zdefiniowanych uprzednio pól niestandardowych. Aby to uczynić musimy przedstawić je w widoku arkusza — jeżeli określiliśmy pole zadania, należy skorzystać z dowolnego widoku arkusza zadań; jeżeli określiliśmy pole zasobu, należy skorzystać z dowolnego widoku arkusza zasobu.
Aby przedstawić kolumnę, należy kliknąć prawym przyciskiem myszki tytuł kolumny, która ma się znaleźć po lewej stronie pola niestandardowego. Z pojawiającego się menu wybrać Wstaw kolumnę. W oknie dialogowym Definiowanie kolumny (patrz rys. 18.3) należy otworzyć pole listy Nazwa pola i wybrać określone wcześniej pole niestandardowe, korzystając z nazwy nadanej przy definiowaniu pola. Można ewentualnie zmienić resztę informacji w tym oknie dialogowym i następnie kliknąć OK. Na ekranie pojawi się pole niestandardowe.
Rysunek 18.3. Wybieramy nowo utworzone pole niestandardowe
Po kliknięciu w tym polu pojawi się strzałka pola listy; po otwarciu go zobaczymy określoną przez nas listę wartości (patrz rys. 18.4). Możemy wybrać wartość z listy lub ją wpisać; w omawianym przykładzie, jeżeli spróbujemy wprowadzić wartość nieistniejącą na liście, program poda komunikat o błędzie i poleci użyć wartości z listy.
Ostrzeżenie
Nie możemy używać pól niestandardowych do tworzenia listy wartości dla standardowych pól programu. Załóżmy na przykład, że postanowiliśmy nie korzystać z wszystkich 1000 priorytetów w programie, ale chcemy, aby nasi współpracownicy używali tylko pięciu priorytetów: 100, 200, 300, 400 i 500, przy czym 100 oznacza najniższy priorytet, a 500 najwyższy. Możemy stworzyć pole niestandardowe Liczba (o nazwie np. Poziom priorytetu), pozwalające na wprowadzanie na widoku arkusza tylko tych pięciu wartości. Użytkownicy mogą jednak otworzyć okno dialogowe Informacje o zadaniu i w polu Priorytet wprowadzić dowolną wartość, a program zezwoli na taki zapis. Pole niestandardowe Poziom priorytetu nie zastępuje rzeczywistego pola Priorytet i użytkownicy mogą omijać niestandardową listę wartości.
Rysunek 18.4. Podczas wypełniania pól korzystamy z listy wartości
Załóżmy, że nasz kierownik zapowiedział, że ocena naszej umiejętności zarządzania projektem będzie częściowo zależeć od tego, jak dokładnie szacujemy koszty. W takiej sytuacji może zależeć nam na stałym monitorowaniu zadań, których koszt rzeczywisty przekracza koszt założony wg planu bazowego. Możemy wykorzystać pole niestandardowe, aby łatwo rozpoznawać takie zadania.
Wskazówka
Typ pola, wybierany z listy Typ, w przypadku tworzenia formuły nie ma już tak dużego znaczenia jak w przypadku tworzenia listy wartości. Jeżeli podczas tworzenia listy wartości wybierzemy nieodpowiedni typ, nie będziemy mogli ustalić odpowiednich wartości listy. Jeżeli z kolei wybierzemy typ nieodpowiedni do naszych obliczeń w tworzonej formule, program wyświetli wiadomość o błędzie w kolumnie pola niestandardowego na arkuszu. Załóżmy przykładowo, że, chcąc obliczać koszt, z listy Typ wybierzemy pole Data. Program umożliwi stworzenie formuły, ale po wyświetleniu kolumny pola niestandardowego zobaczymy komunikat o błędzie, gdyż taka formuła będzie pozbawiona sensu.
Rysunek 18.5. Okno dialogowe pozwalające na określenie wartości, które ma przedstawiać program podczas wprowadzania danych
Rysunek 18.6. Wybieramy pole lub funkcję, które mają tworzyć daną formułę
W dodatku C znajdują się trzy tabele. Tabela C.1 zawiera listę wszystkich dostępnych pól Zadanie, a tabela C.2 takie same informacje dla pól Zasób. Tabela C.3 prezentuje listę funkcji, które można umieścić w formule wraz z opisem zadania każdej z funkcji.
Jeżeli taka formuła została stworzona w innym projekcie, możemy ją importować. Formułę możemy importować z szablonu Global (zakładając, że zapisaliśmy ją w tym szablonie) albo możemy otworzyć projekt, w którym znajduje się ta formuła, zanim stworzymy ją w nowym projekcie. Po kliknięciu przycisku Importuj formułę program przedstawi listę dostępnych szablonów lub otwartych plików projektu. Należy wybrać odpowiednią lokalizację, typ pola i nazwę pola, a następnie kliknąć OK.
Jeżeli w tym momencie kliknie się przycisk OK, program wyliczy wartość wg podanego wzoru. Wartość ta pojawi się w kolumnie pola niestandardowego, jak przedstawiono na rys. 18.7. Zgodnie z wprowadzoną formułą wartości dodatnie oznaczają zadania, dla których koszt rzeczywisty jest większy niż koszt wg planu bazowego, a kolumna Różnica odpowiada kolumnie Odchylenie w tabeli Koszt.
Custom field — Pole niestandardowe
Rysunek 18.7. Po wyświetleniu kolumny pola niestandardowego zostaje wyświetlony wynik wyliczony na podstawie wprowadzonej formuły
Załóżmy jednak, że nie chcemy sprawdzać poszczególnych wartości, aby znaleźć zadania problematyczne. Możemy wstawić ikony, które będą reprezentować wartości dodatnie i ujemne, co ułatwi wyszukiwanie zadań problematycznych. W tym celu należy wykonać poniższe czynności:
Graphical Indicators button — Przycisk Wskaźniki graficzne
Rysunek 18.8. Po kliknięciu tego przycisku możemy przypisywać ikony do pól niestandardowych
Rysunek 18.9. Ustalamy testy, jakie ma stosować program na wynikach z formuły, i wskaźniki, jakie mają się pojawiać w zależności od wyniku testu
Jeżeli w innym projekcie zostały już ustalone wskaźniki graficzne, możemy importować kryteria, albo z szablonu Global (zakładając, że zapisaliśmy formułę w tym szablonie), albo z innego otwartego projektu. Po kliknięciu przycisku Importuj kryteria wskaźnika program przedstawi listę dostępnych szablonów lub otwartych plików projektu. Należy wybrać odpowiednią lokalizację, typ pola i nazwę pola, a następnie kliknąć OK.
Jeżeli chcemy, możemy przedstawić kolumnę pola niestandardowego — należy kliknąć prawym przyciskiem myszki kolumnę, która ma znaleźć się po prawej stronie pola niestandardowego i z menu wybrać Wstaw kolumnę. Następnie należy wybrać nasze pole niestandardowe. Program pokaże kolumnę zawierającą wskaźniki (patrz rys. 18.10). Jeżeli zaznaczyliśmy opcję Pokaż wartości danych w etykietkach, możemy wskazać myszką wskaźnik i zobaczyć wynik z formuły.
Rysunek 18.10. Kolumna pola niestandardowego zawiera wskaźniki
Do własnych potrzeb możemy nie tylko dostosować wprowadzane dane i sposób dokonywania obliczeń, korzystając z pól niestandardowych, ale także interfejs programu. Możemy na przykład ustalać liczbę ikon pojawiających się w oknach na pasku zadań przy otwieraniu wielu projektów. Program Microsoft Project 2000 zawiera kilka nowych opcji, z których można skorzystać przy zapisywaniu plików. Korzystając z Organizatora, możemy przenosić tabele i widoki pomiędzy plikami projektu. Możemy też modyfikować paski narzędzi i dostosowywać menu do własnych potrzeb.
W programie Microsoft Project 98 i wersjach wcześniejszych niezależnie od ilości otwartych plików projektu na pasku zadań prezentowana była tylko jedna ikona (patrz rys. 18.11).
W programie Microsoft Project 2000 ustawieniem domyślnym jest prezentacja odrębnej ikony dla każdego otwartego pliku projektu.
Rysunek 18.11. W wersjach wcześniejszych programu, na pasku zadań pojawiała się tylko jedna ikona, niezależnie od ilości otwartych projektów
Nowość
Od pakietu Office 2000 począwszy, użytkownicy mogą widzieć indywidualne ikony reprezentujące każdy otwarty plik Office. Microsoft Project 2000, jako należący do tej rodziny, również udostępnia tę funkcję.
Chociaż niekoniecznie musimy rozpoznawać plik na podstawie jego ikony na pasku zadań, możemy jednak na ikonie zobaczyć kilka liter z nazwy pliku, a po wskazaniu ikony myszką zobaczyć etykietkę prezentującą całą ścieżkę dostępu i nazwę pliku.
Jeżeli jednak przeszkadzają nam indywidualne ikony prezentowane na pasku zadań, możemy powrócić do ustawienia używanego we wcześniejszych wersjach programu. Wystarczy wyczyścić pole Okna na pasku zadań na zakładce Widok okna dialogowego Opcje (patrz rys. 18.12).
Remove ... box — Wyczyścić to pole
Rysunek 18.12. Po wyczyszczeniu pola Okna na pasku zadań powracamy do ustawienia z poprzednich wersji programu Microsoft Project
Niezależnie od wybranego ustawienia wszystkie otwarte pliki programu pojawiają się na dole menu Okno, a użytkownik sam decyduje, czy oglądać pliki, korzystając z menu Okno w programie Microsoft Project, czy z paska zadań.
Na zakładce ...
grzegorj