Do obsługi magazynów oraz zarządzania ruchem towarów w magazynach przeznaczony jest moduł gospodarki magazynowej.
Podstawowa funkcjonalność modułu to:
· zarządzanie kartoteką towarów,
· wystawianie, edycja, przeglądanie i drukowanie różnego rodzaju dokumentów magazynowych,
· sporządzanie podstawowych zestawień magazynowych jak stany magazynowe, bilans, zestawienia dokumentów magazynowych wg licznych kryteriów,
· inwentaryzacja magazynowa,
· przyjęcie i dystrybucja towarów.
Ilość magazynów w systemie może być dowolna, a struktura terytorialna (magazyn główny, podmagazyny lub sklepy) definiowana jest przy parametryzacji systemu na podstawie struktury organizacyjnej firmy i firm współpracujących.
Ruch towarów w magazynie może odbywać się według jednej z metod: FIFO, LIFO, ceny średnioważone oraz według wyboru użytkownika.
Moduł gospodarki magazynowej oferuje odpowiedni zestaw funkcji pozwalających na utrzymanie pełnej kontroli nad bieżącym stanem magazynu oraz działaniami, które na ten stan wpływają.
Umożliwia prowadzenie ewidencji zdarzeń zachodzących w codziennej pracy magazynu, takich, jak: bilans otwarcia, przyjęcie towarów na magazyn, wydanie towarów z magazynu, przesunięcia międzymagazynowe, rozchody wewnętrzne, przychody wewnętrzne, oraz korekty i zwroty magazynowe, a także zwroty opakowań. Wraz z rejestracją zdarzenia gospodarczego może być generowany odpowiedni dokument księgowy.
Dokumenty magazynowe wystawiane podczas rejestracji dokumentów sprzedaży i zakupów znajdują się również w ewidencji dokumentów magazynowych.
Podczas wystawiania dokumentów magazynowych użytkownik korzysta z gotowych kartotek kontrahentów i magazynowych. Każdy rodzaj dokumentu magazynowego może posiadać własny typ, co umożliwia dodatkowe skatalogowanie i uporządkowanie. Dokumenty mogą być drukowane w trybie tekstowym i graficznym. Dokumenty magazynowe mogą być również rejestrowane w walucie.
Każda nowa partia towaru jest w systemie rejestrowana, wraz z podstawowymi danymi jak ilość w partii, ceny, możliwe jest również nadanie numeru partii. Ponadto każdy towar w partii może posiadać własny numer seryjny.
Wszystkie partie mogą być następnie przeglądane, dostępna jest historia wszystkich przyjęć i wydań wraz z cenami, datami, oraz informacjami o użytkownikach sporządzających poszczególne dokumenty.
System zapewnia zatem pełną kontrolę wszystkich operacji magazynowych.
Dla dokumentów przyjęcia PZ możliwe jest automatyczne wygenerowanie cennika partii przy wykorzystaniu funkcjonalności cenników opisanej w module Sprzedaż. Możliwe jest również określenie dodatkowych kosztów nabycia towarów, które wpływają na wartość magazynową. Dotyczy to najczęściej towarów importowanych.
Zawiera funkcje umożliwiające zdefiniowanie bazy towarów przechowywanych w magazynie. Dla towarów gromadzone są wszystkie podstawowe informacje jak nazwa, numery katalogowe, w tym numer kreskowy, ceny, stan minimalny, stawkę VAT, jednostkę miary, minimalną marżę, rozmieszczenie w magazynie (wersja rozszerzona), opis, oraz listę dostawców, producentów, odbiorców wraz z cenami.
Zarejestrowane towary mogą być łączone w grupy towarowe. Towar może wystąpić w wielu grupach towarowych.
Możliwe jest również łączenie kilku towarów w tzw. komplety. Kompletem może być np. komputer, który złożony jest z wielu części stanowiących również osobne towary.
Oprócz kompletów w systemie wyróżnić można dodatkowo towary będące opakowaniami.
Zawiera funkcje pozwalające na przeprowadzenie i raportowanie inwentaryzacji magazynów. System pozwala na przygotowanie i wydruk dokumentów spisów z natury, ich rejestrację po przeprowadzonej kontroli, oraz sam wykaże różnice pomiędzy stanem magazynowym wynikającym z zarejestrowanych w systemie operacji, a faktycznym stanem zastanym w magazynie. Na końcu system sporządza dokumenty różnic (nadwyżki i niedobory). Wszystkie dokumenty mogą być przeglądane także po zakończeniu inwentaryzacji.
Dostarcza funkcji wspomagającej proces przetwarzania informacji związanych z przyjęciem towaru w oparciu o zarejestrowane wcześniej zamówienia do dostawców. Funkcja oferuje użytkownikowi przejrzysty formularz, na którym dane pobierane są bezpośrednio z zamówienia. Użytkownik ma możliwość korekty wszystkich danych jeśli stan faktyczny dostawy odbiega od wcześniejszych ustaleń. Następnie automatycznie wystawiany jest dokument przyjęcia towaru oraz faktura zakupu. Jeśli dostawa nie obejmuje wszystkich towarów zarejestrowanych na zamówieniu, pozostała część zamówienia nadal oczekuje na realizację lub może być anulowana.
Moduł jest w stanie wygenerować różnorodne zestawienia informacyjne. Można uzyskać informacje o wszystkich operacjach wykonanych na magazynie a także uzyskać bilans przychodów i rozchodów, przy czym zdarzenia uwzględniane w zestawieniu wybierane są według kryteriów ustalonych za pomocą specjalnego formularza. Każde zestawienie można wydrukować.
Moduł Obsługi Magazynów w systemie ISOF posiada wiele zalet, które pozwalają na pełną i wygodną obsługę wszystkich zdarzeń zachodzących w magazynie.
Moduł magazynowy zapewnia obsługę wszystkich podstawowych dokumentów, umożliwia wykonanie inwentaryzacji magazynów. Obsługa wszystkich funkcji jest bardzo wygodna, co znacznie przyspiesza i usprawnia pracę.
Integracja funkcji magazynowych z innymi modułami w tym głownie ze sprzedażą i logistyką, upraszcza i przyspiesza obsługę innych procesów powiązanych z obsługą magazynów. Pozwala na prowadzenie obsługi klientów w sposób, który najbardziej odpowiada specyfice Firmy i obsługiwanych kontrahentów.
Funkcjonalność umożliwiająca raportowanie pozwala na bardzo szczegółowe i przekrojowe analizowanie danych dotyczących wszystkich dokumentów oraz zdarzeń zachodzących w magazynie. Zapewnia pełny dostęp do historii wszystkich operacji.
· Łatwa i kompleksowa obsługa gospodarki magazynowej w firmie.
· Pełna kontrola wszystkich operacji magazynowych.
· Powiązanie obsługi magazynu z innymi procesami w Firmie, zwłaszcza w zakresie sprzedaży, księgowości i logistyki.
ISOF umożliwia uzyskanie następujących zestawień i raportów:
· szczegółowych informacji na temat stanów magazynowych towarów w poszczególnych magazynach i jednostkach organizacyjnych,
· szczegółowe zestawienia wszystkich dokumentów magazynowych w podziale na przyjęcia, wydania, lub wg ustalonych przez użytkownika kryteriów,
· historię stanów,
· bilans magazynowy,
· raport stany-obroty,
· raportowanie operacji dotyczących obsługi kompletów,
· historię numerów seryjnych,
· listę kontrolną towarów umożliwiającą analizę zbiorczą danych definicyjnych towarów.
Rozwiązanie to stanowi centrum pozwalające dowiadywać się o stanach magazynowych w skali całej firmy z jednego punktu.
Możliwe jest również sporządzenie szczegółowych analiz rotacji towaru w Module Zamówienia do dostawców.
Głównym zadaniem realizowanym w ramach informowania o stanach magazynowych jest wyszukiwanie informacji o ilości towarów w poszczególnych magazynach i sumowanie ich. Gotowe zestawienie informacyjne jest następnie prezentowane na ekranie lub jako wydruk.
Funkcjonalność umożliwia raportowanie wszystkich dokumentów magazynowych zarejestrowanych w systemie w różnych przekrojach, w oparciu o różne kryteria: wg dat, typów dokumentów, kontrahentów, grup towarowych, numerów seryjnych, numerów dokumentów, dostawców, odbiorców. Jest to bardzo ważna funkcja, która pokazuje pełną historię wszystkich dokumentów oraz towarów zarejestrowanych w systemie.
Dostępny jest raport stanów magazynowych informujący o stanach magazynowych w różnych przekrojach: stany w poszczególnych magazynach, jednostkach organizacyjnych, stany dla wybranych towarów, grup towarowych, stany zerowe, stany ujemne. Dostępna jest również lista pozwalająca na szybkie uzyskanie informacji o stanach podczas pracy wszystkich magazynów pokazująca zawsze aktualne dane. Wyszukiwanie towarów może być realizowane wg nazwy towaru, jego kodu, kodu dostawcy lub kodu katalogowego. Towar może być wyszukiwany we wszystkich magazynach lub w jednym określonym.
Wykorzystanie danych o towarze oraz duże możliwości raportowania pozwalają na sprawne zarządzanie stanami minimalnymi oraz maksymalnymi magazynu, tak aby nie zabrakło towarów do sprzedaży, ale również aby uniknąć niepotrzebnego zalegania towarów w magazynie.
Moduł gospodarki magazynowej wyposażony jest w sprzęg do arkusza kalkulacyjnego. Po wygenerowaniu odpowiedniego zestawienia można uruchomić funkcję, która wygeneruje lokator internetowy. Adres ten można następnie wprowadzić do funkcji importu danych w arkuszu kalkulacyjnym i w ten sposób umieścić w nim wygenerowane wcześniej zestawienie dokumentów. Możliwe jest również przenoszenie danych do arkusza przez schowek systemu operacyjnego.
Główną zaletą tak zaawansowanych narzędzi do raportowania magazynów jest uzyskanie w każdej chwili kompletnej informacji dotyczącej wszystkich przychodów i rozchodów magazynowych, również w sytuacji, gdy towaru już w magazynie nie ma. Pełna historia operacji pozwala na dokładne kontrolowanie wszystkich zdarzeń oraz precyzyjne prowadzenie gospodarki magazynowej w każdej Firmie.
Funkcjonalność informowania o stanach magazynowych pozwala na szybki dostęp do aktualnych danych, bez potrzeby analizowania zasobów każdego magazynu z osobna i ręcznego sumowania ich.
· Łatwy dostęp do pełnej historii zdarzeń zachodzących w magazynie.
· Możliwość sprawdzenia wszystkich informacji związanych z towarem pojawiającym się w magazynie od momentu przyjęcia do momentu wydania.
· Szybki i łatwy dostęp do informacji o bieżących stanach magazynowych.
· Obniżenie kosztów poprzez optymalizację stanów magazynowych.
W module „Magazyn” system ISOF posiada dodatkową funkcjonalność:
· obsługa dystrybucji towarów;
· zarządzanie informacją o lokalizacji towarów,
· rejestrowanie i przetwarzanie numerów seryjnych towarów.
Ma to szczególne znaczenie przy organizacji pracy w przypadku dużych magazynów, gdzie towary mogą posiadać różne lokalizacje a ich odnalezienie może sprawiać trudności.
System ISOF wspomaga organizację położenia towarów w magazynie. Dzięki odpowiednim definicjom magazyn może posiadać swoją własną strukturę organizacyjną, np. sektor, regał, półka, a każdorazowe wprowadzenie lub wydanie towaru odbywa się również w oparciu o informacje o położeniu towaru w magazynie. Możliwe jest również wspomaganie w zakresie dystrybucji towarów do klientów poprzez tworzenie list dystrybucji na podstawie zamówień od klientów, planowanie trasy dostawy towaru, oraz kontrola dostawy.
Funkcjonalność wspomaga działania związane z dystrybucją towarów. W oparciu o zamówienia od klientów przetworzone w module obsługi zamówień, możliwe jest przygotowanie list dystrybucyjnych wraz z dokumentami WZ, a przy pomocy graficznej mapy zaplanowanie trasy rozwożenia towarów. Trasy mogą być wcześniej zdefiniowane w systemie, a dokumenty w oparciu o adresy kontrahentów na nich występujące, automatycznie kwalifikowane do odpowiadających im tras. Zatwierdzenie trasy zależy jednak od użytkownika systemu, może on również zmienić wcześniejsze przyporządkowanie dostosowując się do aktualnych warunków personalnych lub chwilowych niedogodności wynikających np. z prowadzonych remontów dróg czy korków.
Dzięki zdefiniowanej strukturze organizacyjnej magazynów możliwe jest określenie w kartotece towarowej domyślnego położenia na magazynie dla każdego towaru. Na dokumentach magazynowych pokazywane mogą być informacje związane z rozmieszczeniem towaru w magazynie. Każdorazowe przyjęcie i wydanie towaru odbywa się przy użyciu informacji dostarczanej przez system o tym, gdzie ulokować towar w przypadku przyjęcia, lub skąd pobrać w przypadku wydania. Dzięki temu następuje znaczne usprawnienie pracy magazynierów, w każdej chwili wiadomo gdzie towar znajduje się na magazynie.
Numery seryjne nadawane są przez producentów i pozwalają zidentyfikować konkretny egzemplarz towaru takiego, jak np. telewizor lub pralka. ISOF umożliwia rejestrowanie tych numerów a na następnie wykorzystywanie ich w wielu funkcjach, np. tworzenia raportów, wystawiania faktur.
W systemie ISOF wprowadzone zostały funkcje wspierające organizację miejsca i położenia towarów w magazynach, zarówno w obrocie towarowym w obsłudze przyjęć i wydań jak i w obsłudze zamówień od klientów.
trocia2