Dokumentacja systemu rachunkowości.pdf

171–173

PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE

C. Dokumentacja systemu rachunkowoœci

a. Obowi¹zki jednostki w zakresie dokumentacji systemu rachunkowoœci

171 Mo¿na wskazaæ zasadnicze czêœci dokumentacji, do sporz¹dzania których jednostka jest zob

ligowana:

1) dokumentacja polityki rachunkowoœci;

2) dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych;

3) dokumentacja systemu s³u¿¹cego do ochrony danych i ich zbiorów.

WA¯NE! Dokumentacja systemu rachunkowoœci zawiera opis przyjêtych przez

jednostkê szeroko rozumianych zasad rachunkowoœci.

172 Dokumentacja polityki rachunkowoœci obejmuje:

– okreœlenie roku obrotowego i wchodz¹cych w jego sk³ad okresów sprawozdawczych;

– metody wyceny aktywów i pasywów;

– zasady ustalania wyniku finansowego;

– zasady prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym.

Dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych obejmuje zak³adowy plan

kont ustalaj¹cy wykaz kont ksiêgi g³ównej, przyjête zasady szczegó³owej klasyfikacji zdarzeñ,

zasady prowadzenia ksi¹g pomocniczych i ich powi¹zania z kontami ksiêgi g³ównej oraz wy

kaz ksi¹g rachunkowych.

Uzupe³nieniem zak³adowego planu kont jest dokumentacja w zakresie informatycznego sy

stemu rachunkowoœci obejmuj¹ca:

– wykaz zbiorów danych tworz¹cych ksiêgi rachunkowe na komputerze;

– opis informatycznego systemu przetwarzania danych.

Dokumentacja s³u¿¹ca do ochrony danych i ich zbiorów obejmuje opis procedur ochro

ny danych ksiêgowych, w tym dowodów ksiêgowych, ksi¹g rachunkowych i innych dokumen

tów stanowi¹cych podstawê dokonanych zapisów w ksiêgach rachunkowych.

173

WA¯NE! Jednostka powinna posiadaæ opis w jêzyku polskim przyjêtych przez ni¹ zasad rachun

kowoœci, obejmuj¹cy w szczególnoœci okreœlenie:

1) stosowanego roku obrotowego i wchodz¹cych w jego sk³ad okresów sprawozdawczych;

2) metod i zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w szczegól

noœci w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru;

3) sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych, a w szczególnoœci:

– zak³adowego planu kont,

– wykazu ksi¹g rachunkowych, a przy prowadzeniu ksi¹g rachunkowych przy u¿yciu kompu

tera – wykazu zbiorów danych tworz¹cych ksiêgi rachunkowe na komputerowych noœni

kach danych;

– opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksi¹g rachunkowych przy u¿yciu

komputera – opisu systemu informatycznego;

4) organizacyjnych rozwi¹zañ s³u¿¹cych do ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów

ksiêgowych, ksi¹g rachunkowych i innych stanowi¹cych podstawê dokonanych w nich zapi

sów.

148

www.meritum.pl

1. USTAWA O RACHUNKOWOŒCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO 174–176

Dokumentacjê systemu rachunkowoœci ustala i aktualizuje kierownik jednostki w formie pi

semnej. Mo¿na w niej wyró¿niæ dwie ró¿ne czêœci – jedn¹ zwi¹zan¹ z koncepcyjn¹ stron¹ ra

chunkowoœci i sprawozdawczoœci finansowej, drug¹ – zwi¹zan¹ z techniczn¹, proceduraln¹

stron¹ prowadzenia ksi¹g rachunkowych (por. rys. 4).

Rysunek 4. Dokumentacja systemu rachunkowoœci

174

DOKUMENTACJA SYSTEMU RACHUNKOWOŒCI

METODY I ZASADY

WYCENY I USTALANIA

WYNIKU FINANSOWEGO

Zak³adowy

plan kont

Oprogramowanie:

– procedury

– algorytmy itp.

Ochrona danych

ksiêgowych

POLITYKA

RACHUNKOWOŒCI

SPOSÓB PROWADZENIA KSI¥G RACHUNKOWYCH

KONCEPCJA

TECHNIKA

Dokumentacja polityki

rachunkowoœci

Dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g

rachunkowych

Dokumentacja s³u¿¹ca do ochrony danych

i ich zbiorów

ród³o: opracowanie w³asne.

b. Dokumentacja polityki rachunkowoœci

Dokumentacja polityki rachunkowoœci stanowi bazowy dokument systemu rachunkowoœci

jednostki. Zawiera bowiem opis wyborów dokonanych przez kierownictwo odnoœnie do zasad

szczegó³owych wyceny bilansowej i ustalania wyniku finansowego. Stanowi podstawê dla in

nego dokumentu – zak³adowego planu kont.

175

WA¯NE! W polskiej praktyce czêsto jeszcze nie oddziela siê polityki rachunkowoœci od planu

kont, co oznacza, ¿e zak³adowy plan kont, obok zasad ksiêgowania operacji, obejmuje tak¿e

zapisy dotycz¹ce polityki rachunkowoœci. Nale¿y podkreœliæ, ¿e dokumentacja polityki rachun

kowoœci ma inny cel i odbiorców ni¿ zak³adowy plan kont. S¹ w niej odzwierciedlone decyzje

podjête przez zarz¹d, które przek³adaj¹ siê na konkretne ksiêgowania opisane w zak³adowym

planie kont. W dokumentacji polityki rachunkowoœci nale¿y tak¿e wskazaæ osoby odpowie

dzialne za wycenê maj¹tku i zobowi¹zañ na dzieñ bilansowy.

176

PRZYK£AD Jednostka, zgodnie z u.rach., jest zobligowana do dokonywania odpisów aktu-

alizuj¹cych wartoœæ zapasów nie póŸniej ni¿ na dzieñ bilansowy. Dokumentacja polityki

rachunkowoœci powinna wskazaæ:

www.meritum.pl

149

177–178

PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE

– jak czêsto taka aktualizacja ma miejsce (czy tylko na dzieñ bilansowy koñcz¹cy rok

obrotowy?);

– kto odpowiada za przeprowadzenie analizy przydatnoœci zapasów? (z pewnoœci¹ nie

ksiêgowy, lecz osoba odpowiedzialna za zarz¹dzanie zapasami);

– w jakiej formie i w jakim terminie informacje o wartoœci zapasów s¹ przekazywane do

dzia³u ksiêgowoœci? (nawet, jeœli w wyniku analizy nie stwierdza siê utraty przydatno-

œci zapasów, to nale¿y poinformowaæ o tym dzia³ ksiêgowoœci, w przeciwnym wypad-

ku nale¿y ustaliæ wartoœæ tych zapasów, które utraci³y przydatnoœæ, np. na poziomie

ceny sprzeda¿y netto i tak¹ informacjê przekazaæ do dzia³u ksiêgowoœci).

177 Podstawowe ró¿nice miêdzy dokumentacj¹ polityki rachunkowoœci a zak³adowym planem

kont przedstawia rys. 5.

Rysunek 5. Podstawowe ró¿nice miêdzy dokumentacj¹ polityki rachunkowoœci

a zak³adowym planem kont

Dokumentacja polityki

rachunkowoœci

Zak³adowy plan kont

1) Definicje

1) Brak definicji

2) Klasyfikacja kategorii

finansowych

2) Klasyfikacja i wykaz kont

ksiêgowych

3) Zasady szczegó³owe wyceny

wstêpnej i wyceny na dzieñ bilansowy

3) Odpowiednie konta syntetyczne

lub analityczne aktywów i pasywów

4) Zasady szczegó³owe ustalania

wyniku finansowego

4) konta syntetyczne

lub analityczne przychodów,

kosztów i wyniku finansowego

ród³o: opracowanie w³asne.

178 Kluczow¹ kwesti¹ w dokumentacji polityki rachunkowoœci jest okreœlenie roku obrotowego

i okresów sprawozdawczych – gdy¿ z tego wynika dzieñ bilansowy i zwi¹zane z nimi obo

wi¹zki sprawozdawcze.

PRZYK£AD Przyk³adowe zapisy dokumentacji polityki rachunkowoœci dotycz¹ce okresu

sprawozdawczego i roku obrotowego:

– rok obrotowy X SA to rok kalendarzowy lub okres od 1 paŸdziernika do 30 wrzeœnia

(równie¿ do celów podatkowych);

– okresem sprawozdawczym jest kwarta³;

– rok obrotowy obejmuje cztery okresy sprawozdawcze;

– X SA sporz¹dza za okresy miesiêczne sprawozdania na podstawie ksi¹g rachunko-

wych, ale nie stanowi¹ one sprawozdania finansowego w rozumieniu u.rach.;

– dzieñ bilansowy to dzieñ koñcz¹cy kwarta³, na który X SA sporz¹dza sprawozdanie fi-

nansowe, czyli dzieñ koñcz¹cy okres sprawozdawczy (odstêpstwa od powy¿szej za-

sady zosta³y okreœlone w dokumentacji polityki rachunkowoœci, je¿eli z ró¿nych

wzglêdów wycena okreœlonych aktywów i pasywów na dzieñ inny ni¿ koñcz¹cy kwar-

ta³ bêdzie celowa i uzasadniona).

150

www.meritum.pl

Odpowiednie

1. USTAWA O RACHUNKOWOŒCI JAKO FUNDAMENT POLSKIEGO PRAWA BILANSOWEGO 179–180

Dokumentacja polityki rachunkowoœci reguluje w sposób szczegó³owy wiele obszarów dzia³al

noœci gospodarczej, które mo¿na podzieliæ na trzy czêœci:

I) zasady wyceny aktywów i pasywów;

II) zasady ustalania wyniku finansowego;

III) zasady prezentacji informacji w sprawozdaniu finansowym.

179

PRZYK£AD Przyk³adowa struktura dokumentacji polityki rachunkowoœci jednostki mo¿e

byæ nastêpuj¹ca:

I) Wprowadzenie

1) Objaœnienie zastosowanych rozwi¹zañ przy ustalaniu polityki rachunkowoœci

2) Podstawowe definicje i zasady nadrzêdne rachunkowoœci

3) B³êdy fundamentalne, zmiany polityki rachunkowoœci i szacunków

II) Zasady wyceny aktywów i pasywów

1) Rzeczowy maj¹tek trwa³y

2) Wartoœci niematerialne i prawne

3) Instrumenty finansowe

4) Inwestycje

5) Rzeczowy maj¹tek obrotowy

6) Rozrachunki

7) Kredyty bankowe i otrzymane po¿yczki

8) Rozliczenia miêdzyokresowe kosztów i przychodów

9) Rezerwy

10) Kapita³ w³asny i fundusze specjalne

11) Aktywa i rezerwy z tytu³u odroczonego podatku dochodowego

12) Aktywa i zobowi¹zania wyra¿one w walutach obcych

III) Zasady ustalania wyniku finansowego

1) Zasady ustalania wyniku z podstawowej dzia³alnoœci

1.1) Zasady ustalania przychodów ze sprzeda¿y us³ug i produktów

1.2) Zasady uznawania i rozliczania kosztów podstawowych operacyjnych

1.2.1) Zasady ustalania kosztu wytworzenia

1.2.2) Zasady ustalania kosztów ogólnego zarz¹du i kosztów sprzeda¿y

1.3) Zasady ustalania wyniku ze sprzeda¿y materia³ów i towarów

2) Zasady ustalania wyniku z dzia³alnoœci pozosta³ej operacyjnej

3) Zasady ustalania wyniku z dzia³alnoœci finansowej

4) Zasady ustalania wyniku z dzia³alnoœci nadzwyczajnej

5) Zasady ustalania obowi¹zkowych obci¹¿eñ z tytu³u podatku dochodowego

IV) Ogólne zasady sporz¹dzania sprawozdania finansowego zgodnie z obowi¹zu-

j¹cymi w Polsce przepisami

c. Dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych – zak³adowy

plan kont

Zak³adowy plan kont stanowi podstawowy dokument opisuj¹cy przyjête zasady prowadze

nia ksi¹g rachunkowych. Elementami dokumentacji dotycz¹cymi zak³adowego planu kont s¹:

1) wykaz kont ksiêgi g³ównej;

2) przyjête zasady klasyfikacji zdarzeñ;

3) zasady prowadzenia ksi¹g pomocniczych oraz ich powi¹zania z kontami ksiêgi g³ównej.

Celem dokumentacji jest ujednolicenie rozwi¹zañ ksiêgowych w jednostkach organizacyj

nych podmiotu. Zak³adowy plan kont uwzglêdnia potrzeby zwi¹zane ze sprawozdawczoœci¹ fi

nansow¹, w tym bran¿ow¹ oraz podatkow¹.

180

www.meritum.pl

151

181–183

PRAWO BILANSOWE A PRAWO PODATKOWE W POLSCE

Wykaz kont ksiêgi g³ównej obejmuje konta syntetyczne, dla których obowi¹zuje ujêcie ka¿

dej operacji gospodarczej zgodnie z zasad¹ podwójnego zapisu ksiêgowego.

Przyjête zasady klasyfikacji zdarzeñ gospodarczych wynikaj¹ z polityki rachunkowoœci jed

nostki okreœlonej w odrêbnej czêœci dokumentacji systemu rachunkowoœci.

181

WA¯NE! Przez klasyfikacjê zdarzeñ gospodarczych rozumie siê ich przyporz¹dkowa-

nie do grupy zdarzeñ bilansowych i wynikowych oraz okreœlenie ich skutków finan-

sowych dla sytuacji finansowej i rentownoœci jednostki. Oznacza to identyfikacjê

zdarzeñ powoduj¹cych powstanie pozycji bilansowych – aktywów, zobowi¹zañ i kapi-

ta³u w³asnego oraz powoduj¹cych powstanie kategorii wynikowych – kosztów i przy-

chodów.

Podstaw¹ klasyfikacji zdarzeñ gospodarczych s¹ definicje podstawowych kategorii finanso

wych okreœlone w art. 3 ust. 1 u.rach.

182 W czêœci dokumentacji dotycz¹cej zasad prowadzenia ksi¹g pomocniczych oraz ich

powi¹zañ z kontami ksiêgi g³ównej nale¿y okreœliæ wykaz i zasady prowadzenia ksi¹g po

mocniczych, s³u¿¹cych do uszczegó³owienia zapisów kont ksiêgi g³ównej. Nale¿y wskazaæ

sposób ewidencji analitycznej (analityka kont ksiêgi g³ównej, podsystemy – np. podsystem

œrodków trwa³ych, magazynowy itp.) oraz jej powi¹zania z ksiêg¹ g³ówn¹.

PRZYK£AD Ewidencja syntetyczna materia³ów prowadzona w ksiêdze g³ównej na kontach

zespo³u 3 mo¿e byæ rozbudowana analitycznie w nastêpuj¹cy sposób:

I poziom analityki – numer magazynu;

II poziom analityki – numer dokumentu PZ.

Dodatkowo mo¿e byæ prowadzona ewidencja analityczna (iloœciowo-wartoœciowa)

w podsystemie Gospodarka magazynowa , bezpoœrednio powi¹zanym z systemem finan-

sowo-ksiêgowym (ksiêg¹ g³ówn¹). Ksiêgi pomocnicze dotycz¹ce materia³ów s¹ prowa-

dzone zatem w dwojaki sposób – jako analityka konta bilansowego ksiêgi g³ównej Mate-

ria³y oraz jako analityka rejestrowana w podsystemie Gospodarka magazynowa , po-

wi¹zanym bezpoœrednio z ksiêg¹ g³ówn¹.

183 Dokumentacja sposobu prowadzenia ksi¹g rachunkowych w jednostce mo¿e przyjmowaæ

ró¿n¹ formê i obejmowaæ ró¿ny zakres.

PRZYK£AD Przyk³adowa struktura dokumentacji sposobu prowadzenia ksi¹g rachunko-

wych jednostki mo¿e byæ nastêpuj¹ca:

I) Wprowadzenie

II) Wykaz kont ksiêgi g³ównej zak³adowego planu kont

III) Wykaz kont syntetycznych i analitycznych

IV) Wykaz i struktura ksi¹g rachunkowych

V) Rodzaje, harmonogramy i organizacja sporz¹dzania sprawozdañ i raportów w „X” SA

VI) Zasady prowadzenia ksi¹g pomocniczych i ich powi¹zania z ksiêg¹ g³ówn¹

VII) Komentarz do zak³adowego planu kont – wybrane zagadnienia

152

www.meritum.pl

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: