Spis treści
Rozdział 16 2
KOŃCZENIE PRACY 2
1. WSTĘP 2
2. REALIZUJ PLAN UKOŃCZENIA 2
3. UZYSKAJ KOŃCOWY PODPIS W PROJEKCIE 4
4. ŚWIĘTUJ 7
5. v 8
6. PYTANIA 8
Literatura 10
Kiedy skutki projektu zostały wykonane, możesz powiedzieć, że przedsięwzięcie jest w zasadzie ukończone. Jest jednak jeszcze sporo pracy do zrobienia zanim faktycznie całkowicie zamkniesz projekt. Ten rozdział pokazuje, jak dokonać formalnego zakończenia. Postępuj zgodnie z opisanymi dalej wskazówkami.
W rozdziale 5., „Rozwój planów kontroli projektu", omówione zostały plany kontroli realizacji projektu. Jednym z nich jest plan ukończenia przedsięwzięcia. Jeśli nie wykonałeś takiego planu, postępuj zgodnie z przedstawionymi poniżej instrukcjami.
Przejrzyj i skoryguj plan ukończenia
Mniej więcej tydzień przed oczekiwaną datą zakończenia realizacji projektu przejrzyj plan jego ukończenia. Jeśli od dnia sporządzenia go jakiekolwiek elementy uległy zmianie, musisz je skorygować, a o poczynionych zmianach zawiadomić sponsora projektu oraz zespół, z którym współpracujesz. W ten sposób możesz mieć pewność, że wszyscy uczestnicy dobrze rozumieją zaplanowany przez ciebie proces zamknięcia.
Jeśli do tej pory nie napisałeś planu ukończenia, możesz robić to teraz. Kopie planu rozprowadź wśród wybranych uczestników projektu.
Sprawdź, czy skutki są zrealizowane
Pierwszym krokiem w ramach zamykania projektu jest sprawdzenie, czy faktycznie wykonane zostały wszystkie zamierzone skutki. Dokonuje się go, przeglądając listę zrealizowanych skutków i porównując je z tymi, które zostały ujęte w planie projektu. Przy okazji należy zbadać ich jakość i stwierdzić, czy odpowiadają wymaganiom dotyczącym kompletności, również znajdujących się w planie projektu.
Jeżeli w trakcie weryfikacji okaże się, że pewne skutki nie zostały zrealizowane, wówczas należy wraz z zespołem powrócić do ich wykonania i ukończyć je zgodnie z planem. Jeśli natomiast ujawnione zostaną problemy z jakością produktów czy usług, koniecznie trzeba wrócić do nich i je naprawić.
Przekaż skutki klientowi
Kiedy skutki osiągną według ciebie i sponsora zadowalający stan jakości i kompletności wykonania, można przekazać je klientowi.
Na przykład:
· W projekcie systemu komputerowego oznacza to wprowadzenie go w życie, czyli rozpoczęcie pracy z oprogramowaniem przez jego użytkowników.
· W projekcie projektowania szkoleń jest to moment, w którym ukończony został test pilotażowy i kursy zaczynają być powszechnie oferowane klientom.
· W przypadku projektu budowlanego przekazanie skutków polega na spłaceniu przez klienta kredytu hipotecznego i wprowadzeniu się do nowego lub odnowionego budynku.
Zauważ, że przy realizacji projektów, których skutkami są pewne usługi lub wydarzenia, przejęcie odbywa się w nieco inny sposób. Zasadniczo nie przekazuje się klientowi imprezy. Planuje się ją i przeprowadza, po czym przedstawia mu wymierne rezultaty (dochód, oceny itp.).
Zamknij kontrakty
Jeśli do wykonania projektu potrzebne było zawarcie pewnych kontraktów, należy je zgodnie z warunkami umów zamknąć w określonych terminach. Zazwyczaj umowę rozwiązuje się, gdy wykonawca wystawi fakturę końcową i zostanie ona zapłacona.
Zapłać faktury końcowe
Ostatnim obowiązkiem finansowym w projekcie jest zapłacenie końcowych faktur. Płatności powinny zostać dokonane w terminach wynikających z harmonogramu w planie ukończenia oraz z warunków umowy.
Zapewnij gwarancję lub utrzymanie skutków projektu
Jeśli produkt lub usługa, będąca skutkiem projektu, wymaga gwarancji lub dalszego utrzymania, w planie ukończenia powinien się znaleźć określony okres gwarancji lub utrzymania.
PRZYKŁAD
Wykorzystaj plan ukończenia projektu bankietu
Plan ukończenia projektu bankietu zakładał, że:
Projekt zostanie uznany za ukończony, kiedy wszystkie wymagalne faktury zostaną przesłane i zapłacone, a sponsor projektu napisze końcowy artykuł na temat bankietu w biuletynie pracowniczym.
Chcąc wykonać plan ukończenia, należy najpierw sprawdzić, czy wszyscy dostawcy przesłali na czas faktury, aby ich zapłacenie można było zrealizować nie później niż w ciągu miesiąca od przeprowadzenia bankietu. Następnie trzeba dopilnować, aby w biuletynie pracowniczym znalazł się końcowy artykuł sponsora projektu na temat bankietu. Jeśli potrzebna mu pomoc w jego napisaniu, może zwrócić się o nią właśnie do ciebie. Może to zostać uznane za gwarancję i utrzymanie w ramach tego projektu. Jeśli w trakcie przyjęcia zostały wykonane zdjęcia grupowe i należy je dostarczyć wszystkim uczestnikom, to również można to uznać za działanie w ramach gwarancji.
Po przekazaniu skutków klientowi i wygaśnięciu gwarancji i utrzymania kolej na zrealizowanie końcowych kroków administracyjnych. Obejmują one:
· zamknięcie kont projektu,
· przygotowanie ostatecznych danych rzeczywistych,
· uzyskanie ostatecznego podpisu sponsora, kończącego trwanie projektu.
Poszczególne kroki zostały poniżej opisane bardziej szczegółowo.
Zamknij konta
Kiedy faktury są już zapłacone, możesz zamknąć konta projektu. Konta obejmujące koszty stałe powinny zostać zamknięte, aby nie było możliwe wprowadzenie już żadnych zmian finansowych w projekcie. Konta kosztów zmiennych należy zamknąć tak szybko, jak tylko skończy się eksploatacja zasobów, aby nie było możliwe dalsze ich obciążanie.
Przygotuj ostateczne dane rzeczywiste
Teraz przychodzi moment na przygotowanie rejestru faktycznych danych, który powinien składać się z informacji dotyczących: rzeczywistego początku i zakończenia projektu, czasu trwania i wkładu pracy oraz rzeczywistych kosztów stałych i zmiennych związanych z projektem. Dane te powinny być zebrane w prowadzonym przez ciebie notatniku projektu. Na ich podstawie wykonasz później końcowe sprawozdanie i ocenę swojego projektu.
Uzyskaj podpis
Ostatnim krokiem do ukończenia projektu jest uzyskanie pod nim końcowego podpisu sponsora. Poprzez złożenie podpisu na stosownym dokumencie formalnie akceptuje on wyniki projektu. Dokument stwierdzający ową akceptację może zostać podpisany podczas spotkania ze sponsorem lub w trakcie końcowej sesji konkluzji.
Dokument stwierdzający zakończenie projektu powinien zawierać następujące informacje:
· Nazwę projektu.
· Datę ukończenia projektu.
· Nazwisko sponsora.
· Nazwisko menedżera projektu.
· Miejsce na podpis sponsora.
· Miejsce na podpis menedżera projektu.
· Datę złożenia podpisu przez sponsora.
· Datę złożenia podpisu przez menedżera projektu.
Jeśli omawiany dokument musi również przejść przez komisję koordynacyjną, wówczas powinny się na nim znaleźć także miejsca na daty złożenia i podpisy wszystkich jej członków.
Czasem wygodnie jest umieścić w tym dokumencie także następujące informacje dotyczące:
· Celu projektu.
· Działów lub klientów, których projekt dotyczy.
· Ostatecznych skutków projektu.
· Członków zespołu projektu.
Rysunek 16.1. Przykład formularza podpisu końcowego, mającego zastosowanie w dowolnym projekcie
Uzyskaj końcowy podpis dla projektu bankietu
Po przeprowadzeniu przyjęcia i zapłaceniu wszystkich faktur pora wykonać ostateczne kroki kończące projekt bankietu nagrodzonych pracowników. Należy zamknąć konta, podpisać dokument końcowy i sporządzić zestawienie rzeczywistych kosztów i czasu trwania projektu.
Zauważ, że dla tego typu projektów właściwie nie potrzebujesz wykonywać dokumentu z końcowymi podpisami. Produktem było jednorazowe wydarzenie i wystąpienie powtarzających się problemów jest raczej mało prawdopodobne, nawet jeśli samo przyjęcie nie było specjalnie udane. Dobrze jest jednak stosować te same procedury niezależnie od produktu (lub produktów) wykonanych w ramach projektu. W takim razie nawet w tego typu projektach należy uzyskać odpowiednie podpisy końcowe.
Należy natomiast wykonać końcowe dane rzeczywiste dla projektu bankietu, które są następujące:
Istotnym składnikiem każdego projektu jest świętowanie jego zakończenia. Możesz zaproponować członkom swojego zespołu zwyczajne wyjście na pizzę, lub też urządzić huczny wieczór taneczny z osobami towarzyszącymi. Rodzaj obchodów powinien mieć związek z czasem trwania i wysokością budżetu realizowanego projektu. Im dłuższy więc projekt i im więcej kosztuje organizację, tym droższa powinna być też uroczystość. Najpopularniejsze jest zaproszenie zespołu na skromną kolację, następujące najczęściej na zakończenie średniej wielkości projektów. Znacznie rzadsze jest wydawanie wystawnych przyjęć, ma miejsce zazwyczaj po zrealizowaniu wyjątkowo długich, trudnych projektów.
Niezależnie od typu przyjęcia nieodzownym jego elementem powinno być złożenie podziękowania zespołowi za włożoną w jego realizację pracę. W ten sposób zacieśniasz więzi ze swoimi współpracownikami i sprawiasz, że z większym entuzjazmem podchodzą do kolejnych projektów. Zwiększenie kosztów uroczystości z 0,1 do 0,2% budżetu nie powinno wzbudzić niczyjego sprzeciwu.
Uwaga
Na przyjęcie powinno się zaprosić cały zespół, a nie tylko najbliższych współpracowników. Ma to szczególne znaczenie, gdy w grupie są osoby z innych miejscowości, które na co dzień nie mają możliwości bezpośredniego spotkania się z kolegami z pracy.
1. P:
a. d,
b. k,
c. d,
d. w.
2. Z:
a. k,
b. w,
c. w,
d. p.
3. Z:
a. x,
b. g,
c. m,
d. T.
4. P:
a. J,
b. J,
c. G,
d. J.
1. Robert K. Wysocki, Rudd Mcgary, Efektywne zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2005.
2. Nancy Mingus, Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2002.
3. Marek Pawlak, Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006.
...
gosicka