2. ZASADY KSIĘGOWANIA
2.1 Zasady ogólne
Wszystkie instytucje, w tym także uczelnie, oprócz prowadzenia właściwej dla nich księgowości, muszą prowadzić księgowość uzupełniającą zgodną z wymogami KE, aby w razie konieczności móc udokumentować koszty, jakie zostały poniesione w projekcie.
Wszelka dokumentacja związana z projektem, powinna być zachowana przez okres 5 lat od terminu ostatniej wpłaty na projekt z dofinansowania przyznanego przez KE.
Należy do kontroli zachować również wszelkie wyjaśnienia i dokumenty, zwłaszcza te dotyczące podziału i przeznaczenia narzutów.
Komisja Europejska i jej autoryzowani przedstawiciele jak również Europejski Sąd Audytorski mają nieograniczone prawo do przeprowadzenia kontroli w instytucji, która otrzymała środki w ramach 5.Programu Ramowego.
Każdy potencjalny uczestnik projektu powinien zapewnić Komisję, że będzie w posiadaniu wszelkich wymaganych zasobów finansowych, zawsze, jeśli i kiedy będą one potrzebne do realizacji kontraktu, tak jak wymaga tego Artykuł 8 Regulacji Rady1999/65/EC
Zasada współfinansowania, czyli konieczność częściowego finansowania projektów ze środków własnych może stanowić bardzo poważną przeszkodę dla polskich instytucji, zwłaszcza dla instytucji akademickich i naukowych.. Dlatego Komitet Badań Naukowych zdecydował się utworzyć specjalny fundusz dla dofinansowywania uczestnictwa polskich instytucji w projektach 5.Programu Ramowego. O te środki można się ubiegać w trybie SPUB-M (Specjalne Projekty i Urządzenia Badawcze).
Instytucja posiadająca osobowość prawną (nota bene wydziały uczelni nie są osobami prawnymi) powinien dokonać wyboru modelu kosztów w zależności od obowiązujących zasad i konsekwentnie posługiwać się tym modelem podczas trwania 5PR.
Polityka Komisji brzmi bowiem następująco: "Jedna organizacja (wyodrębniona prawnie jednostka) - jeden system księgowości-jedna podstawa kosztów”.
Możliwa jest zamiana modelu kosztów z AC na FC lub FF, natomiast odwrotny kierunek zmiany jest niemożliwy.
Wyjątkiem akcje towarzyszące rozliczane w trybie FF, mimo, że instytucja rozlicza projekty w trybie AC.
Na stronach internetowych udostępniony jest oddzielny dokument dotyczący możliwego do zastosowania przez uczestnika projektu modelu kosztów /cost-basis/ zatytułowany "Wybór uczestnictwa"
Adres internetowy: http://www.cordis.lu/fp5/cont-admin.html
2.2. Wypłata zaliczek
Wkład Komisji Europejskiej jest wypłacany zgodnie z następującymi zasadami:
· Komisja przekazuje koordynatorowi projektu pierwszą zaliczkę w wysokości do 40% całkowitej kwoty kosztów dopuszczalnych, wnoszonych przez KE - w celu przyspieszenia lub wsparcia pracy nad projektem. Wspomniane 40% może zostać zredukowane zarówno w celu ochrony finansowych interesów Wspólnoty, a także gdy istnieje znacząca różnica między kwotą zaliczki a rzeczywistymi potrzebami projektu przez pierwszy rok jego trwania. Warunkiem otrzymania tej zaliczki jest wyraźny zapis w rubryce “ADVANCED PAYMENT” załącznika do kontraktu.
· Zaliczka ta powinna zostać wydana podczas pierwszego roku trwania projektu.
· Kolejne kwoty są przez KE wpłacane w ratach w zależności od postępu prac w projekcie, po rozliczeniu uprzednio uzyskanych kwot. Łącznie maksymalna kwota wpłat może wynieść do 85% całkowitej kwoty kosztów dopuszczalnych finansowanych przez KE.
· Pozostała kwota wynosząca min. 15% tych kosztów pozostaje w dyspozycji KE do czasu ostatecznego rozliczenia prac wg kontraktu.
Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż ostatnia i pośrednie raty zostaną przekazane przez KE dopiero w momencie zaakceptowania raportów wszystkich partnerów projektu.
W wielu przypadkach oznacza to termin odległy o wiele miesięcy od daty oficjalnego przyjęcia raportu lub zamknięcia projektu. Należy zatem zapewnić sobie środki tymczasowe (kredyt) na pokrycie bieżących kosztów projektu. Warto w tym celu przeznaczyć część narzutu.
2.3. Kurs przeliczenia waluty
Przeliczenia z euro na walutę danego kraju w sprawozdaniach finansowych oraz płatności związane z powyższymi przeliczeniami regulowane są przez kursy oficjalnie opublikowane przez Komisję odnoszące się do pierwszego dnia roboczego miesiąca następującego po okresie objętym omawianym sprawozdaniem finansowym.
Informacje: http://europa.eu.int/cgi-bin/make_inforeuro_page.pl?en/PLN
Sprawozdaniem nie należy obejmować żadnych zysków lub strat wynikających ze zmiany kursu między okresami otrzymania środków z KE, wystawieniem rachunków, a złożeniem sprawozdania finansowego. Na buforowanie strat warto przeznaczyć część narzutu.
Przykładowo:
Okres objęty sprawozdaniem finansowym: 16.09.2000-16.03.2001
Obowiązujący kurs dla przeliczeń: 02.04.2001
Możliwe są przypadki że projekt realizowany jest przez rok, lecz uczestnik nie otrzymał dotąd żadnej wpłaty
Przyczyn może być kilka:
1. Płatność została przelana, ale księgowość lub kwestura nie była w stanie zidentyfikować adresata. Należy sprawdzić:
- kto został wymieniony jako osoba kontaktowa,
- jakie konto bankowe,
- jakie instytucje są zaangażowane.
2. Koordynator otrzymał wpłatę, ale nie przekazał jej partnerom
3. Być może Komisja żądała jeszcze dodatkowych wyjaśnień dotyczących:
- sprawozdań finansowych,
- uzyskanych rezultatów
- opisu postępu w projekcie.
W opisanej sytuacji koordynator powinien zapytać osobę odpowiedzialną za dany projekt w Komisji Europejskiej (scientific officer, financial officer), czy pojawiły się jakieś problemy związane ze sprawozdaniem finansowym lub wywiązaniem się z założonych rezultatów cząstkowych albo z postępem pracy w projekcie.
2.4 Kategorie kosztów:
KOSZTY DOPUSZCZALNE
W zastosowaniu do zasad księgowości są to takie rodzaje kosztów, które mogą zostać pokryte ze środków otrzymanych z KE w ramach 5.Programu Ramowego.
Koszty dopuszczalne muszą być uzasadnione dla projektu i rzeczywiście poniesione w czasie jego trwania, muszą być zdeterminowane przepisami księgowości i spójne ze zwykłymi przepisami wewnętrznymi uczestnika projektu. Muszą zostać zapisane na kontach uczestnika projektu nie później niż przed datą zakończenia projektu i wykluczać wszelkie marże zysku.
Koszty rzeczywiste powinny być wykazane w sprawozdaniach finansowych. Jeżeli jest różnica między kosztami rzeczywistymi i preliminarzem, musi ona być wykazana w sprawozdaniu finansowym w formie aneksu.
Przy finansowaniu możliwe jest przenoszenie środków z jednej kategorii kosztów do innej w rozsądnym zakresie oraz pod warunkiem, że nie spowoduje to konieczności zmiany zakresu prac. Nie są jednak możliwe wydatki w kategorii, która nie została uprzednio w ogóle przewidziana dla projektu. I tak, jeżeli aparatura nie została wykazana jako koszt danego projektu, to nie można obciążać projektu kosztamiz tego tytułu; są to wówczas koszty niedopuszczalne. W razie konieczności poniesienia wydatku w kategorii, która nie była wcześniej przewidziana należy najpierw wystąpić o zgodę do Komisji Europejskiej (scientific officer).
Koszty skalkulowane na podstawie innej konwencji niż "dopuszczalnych kosztów rzeczywistych" nie są dopuszczalne, dlatego projektu nie można obciążać zbyt wysokimi lub nieuzasadnionymi kosztami.
Koszty niedopuszczalne w szczególności to:
¨ amortyzacja budynków,
¨ czynsze lub wyposażenie kapitałowe,
¨ jakikolwiek zysk,
¨ koszty marketingu, reklamy, sprzedaży, dystrybucji produktów i usług,
¨ zwrot zaangażowanego kapitału lub jakiekolwiek procenty,
¨ zwrot kapitału pracowniczego, zawierający dywidendy i inne podziały zysków,
¨ zabezpieczenie przed możliwymi stratami,
¨ prowizje z tytułu przyszłych zysków i strat,
¨ prowizje za wątpliwe długi,
¨ wartość wniesionych wkładów rzeczowych,
¨ pośrednie podatki i opłaty włączając w to VAT,
¨ wydatki rekreacyjne lub hospitalizacyjne, za wyjątkiem takich uzasadnionych wydatków, które są niezbędne dla prowadzenia prac nad kontraktem,
¨ koszty leasingu (lub ich część), gdy ustalenia leasingowe mają wpływ na niepotrzebne zwiększenie obciążenia projektu (na przykład w przypadku, kiedy koszt bez oprocentowania wziętego w leasing wyposażenia/aparatury jest wyższy niż koszt jego zakupu),
¨ a także wszelkie koszty zbędne (według oceny Komisji) lub przesadnie wysoko oszacowane,
¨ jakiekolwiek koszty wynikające z realizacji innych projektów, poniesione lub zwrócone w szczególnym odniesieniu do innych konsorcjów, międzynarodowych lub krajowych projektów albo też wewnętrznych projektów nie sponsorowanych (za wyjątkiem nie zamortyzowanej wartości aparatury w specjalnych, oczywistych przypadkach, które regulują prowizje kontraktowe).
rafulus