NEGOCJACJE CENOWE
PLAN PRACY
1. Pojęcie negocjacji
1.1. Definicja.
1.2. Fazy negocjacyjne.
1.3. Najważniejsze zasady negocjacyjne.
2. Negocjacje cenowe jako element negocjacji handlowych.
2.1. Negocjacje handlowe.
2.2. Negocjacje cenowe.
2.2.1. Negocjacje cenowe ze strony kupującego.
2.2.2. Negocjacje cenowe ze strony sprzedającego.
1.1 Definicja
Podstawowe określenie negocjacji można ująć w proste stwierdzenie[1]: jest to sekwencja wzajemnych posunięć, poprzez które strony dążą do osiągnięcia możliwie korzystnego rozwiązania częściowego konfliktu interesów.
W negocjacjach należy więc uwzględnić: obustronność korzyści (uzasadnionych), uczciwość, trwałość, przydatność społeczną, sprawność prowadzenia oraz pogłębianie dobrych stosunków między pertraktującymi stronami. Przyczyna ,dla której prowadzimy negocjacje, polega na tym, że chcemy doprowadzić do osiągnięcia rezultatu korzystniejszego niż ten, który możemy osiągnąć bez negocjacji.
1.2 Fazy negocjacji
I. Przygotowanie do negocjacji.
Przed przystąpieniem do negocjacji należy odpowiedzieć na wiele pytań, z których najważniejsze brzmią:
· Dlaczego rozpoczynamy negocjacje i czego one mają dotyczyć ?
· Kto będzie naszym przeciwnikiem? Jaki przyjmie styl?
· Jakie oferty wyjściowe zamierzamy przedstawić? Do jakiego poziomu jesteśmy skłonni czynić ustępstwa?
· Gdzie zamierzamy prowadzić negocjacje, w jakim miejscu? (nasze terytorium czy strony przeciwnej)
· Jak długo zamierzamy prowadzić rozmowy? Ile czasu możemy poświęcić?
Dobre wyniki w negocjacjach osiąga się przede wszystkim dzięki dobremu przygotowaniu. Jeśli jedna ze stron negocjacyjnych jest lepiej przygotowana to uzyska więcej.
Przygotowanie do negocjacji jest procesem obejmującym kilka ważniejszych
elementów:
- analizę interesów własnych i drugiej strony;
- analizę alternatyw; co zrobisz, jeżeli negocjacje nie zakończą się powodzeniem;
- zdefiniowanie kwestii negocjacyjnych; temat rozmowy; w jakich sprawach chcecie podjąć wspólną decyzję;
- opracowanie obiektywnych kryteriów dla oceny każdej z omawianych kwestii;
- przygotowanie propozycji rozwiązania problemu, w tym oferty wstępnej składanej drugiej stronie.
A. Myślenie twórcze
W indywidualnej technice myślenia twórczego można zastosować takie zasady jak :
· Prowokowanie wątpliwości
· Stymulowanie przypadkowych słów
· Metaforyczne rozwijanie cech
Skutek tych technik ma być taki, że odczuwamy znacznie lepiej zagadnienie i odkrywamy nietypowe na nie spojrzenie. Pierwsza faza grupowego treningu polega na rozładowaniu napięcia i wprowadzeniu poczucia swobody, rozrywki, ciekawości. Spośród technik grupowych myślenia twórczego najsłynniejsza jest “burza mózgów”.
B. Dobór reprezentantów
Zagadnienie to jest bardzo ważne, jeżeli negocjacje są prowadzone przez przedstawicieli. Pierwsza kwestia dotyczy ilości negocjatorów. Najprościej mówiąc powinno ich być tylu, ilu potrzeba, by zabezpieczyć każdy omawiany aspekt. Idealnie jest, by po przeciwnych stronach znalazło się tyle samo przedstawicieli – daje to poczucie równości.
Dobór osób powinien uwzględniać:
· Zdolności negocjacyjne i przymioty osobowości.
· Znajomość specjalistycznych zagadnień związanych z przedmiotem
· Zdolność współdziałania z zespołem, ograniczony indywidualizm.
· Przewidywane role do spełnienia w trakcie negocjowania.
Członek zespołu negocjatorów powinien posiadać odpowiednie cechy. Można tu wymienić takie elementy jak:
· Zaufanie - ze strony innych członków zespołu.
· Uznanie ze strony przeciwnej.
· Role grupowe - dobierając współpracowników trzeba tak działać, by mieć możliwość obsadzenia najczęściej występujących w zespołach negocjacyjnych ról grupowych.
L i d e r - powinien to być ktoś, kto potrafi sprawnie organizować pracę zespołu,
P r o t o k o l a n t - którego zadaniem jest notowanie wszystkich ustaleń podejmowanych w trakcie dyskusji
S ł u c h a c z - jego rola polega na tym aby pamiętał wszystko co było mówione,
K r y t y k - prowadzi oceny pod kątem krytycznej oceny postępów w negocjacjach,
K o n t r o l e r - pełni ją osoba o najwyższej pozycji, autorytet
C. Przygotowanie miejsca rozmów.
Istnieją koncepcje aby tak organizować samo miejsce negocjacji, by mieć wygodną pozycje, podczas gdy strona przeciwna ma mniej wygodną. Zasada ogólna przygotowania miejsca do negocjacji wymaga, by sugerowało ono nastawienie życzliwe i partnerskie. Najlepsze kontrakty uzyskuje się najczęściej gdy obie strony są ulokowane możliwie wygodnie.
Polega na wyrównaniu nastroju i zbudowaniu zaufania do siebie i swoich ofert. Oferta ma być pewna, ale musi być też uczciwa. Przygotowaniem do jej wprowadzenia powinna być rozmowa wstępna.
Kolejnym zadaniem negocjatora jest eksploracja, czyli przeprowadzenie wywiadu na temat głównych elementów sytuacji:
· Czy przedstawiciele drugiej strony mają wystarczająco dużo władzy, by podejmować decyzje? Jeśli tak, który jest osobą najważniejszą?
· Czy przygotowana została właściwa strategia negocjacyjna? W tej fazie można stosunkowo łatwo przejść od kooperacji do rywalizacji lub do rozmów rzeczowych.
· Czy trafnie zostały przewidziane aspiracje i intencje drugiej strony? Jakich oczekuje ona korzyści? Co chce załatwić, jaką ma listę zakupów?
Podstawą jest stwierdzenie że to właśnie (oferty, propozycje) są motorem negocjacji, a nie argumenty i uzasadnienia. Propozycje są także - co warto mieć na uwadze-formą kontrolowania sytuacji.
W okresie stawiania propozycji, ofert należy zachowywać maksymalne spojrzenie na sytuację. Przedmiotem rozważań może być termin dostaw, sposób płatności, rodzaje transportu oraz cena.
IV. Ustępstwa i oferty
Zasada „ustępstwo za ustępstwo”
Zaczynając negocjacje podajemy lepsze oferty niż te, które nas zawodzą, zakładając z góry pewne ustępstwa. Różnicę między pierwszą ofertą a oczekiwanym kontraktem nazwiemy - marginesem negocjacyjnym.
Ustępstwa powinny być dokonywane małymi kroczkami-jeżeli udaje się nam wykonywać mniejsze kroki niż stronie przeciwnej, to uzyskamy większe realne korzyści.
Zasada „obszaru środkowego”
Stosowana symetrycznie przez obie strony pozwala określić ofertę. Oferty bardzo rozbieżne to pułapka dla obu stron. Złagodzenie różnicy stanowisk wymaga ustępstwa - z reguły pierwsza ustępuje strona słabsza. Żądając ustępstw należy stosować strategię minimalizacji - nie ujawniamy wagi uzyskanych ustępstw, ani nie okazujemy entuzjazmu gdy zostaną przedstawione. Lepiej jest obniżać oferty częściej, ale o mniejsze wartości, niż rzadziej, o większe.
1.3. Najważniejsze zasady negocjacyjne[2]:
· Negocjowane mogą być tylko oferty, propozycje. Uzasadnienia i argumenty są jedynie materiałem dodatkowym.
· Ustępuj tylko z wyczuciem, rezygnując z niewielkich “porcji” -ani zbyt szybko ,ani zbyt wolno.
· Pamiętaj o punkcie środkowym-dążenie do niego jest naturalnym kierunkiem postępowania obu stron.
· Zawsze słuchaj uważnie ofert drugiej strony, nie lekceważ ani słów, ani sposobu mówienia.
· Określ wewnętrzne swoje “minimum”, a ogłoś propozycję znacznie wyższą, tworząc przestrzeń dla ustępstw.
· Staraj się przekonać drugą stronę, że mimo najlepszych chęci nie możesz zejść poniżej pewnego progu. Jednak nie trać elastyczności.
· Zawsze przygotuj kilka różnych ofert, nigdy nie ograniczaj się do jednej.
· Formułuj swoje oferty w sposób pewny, bez wahania. Natomiast ustępstwa rób podkreślając trudności, wątpliwości.
· Nierealistyczne oferty i nieuzasadnione wymagania są szkodliwe dla negocjacji.
· Mierz wysoko!
Kontrakt końcowy powinien być opracowany na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Dokumentacja rezultatów negocjacji jest gwarancją poprawnej realizacji następujących potem działań handlowych czy gospodarczych.
Kontrakt końcowy o charakterze handlowym powinien zawierać:
· preambułę (wstęp) - powinna zawierać ogólne informacje o kontrakcie, nawiązanie do innych umów, jednoznaczne określenie negocjujących stron, itp.
· określenie zakresu kontraktu - zawiera szczegółowe dane, m. in. czego dotyczy kontrakt oraz obowiązki stron.
· sposób dostarczenia towaru - jest to jedna z najważniejszych spraw, dotyczy bowiem czasu, w jakim towar będzie dostarczony.
· cenę
· okres płatności
· dokumentację techniczną
· gwarancje
· zasady arbitrażu w wypadkach nieporozumień
· warunki zerwania umowy na skutek nieprzewidzianych okoliczności.
2. Negocjacje cenowe jako element negocjacji handlowych
2.1 Negocjacje handlowe
Obecnie wiele firm zdaje sobie sprawę z tego, jak szeroki jest zakres skutecznych technik negocjacyjnych i jak są one ważne. Niektóre rozwijające się przedsiębiorstwa handlowe starają się wyposażyć swych handlowców w te czynniki wraz z zestawem do sprzedaży.
Najważniejszymi elementami negocjacji handlowych są:
· jakość
· terminy dostaw
· usługi
· cena
· warunki płatności
Ważnym etapem procesu negocjacji są przygotowania i wnioski z nich wypływające3 :
1. Cele negocjacyjne stanowią wypadkowa strategicznych celów firmy
2. Zaplecze - BATNA -szczególnie wtedy, gdy negocjacje dotyczą wielu zmiennych, jest odpowiedzią na pytanie „co zrobię jeżeli nie dojdzie do porozumienia?”
3. Przy negocjacjach jest ważne :
-z jednej strony posiadanie dolnej granicy ustępstw. Ułatwia to nie poddawanie się presji i konsoliduje grupę negocjacyjną. Ponadto w pełnomocnictwach, negocjatorzy otrzymują wskazania minimalnej linii ustępstw, której przekroczenie jest traktowane jako nielojalność wobec zespołu negocjatorów.
-z drugiej strony przyjęcie dolnej granicy może prowadzić do usztywnienia stanowiska. Jeżeli reakcja drugiej strony jest podobna , to w konsekwencji maleje gotowość do uzgodnień.
4. Firma generuje zyski nie tylko poprzez właściwą kalkulację warunków sprzedaży lecz poprzez ulokowanie ich we właściwych realiach rynkowych. Jedną z cech zachowań społecznych jest „ bycie takim jak kreują nas inni”
5. Negocjator przed przystąpieniem do rozmów winien poznać zasady obowiązujące w macierzystej firmie, wiedzieć komu sprzedaje, na jakich warunkach i jakie korzyści klientowi będzie mógł zaoferować.
Przy negocjacjach należy dojść do porozumienia. Sprzyja temu rozpoczęcie rozmów od kwestii wzbudzających najmniej kontrowersji. W dalszym etapie negocjacji handlowych mogą pojawić się różnego rodzaju przeszkody. Trudność w rozmowach sprawia nie tyle różnorodność podejmowanych działań, ile niespójny wizerunek firmy wśród klientów.
Jednym ze środków pokonania tego problemu jest pozycjonowanie firmy, które powinno się przeprowadzić w fazie przygotowania negocjacji. Pozycjonowanie jest próbą odzwierciedlenia firmy ,jej produktów od konkurencji poprzez skierowanie oferty swoich usług do konkretnego segmentu rynku.
Strategia pozycjonowania produktu wpływa na dalsze działanie firmy ,tj. planowanie własnych, pozwalających na sprostanie w walce konkurencyjnej, strategii negocjacyjnych - tworzeniu argumentów handlowych.
Pozycjonowanie firmy na rynku można zawrzeć w trzech krokach4
1. Określenie złożone pomiędzy własną ofertą, a ofertą konkurencji.
2. Przeprowadzenie selekcji różnic w stosunku do konkurencji w oparciu o ustalone kryteria.
2. Określenie strategii działania na rynku - argumenty handlowe.
Przy negocjacjach, strategia firmy generalnie powinna iść w kierunku obniżenia cen, oraz rozszerzenia gwarancji. Osoby z którymi prowadzimy negocjacje nie zawsze znają cechy produktów, a także nie znają wszystkich korzyści związanych z danym zakupem. Kontrahent ma prawo nie wiedzieć ,dlatego zadaniem negocjatora jest redukcja jego niepewności. Dokonuje się tego na różne sposoby. Jednym ze sposobów jest zamiana cech produktu na korzyści klienta. To, które korzyści są ważniejsze od innych decydują potrzeby klienta. Wiedzę o nich, przed przystąpieniem do rozmów negocjator czerpie z własnego doświadczenia, znajomości rynku ,intuicji.
Sprzedający też ma prawo do niewiedzy. Z tego też względu, z większym prawdopodobieństwem wystąpi brak akceptacji sprzedającego, jeżeli będzie on udawał osobę kompetentną, niż gdy przyzna się do niewiedzy.
Reasumując, zanim zostanie zaprezentowany produkt poznajmy korzyści mogące zmotywować klientów do jego zakupu.
...
stokar1