CDN_OPT!MA_Obieg_Dokumentow_15.pdf

System CDN OPT!MA v. 15.0

Moduł Obieg Dokumentów

31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g

tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00

Dział Wsparcia Klienta i Partnera: (12) 681 43 00

www.comarch.pl/cdn

info.cdn@comarch.pl

Pomyśl o środowisku zanim zdecydujesz się wydrukować ten dokument !

UWAGA

Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem

potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz

z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej.

Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania

określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy.

W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania

Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) 681 43 00.

UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie

autorskim z dnia 04.02.1994 r.

Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe

bez żadnych ograniczeń czasowych.

Gwarancja na oprogramowanie umożliwia:

Uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania

w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia)

Zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu

Korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego*

W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz

podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem.

*Nie dotyczy pakietu CDN OPT!MA Start Mikrofirma.

Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA

Str. 3

1 Spis treści

1 SPIS TREŚCI .....................................................................................................................................3

2 WSTĘP ..............................................................................................................................................4

3 OPIS DZIAŁANIA PROGRAMU ..........................................................................................................5

3.1 RODZAJE DOKUMENTÓW................................................................................................................. 5

3.2 KATALOGI DOKUMENTÓW W BIBLIOTECE ........................................................................................ 5

3.2.1 ZAKAZY DO KATALOGÓW....................................................................................................... 5

3.3 STATUSY DOKUMENTÓW W BIBLIOTECE.......................................................................................... 6

3.4 NUMERACJA DOKUMENTÓW W BIBLIOTECE ..................................................................................... 6

3.5 BIBLIOTEKA DOKUMENTÓW ............................................................................................................ 7

3.5.1 ZAKŁADKA WG NUMERÓW ..................................................................................................... 8

3.5.2 ZAKŁADKA ZA OKRES............................................................................................................. 9

3.5.3 ZAKŁADKA PODMIOTU........................................................................................................... 9

3.5.4 ZAKŁADKA WG ATRYBUTÓW .................................................................................................. 9

3.6 FORMULARZ DOKUMENTU W BIBLIOTECE ...................................................................................... 10

3.6.1 FORMULARZ DOKUMENTU - ZAKŁADKA OGÓLNE................................................................... 10

3.6.2 KOJARZENIE DOKUMENTU W BIBLIOTECE Z PLIKIEM ........................................................... 11

3.6.2.1 ARCHIWUM PLIKÓW ....................................................................................................... 12

3.6.2.2 EDYCJA PLIKÓW. WERSJE KOLEJNE................................................................................. 12

3.6.3 FORMULARZ DOKUMENTU - ZAKŁADKA PODMIOTY............................................................... 13

3.6.4 FORMULARZ DOKUMENTU – ZAKŁADKA DOKUMENTY ........................................................... 14

3.6.5 FORMULARZ DOKUMENTU – ZAKŁADKA ATRYBUTY............................................................... 14

4 PROCESY OBIEGU DOKUMENTÓW .................................................................................................16

4.1 ETAPY PROCESU............................................................................................................................ 16

4.1.1 LISTA ETAPÓW....................................................................................................................16

4.1.2 FORMULARZ ETAPU ............................................................................................................. 16

4.2 SCHEMATY PROCESU..................................................................................................................... 17

4.2.1 LISTA SCHEMATÓW............................................................................................................. 17

4.2.2 FORMULARZ SCHEMATU PROCESU ....................................................................................... 17

4.2.2.1 ETAPY ............................................................................................................................ 18

4.2.2.2 ETAPY KOLEJNE.............................................................................................................. 19

4.2.3 JAK BUDOWAĆ SCHEMATY - PRZYKŁADY .............................................................................. 19

4.3 PROCES OBIEGU DOKUMENTU ....................................................................................................... 24

4.3.1 FORMULARZ DOKUMENTU: ZAKŁADKA OBIEG....................................................................... 24

4.3.2 FORMULARZ ETAPU GŁÓWNEGO .......................................................................................... 25

4.3.3 FORMULARZ ETAPU POWIĄZANEGO ..................................................................................... 27

4.3.4 UPRAWNIENIA OPERATORA ................................................................................................. 27

4.3.5 PRZYPISANIE SCHEMATU DO DOKUMENTU .......................................................................... 28

4.3.6 OBSŁUGA PROCESU ............................................................................................................. 28

4.3.7 HISTORIA OBSŁUGI PROCESU.............................................................................................. 29

4.4 SKRZYNKA OPERATORA ................................................................................................................. 30

5 WSPÓŁPRACA Z INNYMI MODUŁAMI SYSTEMU CDN OPT!MA .......................................................32

5.1 WIĄZANIE DOKUMENTU Z TRANSAKCJĄ......................................................................................... 32

5.2 DOKUMENTY PODMIOTU ............................................................................................................... 33

5.3 WSPÓŁPRACA Z TERMINARZEM ..................................................................................................... 33

5.4 WSPÓŁPRACA Z CDN PRZYPOMINACZ ............................................................................................ 33

Str. 4

Moduł Obieg dokumentów v.15.0

2 Wstęp

Moduł ten usprawnia archiwizację dokumentów i zarządzanie nimi. Składa się na to możliwość przypisania dokumentu do

katalogu czy też definiowanie procesów obiegu dokumentów w firmie.

Funkcjonalność modułu umożliwia również kontrolę uprawnień operatorów do dostępu do dokumentów zebranych

w poszczególnych katalogach. Uprawnienia te mogą dotyczyć dodawania, podglądu, edycji oraz usuwania dokumentów.

Dokumenty mogą być przechowywane w systemie w postaci plików, zapisanych w bazie danych Użytkownik może dowolnie

opisać plik, nadać status i skojarzyć z elementem Systemu CDN OPT!MA lub dowolnym podmiotem.

Dodatkowo może wyróżnić dokumenty spośród innych za pomocą definiowalnych cech (atrybutów). Pozwala to na

swobodne wyszukiwanie oraz grupowanie według zadanego atrybutu.

Dokumenty mogą być rejestrowane w programie albo poprzez fizyczny zapis pliku w bazie danych, albo tylko poprzez

wskazanie ścieżki dostępu do dokumentu, który jest zapisany na dysku komputera. Program umożliwia również współprace

ze skanerami i bezpośredni zapis dokumentu ze skanera w bazie danych.

Użytkownik może rejestrować w Bibliotece dwa rodzaje dokumentów:

firmowe , czyli takie, które są skojarzone z konkretną bazą firmową

wspólne , czyli takie, które są zapisywane w bazie konfiguracyjnej. Dzięki temu są widoczne we wszystkich bazach

firmowych podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej.

Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład przez biura rachunkowe lub firmy pracujące na wielu bazach

danych. Część dokumentów, które maja być widoczne we wszystkich bazach firmowych, może być zapisywana właśnie

w postaci dokumentów wspólnych. Dzięki temu Użytkownik uniknie wielokrotnego wprowadzania dokumentów do różnych

baz.

Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA

Str. 5

3 Opis działania programu

3.1 Rodzaje dokumentów

W programie istnieje możliwość rejestrowania dwóch rodzajów dokumentów: firmowe i wspólne.

Dokumenty firmowe są widoczne tylko w bazie firmowej, w której zostały utworzone (podobnie, jak inne dokumenty

i transakcje rejestrowane w systemie CDN OPT!MA, na przykład faktury sprzedaży). Nie ma możliwości podglądu dokumentu

firmowego z poziomu innej bazy danych.

Dokumenty firmowe, z racji tego, że są powiązane konkretnie z jedną bazą danych, Użytkownik może wiązać z podmiotami,

atrybutami i transakcjami zarejestrowanymi w obrębie tej samej bazy.

Dokumenty wspólne to dokumenty zapisywane w bazie konfiguracyjnej. Dzięki temu są one widoczne we wszystkich

bazach podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej. Funkcjonalność dokumentów wspólnych może być wykorzystana

w firmach, które pracują równocześnie na wielu bazach danych (firmowych). W takim wypadku dokumenty „ogólne”, które

nie są związane z konkretną firmową, mogą być zapisane jako dokumenty wspólne i będą widoczne we wszystkich bazach.

Dokumenty wspólne, z racji tego, że są widoczne w wielu bazach, nie mogą być wiązane z podmiotami, atrybutami oraz

innymi transakcjami. Funkcjonalność dokumentów wspólnych polega tylko na rejestrowaniu dokumentów w Bibliotece.

3.2 Katalogi dokumentów w Bibliotece

Dokumenty, które Użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów.

Możliwość umieszczania dokumentów w katalogach ma pomóc w sortowaniu i wyszukiwaniu dokumentów w module podczas

późniejszej pracy. Katalogi mogą odpowiadać na przykład segregatorom, w których gromadzona jest dokumentacja w danej

firmie w rzeczywistości.

W katalogach mogą być zbierane zarówno dokumenty firmowe, jak i wspólne (konfiguracyjne). Przy czym dla

poszczególnych rodzajów dokumentów definiowane są odrębne katalogi.

Katalogi dla dokumentów firmowych są definiowane w Konfiguracji firmy/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.

Katalogi dla dokumentów wspólnych są definiowane w Konfiguracji programu/ Obieg dokumentów/ Katalogi wspólne.

Na liście katalogów znajdują się przyciski:

Dodaj – dodaje nowy katalog

Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu.

Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece.

Definiując nowy katalog w Bibliotece, zarówno firmowy, jak i wspólny, Użytkownik podaje:

Symbol – 20-zankowa, skrócona nazwa katalogu

Nazwa – pełna nazwa katalogu

Symbol w numeracji – istnieje możliwość numerowania dokumentów w obrębie danego katalogu. W tym celu Użytkownik

definiując schemat numeracji powinien umieścić w nim sekcję Katalog. Podczas numerowania dokumentów w tej sekcji

podstawiany będzie podany w polu symbol katalogu (maksymalnie 5-znakowy). Symbol w numeracji jest alfanumeryczny,

jednak obowiązuje zasada, że wpisany tu ciąg może zawierać tylko wielkie litery.

Schemat obiegu – w programie istnieje możliwość kontroli przepływu dokumentów w firmie przy pomocy tzw. procesów

obiegu. Każdy dokument w momencie wprowadzania do systemu może być skojarzony z takim procesem. Jeśli dla katalogu

będzie wprowadzony schemat domyślny, wtedy po przypisaniu dokumentu do katalogu będzie ona automatycznie kojarzony

ze wskazanym tu procesem obiegu.

3.2.1

Na formularzu katalogu znajduje się zakładka Zakazy. Z tego poziomu Użytkownik może zdefiniować dla poszczególnych

operatorów uprawnienia dotyczące dokumentów zebranych w tym katalogu.

Tak więc dostęp do dokumentów dla poszczególnych operatorów ustawiany jest na poziomie katalogu, nie zaś pojedynczego

dokumentu. Zakazy dotyczą wtedy wszystkich dokumentów zebranych w tym katalogu. Dlatego definiując katalogi

dokumentów w module warto od razu uwzględnić uprawnienia operatorów do dostępu do zebranych tam dokumentów.

Domyślnie każdy operator ma dostęp do wszystkich dokumentów w katalogu. Aby te prawa zawęzić - na zakładce Zakazy

Użytkownik może wskazać operatora i przydzielić mu zakazy dostępu:

Dodawanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa zapisu dokumentu w danym katalogu. Jeśli na

formularzu dokumentu (nowego lub istniejącego) wskaże dany katalog – program nie pozwoli zapisać dokumentu,

wyświetlając komunikat o zakazie.

Zakazy do katalogów

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: