TYGODNIK PRAWA ADMINISTRACYJNEGO z 7 kwietnia 10 (nr 67).pdf

nr 67 (2698)

7 kwietnia 2010

Tygodnik Prawa

Administracyjnego

SAMORZĄD

URZĄD PAŃSTWO

SPIS TREŚCI

Przewodnik

KOMENTARZ

Możliwe jest też doręczanie stronie

korespondencji sądowej w miejscu pracy

Zasady organizacji pracy i obiegu

dokumentów w jednostkach samorządu

MF WYJAŚNIA

Czy samorządy płacą VAT w ramach projektów

współfinansowanych ze środków UE

strona C2

SAMORZĄD TERYTORIALNY

Przez urzędy gmin, powiatów i województw przepływa duża liczba danych i informacji

dotyczących zarówno samego organu, jak i petentów załatwiających w urzędach

różnego rodzaju sprawy. Jednocześnie do głównych zadań administracji publicznej

należy załatwianie indywidualnych spraw obywateli. Aby proces ten mógł przebiegać

szybko i sprawnie, konieczne jest właściwe ustalenie zasad sporządzania i obiegu

dokumentów w urzędzie. Obieg dokumentów, korzystanie oraz dostęp do informacji

niejawnych i przetwarzanie danych osobowych są poddane surowym procedurom,

za łamanie których grozi nawet kara pozbawienia wolności.

Wójt i rada wyznaczą kąpieliska na terenie gminy

Jakie zadania będą spoczywały

na organizatorach miejsc do kąpieli

strona C3

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Organy administracji publicznej

są zobowiązane do dochodzenia

od wykonawcy zastrzeżonej kary umownej

strony C4–C5

Kiedy można wykluczyć

składającego ofertę z postępowania

o udzielenie zamówienia

strona C6

Nowe prawo

PROCEDURY

Podstawą do uchylenia aktu administracyjnego

jest nieprzeprowadzenie

postępowania wyjaśniającego

Komendant Główny Policji będzie uznawał

prawo do wykonywania zawodu detektywa

Kiedy organ administracji publicznej

musi przeprowadzić rozprawę

strona C7

Kwalifikacje do wykonywania

zawodu geodety, kartografa,

detektywa i strażaka stwierdzi

odpowiedni merytorycznie organ

administracji publicznej.

Jutro wchodzi w życie rozporządze-

nie ministra spraw wewnętrznych

i administracji z 2 marca 2010 r. Sta-

nowi ono realizację delegacji zawar-

tej w art. 4a ust. 3 ustawy z 4 wrze-

śnia 1997 r. o działach administracji

rządowej (Dz.U. z 2007 r. nr 65, poz.

437 z późn. zm.). Zgodnie z tym prze-

pisem właściwy minister może upo-

ważnić podległe mu organy lub jed-

nostki organizacyjne, organy samo-

rządu zawodowego, organizacji go-

spodarczej lub organu rejestrowego

do uznawania kwalifikacji określo-

nych zawodów regulowanych. W tym

do wydawania decyzji, o których sta-

nowi ustawa z 18 marca 2008 r. o za-

sadach uznawania kwalifikacji zawo-

dowych nabytych w państwach człon-

kowskich Unii Europejskiej (Dz.U.

nr 63, poz. 394).

Uzasadniając konieczność zmian do

tego rozporządzenia, minister spraw

wewnętrznych i administracji wskazał,

że zasadne jest, aby czynności kwalifi-

kacyjne prowadziły organy meryto-

rycznie właściwe dla danego zawodu.

Główny Geodeta Kraju będzie odpo-

wiedzialny za uznawanie kwalifikacji

geodety uprawnionego do wykonywa-

nia funkcji w dziedzinie geodezji i kar-

tografii w zakresie:

■

od odbycia przez nich stażu adapta-

cyjnego albo przystąpienia do testu

umiejętności. Nadzór nad tym stażem

będzie sprawował Komendant Głów-

ny Policji. Do jego zadań będzie nale-

żało przeprowadzenie testu umiejęt-

ności i uznawanie kwalifikacji zawodo-

wych pracownika ochrony fizycznej

(pierwszego i drugiego stopnia), za-

bezpieczenia technicznego (pierwsze-

go i drugiego stopnia) oraz detektywa.

Jeżeli chodzi o zawód strażaka Ko-

mendant Główny Państwowej Straży

Pożarnej będzie nadzorował przebieg

stażu adaptacyjnego wnioskodawcy

w jednostkach ochrony przeciwpoża-

rowej lub w szkole Państwowej Stra-

ży Pożarnej. On także będzie przepro-

wadzał test umiejętności i uznawał

kwalifikacje w zawodach pożarni-

czych (strażak, technik i inżynier po-

żarnictwa).

ORZECZNICTWO

Odpłatność za posiłki w stołówce przedszkola

ustala rada gminy

geodezyjnych pomiarów sytuacyj-

no-wysokościowych, realizacyjnych

i inwentarzowych,

■

Kompleks szklarniowy należy zaliczyć

do obiektów budowlanych

rozgraniczenia i podziałów nieru-

chomości (gruntów) oraz sporządza-

nia dokumentacji do celów prawnych,

■

geodezyjnych pomiarów podstawo-

wych,

■ geodezyjnej obsługi inwestycji,

■ urządzania terenów rolnych i le-

śnych,

■

Nienależny dodatek mieszkaniowy zwraca się

w podwójnej wysokości

strona C8

redakcji map,

fotogrametrii i teledetekcji.

W przypadku zawodów regulowa-

nych pracownika ochrony oraz detek-

tywa program szkoleń w innych pań-

stwach członkowskich Unii Europej-

skiej różni się znacząco od programu

obowiązującego w Polsce. Oznacza to,

że ewentualne uznanie kwalifikacji

wnioskodawców będzie uzależnione

Za tydzień

Oświadczenia majątkowe

samorządowców

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrz-

nych i administracji z 2 marca 2010 r.

w sprawie upoważnienia organów do uzna-

wania kwalifikacji w zawodach regulowanych

(Dz.U. nr 45, poz. 268).

■

C 2

Tygodnik Prawa Administracyjnego

7 kwietnia 2010 nr 67 (2698) www.gazetaprawna.pl

Komentarze

WAŻNE ZMIANY, WAŻNE TERMINY

KOMENTARZ

Możliwe jest też doręczanie stronie

korespondencji sądowej w miejscu pracy

Oświadczenia majątkowe

przedstawicieli samorządu

Do końca kwietnia samorządowcy muszą złożyć

oświadczenia majątkowe. Za złamanie tych

przepisów radny straci dietę, a wójt prawo

do wynagrodzenia.

Wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast oraz ich

zastępcy, jak również radni wszystkich szczebli sa-

morządu terytorialnego składają pierwsze oświad-

czenie majątkowe w terminie 30 dni od dnia złożenia

ślubowania. Kolejne oświadczenia majątkowe osoby

te, zgodnie z przepisami samorządowych ustaw

ustrojowych (ustawa o samorządzie gminnym, samo-

rządzie powiatowym, samorządzie wojewódzkim),

składają co roku do 30 kwietnia, według stanu na 31

grudnia roku poprzedniego. Takie same obowiązki

ustawa nakłada m.in. na sekretarzy, skarbników, kie-

rowników jednostek organizacyjnych gmin, powia-

tów i województwa. Dodatkowo osoby pochodzące

z wyborów kolejne oświadczenie składają na dwa

miesiące przed upływem kadencji.

Oświadczenie majątkowe według stanu na 31 grud-

nia 2009 r. należy złożyć w dwóch egzemplarzach

wraz z kopią zeznania (PIT) o wysokości osiągnięte-

go dochodu w roku podatkowym 2009. Radni na każ-

dym szczeblu samorządu po upływie wymaganego

terminu i do czasu złożenia oświadczenia tracą die-

tę. Natomiast wójt i jego zastępcy, członkowie zarzą-

du powiatu i województwa, sekretarze i skarbnicy jed-

nostek samorządu terytorialnego, kierownicy jedno-

stek organizacyjnych oraz osoby zarządzające i człon-

kowie organów zarządzających osobami prawnymi

samorządu tracą wynagrodzenie. Warto podkreślić,

że sankcje za niezłożenie oświadczenia zmienią się od

nowej kadencji. Niewypełnienie tego obowiązku bę-

dzie oznaczało utratę mandatu przez wójta i radnych.

Możliwość wniesienia skargi

o stwierdzenie niezgodności

z prawem prawomocnego orzeczenia

przewiduje nowelizacja do ustaw

regulujących ustrój sądownictwa

administracyjnego.

Od 10 kwietnia zacznie obowiązywać

ustawa z 12 lutego 2010 r. o zmianie usta-

wy – Prawo o ustroju sądów administra-

cyjnych oraz ustawy – Prawo o postępo-

waniu przed sądami administracyjnymi

(Dz.U. nr 36, poz. 196).

Część ustrojowa nowej regulacji wpro-

wadza kadencyjność pełnienia funkcji

prezesa i wiceprezesa sądu w wojewódz-

kim sądzie administracyjnym oraz funk-

cję wiceprezesa Naczelnego Sądu Ad-

ministracyjnego. Jest to rozwiązanie

analogiczne do istniejącego w systemie

sądownictwa powszechnego.

Znacznie bardziej interesujące dla

praktyków zmiany pojawiają się w usta-

wie – Prawo o postępowaniu przed sąda-

mi administracyjnymi.

Nareszcie doczekaliśmy się jednolitości

doręczeń sądowych, tj. 14-dniowego ter-

minu przechowywania pisma procesowe-

go w urzędzie pocztowym i dwukrotnego

powiadamiania o tym strony za pomocą

awiza. Możliwe jest też doręczanie kore-

spondencji sądowej w miejscu pracy, jed-

nak osoba odbierająca ją musi mieć do

tego upoważnienie.

Zmianą o charakterze fiskalnym jest

przyjęcie przez ustawodawcę, że w każ-

dym przypadku odrzucenia pisma przez

sąd lub cofnięcia przez stronę, a także

od zażalenia na postanowienie w przed-

miocie ukarania grzywną – jeżeli zosta-

ło ono uwzględnione – sąd będzie mu-

siał zwrócić uiszczony wpis w pełnej wy-

sokości.

Zadowolenie budzi długo oczekiwana

zmiana przepisu art. 244 par. 2 powyż-

Agnieszka Będzikowska-Sadura

kierownik sekretariatu Wydziału

Orzeczniczego WSA w Warszawie

przepisu zmienił konsekwencje nieusta-

nowienia takiego pełnomocnika do dorę-

czeń. Dotychczas skutkiem jego braku

było pozostawianie pism kierowanych

do strony w aktach sądowych i uznawa-

nie ich za doręczone. Uchwalony przepis

przewiduje dalej idące konsekwencje

w postaci odrzucenia skargi.

Najpoważniejszą wprowadzoną zmia-

ną, wymagającą odrębnego i szczegóło-

wego omówienia, jest dodanie w ustawie

nowego działu VIIa wprowadzającego

skargę o stwierdzenie niezgodności z pra-

wem prawomocnego orzeczenia. Model

ten zaczerpnięto z kodeksu postępowa-

nia cywilnego i ma on umożliwić stronie

skorzystanie z uprawnienia dochodzenia

naprawienia szkody, wyrządzonej wyda-

niem orzeczenia sądowego, na zasadzie

określonej w kodeksie cywilnym.

Skarga przysługuje od prawomocnego

orzeczenia wojewódzkiego sądu admini-

stracyjnego, gdy przez jego wydanie zo-

stała stronie wyrządzona szkoda, a zmia-

na lub uchylenie orzeczenia w drodze in-

nych przysługujących stronie środków

prawnych nie była i nie jest możliwa.

Skarga przysługuje również w wyjątko-

wych przypadkach od prawomocnego

orzeczenia wojewódzkiego sądu admini-

stracyjnego, jeżeli strony nie skorzysta-

ły z przysługujących im środków praw-

nych, gdy niezgodność z prawem wyni-

ka z naruszenia podstawowych zasad po-

rządku prawnego lub konstytucyjnych

wolności albo praw człowieka i obywa-

tela, chyba że jest możliwa zmiana lub

uchylenie orzeczenia w drodze innych

przysługujących stronie środków praw-

nych. Od orzeczeń Naczelnego Sądu Ad-

ministracyjnego skarga nie będzie przy-

sługiwać, z wyjątkiem gdy niezgodność

z prawem wynika z rażącego naruszenia

norm prawa Unii Europejskiej.

szej ustawy. Dzięki niej wyeliminowano

potrzebę udzielania przez stronę pełno-

mocnictwa wyznaczonemu pełnomoc-

nikowi, co w praktyce znacząco wydłu-

żało postępowanie. Dano też stronie

pewną możliwość wyboru profesjonali-

sty reprezentującego ją przed sądem.

Jednak warunkiem jest, że wskazany

przez nią imiennie pełnomocnik, za zgo-

dą i w porozumieniu z właściwym samo-

rządem (radą adwokacką, izbą radców

prawnych) będzie w stanie podjąć się te-

go zadania.

Istotną kwestią jest również uchylenie

art. 221 ustawy, dzięki czemu zniesiony

zostaje rygor pozostawienia sprawy bez

rozpoznania bądź odrzucenia pisma nie-

należycie opłaconego przez profesjonal-

nego pełnomocnika.

Doprecyzowano także przepis doty-

czący pełnomocnika do doręczeń w Pol-

sce dla strony mającej miejsce zamiesz-

kania lub siedzibę za granicą. Obowią-

zek ustanowienia takiego pełnomocni-

ka zamieszkałego lub mającego siedzibę

w Polsce dotyczy nie tylko osób fizycz-

nych, ale także innych podmiotów, któ-

re z chwilą wniesienia skargi do sądu po-

winny czynić zadość temu obowiązko-

wi. Nadmienić tu należy, że ustawodaw-

ca przy okazji usuwania ułomności tego

Obowiązkowe sprawozdania

jednostek budżetowych

W kwietniu mija wiele ważnych terminów

związanych ze sprawozdawczością budżetową

jednostek samorządu terytorialnego. Odpowiednie

sprawozdania muszą trafić do właściwych

regionalnych izb obrachunkowych. Poniżej

publikujemy ich zestawienie.

Do 10 kwietnia samorządy muszą złożyć kwartalne

sprawozdania z wykonania planu dochodów związa-

nych z realizacją zadań z zakresu administracji rządo-

wej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorzą-

du terytorialnego ustawami – Rb-27ZZ za I kwartał

2010 r. Z kolei 14 kwietnia mija termin złożenia kwar-

talnego sprawozdania o dotacjach (wydatkach) związa-

nych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji

rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom sa-

morządu terytorialnego ustawami – Rb-50 za I kwar-

tał 2010 r. Do 20 kwietnia gminy, powiaty i wojewódz-

twa muszą przekazać także miesięczne sprawozdania

o udzielonej pomocy publicznej w rolnictwie lub rybo-

łówstwie oraz informację o nieudzieleniu pomocy.

Do 22 kwietnia natomiast samorządy mają czas na

przekazanie kwartalnych sprawozdań budżetowych.

Te po raz pierwszy mają być przygotowane na pod-

stawie nowego rozporządzenia. Z kolei 28 kwietnia

upływa termin złożenia zbiorczych sprawozdań

w zakresie jednostek posiadających osobowość

prawną oraz pozostałych podmiotów, w stosunku do

których organem założycielskim lub nadzorującym

jest jednostka samorządu terytorialnego za I kwar-

tał 2010 r. Z końcem miesiąca samorządy muszą na-

tomiast przekazać do RIO sprawozdanie o udzielo-

nej pomocy publicznej za I kwartał 2010 r. W tym

dniu mija również termin złożenia bilansu z wyko-

nania budżetu oraz sprawozdania finansowego łącz-

nego osobno dla jednostek budżetowych, zakładów

budżetowych i gospodarstw pomocniczych jedno-

stek budżetowych.

MINISTERSTWO FINANSÓW wyjaśnia

Czy samorządy płacą VAT w ramach projektów

współfinansowanych ze środków UE

Każdy z podmiotów realizujących

projekt dofinansowany ze środków

europejskich powinien się rozliczać

indywidualnie ze związanych

z danym przedsięwzięciem

obowiązków podatkowych.

rządzenia ministra finansów w sprawie

wykonania niektórych przepisów ustawy

o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr

212, poz. 1336 z późn. zm.) zwolnione od

podatku zostały czynności związane

z wykonywaniem zadań publicznych na-

łożonych odrębnymi przepisami, wyko-

nywane w imieniu własnym i na własną

odpowiedzialność przez jednostki samo-

rządu terytorialnego (z wyłączeniem

czynności wykonywanych na podstawie

zawartych umów cywilnoprawnych), któ-

re to jednostki nie mieszczą się w zakre-

sie przedmiotowym przepisu art. 15 ust.

6 ustawy o podatku od towarów i usług.

Równocześnie możliwość zawierania

kontraktów, których celem jest wspólne

działanie w realizacji konkretnego

przedsięwzięcia, wynika z obowiązują-

cej w prawie cywilnym zasady swobody

zawierania umów. Każdy z uczestników

porozumienia (partnerstwa) zachowuje

swoją samodzielność. Jeśli powołane

umową partnerstwo nie posiada zdolno-

ści do czynności prawnych, w obrocie

prawnym występują wyłącznie ich

członkowie. Podatnikiem VAT w rozu-

mieniu art. 15 ww. ustawy są zaś osoby

prawne, jednostki organizacyjne niema-

jące osobowości prawnej oraz osoby fi-

zyczne wykonujące samodzielnie dzia-

łalność gospodarczą w rozumieniu tej

ustawy, bez względu na cel lub rezultat

takiej działalności. Tym samym każdy

z podmiotów – partnerów powinien się

rozliczać indywidualnie ze związanych

z danym przedsięwzięciem obowiązków

podatkowych, gdyż w przypadku tego ro-

dzaju umów cywilnoprawnych partner-

stwo nie może stać się podatnikiem w ro-

zumieniu art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zasa-

dy rozliczenia podatku naliczonego wy-

nikają z ogólnych zasad funkcjonowania

systemu podatku od wartości dodanej,

który pozwala na obniżenie kwoty podat-

ku należnego o kwotę podatku naliczo-

nego przy nabyciu towarów i usług, w za-

kresie, w jakim nabyte towary i usługi są

wykorzystywane do wykonywania czyn-

ności opodatkowanych (art. 86 ust.

1 ustawy o podatku od towarów i usług).

(na podstawie interpretacji 11272). ŁS

PROBLEM

Czy jednostki samorządu terytorialne-

go korzystają z instytucji wyłączenia

z VAT na podstawie art. 15 ust. 5 usta-

wy z 11 marca 2004 r. o podatku od to-

warów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535

z pózn. zm.)?

ŁS

MF INFORMUJE

Zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o podatku

od towarów i usług nie uznaje się za po-

datnika organów władzy publicznej oraz

urzędów obsługujących te organy w za-

kresie realizowanych zadań nałożonych

odrębnymi przepisami prawa, dla reali-

zacji których zostały one powołane, z wy-

łączeniem czynności wykonywanych na

podstawie zawartych umów cywilno-

prawnych. Przepisem par. 13 pkt 11 rozpo-

Tygodnik Prawa

Administracyjnego

Redaktorzy prowadzący:

Łukasz Sobiech, tel. (22) 530 40 62,

lukasz.sobiech@infor.pl

Leszek Jaworski, tel. (22) 531 48 42,

leszek.jaworski@infor.pl

7 kwietnia 2010 nr 67 (2698) www.gazetaprawna.pl

Tygodnik Prawa Administracyjnego

C 3

Samorząd terytorialny

Nowe obowiązki w prawie wodnym

Wójt i rada wyznaczą kąpieliska na terenie gminy

Uchwałę w sprawie wyznaczania kąpielisk będzie co roku

najpóźniej do 31 maja podejmowała rada gminy.

Wójt, burmistrz lub prezydent miasta będzie natomiast

prowadził i aktualizował ewidencję takich miejsc.

Kiedy kąpielisko będzie mogło funkcjonować

mimo obniżonej jakości wody

morząd terytorialny nowe

przepisy prawa wodnego. Od

1 stycznia 2011 r. na wójcie

(burmistrzu lub prezydencie

miasta) będzie ciążył obowią-

zek prowadzenia i aktualiza-

cji ewidencji kąpielisk. Do-

datkowo szefowie gmin

i miast zostali zobowiązani do

przechowywania dokumen-

tacji stanowiącej podstawę

wpisu do ewidencji kąpielisk

przez okres pięciu lat od dnia

dokonania danego wpisu.

Koszt prowadzenia ewidencji

jednego kąpieliska został

oszacowany na około 100 zł

w skali roku. Zgodnie z nowy-

mi przepisami wpis lub aktu-

alizacja będzie musiała na-

stępować w terminie 14 dni

od dnia podjęcia uchwały

przez radę gminy. W ewiden-

cji kąpielisk będzie trzeba za-

mieszczać w szczególności

dane zawarte w dokumenta-

cji przedstawionej przez or-

ganizatora kąpieliska oraz

kod i nazwę gminy zgodnie

z Nomenklaturą Jednostek

Terytorialnych dla Celów

Statystycznych. Ponadto bę-

dzie musiał się tam znaleźć

opis granic kąpieliska za po-

mocą współrzędnych geogra-

ficznych w układzie WGS84,

na obowiązującym podkła-

dzie map topograficznych lub

ortfotomap z państwowego

zasobu geodezyjnego i karto-

graficznego.

Każdy wójt będzie także zo-

bowiązany do nieodpłatnego

przekazywania informacji

zawartych w ewidencji ką-

pielisk na wniosek właściwe-

go państwowego powiatowe-

go inspektora sanitarnego

lub organów właściwych

w sprawach gospodarowania

wodami.

kazać wójtowi (burmistrzo-

wi lub prezydentowi miasta)

wniosek o umieszczenie

w specjalnym wykazie wy-

dzielonego fragmentu wód

powierzchniowych, na któ-

rych planuje utworzyć ką-

pielisko.

Wniosek organizatora po-

winien zawierać:

■

Jeżeli jakość wody w ką-

pielisku została zakwali-

fikowana jako niedosta-

teczna, kąpielisko bę-

dzie mogło funkcjono-

wać pod warunkiem

podjęcia działań mają-

cych na celu:

■ ochronę zdrowia ludzkie-

go i poprawę jakości wody,

w tym wprowadzenia zaka-

zu kąpieli w danym sezonie

kąpielowym albo tymcza-

sowego zakazu kąpieli,

■ ustalenie przyczyn nie-

osiągnięcia dostatecznej

klasyfikacji jakości wody

w kąpielisku,

■ zapobieżenie, zmniej-

szenie lub wyeliminowanie

przyczyn zanieczyszcze-

nia,

■ przekazanie społeczeń-

stwu informacji dotyczącej

jakości wody w kąpielisku

w sposób niebudzący wąt-

pliwości,co do stwierdzo-

nych zagrożeń.

Katarzyna Sawicka

gp@infor.pl

Obowiązki organizatora

Organizator kąpieliska, któ-

rym jest często także samo-

rząd gminny, będzie zawsze

zobowiązany do oznakowania

kąpieliska. Jakość znajdują-

cej się w nim wody będzie

musiała odpowiadać wyma-

ganiom określonym w prze-

pisach sanitarnych. Dlatego

konieczne będzie systema-

tyczne przeprowadzanie ba-

dań w trakcie sezonu kąpie-

lowego. Kąpielisko będzie

mogło funkcjonować, jeżeli

jakość wody w nim została

sklasyfikowana co najmniej

jako dostateczna. Wydatki na

badania będzie ponosił orga-

nizator (zbadanie dwóch pod-

stawowych parametrów jed-

nej próby wody to koszt 170

zł). W tym zakresie będzie

można ubiegać się o dofinan-

sowanie z Wojewódzkiego

Funduszu Ochrony Środowi-

ska i Gospodarki Wodnej.

Ważną zmianą jest także to,

że od początku 2013 r. Pań-

stwowa Inspekcja Sanitarna

będzie miała obowiązek pro-

wadzić internetowy serwis ką-

pieliskowy.

Z początkiem lipca 2010 r.

wejdą w życie przepisy okre-

ślające zasady wyznaczania

kąpielisk i związane z tym

obowiązki gmin. Wprowadza

je uchwalona 4 marca 2010 r.

nowelizacja ustawy – Prawo

wodne, która zmienia kon-

cepcję sprawowania nadzoru

nad jakością wody w kąpieli-

skach. Dodatkowo wprowa-

dza ściślejszą kontrolę

miejsc wykorzystywanych

do takich celów. Dotychczas

każde miejsce kąpielowe

było objęte tylko nadzorem

Państwowej Inspekcji Sani-

tarnej.

jego imię i nazwisko lub na-

zwę oraz adres;

■

nazwę i adres lub lokaliza-

cję planowanego kąpieliska;

■

wskazanie długości linii

brzegowej;

■ wskazanie przewidywanej

maksymalnej liczby osób ko-

rzystających dziennie z kąpie-

liska;

■

wskazanie terminów otwar-

cia i zamknięcia kąpieliska;

■

Konieczna uchwała

Po upływie terminu do składa-

nia wniosków związanych z or-

ganizacją miejsc pływackich

i ich rozpatrzeniu wójt (bur-

mistrz lub prezydent miasta)

będzie musiał przygotować

projekt uchwały obejmującej

wykaz planowanych kąpielisk.

Projekt zostanie podany do

wiadomości publicznej i będzie

można zgłaszać do niego uwa-

gi i propozycje w terminie nie

krótszym niż 21 dni od ogłosze-

nia. Z kolei wszelkie wnioski

będą musiały zostać rozpa-

trzone w terminie nie dłuż-

szym niż 14 dni od upływu

daty do ich składania.

Następnie szef jednostki sa-

morządowej najpóźniej do 15

kwietnia będzie przekazywał

projekt do zaopiniowania wła-

ściwym: dyrektorowi regio-

nalnego zarządu gospodarki

wodnej, wojewódzkiemu in-

spektorowi ochrony środowi-

ska i państwowemu powiato-

wemu inspektorowi sanitar-

nemu, a w przypadku kąpie-

lisk położonych na polskich

obszarach morskich – również

właściwemu terytorialnie dy-

rektorowi urzędu morskiego.

Po podjęciu uchwały w spra-

wie wykazu kąpielisk przez ra-

dę gminy wójt (burmistrz lub

prezydent miasta) będzie mu-

siał przedstawić właściwemu

państwowemu powiatowemu

inspektorowi sanitarnemu

informację o liczbie kąpielisk

i podać przyczynę zmian

w liczbie kąpielisk w porówna-

niu do poprzedniego sezonu

kąpielowego.

opis infrastruktury kąpieli-

ska, w tym urządzeń sanitar-

nych.

Do wniosku trzeba będzie

dołączyć wiele dokumentów,

które zostały ujęte w art.

34a ust. 1 pkt 4 prawa wod-

nego, m.in. pozwolenie wod-

noprawne czy aktualny pro-

fil wody w kąpielisku. Jeżeli

okaże się, że dokumentacja

złożona przez organizatora

będzie niepełna, wójt (bur-

mistrz lub prezydent miasta)

będzie zobowiązany wezwać

wnioskodawcę do jej uzupeł-

nienia w terminie sied-

miu dni.

Wniosek do wójta

Decyzję w sprawach wyko-

rzystywania miejsca na ką-

pielisko będzie podejmować

rada gminy, która corocznie

do 31 maja określi wykaz ką-

pielisk na swoim terenie lub

na polskich obszarach mor-

skich przyległych do gminy.

W związku z tym organiza-

tor publicznego miejsca do

kąpieli będzie zobowiązany

do 31 grudnia roku poprze-

dzającego sezon pływacki

(tak więc także do 31 grud-

nia 2010 r.), w którym kąpie-

lisko ma być otwarte, prze-

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 2010 r. o zmia-

nie ustawy – Prawo wodne (Dz.U.

z 2010 r. nr 44, poz. 253).

Ewidencja pływalni

To jednak nie wszystkie za-

dania, jakie nakładają na sa-

EKSPERT WYJAŚNIA

Jakie zadania będą spoczywały na organizatorach miejsc do kąpieli

Jakie dodatkowe obowiązki

na jednostki samorządu i inne

podmioty nakładają zmienione

zapisy ustawy – Prawo wodne?

W jaki sposób zmieni się

ochrona korzystających

z kąpielisk?

Nowelizacja ustawy – Prawo wod-

ne z 4 marca 2010 r. wprowadza

zapisy wynikające głównie ze

zmian w zasadach kontroli jakości

wody w kąpieliskach oraz imple-

mentuje przepisy Dyrektywy

2006/7/WE. Pojawia się wiele no-

wości, które do tej pory nie funkcjo-

nowały w prawodawstwie krajo-

wym. Do nich zaliczyć można roz-

różnienie pomiędzy kąpieliskiem

a miejscem wykorzystywanym do

kąpieli. Z podziałem tym wiąże się

różny zakres obowiązków zarówno

organizacyjnych, jak i finansowych,

nakładanych na samorządy, orga-

na Państwowej Inspekcji Sanitarnej

i organizatorów (zdecydowanie

mniejszy dla miejsc wykorzystywa-

nych do kąpieli). Dotyczy to głów-

nie zakresu i częstotliwości prowa-

dzonych badań, wymiany informa-

cji, konieczności sporządzania pro-

fili wody w kąpieliskach

i prowadzenia ewidencji. Wprowa-

dzenie takiego podziału w konse-

kwencji doprowadzić może do dra-

stycznego zmniejszenia się liczby

kąpielisk w Polsce i wzrostu liczby

miejsc wykorzystywanych do ką-

pieli.

Przepisy ustawy nakładają wiele no-

wych obowiązków na samorządy lo-

kalne, organa Państwowej Inspekcji

Sanitarnej oraz przede wszystkim

na organizatorów kąpielisk lub

miejsc wykorzystywanych do kąpie-

li, jednocześnie nie utożsamiając or-

ganizatora wymienionych obiektów

rekreacyjnych z ich właścicielem.

Zgodnie z nowymi zasadami takie

obiekty rekreacyjne organizator ma

obowiązek odpowiednio oznakować

oraz wykonywać (w ramach kontroli

wewnętrznej) w określonym czasie

badania jakości wody przeznaczo-

nej do kąpieli. Wprowadzenie zasad

kontroli wewnętrznej spowoduje

przeniesienie finansowania znacz-

nej części badań jakości wody z or-

ganów Państwowej Inspekcji Sani-

tarnej na organizatora.

W odróżnieniu od organizatora

miejsca wykorzystywanego do ką-

pieli organizator kąpieliska musi co-

Bożena Krogulska

doktor, kierownik Zakładu Higieny

Komunalnej Narodowego Instytutu

Zdrowia, Publicznego-Państwowy

Zakład Higieny

i 2006/7/WE, przy czym żadna

z nich nie dostarcza wyczerpujące-

go opisu metod opracowania. Gru-

pa ekspertów z 10 krajów Wspólno-

ty opracowała w 2009 roku niefor-

malny przewodnik o tym, co powi-

nien zawierać profil. Ustawa

przewiduje opracowanie rozporzą-

dzenia dotyczącego profili, można

się jednak spodziewać, że uwzględ-

niony w nim zakres będzie zbliżony

do opracowanego przez wspomnia-

ną grupę. Zatem prawdopodobne

jest, że będzie on obejmował m.in.

opisy i opracowania mapowe doty-

czące lokalizacji kąpieliska, jego za-

gospodarowania i infrastruktury,

dane hydrologiczne, botaniczne

i meteorologiczne. Co więcej, profil

powinien zawierać wskazanie po-

tencjalnych źródeł zanieczyszczeń

oraz analizy sposobu ich rozprze-

strzeniania się w akwenie kąpieli-

ska. Niewykluczone jest także

uwzględnienie w nim prognoz jako-

ści wody w kąpielisku. Wynika z te-

go, że profil będzie dokumentem in-

terdyscyplinarnym, wymagającym

specjalistycznych narzędzi oraz

wiedzy do jego wykonania. Zatem

organizator kąpieliska prawdopo-

dobnie będzie musiał zlecić wyko-

nanie profilu bliżej nieokreślonym

firmom lub instytucjom, dodatkowo

opłacając z własnej kieszeni pozy-

skanie niezbędnych danych. Sytu-

acja ta może mieć nieco inny cha-

rakter, gdy organizatorem kąpieli-

ska będzie organ samorządu lokal-

nego, który może dysponować

przynamniej niezbędnymi zasoba-

mi lub bezpłatne je pozyskać. Na

tym obowiązki organizatora się nie

kończą. Musi on także, w przypadku

wystąpienia zanieczyszczenia wody

w kąpielisku, na polecenie Państwo-

wego Powiatowego Inspektora Sa-

nitarnego, ustalić przyczyny jego

powstania i podjąć stosowne dzia-

łania dla ochrony kąpiących się

i poprawy jakości wody. I tutaj także

prywatny organizator, w przeci-

wieństwie do organizatora instytu-

cjonalnego, będzie w gorszym poło-

żeniu. Co prawda organizator ką-

pieliska będzie mógł ubiegać się

o dofinansowanie z wojewódzkich

funduszy ochrony środowiska i go-

spodarki wodnej, ale bez braku ja-

snych zasad przyznawania tych

środków nie jest pewne, czy każdy

je otrzyma.

rocznie składać do samorządów lo-

kalnych wniosek o umieszczenie

obiektu w wykazie kąpielisk. Wnio-

sek ten ma zawierać wiele informa-

cji obejmujących m.in. dane tele-

adresowe organizatora, pozwolenia

wodnoprawne, dane o lokalizacji ką-

pieliska, jego dostępności i wyposa-

żeniu w infrastrukturę oraz profil

wody w kąpielisku. Powyższe infor-

macje, z wyjątkiem profilu wody,

mogą być dostarczone przez orga-

nizatora bez większych problemów.

Wspomniany profil wody w kąpieli-

sku został wprowadzony zapisami

Dyrektyw 2000/60/WE

C 4

Tygodnik Prawa Administracyjnego

7 kwietnia 2010 nr 67 (2698) www.gazetaprawna.pl

Przewodnik

Zasady organizacji pracy i obiegu dokumentów

Przez urzędy gmin, powiatów i województw przepływa duża liczba danych i informacji

dotyczących zarówno samego organu, jak i petentów załatwiających w urzędach

różnego rodzaju sprawy. Jednocześnie do głównych zadań administracji publicznej

należy załatwianie indywidualnych spraw obywateli. Aby proces ten mógł przebiegać

szybko i sprawnie, konieczne jest właściwe ustalenie zasad sporządzania i obiegu

dokumentów w urzędzie. Obieg dokumentów, korzystanie oraz dostęp do informacji

niejawnych i przetwarzanie danych osobowych są poddane surowym procedurom,

za łamanie których grozi nawet kara pozbawienia wolności.

Ochrona informacji niejawnych

podstawie spisu zdawczo-o-

dbiorczego. Akta muszą

wcześniej wnikliwie przejrzeć

i uporządkować referenci.

W obrębie sprawy pisma po-

winny być posegregowane

chronologicznie. Referenci

muszą pamiętać o wyłączeniu

zbędnych egzemplarzy tych

samych pism i ułożeniu te-

czek, ksiąg czy rejestrów we-

dług haseł klasyfikacyjnych

jednolitego rzeczowego wyka-

zu akt. Teczki muszą być opi-

sane na zewnętrznej stronie.

Spisy zdawczo-odbiorcze wy-

magają podpisu referenta

przekazującego akta i pra-

cownika prowadzącego archi-

wum zakładowe.

Komórki organizacyjne

przekazują akta do archiwum

zakładowego wyłącznie kom-

pletnymi rocznikami. Akta

spraw ostatecznie załatwio-

nych, które ze względu na

swój przedmiot będą nadal

potrzebne, po dokonaniu for-

malności przekazania do ar-

chiwum zakładowego i zare-

jestrowaniu ich w ewidencji

tego archiwum można wypo-

życzać na tak długo, jak dłu-

go będą one potrzebne. W ra-

zie zniesienia urzędu, w wyni-

ku likwidacji czy podziału jed-

nostki, właściwe urzędy

przekazują materiały archi-

walne do archiwum państwo-

wego. Z kolei dokumentacja

niearchiwalna trafia do urzę-

du przejmującego sprawy da-

nej jednostki.

Pełnomocnik do spraw

ochrony informacji nie-

jawnych kieruje wyod-

rębnioną, wyspecjalizo-

waną komórką organiza-

cyjną do spraw ochrony

informacji niejawnych do

której zadań należy:

■ zapewnienie ochrony

informacji niejawnych,

w tym ich ochrony

fizycznej,

■ zapewnienie ochrony

systemów i sieci teleinfor-

matycznych, w których są

wytwarzane, przetwarza-

ne, przechowywane lub

przekazywane informacje

niejawne,

■ kontrola ochrony infor-

macji niejawnych oraz

przestrzegania przepisów

o ochronie tych informacji,

■ okresowa kontrola ewi-

dencji, materiałów i obiegu

dokumentów,

■ opracowywanie planu

ochrony informacji niejaw-

nych w jednostce organi-

zacyjnej i nadzorowanie je-

go realizacji,

■ szkolenie pracowników

w zakresie ochrony infor-

macji niejawnych.

Hanna Wesołowska

gp@infor.pl

kowaniu oraz na potwierdze-

niu odbioru. Ponadto w przy-

padku, o którym mowa, moż-

na żądać od pracownika urzę-

du pocztowego spisania pro-

tokołu o doręczeniu przesyłki

uszkodzonej. Przesyłki spe-

cjalnego rodzaju (telegramy,

telefonogramy, dalekopisy,

faksy, poczta elektroniczna,

pisma organów naczelnych

i centralnych, pisma proceso-

we, paczki, listy polecone, eks-

presowe, przesyłki wartościo-

we) kancelaria wpisuje do re-

jestru przesyłek specjalnego

rodzaju według wzoru ustalo-

nego przez kierownika wy-

działu właściwego w spra-

wach organizacyjnych

w urzędzie. O tym również po-

winna być sporządzona adno-

tacja i bezzwłocznie doręczo-

na adresatom za pokwitowa-

niem. Na telegramach, telefo-

nogramach i dalekopisach

oprócz daty wpływu zamiesz-

cza się także godzinę i minu-

tę przyjęcia, a na telefonogra-

mach także imię i nazwisko

oraz stanowisko służbowe na-

dającego i przyjmującego.

Kancelaria otwiera wszyst-

kie przesyłki, z wyjątkiem taj-

nych i tych, które są adreso-

wane imiennie. Te są przeka-

zywane bezpośrednio adresa-

tom. Nie może też otwierać

przesyłek wartościowych,

które przekazane powinny

być właściwej osobie lub ko-

mórce organizacyjnej za po-

kwitowaniem.

Po otwarciu koperty pra-

cownicy kancelarii powinni

sprawdzić, czy nie zawiera

ona pisma mylnie skierowa-

nego i czy dołączone zostały

do niego wszystkie wymaga-

ne dokumenty. Brak załączni-

ków lub otrzymanie samych

załączników bez pisma prze-

wodniego odnotowuje się na

danym piśmie lub tym załącz-

niku.

Sprawne rozpoznanie spra-

wy warunkuje jej odpowied-

nie i szybkie przekazanie.

Aby mogła być ona załatwio-

na, pismo musi trafić do od-

powiedniej osoby. Przepisy

określają, jaka osoba właści-

wa jest do podjęcia decyzji

w danej sprawie.

Wysyłając do urzędu pismo

wszczynające sprawę, nie za-

stanawiamy się zwykle nad

tym, kto będzie ją prowadził

i wydawał merytoryczną de-

cyzję. Petenta interesuje

przede wszystkim odpowied-

nie załatwienie jego sprawy.

Sprawne wydawanie decyzji

i postanowień w indywidual-

nych sprawach obywateli za-

leży w dużej mierze od orga-

nizacji pracy urzędu, w tym

właściwego obiegu dokumen-

tów. Zasady i tryb wykonywa-

nia czynności kancelaryjnych

w urzędach gmin i związków

międzygminnych, a także sta-

rostwach powiatowych i mar-

szałkowskich urzędach woje-

wódzkich regulują przepisy

rozporządzenia prezesa Rady

Ministrów w sprawie instruk-

cji kancelaryjnej. Narzucone

reguły obiegu dokumentów

mają przede wszystkim zapo-

biegać powstaniu bałaganu

w urzędniczych archiwach.

Pomagają zapewnić jednolity,

w skali całego kraju, sposób

tworzenia, ewidencjonowania

i przechowywania dokumen-

tów oraz ochrony przed ich

uszkodzeniem, zniszczeniem

lub utratą. Nadzór nad prawi-

dłowością realizacji wytycz-

nych, o których mowa, został

powierzony kierownikom

urzędów. Ich obowiązki spro-

wadzają się nie tylko do

sprawdzania sposobów stoso-

wania instrukcji przez pra-

cowników, ale również na

udzielaniu im wskazówek

w tym zakresie.

Przepisy określają m.in. za-

sady przyjmowania i obiegu

korespondencji, przekazywa-

nia jej wójtowi (burmistrzowi,

prezydentowi miasta) i jego

zastępcom oraz zakres czyn-

ności kancelaryjnych sekreta-

riatów. Bardzo ważne regula-

cje dotyczą także korespon-

dencji napływającej do urzę-

du oraz załatwiania spraw.

Instrukcja może być stosowa-

na również w gminnych jed-

nostkach organizacyjnych.

Obowiązki urzędników

Aby usprawnić procesy de-

cyzyjne, instrukcja kancela-

ryjna określa właściwy obieg

dokumentów w urzędzie.

Zgodnie z nią do kierownika

urzędu (wójta, burmistrza,

prezydenta miasta) za po-

średnictwem sekretariatu

(kancelarii) trafia m.in. na-

stępująca korespondencja:

adresowana do kierownika

urzędu, dotycząca spraw

o charakterze reprezentacyj-

nym, zastrzeżona dla kierow-

nika urzędu, związana z or-

ganizacją, działaniem i funk-

cjonowaniem urzędu, jak

również dotycząca skarg

i wniosków w sprawie urzę-

du lub jego pracowników.

Część korespondencji prze-

kazywana jest również za-

stępcom kierownika urzędu.

Za pośrednictwem ich sekre-

tariatów kancelaria przeka-

zuje zastępcom korespon-

dencję imiennie do nich ad-

resowaną, a także dotyczącą

prowadzonych spraw, zgod-

nie z podziałem zadań, kom-

petencji i odpowiedzialności

oraz zastrzeżoną dla zastęp-

cy kierownika urzędu. O tym,

przez kogo będzie załatwio-

na dana sprawa, decyduje

kierownik urzędu lub jego za-

stępca. To te właśnie osoby,

przeglądając koresponden-

cję, decydują, którą sprawę

załatwią same. Pozostała ko-

respondencja zostaje przy-

dzielona do załatwienia

przez właściwe wydziały

bądź pracowników. Kore-

spondencję przejrzaną

i zwróconą przez kierownika

urzędu lub ich zastępców

pracownik sekretariatu dzie-

li zgodnie z dyspozycjami na

podlegającą załatwieniu

przez kierownika urzędu lub

zastępców kierownika urzę-

du oraz podlegającą zała-

twieniu przez wydziały. Ko-

respondencje należące do

kompetencji wydziałów są

przekazywane im przez pra-

cownika sekretariatu. Sekre-

tariat (lub referent) po otrzy-

maniu pisma do załatwienia

sprawdza, czy pismo dotyczy

sprawy już wszczętej, czy też

rozpoczyna nową sprawę.

W pierwszym wypadku pi-

smo dołącza się do akt spra-

wy, w drugim natomiast

przed przystąpieniem do jej

załatwienia rejestruje jako

nową sprawę.

Właściwi referenci odpo-

wiadają za merytoryczne roz-

patrzenie sprawy. Przyjmują

podania składane do protoko-

łu i przekazują kierownikowi

wydziału. Referenci załatwia-

ją sprawy według kolejności

ich wpływu i stopnia pilności

oraz opracowują projekt pi-

sma, który wraz z aktami

sprawy przedkładają osobie

ją aprobującej (najczęściej

kierownik wydziału). Aprobu-

jący sprawdza prawidłowość

projektowanego załatwienia

sprawy i następnie zwraca

projekt pisma wraz z aktami

referentowi. Referent sporzą-

dza czystopis i przedstawia

go do podpisu. Po podpisaniu

czystopisu referent dołącza

do niego załączniki i wraz

z kopią pisma przekazuje do

kancelarii. Następnie pismo

jest wysyłane do adresata.

urzędu, klasyfikację akt po-

wstających w toku działalno-

ści urzędu. Zawiera on też ich

kwalifikację archiwalną.

Obejmuje poza tym wszystkie

zagadnienia z zakresu działal-

ności urzędu oznaczone w po-

szczególnych pozycjach sym-

bolami, hasłami i kategorią

archiwalną. Wykaz ten służy

do oznaczania, rejestracji, łą-

czenia i przechowywania akt.

Jest on oparty na systemie

klasyfikacji dziesiętnej i dzie-

li całość wytwarzanej doku-

mentacji.

Rejestracja spraw

Rejestracja spraw polega na

wpisaniu pisma rozpoczyna-

jącego sprawę do spisu spraw,

założonego zgodnie z jednoli-

tym rzeczowym wykazem

akt, lub do rejestru kancela-

ryjnego. Spis spraw prowadzi

się na specjalnych formula-

rzach lub w rejestrach elek-

tronicznych. Sprawę (nie cho-

dzi tutaj o pismo) rejestruje

się tylko jeden raz na podsta-

wie pierwszego pisma w da-

nej sprawie otrzymanego

z zewnątrz lub sporządzone-

go wewnątrz urzędu. Dal-

szych nie wpisuje się do spisu

spraw, lecz dołącza jedynie do

akt sprawy w porządku chro-

nologicznym.

Akta rady

Odpowiednie zasady obowią-

zują przy załatwianiu spraw

związanych z działalnością

rady gminy czy powiatu, ich

zarządów oraz innych orga-

nów kolegialnych powołanych

przez rady. Sprawy związane

z organizacją sesji rady gminy

(powiatu), posiedzeń komisji

i zarządu rejestruje się rów-

nież w spisach spraw, zgodnie

z jednolitym rzeczowym wy-

kazem akt. Protokoły sesji ra-

dy, posiedzeń komisji, posie-

dzeń zarządu, a także akty

tych organów (uchwały, po-

stanowienia, opinie itp.) spo-

rządza się i ewidencjonuje

według zasad ustalonych

przez radę. Otrzymują one

w ciągu kadencji kolejne nu-

mery, począwszy od numeru

jeden, łamanymi przez dwie

ostatnie cyfry roku. Po zakoń-

czeniu kadencji protokoły,

ułożone chronologiczne,

oprawia się w formie książko-

wej kolejno latami i opatruje

spisem treści (zawierającym:

daty sesji lub posiedzenia, nu-

mery protokołów, tematykę

obrad, numer strony zbioru)

oraz podpisem. Jeżeli jest to

możliwe, wszystkie protokoły

powinny być dostępne w we-

wnętrznej sieci informatycz-

nej urzędu oraz w powszech-

nie dostępnych zbiorach in-

System kancelaryjny

W wydziałach urzędów obo-

wiązuje system kancelaryjny

oparty na jednolitym rzeczo-

wym wykazie akt, które znaj-

dują się w urzędzie. Aktami

sprawy jest cała dokumenta-

cja, która trafiła do urzędu,

czyli wszelkie pisma, doku-

menty, notatki, formularze,

plany, fotokopie, a nawet ry-

sunki. Ważne jest, aby zawie-

rały one dane lub informacje,

które były, są lub mogą być

istotne przy rozpatrywaniu

danej sprawy. Obieg akt mię-

dzy wydziałami odbywa się za

pośrednictwem kancelarii lub

poczty elektronicznej. W tym

przypadku nie jest potrzebne

żadne pokwitowanie. Po jego

wystawieniu doręcza się wy-

łącznie akta, co do których

obowiązek kwitowania wyni-

ka z odrębnych przepisów

(np. tajne dane).

Wykaz akt stanowi jednoli-

tą, rzeczową, niezależną od

struktury

Przechowywanie akt

W celu przechowywania akt

spraw ostatecznie załatwio-

nych urzędy prowadzą archi-

wa zakładowe. Są one prze-

chowywane na nośnikach pa-

pierowych. Dokumenty zwią-

zane ze sprawami ostatecznie

załatwionymi przekazuje się

do archiwum zakładowego po

upływie jednego roku, segre-

gując je kompletnymi roczni-

kami. Takimi sprawami zaj-

muje się wyznaczony pracow-

nik w urzędzie. Do jego obo-

wiązków należy prowadzenie

archiwum zakładowego. Poza

tym w porozumieniu z kie-

rownikami wydziałów ustala

corocznie termin przekazy-

wania dokumentów. Przeka-

zywanie akt odbywa się na

Zakaz ujawniania

danych

Nie można ujawniać

danych dotyczących:

■ pochodzenia rasowego

lub etnicznego,

■ poglądów politycznych,

■ przekonań religijnych

lub filozoficznych,

■ przynależności wyzna-

niowej, partyjnej lub związ-

kowej,

■ stanu zdrowia, kodu ge-

netycznego lub informacji

o życiu seksualnym.

Wpływ korespondencji

Przyjmując przesyłki przeka-

zywane drogą pocztową,

zwłaszcza polecone i warto-

ściowe, kancelaria sprawdza

prawidłowość ich zaadreso-

wania oraz stan opakowania.

W razie stwierdzenia uszko-

dzenia sporządzana jest ad-

notacja na kopercie lub opa-

organizacyjnej

7 kwietnia 2010 nr 67 (2698) www.gazetaprawna.pl

Tygodnik Prawa Administracyjnego

C 5

Przewodnik

w jednostkach samorządu

EKSPERCI WYJAŚNIAJĄ

Jak zorganizować sekretariat

w urzędzie miasta

formatycznych. Dodatkowo

warto pamiętać, że w wy-

dziale urzędu wskazanym

przez kierownika urzędu,

niezależnie od spisów spraw

prowadzonych na podstawie

jednolitego rzeczowego wy-

kazu akt, powinny być zało-

żone na okres kadencji nastę-

pujące rejestry:

1) uchwał rady gminy i za-

rządzeń wójta (burmistrza,

prezydenta miasta),

2) wniosków i opinii komisji

rady gminy,

3) interpelacji i wniosków

radnych.

których dane dotyczą oraz

obowiązki administratorów

danych określa ustawa z 29

sierpnia 1997 r. o ochronie da-

nych osobowych (Dz.U.

z 2005 r. nr 196, poz. 1631

z późn. zm.). Wymagania sta-

wiane przez przepisy ustawy

muszą być spełnione przez

wszystkie podmioty prze-

twarzające dane osobowe

w ramach swojej działalno-

ści, w tym także urzędy ad-

ministracji publicznej.

W konsekwencji regulacje te

mają zastosowanie zarówno

do podmiotów przetwarzają-

cych dane w formie papiero-

wej, takiej jak zbiory papie-

rowe, kartoteki, skorowidze,

księgi, wykazy, jak i w formie

elektronicznej. Jednostki ad-

ministracji, tak jak wszyscy,

którzy choćby przechowują

lub korzystają w inny sposób

z danych osobowych bez

względu na strukturę, w ja-

kiej są wykorzystywane (w

zbiorze lub poza zbiorem)

oraz fazę przetwarzania da-

nych (zbieranie, gromadze-

nie, przechowywanie, nisz-

czenie, a przede wszystkim

udostępnianie) muszą mieć

świadomość, że ich działanie

i zaniechanie w tym zakresie

podlega ocenie pod kątem

przepisów ustawy o ochronie

danych osobowych. Kontro-

lę nad zgodnością przetwa-

rzania danych osobowych

sprawuje Generalny Inspek-

tor Ochrony Danych Osobo-

wych. On też wydaje decyzje

administracyjne i rozpatruje

skargi w sprawach wykona-

nia przepisów o ochronie da-

nych osobowych.

Czynności kancelaryjne

Za co odpowiada sekretariat prezydenta miasta?

Jakie cechy powinni mieć jego pracownicy?

Podstawowe zadania,

jakie wypełnia kancela-

ria w urzędzie, to m.in.:

■ ewidencjonowanie, re-

jestrowanie, rozdział i roz-

liczanie korespondencji

oraz przesyłek,

■ wysyłanie korespon-

dencji i przesyłek,

■ prowadzenie ewidencji

wpływów specjalnych

i wartościowych,

■ udzielanie informacji

interesantom, a w razie

potrzeby kierowanie

ich do właściwych

wydziałów lub stanowisk

pracy.

Helena Chmielowiec

dyrektor Kancelarii Prezydenta Gdańska

W pierwszej kolejności należy określić cel pracy sekretarki

i sporządzić wykaz zadań do realizacji. Celem pracy sekretarki

jest stworzenie prezydentowi optymalnych warunków do pracy,

zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów, profesjonalna

obsługa klientów zewnętrznych i wewnętrznych, umożliwienie

przepływu informacji. Po określeniu celu pracy i rodzaju zadań

konieczny jest dobór właściwej osoby na to stanowisko.

To sekretarka buduje wizerunek swojego szefa. Sprawna orga-

nizacja pracy sekretariatu prezydenta wpływa na efektyw-

ność zarządzania miastem, ale także buduje pozytywny obraz

urzędu na zewnątrz. Nie bez znaczenia są predyspozycje oso-

bowe, doświadczenie, umiejętności. Począwszy od empatii

i asertywności, wysokiej kultury osobistej, rzetelności, uczci-

wości, umiejętności nawiązywania kontaktów i budowania do-

brych relacji międzyludzkich, bardzo dobrej organizacji pracy,

wiedzy z zakresu struktury urzędu, jednostek organizacyj-

nych miasta po wiedzę o mieście i znajomości różnych środo-

wisk: przedstawicieli samorządów, przedsiębiorców, stowa-

rzyszeń, organizacji czy polityków. Ważna jest m.in. zdolność

do analitycznego myślenia i przekazywania precyzyjnych,

obiektywnych informacji, umiejętność ustalania priorytetów,

podejmowanie decyzji, stabilność emocjonalna, dobry stan

zdrowia pozwalający na pracę w warunkach dużego stresu

i silna motywacja do pracy.

Sekretariat odpowiada przede wszystkim za sprawny obieg do-

kumentów, terminowość spotkań, komunikację wewnętrzną

i zewnętrzną, przepływ informacji. Wykaz zadań do realizacji

wynika z charakteru i specyfiki pracy. Chodzi o takie sprawy jak:

przyjmowanie rozmów telefonicznych, rejestrowanie i przeka-

zywanie do podpisu lub dekretacji prezydenta korespondencji

wewnętrznej i zewnętrznej, jak również przyjmowanie interwen-

cji mieszkańców i kierowanie ich do osób merytorycznie odpo-

wiedzialnych za dane sprawy oraz obsługę recepcyjną zapro-

szonych gości.

lub gospodarczych kraju.

Ustawa zawiera ponadto za-

mknięty katalog dokumen-

tów, które mogą być objęte ta-

jemnicą państwową. Wszyst-

kie informacje objęte tajem-

nicą państwową dzielą się na

te, które są oznaczone klau-

zulą tajne oraz ściśle tajne.

Drugą z kategorii informacji

niejawnych jest tajemnica

służbowa. Jest to informacja

niejawna niebędąca tajemni-

cą państwową, uzyskana

w związku z czynnościami

służbowymi albo wykonywa-

niem prac zleconych, której

nieuprawnione ujawnienie

mogłoby narazić na szkodę in-

teres państwa, interes pu-

bliczny lub prawnie chroniony

interes obywateli albo jednost-

ki organizacyjnej. Dla tego ty-

pu informacji ustawodawca

przewidział dwie klauzule. In-

formacje poufne występują

wtedy, gdy w przypadku ich

nieuprawnionego ujawnienia

powstałaby szkoda dla intere-

sów państwa, interesu pu-

blicznego lub prawnie chro-

nionego interesu obywateli.

Tego typu informacje chronio-

ne są przez okres pięciu lat od

momentu ich powstania. Inną

kategorią są informacje opa-

trzone klauzulą zastrzeżone.

Do tej kategorii zalicza się in-

formacje, których nieupraw-

nione ujawnienie mogłoby

spowodować szkodę dla praw-

nie chronionych interesów

obywateli albo jednostki orga-

nizacyjnej. Takie informacje

podlegają ochronie przez

okres dwóch lat od daty ich

wytworzenia.

przez siebie szczegółowych

planów i wymagań prze-

strzegania ochrony takich in-

formacji. Pełnomocnik

ochrony jest obowiązany

przekazać właściwej służbie

ochrony państwa dane wy-

magane do ewidencji osób

dopuszczonych do pracy lub

służby na stanowiskach,

z którymi wiąże się dostęp do

informacji niejawnych stano-

wiących tajemnicę służbową,

a także do ewidencji osób,

którym odmówiono dostępu

do takich informacji. Dodat-

kowo pełnomocnicy mają

obowiązek stworzenia wyka-

zu informacji, które są opa-

trzone klauzulą poufne i za-

strzeżone.

Pełnomocnik ochrony reali-

zuje swoje zadania poprzez

kancelarię tajną, czyli wyod-

rębnioną komórkę organiza-

cyjną odpowiedzialną za wła-

ściwe rejestrowanie, prze-

chowywanie, obieg i wyda-

wanie takich dokumentów

uprawnionym osobom. Kan-

celaria tajna powinna być

zorganizowana w wyodręb-

nionym pomieszczeniu, za-

bezpieczonym zgodnie

z przepisami o środkach

ochrony fizycznej informacji

niejawnych i być obsługiwa-

na przez pracowników pionu

ochrony. Co do zasady doku-

menty oznaczone klauzula-

mi: ściśle tajne i tajne, nie po-

winny być udostępniane

poza specjalnie wyznaczony-

mi pomieszczeniami kance-

larii tajnej. Wyjątkowo taka

sytuacja może mieć miejsce,

gdy odbiorca zapewnia wa-

runki ochrony takich doku-

mentów przed nieuprawnio-

nym ujawnieniem.

Zbiory wspomagające

W urzędach mogą być prowa-

dzone zbiory wspomagające,

służące potrzebom pracowni-

ków urzędu. Zbiory podlega-

ją wydziałom załatwiającym

sprawy budżetowe i gospo-

darcze. Zasady gromadzenia

materiałów i zbiorów wspo-

magających, organizację

i sposób prowadzenia zbiorów

oraz obowiązki ich pracowni-

ków określają kierownicy wy-

działów właściwi w sprawach

gospodarczych. Należy jed-

nak pamiętać, że podstawą

systematyki i ewidencji zbio-

rów są katalogi i skorowidze

prowadzone w sposób zapew-

niający łatwość wyszukiwa-

nia poszczególnych pozycji

według hasła rzeczowego

bądź tytułu pozycji. Równo-

cześnie w zbiorach wspoma-

gających urzędów mogą być

przechowywane:

■

przepisy prawne i zbiory

wydawnicze tych przepisów,

■ publikacje (opracowania)

własne i wydawnictwa obce

zakwalifikowane do zbiorów.

Kto odpowiada za bezpieczeństwo

transakcji finansowych w gminach

Czy samorządy powinny przeciwdziałać praniu brudnych

pieniędzy? Jakie są zasady postępowania?

Ochrona danych

Wszystkie dane osobowe,

a więc informacje dotyczące

zidentyfikowanej lub możli-

wej do zidentyfikowania oso-

by, podlegają ochronie praw-

nej. Każda operacja na da-

nych jest właściwie ich prze-

twarzaniem, począwszy od

zbierania przez przechowy-

wanie aż po usuwanie. Prze-

słanki przetwarzania da-

nych, a zatem sytuacje,

w których przetwarzanie jest

dopuszczalne, prawa osób,

Informacje chronione

Pomimo tych możliwości

prawnych nie wszystkie in-

formacje o pracy i działalno-

ści administracji samorządo-

wej mogą zostać podane do

informacji społecznej. Istnie-

ją takie kategorie informacji,

które np. ze względu na do-

bro państwa i obywateli są

chronione tajemnicą. Rodza-

je takich informacji oraz za-

sady postępowania w takich

przypadkach zostały zdefi-

niowane przede wszystkim

w ustawie z 22 stycznia 1999

roku o ochronie informacji

niejawnych. (Dz.U. z 2002 r.

nr 101, poz. 926). Jej przepisy

mają zastosowanie nie tylko

do centralnych organów wła-

dzy, ale także do organów

jednostek samorządu teryto-

rialnego.

Pierwszą z nich jest tajem-

nica państwowa. Jest to infor-

macja, której nieuprawnione

ujawnienie może spowodo-

wać istotne zagrożenie dla

podstawowych interesów

państwa dotyczących po-

rządku publicznego, obron-

ności, bezpieczeństwa, sto-

sunków międzynarodowych

Andrzej Król

radca prawny z Warszawy

Zgodnie z ustawą o wprowadzaniu do obrotu finansowego war-

tości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnio-

nych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu

każda jednostka samorządu terytorialnego powinna wdrożyć

przepisy zabezpieczające ją przed przyjmowaniem pieniędzy ze

źródeł niewiadomego pochodzenia. Równocześnie samorządy

oraz inne państwowe jednostki organizacyjne, w granicach swo-

ich ustawowych kompetencji, są obowiązane udostępniać, na

wniosek Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, infor-

macje i potwierdzone kopie dokumentów niezbędne do realizacji

jego zadań w zakresie zapobiegania przestępstwom tzw. prania

brudnych pieniędzy (art. 299 kodeksu karnego) i oraz groma-

dzeniu środków finansowych w celu sfinansowania przestęp-

stwa o charakterze terrorystycznym (art. 165a kodeksu karne-

go). Przepisy zobowiązują także wójtów (burmistrzów, prezy-

dentów miast), starostów, marszałków województw do przepro-

wadzenia odpowiednich szkoleń dla pracowników urzędu

w zakresie realizacji przepisów ustawy w tym zakresie. Chodzi

przede wszystkim o przeszkolenie urzędników zajmujących się

obsługą finansową czy zamówieniami publicznymi do zwracania

szczególnej uwagi na nietypowe transakcje i umowy. Jednostki

samorządu terytorialnego w instrukcji w sprawie przeciwdziała-

nia wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątko-

wych pochodzących z nielegalnych źródeł, powinny przede

wszystkim wyznaczyć osoby odpowiedzialne za współpracę

z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej. Do jej obo-

wiązków należy prowadzenie rejestru powiadomień GIIF, okreso-

wa analiza zapisów rejestru oraz nadzór nad przestrzeganiem

zasad zawartych w instrukcji i przedstawianie odpowiednio wój-

towi, staroście czy marszałkowi ewentualnych propozycji doty-

czących uzupełnienia lub zmiany jej treści.

Kancelaria tajna

Organem powołanym do

ochrony informacji niejaw-

nych są kierownicy danej jed-

nostki, czyli np. wójtowie,

starostowie czy marszałko-

wie województw. W celu wła-

ściwego wypełniania zadań

mogą oni powoływać specjal-

nych pełnomocników do

spraw ochrony informacji

niejawnych. Osoby te kieru-

ją pionem ochrony, którego

zadaniem jest m.in. zapew-

nienie ochrony informacji

niejawnych i sieci teleinfor-

matycznych. W tym celu ma-

ją oni obowiązek przedsta-

wienia kierownikom jedno-

stek organizacyjnych do za-

twierdzenia opracowanych

Kto odpowiada

za tajne informacje

Podstawy prawne

Rozporządzenie prezesa Rady Mi-

nistrów z 22 grudnia 1999 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej

dla organów gmin i związków

międzygminnych (Dz.U. nr 112,

poz. 1319 ze zm.).

Rozporządzenie prezesa Rady Mi-

nistrów z 18 grudnia 1998 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej

dla organów powiatu

(Dz.U. nr 160, poz. 1074 ze zm.).

Rozporządzenie prezesa Rady Mi-

nistrów z 18 grudnia 1998 r.

w sprawie instrukcji kancelaryj-

nej dla organów samorządu woje-

wództwa (Dz.U. nr 160,

poz. 1073).

Osoby odpowiedzialne

za bezpieczeństwo in-

formacji niejawnych:

■ służby ochrony pań-

stwa,

■ kierownicy jednostek

organizacyjnych,

■ pełnomocnicy do spraw

ochrony,

■ osoby upoważnione do

dostępu do informacji nie-

jawnych.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: