Scott Berkun sztuka zarządzania projektami scan.pdf

SZTUKA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Polecana lektura dodatkowa

501

Podziękowania

505

Zdjęcia

507

Skorowidz

509

ROZDZIAŁ 8.

trakcie pisania tej książki rozmawiałem z kilkunastoma kierownikami

projektu. Jedno z pytań, które im zadawałem, dotyczyło podejmowania

właściwych decyzji. W odpowiedzi słyszałem, iż należy godzić różne opinie,

definiować jasne kryteria i szukać różnych sposobów rozwiązywania bieżących

problemów. Jednak, gdy pytałem ich, ile decyzji dziennie podejmują przy

zastosowaniu wymienionych przez siebie technik, docierało do nich, że coś

tu jest nie tak. Wielu stwierdzało w końcu, że podejmowanie wszystkich

decyzji w sposób sformalizowany jest po prostu niemożliwe (co ciekawe,

najpierw oglądali się za siebie i upewniali się, że nikt inny nie usłyszy tego

wyznania). Jest to konsekwencją ograniczonej ilości czasu i dużej liczby

zadań do wykonania.

Przyznawali, iż często opierają się na intuicji, logicznych założeniach i szybkiej

analizie problemu w kontekście głównych celów projektu. Starają się również

wykorzystać doświadczenie wcześniejszych decyzji i wcześniejszych

projektów. Owszem, takie wyjaśnienie zawsze brzmiało sensownie,

jednak był w tym jakiś element rozczarowania — zarówno dla kierownika

projektu, jak i dla mnie. Sądzę, że wynika to z chęci wiary, iż wszystkie

podejmowane przez nas decyzje są przemyślane i rozsądne, nawet jeśli

wiemy, że jest to niemożliwe. Nie wszystkie decyzje mogą być tak samo

dobre — dysponujemy przecież ograniczoną ilością czasu i równie

ograniczonymi możliwościami umysłowymi.

ROZDZIAŁ ÓSMY

220

Uważam, iż błędne decyzje podejmowane przy zarządzaniu projektami

najczęściej nie wynikają z braku wiedzy lub doświadczenia, ale z niewłaściwego

rozłożenia uwagi na poszczególne kwestie. Paradoksalnie, najważniejszą

decyzją jest wybór decyzji, której należy poświęcić więcej czasu i energii.

Osiągnięcie sukcesu na tym „wyższym poziomie” dokonywania wyboru

wymaga doświadczenia, umiejętności wyciągania wniosków i chęci uczenia

się na własnych błędach. Wszystkie te cechy można rozwinąć dzięki różnym

ćwiczeniom 1 , ale nigdy nie słyszałem o programie szkoleniowym

związanym z informatyką lub zarządzaniem projektami, którego

byłyby częścią.

Tajemnica sukcesu osób, które potrafią zarządzać pięciokrotnie większą

ilością pracy (lub liczbą ludzi) niż inni, tkwi w umiejętności podejmowania

decyzji. Osoby te instynktownie dzielą pracę na odpowiednie fragmenty,

dokonują selekcji decyzji i działań oraz poświęcają energię na dopracowanie

szczegółów najistotniejszych z nich. Wiedzą, iż łatwiej będzie naprawić

błędy i rozwiązać problemy wywołane decyzjami o drugorzędnym znaczeniu

niż problemy wynikające z błędnych decyzji kluczowych.

Kształcenie umiejętności podejmowania decyzji na uniwersytetach przyjmuje

formę nauki metod teorii użyteczności (ang. utility theory ) lub analizy drzew

decyzyjnych (ang. decision tree ). W obu procesach wyborom przydzielane

są wartości numeryczne, a następnie dokonywane są na nich obliczenia (inną

często nauczaną metodą jest analiza kosztów i korzyści — ang. cost-benefit

analysis ). Wiele programów MBA, a także niektóre programy certyfikacji

w zakresie zarządzania projektami także oferuje szkolenia tego typu.

Jednak niewiele uwagi poświęca się decyzjom wyższego poziomu oraz

innym praktycznym zagadnieniom związanym z ich podejmowaniem

w warunkach rzeczywistych. Takie metody, jak analiza drzew decyzyjnych,

wymagają oszacowania wagi wszystkich elementów, co doskonale sprawdza

się w przypadku decyzji opartych wyłącznie na przesłankach finansowych,

ale jest wadą, jeśli musimy zająć się zagadnieniami projektowymi,

1 Umiejętności podejmowania decyzji najlepiej uczyć się poprzez symulację.

W ćwiczeniach tego typu w centrum jest osoba ucząca się, a nie nauczyciel.

Warto skorzystać z pomysłów zawartych w książce Serious Games autorstwa

Clarka Abta (Viking 1970). Sam używam ich na prowadzonych przez siebie kursach.

PODEJMOWANIE WŁAŚCIWYCH DECYZJI

221

strategicznymi czy organizacyjnymi. Wybór odpowiedniej drogi wymaga

spojrzenia na problem z wielu perspektyw i wzięcia pod uwagę wielu

różnych czynników. Żadna ze znanych mi formalnych metod nie uwzględnia

ich wszystkich.

Nic więc dziwnego, że bardzo niewielu kierowników projektu, z którymi

rozmawiałem, miało jakieś formalne szkolenie w zakresie podejmowania

decyzji. A spośród tych, którzy takie szkolenie przeszli, bardzo niewielu

kiedykolwiek stosowało je w praktyce. Ta obserwacja zgadza się

z twierdzeniem Gary’ego Kleina, który w książce Sources of Power: How

People Make Decisions (MIT Press 1999) pisał tak: „…[należy] sceptycznie

podchodzić do kursów formalnych metod podejmowania decyzji. Metody

te są rzadko używane w praktyce”. Następnie Klein opisywał różnorodne

sposoby podejmowania decyzji przez doświadczonych pilotów, strażaków

i pielęgniarki pracujące na ostrych dyżurach. Pokazuje również, że formalne,

podręcznikowe metody są rzadko wykorzystywane przez te osoby.

Nie oznacza to wcale, że metody te są złe, ale dowodzi, iż książki oferują

niewiele przykładów wziętych z życia i nie pokazują skuteczności użycia

ich w porównaniu z innymi technikami.

Klein — podobnie jak menedżerowie projektu, z którymi rozmawiałem

— zauważył, że wszyscy doświadczeni profesjonaliści rzadko kiedy dysponują

wystarczającą ilością informacji lub czasu, aby móc zastosować teoretyczne

modele podejmowania decyzji. W zamian mają cztery rzeczy: doświadczenie,

intuicję, szkolenie i pomoc innych. Podejmują właściwe decyzje dzięki

maksymalnemu wykorzystaniu tych zasobów. W niektórych przypadkach,

na przykład pilotów myśliwców lub studentów medycyny, szkolenie

zawodowe uwzględnia charakter ich przyszłej pracy. Zamiast zapamiętywania

wyidealizowanych i oderwanych od życia procedur lub teorii, nacisk kładzie

się na wzbogacanie doświadczenia poprzez symulację typowych problemów

i wyzwań.

W tym rozdziale koncentruję się na trzech aspektach podejmowania decyzji:

zrozumieniu stawki w grze, znalezieniu i (jeśli to konieczne) zweryfikowaniu

dostępnych opcji pod kątem ich przydatności oraz na prawidłowym

wykorzystaniu dostępnych informacji.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: