protokol_w_biznesie.pdf

Protokół w biznesie

Protokół dyplomatyczny jako zbiór zasad wzajemnego postępowania został w ciągu stuleci

wypracowany w świecie dyplomacji, w stosunkach między państwami i ich przedstawicielami.

Protokół dyplomatyczny to ogół zasad postępowania i zachowania się przyjęty w stosunkach

międzynarodowych. Określa on reguły i normy obowiązujące w kontaktach urzędowych z

władzami państwa akredytacji jak również we wzajemnych sto¬sunkach między placówkami

dyplomatycznymi innych państw. Protokół ułatwia zbliżenie i prowadzenie dialogu, rozwiązuje

wiele formalnych kwestii proceduralnych, które w przeszłości doprowadzały do powstania

konfliktów.

Integralną częścią zasad protokołu jest etykieta, reguły dobrego wychowania, powszechnie przyjęte

i stosowane na płaszczyźnie oficjalnej, służbowej i towarzyskiej. Sprzyjają wytworzeniu dobrej

atmosfery, ułatwiają przeprowadzenie rozmów, pertraktacji, osiągnięcie porozumienia. Pozwalają

uniknąć niezręcznej sytuacji i nakazują okazać każdemu szacunek, należny mu z tytułu jego

pozycji, zajmowanego stanowiska, wieku czy płci.

Procesy globalizacji i integracji, związane z intensywnym rozwojem międzynarodowych kontaktów

zrodziły potrzebę wykorzystania uniwersalnych zasad protokołu dyplomatycznego w biznesie.

Zasady te zostały zaadoptowane do rozwijającej się współpracy międzynarodowej biznesu,

instytucji i urzędów. Określają jak należy zachować się w pierwszych kontaktach, przy stole

negocjacyjnym, na przyjęciu i podczas rozmów oraz określają rolę gospodarza czy

przewodniczącego delegacji. Są obecne na co dzień, w kontaktach międzyludzkich, w czasie

przedstawiania, czy witania się.

Znajomość etykiety biznesu to praktyczna i bardzo przydatna umiejętność menedżera, zwłaszcza w

kontaktach międzynarodowych, bowiem jego zachowanie ma wpływ na postrzeganie firmy, którą

reprezentuje.

Największą wartość protokołu dyplomatycznego stanowi jego międzynarodowy charakter,

powszechne uznanie obowiązujących w nim reguł. Znajomość protokołu rodzi przekonanie o

wysokim profesjonalnym przygotowaniu i budzi zaufanie partnerów w interesach.

Zasada pierwszeństwa

Podstawową zasadą protokołu dyplomatycznego jest zasada pierwszeństwa, zwana zasadą

precedencji. Termin precedencja (ang, precedency, franc. preseance) wywodzi się bezpośrednio od

łacińskiego terminu „precedere” czyli „poprzedzać” i oznacza kolejność, w jakiej najważniejsze

osobistości uczestniczą w oficjalnych uroczystościach i ceremoniach. Stosowanie jej pozwala

uniknąć ryzyka urażenia poczucia godności. W działalności dyplomatycznej procedencja nabiera

ona specjalnego znaczenia. Jest osią protokołu dyplomatycznego i występuje we wszystkich

kontaktach oficjalnych, podczas powitania, rozsadzania gości przy stole, wygłaszania przemówień,

czy zajmowania miejsc w samochodzie.

Zasadom protokołu charakter normy prawnej nadała Konwencja Wiedeńska o stosunkach

dyplomatycznych z 18 kwietnia 1961 roku. W stosunku do dyplomatów, dla wyznaczenia

pierwszeństwa, podstawowym kryterium są klasy i rangi oraz okres pełnienia funkcji. Starszeństwo

ambasadorów zależy od daty złożenia listów uwierzytelniających, a pierwszeństwo przysługuje

temu, który dłużej przebywa w kraju urzędowania.

Ta podstawowa reguła protokołu dyplomatycznego odnosi się nie tylko do stosunków

dyplomatycznych, ma także zastosowanie w innych dziedzinach stosunków zewnętrznych. Osoba o

krótszym stażu ustąpi miejsca osobie dłużej pełniącej równorzędną funkcję, bez względu na wiek i

płeć /choć czasem kurtuazja nakazuje ustąpienie miejsca kobiecie/.

Zasada precedencji obejmuje również reguły:

- starszy przed młodszym,

- kobieta przed mężczyzną,

- gość przed gospodarzem,

- gość z zagranicy przed gościem z kraju.

W kontaktach oficjalnych instytucji, urzędów i firm precedencja opiera się na hierarchii stanowisk.

Protokołu nie powinno stosować się mechanicznie lecz należy zawsze uwzględniać okoliczności,

gospodarza uroczystości. Wątpliwości najlepiej rozproszą organizatorzy spotkania.

Miejsce honorowe

W obszarze oficjalnych kontaktów, a także w życiu prywatnym stosowane są reguły powstałe w

wyniku doświadczeń wielu pokoleń doceniających znaczenie zgodnego współżycia, opartego na

umiejętności okazywania szacunku.

Określona kolejność, ustalona na podstawie zasady precedencji daje możliwość szczególnego

uhonorowania osób, znajdujących się wyżej w hierarchii. Okazywanie szacunku osobie godniejszej

często wyraża się w ustępowaniu jej, przepuszczaniu w wąskich przejściach, otwieraniu i

zamykaniu drzwi, odbieraniu okrycia wierzchniego czy przyznawaniu pierwszeństwa w zabieraniu

głosu. Daną osobę wyróżnić można dając pierwszeństwo przed innymi lub poprzez przydzielenie

bardziej zaszczytnego miejsca.

Zasada pierwszeństwa ściśle wiąże się z regułą prawej strony. Generalnie w oficjalnych kontaktach,

jak też w życiu prywatnym miejsce po prawej stronie wyróżnia, nadaje większy prestiż.

Zastosowanie zasady precedencji oznacza nie tylko ustalenie hierarchii, ale i jej uwidocznienie w

licznych sytuacjach, poprzez sposób rozsadzania gości w samochodzie czy podczas spaceru po

ulicy, zajmowania miejsc w lokalu czy teatrze. Niezwykle istotne jest jej przestrzeganie przy

ustalaniu miejsc przy stole, zarówno w czasie negocjacji i na przyjęciach. Przystępując do

rozsadzenia gości, wyznacza się przede wszystkim miejsce honorowe /pierwsze w ustalonej

hierarchii/, które jest najbardziej zaszczytne.

Zajmowanie miejsc w samochodzie

Honorowe miejsce w samochodach używanych do przejazdów oficjalnych znajduje się po prawej

stronie tylnego siedzenia. Miejsce to zajmuje gość honorowy i jest to sposób wyróżnienia go

spośród innych gości. Tylne lewe siedzenie jest drugim miejscem z punktu widzenia zasady

precedencji. Trzecie w kolejności jest miejsce pośrodku, między miejscami pierwszym i drugim.

Natomiast czwarte miejsce znajdujące się obok kierowcy wykorzystuje się sporadycznie. Może go

zająć np. tłumacz, który towarzyszy delegacji.

K – kierowca zawodowy /samochód służbowy/

Kiedy za kierownicą miejsce zajmuje gospodarz /np. kiedy prezes firmy sam udaje się na lotnisko

samochodem, by powitać i przewieźć przybywającą delegację do hotelu/ wtedy miejsce honorowe

znajduje się na przednim siedzeniu obok gospodarza, drugie w hierarchii po prawej stronie tylnego

siedzenie, trzecie - po lewej stronie , natomiast czwarte- w środku, między drugim a trzecim

miejscem.

G – gospodarz

W różnych sytuacjach w życiu prywatnym korzystając z przejazdu samochodem / np. taksówką/

ważne jest stosowanie zasad dobrego wychowania nakazujących podczas wsiadania i zajmowania

miejsc okazanie szacunku kobiecie. Mężczyzna okazuje swoją uprzejmość otwierając prawe drzwi i

pomagając kobiecie wsiąść. A następnie obchodzi samochód i zajmuje miejsce z lewej strony. Jeśli

jednak natężenie ruchu jest duże i utrudnia wejście do samochodu z drugiej strony, kobieta po

wejściu do samochodu przesuwa się na lewą stronę, a mężczyzna siada na tylnym siedzeniu po

prawej stronie. Trzeba pamiętać, że miejsce kobiety uzależnione jest wyłącznie od jej decyzji,

dlatego, jeśli kobieta nie wyraża chęci przesunięcia się, a obejście samochodu nie jest możliwe, to

mężczyzna wsiada pierwszy i przesuwa się na lewą stronę, a kobieta zajmuje miejsce po prawej

stronie.

Miejsce honorowe w czasie wspólnego przejścia

Podczas wielu oficjalnych spotkań czasami trzeba przejść z zaproszonym gościem z jednego

miejsca na drugie. Trzeba pamiętać, iż gość idzie po prawej ręce gospodarza. Również towarzyska

etykieta nakazuje, by idąc w towarzystwie mężczyzny, kobieta, osoba starsza lub gość znajdowali

się zawsze po prawej stronie.

Jeśli idą trzy osoby, to niezależnie od tego, czy są to kobiety, czy mężczyźni, miejsce honorowe

najczęściej znajduje się w środku. Gdy mają wspólnie przejść prezes firmy, vice prezes i dyrektor

handlowy to w środku winien iść prezes, po jego prawej stronie wiceprezes, a po lewej dyrektor

handlowy. Patrząc z tyłu na idących wygląda to następująco:

3 1 2

Kobieta i dwóch mężczyzn idą w ten sposób: kobieta w środku, po jej prawej stronie starszy

mężczyzna, po lewej – młodszy. Nie w każdym jednak przypadku miejsce honorowe przypada w

środku. Mężczyzna i dwie kobiety mogą iść w sposób następujący: mężczyzna w środku, po jego

prawej stronie starsza kobieta, po lewej -młodsza. Miejsce honorowe będzie wówczas po prawej

stronie mężczyzny.

Niekiedy występuje sytuacja, gdy wielu zaproszonych gości ma przejść w określone miejsce.

Kroczą oni w szeregu, przy czym w jednym szeregu idzie nie więcej niż pięć osób. Patrząc z tyłu na

idących wygląda to następująco:

5 3 1 2 4

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: