Wszystko o kasach rejestrujÄ…cych(1).pdf

INFOR LEX Księgowość

Strona 1 z 26

Poradnik Gazety Prawnej 4/2011 z 25.01.2011, str. 5

Wszystko o kasach rejestrujących

Stan prawny na 11 stycznia 2011 r.

WOJCIECH JAWORSKI, JOANNA DMOWSKA, EWA SŁAWIŃSKA, ANNA POTOCKA

Opracował MACIEJ MUREK

WYŚLIJ PYTANIE

pgp@infor.pl

Obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku naleŜnego przy zastosowaniu kas

rejestrujących istnieje od początku funkcjonowania podatku VAT w Polsce. Kasy rejestrujące

(fiskalne) są instrumentem zmuszającym podatnika do ewidencjonowania obrotu, który nie musi być

dokumentowany w inny sposób. Przynoszą one równieŜ wymierne korzyści podatnikom –

właścicielom kas. Dzięki kasom mogą oni skuteczniej kontrolować swoich pracowników – kasjerów, w

zakresie ich uczciwości w odprowadzeniu gotówki za sprzedany towar. Klient otrzymujący paragon

fiskalny ma większe moŜliwości sprawdzenia prawidłowości podsumowania przez sprzedawcę

wartości zakupionych towarów czy wydanej przez kasjera reszty gotówki. Choć sam obowiązek

stosowania kas rejestrujących funkcjonuje od lat, nadal przepisy wykonawcze określające

szczegółowe zasady ewidencjonowania obrotu oraz grupy podmiotów lub czynności zwolnionych z

tego obowiązku budzą szereg wątpliwości interpretacyjnych.

„Poradnik” stanowi rodzaj przewodnika pozwalającego zrozumieć zasady obowiązujące w zakresie

stosowania kas fiskalnych. Dzięki licznym przykładom i poradom z pewnością odpowie na

zdecydowaną większość pytań nurtujących podatników. Zapoznanie się z przedstawionymi w

przystępnej formie regulacjami podatkowymi pomoŜe ustrzec się przed błędami, które w tym

przypadku mogą nieść powaŜne konsekwencje podatkowe, a takŜe karnoskarbowe dla podatników,

którzy źle rozpoznają moment powstania u nich obowiązku rejestracji za pomocą kas fiskalnych, czy

teŜ nieprawidłowo będą je obsługiwać.

Stosowanie kas fiskalnych

Podatnicy dokonujący sprzedaŜy na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej

oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku naleŜnego przy

zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek ten, co do zasady, powstaje, jeŜeli podatnik przekroczył

w poprzednim roku podatkowym obroty na rzecz ww. podmiotów w wysokości 40 000 zł. W

przypadku podatników rozpoczynających sprzedaŜ w danym roku podatkowym obowiązek ten

powstaje z dniem przekroczenia kwoty obrotu w wysokości 20 000 zł.

Przepisy regulujące stosowanie kas rejestrujących

Każdy podatnik zobowiązany jest prowadzić ewidencję księgową w sposób wystarczająco szczegółowy do celów

stosowania VAT oraz kontroli przez organ podatkowy. Polski ustawodawca zarówno w „starej” ustawie z dnia 8

stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz.U. nr 11, poz. 50 z późn. zm.), jak i w

aktualnie obowiązującej ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 54,

poz. 535 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 247, poz. 1652; dalej „ustawa o VAT”) nakłada na podatników

dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników

ryczałtowych obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot VAT przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ustawowy

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,01,I14.2011.004.000...

20110623

INFOR LEX Księgowość

Strona 2 z 26

obowiązek w tym zakresie dotyczy wszystkich podatników, natomiast na podstawie posiadanej delegacji Minister

Finansów, w drodze kolejno wydawanych rozporządzeń wykonawczych, systematycznie określa grupy podmiotów,

czynności zwolnionych z tych obowiązków, powoli ograniczając te zwolnienia.

Przepisów regulujących omawiany w „Poradniku” temat należy szukać w:

1) art. 111 ustawy o VAT;

2) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych

na zakup kas rejestrujących (Dz.U. nr 257, poz. 1733). Nowe rozporządzenie zasadniczo odpowiada regulacjom

zawartym w dotychczas obowiązującym rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2008 r. W uzasadnieniu projektu podano,

że utrzymano dotychczasowe zasady odliczeń kwot wydatkowanych z tytułu nabycia kas. Utrzymano również

regulację co do wymogów związanych z dokumentowaniem uprawnień do dokonania odliczeń oraz rozkład kwoty

odliczenia w okresie rozliczeniowym, uzależniony od wybranego przez podatnika rodzaju rozliczenia (miesięczne lub

kwartalne). Zachowano również warunki związane z dokonaniem odliczenia oraz wymogi, których nieprzestrzeganie

skutkuje koniecznością zwrotu odliczonych lub wypłaconych kwot części wydatków poniesionych na ich zakup.

Utrzymano dotychczasowe regulacje w zakresie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych za zakup kas

rejestrujących przez podatników świadczących usługi przewozu osób taksówkami. W rozporządzeniu budzi

wątpliwości tylko jeden zapis. Mianowicie według nowego rozporządzenia podatnicy, u których podatek naliczony

jest równy lub wyższy od należnego, mogą otrzymać zwrot ulgi w wysokości 25% kwoty odpowiadającej 90% ceny

zakupu netto kasy, ale nie więcej niż 175 zł (w przypadku podatników rozliczających się miesięcznie) lub 50%

kwoty odpowiadającej 90% ceny zakupu netto kasy, ale nie więcej niż 350 zł (w przypadku podatników

rozliczających się kwartalnie). W stosunku do poprzedniego rozporządzenia Minister Finansów zdecydował się na

dodanie limitów kwotowych ulgi. Zakładając, że podatnik nie może przekroczyć tego limitu kwotowego, wykazując

kwotę ulgi (do zwrotu) w deklaracji, oznacza to, że podatnicy kupujący więcej niż jedną kasę w ww. sytuacji

uzyskają jednorazowo zwrot kwot wydatkowanych na zakup kas w ograniczonym zakresie (w stosunku do stanu

prawnego obowiązującego do końca 2010 r.);

3) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia

ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 224, poz. 1797);

4) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji

przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 138, poz. 930);

5) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych,

którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. nr 212, poz. 1338, z późn. zm.)

– znowelizowane 23 grudnia 2010 r. Tak jak większość zmiana ta spowodowana została zmianą stawek VAT. Nowe

regulacje wprowadzają większą elastyczność w zakresie zapisywania stawek podatkowych w kasach rejestrujących.

Zmieniono sztywne przyporządkowanie stawek podatkowych do oznaczeń literowych A–G, którymi na paragonach i

raportach drukowanych przez kasy rejestrujące oznaczane były tzw. grupy podatkowe (np. asortyment towarów,

usług objętych stawką 22%). Utrzymano jedynie, z pewnymi ograniczeniami, przyporządkowanie stawki

podstawowej do oznaczenia literowego „A”. Ponadto dokładnie zdefiniowano pojęcie stawki podstawowej, która ma

być przyporządkowana oznaczeniu literowemu „A”. Jest to stawka 22% oraz stawki, które zastępują ją w okresie

przejściowym (23%, 24%, 25%). Dla starszych typów kas, których program działania przewiduje mniejszą niż

siedem liczbę grup podatkowych oraz w okresie pięciu miesięcy po zmianie stawek dla wszystkich typów kas

dopuszczono zastosowanie w zasadzie dowolnej metody przyporządkowania stawek określonym oznaczeniom

literowym;

6) ustawie z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2007 r., nr 111 z późn. zm.).

ZAPAMIĘTAJ

Kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część składową systemu kasowego.

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,01,I14.2011.004.000...

20110623

INFOR LEX Księgowość

Strona 3 z 26

W tym miejscu warto zapoznać się z broszurą przygotowaną w grudniu 2010 r. przez Ministerstwo Finansów na

temat praw i obowiązków podatnika rozpoczynającego ewidencjonowanie za pomocą kasy rejestrującej.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących

działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku

należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Stosownie do regulacji zawartych w rozporządzeniu Ministra

Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. oraz z dnia 26 lipca 2010 r. obowiązek ten, co do zasady, powstaje jeżeli

podatnik przekroczył w poprzednim roku podatkowym obroty na rzecz ww. podmiotów w wysokości 40 000 zł. W

przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż w danym roku podatkowym obowiązek ten powstaje z dniem

przekroczenia kwoty obrotu w wysokości 20 000 zł. Obowiązek ten również dotyczy podatników, bez względu na

wysokość osiąganego obrotu, jeżeli prowadzą działalność w zakresie wymienionym w § 4 ww. rozporządzeń. Wraz z

utratą prawa do korzystania ze zwolnienia od ewidencjonowania przy zastosowaniu kas, podatnik musi dokonać

wyboru kasy, która będzie mu służyła do prowadzenia ewidencji. Wybór ten powinien być poprzedzony

odpowiednią analizą. Podatnik powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie

zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych wymaganych przepisami informacji (np. wartości

obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje (np.

rejestrację stanów magazynowych, rozliczanie kasjerów). Celowym jest też rozważenie, czy właściwszym

urządzeniem będzie kasa przenośna czy stacjonarna, współpracująca z komputerem czy nie, prowadząca rejestr

sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego. Sprawą

znaczącą przy wyborze kasy jest również wzięcie pod uwagę, jakie możliwości w zakresie konstruowania nazwy

towaru lub usługi dają rozwiązania zawarte w danym typie kasy. Należy wybrać rozwiązanie najbardziej właściwe z

punktu widzenia profilu działalności podatnika.

Jakie prawa i obowiązki ma podatnik, który rozpoczyna ewidencję przy użyciu kasy

Zgłoszenie o liczbie kas

Przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej podatnik zobowiązany jest do złożenia

pisemnego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o liczbie kas rejestrujących, które zamierza

stosować, oraz miejscu (adresie) ich używania. Podatnicy, którzy dokonują zgłoszenia jednej kasy, mogą to zrobić

na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy (załącznik nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28

listopada 2008 r.), o ile zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Fiskalizacja kasy rejestrującej

Dokonanie fiskalizacji kasy rejestrującej oznacza jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu

fiskalnego kasy wraz z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem pierwszego dobowego raportu fiskalnego. Na

podstawie zgłoszenia dokonanego przez podatnika, fiskalizację kasy powinien przeprowadzić upoważniony

(legitymujący się identyfikatorem nadanym przez producenta lub importera) pracownik serwisu. Producent lub

importer kasy odpowiedzialny jest za warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas i on wskazuje serwis

właściwy dla danego typu kas.

Zgłoszenie kasy w celu otrzymania numeru ewidencyjnego

Podatnik powinien dokonać zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do właściwego naczelnika

urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia

Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r.

Wpisy w książce kasy

Po otrzymaniu numeru ewidencyjnego kasy należy nanieść go w sposób trwały na obudowę kasy. Ponadto należy

dokonać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, dołączanej przez sprzedawcę kasy

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,01,I14.2011.004.000...

20110623

INFOR LEX Księgowość

Strona 4 z 26

do każdego urządzenia. Podatnik obowiązany jest również umożliwiać dokonanie w książce kasy wpisów

serwisantowi kasy. Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniana

na żądanie właściwych organów. W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do

prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Na stronie tytułowej nowej książki musi być umieszczony napis: „Duplikat”.

Sprzedaż i ewidencjonowanie obrotu

Po fiskalizacji kasy należy dokonywać zaewidencjonowania każdej sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1

ustawy oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał

wydrukowanego dokumentu nabywcy towaru lub usługi. Podatnicy obowiązani są rozpocząć w wyznaczonym

terminie ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby

kas, która została zgłoszona przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego jako niezbędna do

prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach sprzedaży. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca

podatnicy są obowiązani zainstalować i zastosować do prowadzenia ewidencji kolejne kasy w liczbie nie mniejszej

niż liczba kas przypadająca do zorganizowania ewidencji w pierwszym miesiącu.

Sporządzanie raportów i przechowywanie dokumentów kasowych

Na użytkowniku kasy (podatniku) ciąży obowiązek sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu

sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,

sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie

później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. Dokumenty kasowe powinny być

przechowywane przez okres wymagany w ustawie o VAT, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania

podatkowego oraz w Ordynacji podatkowej zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości. W

okresie przejściowym, na zasadzie wyjątku, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym,

potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie

krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Przegląd techniczny

Kasy rejestrujące powinny być zgłaszane do obowiązkowego przeglądu technicznego u właściwego serwisanta co

24 miesiące. W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy

świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż

w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji taksometru, używanego do współpracy z kasą, określonych w

odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej. Kasy, które zostały przez podatnika utracone a następnie

odzyskane, powinny być również poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. Nieprawidłowości w pracy

kasy należy niezwłocznie zgłaszać prowadzącemu serwis kasy.

Ulga z tytułu nabycia kasy rejestrującej

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku

należnego w obowiązujących ich terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy

rejestrującej w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Natomiast dla

podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od

podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT, określono specjalne warunki, których spełnienie

umożliwia zwrot określonych przepisami części kwot wydatkowanych na zakup kas. Dokonanie zwrotu następuje

pod warunkiem:

§ posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,01,I14.2011.004.000...

20110623

INFOR LEX Księgowość

Strona 5 z 26

§ złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia

ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania,

§ złożenia zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej wymagane na podstawie przepisów dotyczących

kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania,

§ rozpoczęcia ewidencjonowania nie później niż w obowiązujących terminach.

Tryb odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących

Odliczenie kwot może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto

ewidencjonowanie przy zastosowaniu kas, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Zwrot kwot

następuje na wniosek podatnika wykonującego wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub zwolnionego z

podatku VAT, składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zawierający:

§ imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

§ jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej,

§ dane identyfikujące podmiot prowadzący serwis kas oraz który dokonał fiskalizacji kasy,

§ oryginał faktury potwierdzającej zakup wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,

§ informację o numerze rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu.

Urząd skarbowy podatnikowi wykonującemu ww. czynności zwolnione dokonuje zwrotu w ciągu 25 dni od dnia

złożenia wniosku.

Obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup

Podatnicy są obowiązani do zwrotu uprzednio odliczonych lub zwróconych kwot w związku z ich wydatkowaniem na

zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

§ zaprzestaną ich używania,

§ zaprzestaną działalności,

§ nastąpi otwarcie likwidacji,

§ zostanie ogłoszona upadłość,

§ nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży, o

której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.

§ dokonają odliczenia ulgi nie spełniając wszystkich warunków, które uprawniają ich do korzystania z odliczenia.

Warunki zmiany serwisu kas

Podatnik może skorzystać z możliwości zmiany serwisu kas. Zmiana prowadzącego serwis kas niewynikająca z

naruszenia warunków jego prowadzenia może być dokonana na wniosek podatnika za zgodą producenta lub

importera, z tym że nie może on odmówić zgody na zmianę prowadzącego serwis kas, jeżeli warunki cenowe i inne

miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika. O zmianie tej producent lub importer zawiadamia

naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od jej dokonania.

Źródło: Ministerstwo Finansów

Jak zwrócić ulgę za zakup kasy rejestrującej

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowaniakompleksowe/drukuj,01,I14.2011.004.000...

20110623

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: