Access 2007. Nieoficjalny podręcznik.pdf

Nieoficjalny podrêcznik

Autor: Matthew MacDonald

T³umaczenie: Marcin Rogó¿ (wstêp, rozdz. 1–16),

S³awomir Dzieniszewski (rozdz 17–21)

ISBN: 978-83-246-1024-2

Tytu³ orygina³u: Access 2007: The Missing Manual

Format: B5, stron: 744

Wydawnictwo Helion

ul. Koœciuszki 1c

44-100 Gliwice

tel. 032 230 98 63

e-mail: helion@helion.pl

Kompletny i przystêpny podrêcznik dla wszystkich u¿ytkowników programu Access 2007

Chcesz wydajnie zarz¹dzaæ informacjami w ma³ej lub œredniej firmie?

Chcesz dowiedzieæ siê, które funkcje Accessa 2007 znacznie u³atwiaj¹ pracê,

a z których lepiej nie korzystaæ?

Chcesz nauczyæ siê przygotowywaæ wygodne interfejsy do obs³ugi baz danych?

Zarz¹dzanie danymi to zadanie, do którego komputery nadaj¹ siê wprost idealnie,

a Microsoft Access to jeden z najlepszych systemów do obs³ugi relacyjnych baz danych

w ma³ych i œrednich firmach, umo¿liwiaj¹cy b³yskawiczne tworzenie graficznych interfejsów

u¿ytkownika i efektywne korzystanie ze z³o¿onych informacji. Najnowsza wersja tego

systemu, Access 2007, udostêpnia ca³kowicie zmieniony, bardziej intuicyjny interfejs,

usprawniony silnik bazodanowy, narzêdzia do szybkiego tworzenia formularzy i raportów

oraz wiele innych nowych funkcji, dziêki którym bêdziesz móg³ ³atwiej i bardziej wydajnie

zarz¹dzaæ danymi w swojej firmie.

Ksi¹¿ka „Access 2007. Nieoficjalny podrêcznik” zawiera szczegó³owe instrukcje

i wskazówki dotycz¹ce korzystania z funkcji Accessa. Dziêki niej dowiesz siê wszystkiego,

czego potrzebujesz do efektywnego zarz¹dzania bazami danych za pomoc¹ tej aplikacji.

Poznasz interfejs i najwa¿niejsze funkcje Accessa, a tak¿e techniki szybkiego tworzenia

baz danych. Nauczysz siê sortowaæ, przeszukiwaæ i analizowaæ informacje, manipulowaæ

danymi za pomoc¹ kwerend, przygotowywaæ raporty oraz tworzyæ wygodne interfejsy

u¿ytkownika. Zobaczysz te¿, jak zautomatyzowaæ ¿mudne zadania za pomoc¹ makr

i prostych programów w jêzyku Visual Basic.

Tworzenie baz danych

Sortowanie, wyszukiwanie i filtrowanie informacji

Z³¹czanie danych za pomoc¹ relacji

Stosowanie kwerend do manipulowania danymi

Generowanie raportów

Przygotowywanie interfejsu u¿ytkownika

Programowanie w aplikacji Access

Wspó³dzielenie baz danych

Komunikacja z SQL Server

Poznaj tajniki aplikacji Access 2007 i efektywnie zarz¹dzaj danymi w swojej firmie

Access 2007 PL.

Spis treści

Nieoficjalna czołówka ........................................................................................ 13

Wprowadzenie ................................................................................................... 17

Cześć I Przechowywanie informacji w tabelach ......................... 37

Rozdział 1. Tworzenie pierwszej bazy danych ................................................ 39

Poznaj bazy danych Access ........................................................................ 40

Zaczynamy ............................................................................................... 41

Tworzenie nowej bazy danych ................................................................ 43

Poznaj tabele .......................................................................................... 46

Tworzenie prostej tabeli ......................................................................... 47

Edytowanie tabeli ................................................................................... 50

Zapisywanie i otwieranie baz danych Access .............................................. 54

Tworzenie kopii zapasowych .................................................................. 55

Zapisywanie bazy danych pod inną nazwą lub w innym formacie ............ 56

Otwieranie bazy danych ......................................................................... 56

Otwieranie więcej niż jednej bazy danych naraz ...................................... 59

Otwieranie bazy danych utworzonej w poprzednich wersjach Accessa ..... 59

Tworzenie kolejnej bazy danych ............................................................. 61

Okienko nawigacji .................................................................................... 61

Przeglądanie tabel za pomocą okienka nawigacji ..................................... 61

Zarządzanie obiektami bazy danych ....................................................... 63

Rozdział 2. Tworzenie sprawnie działających tabel ....................................... 67

Poznaj typy danych ................................................................................... 67

Widok projektu ......................................................................................... 68

Organizowanie i opisywanie pól ............................................................. 70

Jak działają aktualizacje w Widoku projektu? .......................................... 71

Typy danych w Accessie ............................................................................ 72

Tekst ..................................................................................................... 74

Nota ....................................................................................................... 77

Liczba ..................................................................................................... 80

Waluta ................................................................................................... 82

Data/Godzina ......................................................................................... 83

Tak/Nie ................................................................................................. 86

Hiperłącze .............................................................................................. 87

Załącznik ............................................................................................... 88

Autonumerowanie ................................................................................. 91

Klucz podstawowy ..................................................................................... 93

Tworzenie własnego pola klucza podstawowego ...................................... 94

Sześć zasad projektowania baz danych ....................................................... 95

1. Wybierz dobre nazwy pól .................................................................... 96

2. Dziel informacje ................................................................................. 97

3. Umieszczaj wszystkie szczegóły w jednym miejscu ............................. 97

4. Unikaj powtarzania informacji ........................................................... 99

5. Unikaj zbytecznych informacji ......................................................... 100

6. Umieszczaj pole Identyfikator ........................................................... 101

Rozdział 3. Opanowywanie obsługi arkusza danych:

sortowanie, wyszukiwanie, filtrowanie i inne czynności ............................... 103

Dostosowywanie arkusza danych ............................................................. 104

Formatowanie arkusza danych ............................................................. 104

Przestawianie kolumn .......................................................................... 105

Zmiana wielkości wierszy i kolumn ...................................................... 106

Ukrywanie kolumn .............................................................................. 107

Blokowanie kolumn ............................................................................. 108

Nawigacja po arkuszu danych .................................................................. 110

Sortowanie ........................................................................................... 110

Filtrowanie ........................................................................................... 113

Wyszukiwanie ...................................................................................... 117

Zaawansowana edycja ............................................................................. 119

Sprawdzanie pisowni ............................................................................ 120

Autokorekta ......................................................................................... 124

Znaki specjalne .................................................................................... 125

Drukowanie arkusza danych .................................................................... 127

Podgląd wydruku .................................................................................. 127

Dostrajanie wydruku ............................................................................ 129

Rozdział 4. Blokowanie złych danych .............................................................131

Podstawy integralności danych ................................................................ 131

Zapobieganie pustym polom ................................................................. 132

Ustawianie wartości domyślnych .......................................................... 134

Wykorzystanie indeksów do zapobiegania powtarzaniu wartości ........... 135

SPIS TREŚCI

Maski wprowadzania .............................................................................. 139

Używanie gotowej maski ...................................................................... 141

Tworzenie własnej maski ..................................................................... 144

Reguły sprawdzania poprawności ............................................................ 147

Stosowanie reguły sprawdzania poprawności pola ................................. 148

Tworzenie reguły sprawdzania poprawności pola .................................. 149

Tworzenie reguł sprawdzania poprawności tabeli .................................. 153

Odnośniki ............................................................................................... 154

Tworzenie prostego odnośnika ze stałymi wartościami ......................... 155

Dodawanie nowych wartości do listy odnośnika ................................... 158

Rozdział 5. Łączenie tabel za pomocą relacji ................................................. 161

Podstawy relacji ...................................................................................... 162

Powtarzające się dane kontra powiązane dane ....................................... 162

Tożsame pola: łącze relacji ................................................................... 164

Łączenie za pomocą kolumny Identyfikator .......................................... 164

Relacja rodzic – potomek ...................................................................... 166

Używanie relacji ...................................................................................... 167

Definiowanie relacji ............................................................................. 167

Edycja relacji ........................................................................................ 171

Więzy integralności .............................................................................. 172

Nawigowanie przez relacje ................................................................... 175

Odnośniki z powiązanymi tabelami ...................................................... 177

Bardziej nietypowe relacje ....................................................................... 180

Relacja „jeden do jednego” .................................................................... 181

Relacja typu „wiele do wielu” ................................................................ 183

Ćwiczenie relacji ..................................................................................... 186

Szkoła muzyczna ................................................................................. 187

Sklep z czekoladkami ........................................................................... 190

Część II Manipulowanie danymi za pomocą kwerend .............. 195

Rozdział 6. Kwerendy wybierające rekordy ................................................... 197

Podstawy kwerend .................................................................................. 198

Tworzenie kwerend ................................................................................. 199

Tworzenie kwerendy w Widoku projektu .............................................. 199

Tworzenie prostej kwerendy za pomocą Kreatora kwerend .................... 209

Poznaj widok SQL ................................................................................ 213

Kwerendy i powiązane tabele ................................................................... 216

Sprzęganie tabel w kwerendzie .............................................................. 218

Sprzężenia zewnętrzne ......................................................................... 222

Sprzężenia wielokrotne ........................................................................ 224

Rozdział 7. Sztuczki niezbędne przy pracy z kwerendami ........................... 227

Pola obliczane ......................................................................................... 227

Definiowanie pola obliczanego ............................................................. 228

Proste obliczenia na postawie pól liczbowych ........................................ 231

Wyrażenia operujące na tekście ............................................................ 233

SPIS TREŚCI

Funkcje w kwerendach ............................................................................ 234

Korzystanie z funkcji ............................................................................ 234

Konstruktor wyrażeń ............................................................................ 236

Formatowanie liczb .............................................................................. 238

Więcej funkcji matematycznych ........................................................... 240

Funkcje tekstowe .................................................................................. 241

Funkcje dat .......................................................................................... 242

Radzenie sobie z pustymi wartościami (null) ......................................... 245

Podsumowywanie danych ........................................................................ 246

Grupowanie kwerend podsumowujących .............................................. 249

Sprzężenia w kwerendach podsumowujących ........................................ 251

Kwerendy parametryczne ......................................................................... 253

Rozdział 8. Kwerendy aktualizujące rekordy ................................................ 255

Poznaj kwerendy akcji ............................................................................. 255

Testowanie kwerend akcji (zachować ostrożność) ................................. 256

Rodzina kwerend akcji .......................................................................... 257

Kwerendy aktualizujące ........................................................................... 257

Kwerendy dołączające .............................................................................. 262

Tworzenie kwerendy dołączającej (lub tworzącej tabelę) ........................ 264

Co zrobić, aby wartości autonumerowania nie zaczynały się od 1? ......... 266

Kwerendy usuwające ............................................................................... 268

Samouczek: oznaczanie zamówień na niedostępne towary ....................... 270

Wyszukiwanie niedostępnych elementów ............................................. 271

Zawieszanie zamówień ......................................................................... 272

Rozdział 9. Analiza danych za pomocą kwerend krzyżowych

i tabel przestawnych ........................................................................................275

Poznaj kwerendy krzyżowe ...................................................................... 276

Tworzenie kwerend krzyżowych .............................................................. 279

Tworzenie kwerendy krzyżowej za pomocą Kreatora ............................. 279

Tworzenie kwerendy krzyżowej od podstaw .......................................... 283

Tabele przestawne ................................................................................... 285

Tworzenie tabeli przestawnej ............................................................... 286

Manipulowanie tabelą przestawną ........................................................ 290

Tworzenie pola obliczanego .................................................................. 291

Ukrywanie i pokazywanie szczegółów ................................................... 294

Filtrowanie tabel przestawnych ............................................................. 295

Wykresy przestawne ................................................................................ 298

Wybór typu wykresu ............................................................................. 299

Drukowanie wykresu przestawnego ...................................................... 301

Część III Drukowanie raportów ..................................................303

Rozdział 10. Tworzenie raportów .................................................................. 305

Podstawy raportów .................................................................................. 306

Tworzenie prostego raportu .................................................................. 307

Rozmieszczanie elementów raportu ...................................................... 309

SPIS TREŚCI

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: