Jak pisać dobre e-maile.pdf

Jak pisaě dobre e-maile

Autorzy: Nancy Flynn, Tom Flynn

TĀumaczenie: Ewa SĀawiĺska

ISBN: 83-7361-611-X

TytuĀ oryginaĀ u: Writing Effective E-mail

Format: 121

Sprawna i skuteczna komunikacja to podstawa biznesu Ð niezaleŃnie od tego, kto z kim

siķ porozumiewa i na jakiej pĀaszczyłnie. A poniewaŃ poczta elektroniczna jest jednym

z najczķľciej wykorzystywanych ľrodkw przekazu informacji, warto umieě perfekcyjnie

siķ posĀugiwaě tym uŃytecznym narzķdziem, aby skutecznie przekazywaě wĀaľciwe

komunikaty.

Nigdy wczeľniej komunikatywnoľě nie byĀa ceniona tak wysoko. JuŃ na pierwszych

stronach tej ksiĴŃki znajdziesz uŃyteczne informacje i wskazwki, ktre pomogĴ Ci

sprawnie korzystaě z poczty e-mail.

¤ pisz zawsze w odpowiednim tonie;

¤ unikaj puĀapek czyhajĴcych na niedoľwiadczonych uŃytkownikw;

¤ ciĴgle rozwijaj umiejķtnoľě poprawnego pisania.

âJak pisaě dobre e-maileÒ to ksiĴŃka, ktra wyjaľni Ci wszystkie aspekty korzystania

z poczty elektronicznej, poczĴwszy od zasad poprawnego pisania i podstaw obsĀugi

komputera zwiĴzanych z przygotowaniem, wysyĀaniem i odbieraniem wiadomoľci

e-mail. W dalszej czķľci ksiĴŃki omwione sĴ tematy bardziej zaawansowane, jak

redagowanie wiadomoľci, unikanie typowych bĀķdw technicznych i jķzykowych,

a takŃe formatowanie dokumentw przesyĀanych w e-mailach.

O autorze:

Nancy Flynn jest zaĀoŃycielem i prezesem zarzĴdu firmy konsultingowej w branŃy public

relations. Na co dzieĺ wspĀpracuje z ludłmi, ktrzy zaznaczyli juŃ swĴ obecnoľě

w ľwiecie biznesu i dĴŃĴ do osiĴgniķcia mistrzostwa w komunikowaniu siķ.

Tom Flynn jest ekspertem w dziedzinie systemw informatycznych. Ma duŃe

doľwiadczenie w pracy z oprogramowaniem do zarzĴdzania pocztĴ elektronicznĴ.

194, stron: 88

Spis treci

Wprowadzenie

1. Zanim napiszesz wiadomo 13

Kiedy uywa poczty elektronicznej.............................................14

Pisanie do odbiorców zagranicznych...........................................15

Adresowanie wiadomo"ci...............................................................17

2. Redagowanie wiadomoci 23

Atrakcyjny temat.............................................................................25

Doł'czanie powitania i podpisu...................................................26

Przykuwanie uwagi odbiorców — wst*p.....................................27

Przykładowe wst*py — dobre i złe...............................................28

Szeregowanie informacji — struktura odwróconej piramidy.....30

Układanie dokumentów w porz'dku chronologicznym...........31

Jak zacz' — w trzech prostych krokach....................................34

3. Wiadomo, która zostanie przeczytana 37

Redagowanie tekstu........................................................................38

Wyrazy znaczeniotwórcze i ł'cz'ce..............................................40

Posługiwanie si* stron' czynn'....................................................42

Pisa w odpowiednim tonie..........................................................43

Unikanie j*zyka dyskryminuj'cego płe.....................................48

Nie da si* sprowokowa...............................................................50

4. Unikanie typowych bł$dów 53

Poprawne posługiwanie si* przecinkiem....................................55

Zasady interpunkcji — dodatkowe wskazówki..........................58

Ortografia te jest wana...............................................................59

Emotikony i skróty.........................................................................60

J AK PISA DOBRE E - MAILE

5. Formatowanie tekstu

Jak oprze si* pokusie pisania wył'cznie wielkimi

lub małymi literami....................................................................64

Wyrónianie za pomoc' list punktowanych

i numerowanych..........................................................................65

Oprogramowanie ma swoje ograniczenia....................................66

Uwydatnianie tekstu......................................................................67

6. Zarz)dzanie poczt) 69

Unikanie bałaganu w skrzynce wiadomo"ci................................71

Zwalczanie wirusów komputerowych.........................................73

Unikanie spamu.............................................................................74

Słowniczek terminów zwi)zanych

z pisaniem i poczt) elektroniczn)

Zanim napiszesz

wiadomo

Wydawa by si mogło, e najwaniejsza w e-mailu jest tre wia-

domoci. W rzeczywistoci przed przystpieniem do jej napisania

konieczne jest jeszcze podjcie pewnych czynnoci przygotowaw-

czych. Przede wszystkim naley zastanowi si, czy na pewno

poczta elektroniczna bdzie najlepsz form przekazu danej in-

formacji. Jeli tak, to kto bdzie jej odbiorc? Czy konieczne b-

dzie wysłanie kopii (jawnych bd( ukrytych) do innych osób?

Poniej przedstawiamy wytyczne, które pomog w znalezieniu

odpowiedzi na tego rodzaju pytania za kadym razem, gdy po-

stanowimy napisa e-maila.

Poczta elektroniczna w pracy

Gdy z poczty elektronicznej korzystamy przede wszystkim w pra-

cy, trzeba pamita o tym, e cho jest to jedna z najszybszych

form komunikacji, nie naley do najbezpieczniejszych. Wystar-

czy drobna pomyłka w adresie i poufna wiadomo wdruje — za-

miast do jednego konkretnego odbiorcy — do całej grupy nawet

bliej nam nie znanych osób. Ponadto adresat moe przekazywa

tak wiadomo dalej, do kolejnych uytkowników.

Istnieje take powane ryzyko, e Wielki Brat bdzie nam za-

glda „przez rami” i sprawdza, co oraz do kogo piszemy. Jak

wynika z bada1 przeprowadzonych przez Society for Human Re-

source Management, ponad 36 procent pracodawców czyta kore-

spondencj elektroniczn pisan przez podwładnych, a wicej ni

14 J AK PISA DOBRE E - MAILE

70 procent jest zdania, e pracodawca ma wrcz prawo do czyta-

nia wszelkiej korespondencji przepływajcej przez wewntrzfir-

mowy system komunikacji elektronicznej 1 .

Procesy sdowe wytaczane z powodu molestowania seksualne-

go w miejscu pracy i inne konflikty bardzo czsto maj swoje

(ródło w nieodpowiedzialnym korzystaniu z poczty elektronicz-

nej. Zbyt wiele osób lekko traktuje t form komunikacji, rozsyła-

jc informacje, których nigdy nie zdecydowałyby si zapisa na

papierze. Potrzeba wic ostronoci. Nigdy nie piszmy o czym,

o czym obawialibymy si porozmawia z adresatem wiadomoci

twarz w twarz. Jeli w firmie, która nas zatrudnia, nie opracowa-

no dotd polityki zarzdzania przesyłaniem informacji za po-

moc poczty elektronicznej, to najwyszy czas o to zadba.

Kiedy uywa poczty elektronicznej

Niezalenie od sposobu, w jaki korzysta si z poczty elektronicz-

nej, nie powinno si wysyła e-maila, jeli bardziej adekwatn

form przekazu informacji okae si rozmowa przez telefon lub

osobiste spotkanie. Poczta elektroniczna zapewnia szybko i wy-

god przekazu informacji, lecz nie jest to najlepszy rodek ko-

munikacji w kadym przypadku. Sigajmy po telefon lub uma-

wiajmy si na spotkanie szczególnie wówczas, gdy znajdziemy si

w jednej z nastpujcych sytuacji:

Przekazywana wiadomo jest nadzwyczaj wana bd( poufna

i nie moemy pozwoli sobie na ryzyko utraty prywatnoci.

Jeli tre wiadomoci pod adnym pozorem nie moe trafi

w niepowołane rce, nie przekazujmy jej w e-mailu — byłoby

to bardzo ryzykowne.

Przekazywana wiadomo nie bdzie miła dla odbiorcy,

a nie chcielibymy, aby odebrano nas jako chłodnych lub

obojtnych. Reguł powinno by tutaj to, e złe wiadomoci

przekazujemy osobicie bd( przez telefon. W ten sposób

1 Komunikacja poprzez e-mail norm w miejscu pracy, zasady korzystania — nie ,

„Society for Human Resource Management”, notatka prasowa z 8 lutego

1996. Dodatkowe informacje mo$na znale%& na stronie internetowej

organizacji, pod adresem www.shrm.org .

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: