W niniejszym dodatku znajdują się formularze ułatwiające planowanie poszczególnych faz projektu. Można skopiować te strony, a następnie wypełniać je w trakcie realizacji projektu, aby mieć pewność, że w zarządzaniu projektem zostało uwzględnione wszystko, co niezbędne.
Na CD-ROM-ie
Kopia tego dodatku, w wersji angielskiej, znajduje się na CD-ROM-ie dołączonym do tej książki w folderze Forms (w formacie .pdf — Adobe Acrobat), co pozwala na drukowanie i użycie tych formularzy. Na dysku umieszczono również kopię Adobe Acrobat Reader.
W tej fazie zbieramy informacje o zakresie i celach naszego projektu, a także ustalamy główne parametry, jak daty, zasoby, kwotą, jaką możemy dysponować w ramach naszego projektu, oraz określamy specyficzne potrzeby.
· nasz zwierzchnik,
· nasza załoga,
· dyrektor finansowy,
· osoby związane z różnymi etapami naszego projektu; jeżeli np. wprowadzamy nowy element linii produkcyjnej, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za tę linię, a jeżeli planujemy przeprowadzkę, powinniśmy skontaktować się z właścicielem nieruchomości.
Tutaj należy wpisać uzyskane odpowiedzi:
______________________________________________________________________________________
Tabela B.1
Tabela zasobów projektu
Zasób
Wydział
Doświadczenie
Dostępność
· Ile czasu zajęła realizacja podobnego projektu?
· Czy okres wykonywania naszego projektu obejmuje jakieś wcześniej ustalone daty, jak np. coroczną inspekcję z jednostki nadrzędnej? Należy je tu wymienić.
· Ustalamy priorytety dla trzech czynników, z reguły mających kluczowy wpływ na realizację projektu — czasu, jakości i kosztu. W krytycznym momencie, wybrane poniżej kryteria będą decydowały o pierwszeństwie.
___ Czas
___ Jakość
___ Koszt
Na tym etapie, korzystając z informacji zebranych w fazie I, możemy zacząć dopasowywać szczegóły, w celu stworzenia podstaw harmonogramu naszego projektu.
Przykładowy zapis:
Nazwa zasobu: Jacek Kot
Tytuł: Doktor
Wydział: Wydział produkcji
Nr telefonu: (32) 238-4762
E-mail: jkot@org.com
Stawka: 30zł na godz.
Uwagi: Nie będzie dostępny w grudniu w związku z wyjazdem na delegację; zastępuje go Anna Mikuła
· Jak będą określane zasoby (czy używamy nazwiska, czy tytułu)?
· Kto będzie śledził postępy i jak często?
· Jakie są przyjęte w naszym przedsiębiorstwie normalne godziny pracy i kiedy kończy się rok finansowy? Te informacje umożliwią stworzenie precyzyjnego kalendarza w programie Microsoft Project.
· Jakie raporty będą regularnie sporządzane i kto będzie je otrzymywał?
· W jaki sposób będziemy rejestrować i księgować pracę w nadgodzinach?
W tej fazie wprowadzamy informacje, rozpoczynając budowanie naszego projektu. W celu stworzenia pełnego i dokładnego harmonogramu warto skorzystać z poniższej listy.
W tej fazie realizacji projektu należy wykonać następujące czynności:
q Wprowadzić ogólne informacje o projekcie jak: nazwa projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia.
q Ustalić kalendarz dla naszego projektu w oparciu o przyjęty w przedsiębiorstwie dzień, tydzień lub rok pracy.
q Wprowadzić nazwy głównych faz projektu.
q Wprowadzić pierwszy poziom poszczególnych zadań w każdej fazie, podając nazwę zadania i jego terminarz. Jeżeli zadania tego poziomu zawierają podzadania, nie trzeba wprowadzać terminarza, gdyż będzie on określony przez terminarz podzadań.
q Wprowadzić podzadania i informacje o ich terminarzu.
q Wprowadzić zadania cykliczne, jak np. regularne spotkania robocze.
q Dodać do poszczególnych zadań informacje o zasobach zawierające koszt i dostępność.
q Ustalić współzależność zadań.
q Wyszukać i rozwiązać konflikty w zasobach, korzystając z bilansowania zasobów i rozkładu przydziału dostępnych w programie Microsoft Project.
q Sprawdzić, czy data zakończenia projektu jest odpowiednia. Jeżeli nie, należy wykonać jedną z poniższych czynności:
· dodać zasoby, aby zredukować czas pracy (co może jednak zwiększyć koszty),
· poprosić o zgodę na późniejszą datę zakończenia projektu,
· efektywniej wykorzystać czas przestoju,
...
kuma85