RAP-Instrukcja.pdf

Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej

przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

Rejestr Archiwalnych Poszukiwań

RA P

Wersja 2.0

Podręcznik użytkownika

Warszawa 2002

R A P

_____________________________________________________

Spis treści

Strona

Wprowadzenie

Kolejność wprowadzania danych

Wyszukiwanie danych

Raporty

R A P

_____________________________________________________

Wprowadzenie

Baza danych Rejestr Archiwalnych Poszukiwań (RAP) została napisana za pomocą

narzędzia programistycznego jakim jest ACCESS.

Poruszanie się w bazie danych RAP jest analogiczne jak w innych aplikacjach

środowiska Windows. Najlepiej korzystać z myszki lub klawiszy skrótu (lewy ALT +

podkreślona litera na przyciskach poleceń).

Wpisywanie dat do odpowiednich pól (jeżeli nie jest to czynność wykonana

automatycznie przez program RAP ) zależy od ustawienia opcji w WINDOWS np. 02-

10-20, 02.10.20, 20-10-02, 20.10.02.

W programie RAP na pasku stanu (w dolnym lewym rogu ekranu) znajduje się

podpowiedź na temat, jakie informacje (dane) należy wpisywać w kolejnych polach

formularza.

UWAGA: Komputer do pracy z bazą danych powinien posiadać następujące

parametry:

· rozdzielczości monitora 800 x 600;

· pamięć operacyjna 16 MB RAM (zalecane 32MB RAM –

otwieranie dwóch aplikacji Access i Word – jednocześnie).

Instalacja:

1. Utwórz na dysku twardym katalog (folder) o nazwie RAP;

2. Skopiuj pliki RAP97.mdb (RAP2000.mdb) oraz RAPDANE.mdb do

katalogu RAP na dysku twardym C;

3. Uruchom MS Access

4. Otwórz bazę danych RAP z katalogu RAP.

R A P

_____________________________________________________

Kolejność wprowadzania danych

Po uruchomieniu aplikacji ukazuje się ekran (formularz główny):

przykład:

UWAGA: Aplikacja RAP jest przygotowana do rejestracji jedynie kwerend

(symbol klasyfikacyjny: 81, 840, 841, 842, 843, 844). Pozostałe

symbole klasyfikacyjne są niedostępne. W przypadku, gdy

archiwum będzie chciało wykorzystywać bazę danych RAP do

rejestracji wszystkich pism, należy w tabeli WYKAZ dodać symbole

klasyfikacyjne wraz z opisem pozostałych haseł z wykazu akt.

R A P

_____________________________________________________

Wprowadzanie danych do rejestru rozpoczyna się od wybrania symbolu

klasyfikacyjnego (np. 841 – Kwerendy dla osób prywatnych w kraju). Otworzy

się wówczas formularz Spis spraw o numerze 841 (wybranie innego numeru

spowoduje otwarcie spisu o podanym numerze).

W formularzu tym znajdują się następujące pola:

Treść sprawy – krótki opis sprawy;

Nr sprawy a) symbol klasyfikacyjny (wartość domyślna bez możliwości

zmiany w formularzu);

b) właściwy numer sprawy (kolejno od 1 do n w obrębie roku);

c) rok (cztery cyfry roku np. 2002)

Rodzaj kwerendy – wybór z listy (na potrzeby urzędów, genealogiczna,

naukowa, socjalna, własnościowa, inna);

Typ kwerendy – wybór z listy (władze i urzędy, instytucje naukowe, osoby

prywatne);

Dane o osobie (urzędzie) – tj. nazwisko i imię nadawcy (nazwa urzędu),

dokładny adres, e-mail. W przypadku, gdy dysponujemy tylko adresem e-mail

należy go wpisać zarówno w polu nazwisko i imię jak i w polu adres .

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: