Spis treści
Rozdział 8 2
SZACOWANIE PROJEKTU 2
1. WSTĘP 2
2. PRZYGOTUJ SIĘ DO SZACOWANIA 2
3. WYKONAJ OSZACOWANIA ZADAŃ 3
4. WYKONAJ SZACUNKI KOSZTÓW 10
5. PYTANIA 11
Literatura 13
Rozdział 8
Po wykonaniu struktury analizy pracy oraz określeniu wymagań zasobowych projektu, można przejść do kolejnej fazy: szacowania jak dużo czasu zajmie wykonanie każdego z zadań projekcie.
W tym rozdziale poznamy metody estymacji czynników składowych planu, aby ułatwić tworzenie tych szacunków. Metody te polegają na oszacowaniu czasu poszczególnych zadań projektu, z czego później wynika oszacowanie łącznego czasu i kosztów całego projektu.
W tej części omówione zostaną niektóre czynności, jakie musisz wykonać przed przystąpieniem do obliczania danych szacunkowych. Poznasz więc istotę estymacji.
Poznaj estymację
Pierwszą rzeczą, jaką musisz wykonać przy szacowaniu zadań, jest zrozumienie, czym faktycznie jest obliczenie szacunkowe:
Jest to przypuszczenie, jak długo według twojego uznania będzie trwało np. pojedyncze zadanie.
W tym rozdziale omawiamy niektóre metody udoskonalania danych szacunkowych, aby lepiej pasowały do danej sytuacji, jednak z natury projektu wynika brak możliwości dokładnego przewidzenia czasu trwania jakiejś czynności.
Problemem związanym z estymacją są trudności w precyzyjnym przewidzeniu, co wydarzy się w niedalekiej przyszłości, natomiast przewidywanie odległej przyszłości jest praktycznie niemożliwe.
Wiele organizacji próbuje przezwyciężać te trudności, wprowadzając wiele poziomów estymacji. Najczęściej spotykane są trzy z nich:
· Pierwszy poziom estymacji dotyczy rozpoczęcia projektu. Ponieważ na tym etapie występuje niewielka ilość szczegółowych danych, szacunki mogą być niższe od faktycznego czasu lub poziomu kosztów zakończonego projektu nawet o 50-75%.
· Drugi poziom estymacji powstaje na etapie planowania projektu. Szacunki wówczas są nieco dokładniejsze ze względu na lepszą znajomość projektu. Mogą jednak zaniżać końcowe faktyczne dane od 30 - 50%, czyli nadal są dość niskie.
· W momencie wkraczania w etap wykonania projektu, powtórzone obliczenia szacunkowe dają wartość lepiej zbliżoną do poziomu faktycznego. Średnia błędu wynosi 10 - 30%.
Szacowanie zadań na poziomie błędu +/- 10% wartości faktycznej można uznać za bardzo trafne. Mimo dużego zróżnicowania czasu w ramach poszczególnych zadań, jeśli wartość skumulowana szacunku różni się o +/- 10% od rzeczywistego czasu realizacji, uznaje się, że projekt został wykonany na czas.
W tej części omówimy metody estymacji, uwzględniające:
· różnorodne poziomy kwalifikacji pracowników,
· udział pracowników w wielu projektach,
· planowane godziny nie-robocze w trakcie standardowego dnia pracy.
(Czas, gdy praca nie jest wykonywana, taki jak np. urlop, jest uwzględniony w harmonogramie).
Ustal standardy estymacji
Pierwszym etapem w metodzie szacowania jest ustalenie standardów dla szacowania każdego zadania. Określają one wkład pracy związany z wykonaniem zadania bez przerywania, optymalne warunki pracy, średni poziom umiejętności oraz przydziały do konkretnego projektu.
Standardy estymacji mogą pochodzić z różnych źródeł. Mogą zostać wykonane na podstawie danych historycznych z poprzednio realizowanych projektów, jak również w oparciu o opinię eksperta lub jeszcze inną metodą. Najlepszym źródłem standardów estymacji jest baza danych historycznych i zalecane jest korzystanie z niej, zawsze gdy tylko istnieje taka możliwość.
Dodaj Czynniki Przerywające Pracę (CPP)
Nawet przy niezwykle pilnej pracy nad projektem, pracownicy nie są w stanie uniknąć przerw w trakcie dnia pracy, związanych lub niezwiązanych z projektem. Przerwy te nie są spowodowane zaplanowanymi zadaniami, ale zabierają czas przeznaczony na ich wykonanie, co powinno znaleźć odbicie w obliczeniach szacunkowych.
Trzema najczęściej spotykanymi czynnikami, powodującymi przerwy są:
· spotkania,
· komunikacja,
· przestoje.
W większości organizacji spotkania, rozmowy telefoniczne (nie związane z projektem) i inne przerwy stanowią około 10% czynników strat.
Komunikacja odnosi się tutaj do komunikacji w projekcie, obejmując rozmowy telefoniczne, niezapowiedziane wizyty itp. Zazwyczaj stanowią one również około 10% czynników strat.
Przestoje w firmie nie są równoznaczne z przerwami. Reprezentują natomiast czas stracony na „myślenie o niebieskich migdałach", wsłuchiwanie się w rozmowy z sąsiedniego pokoju, śpiewanie piosenek usłyszanych w radiu itd. Także przestoje są przyczyną około 10% strat.
Wszystkie trzy czynniki przerywające pracę powodują razem około 30% strat każdego dnia. Dlatego też harmonogramy zadań nie zakładają pracy przez 8 godzin dziennie. Jeśli twoja firma zbiera dane dotyczące wewnętrznych czynników wpływających na przerwy w pracy mogą one nieznacznie odbiegać od przytoczonych tu wartości, jednak 30% to typowy poziom strat.
Uwaga
Jeszcze jedną często stosowaną wartością, związaną z czynnikami komunikacyjnymi przerw w pracy, jest 1% strat na osobę, nie mniej jednak niż 10%. Oznacza to, że 30-osobowy zespół może stracić do 30% czasu na komunikowanie się.
Dodaj Czynniki Pracy Czasowej (CPC)
Jeśli członkowie zespołu pracują nad kilkoma zadaniami równolegle, musimy uwzględnić i dodać do planu czas przejścia od jednego zadania do drugiego, czyli efekt pracy czasowej.
· Jeśli osoba pracuje tylko nad jednym projektem, dodatkowe straty nie występują.
· Jeśli osoba angażuje się również w pracę nad innym projektem (twojemu projektowi poświęca 3/4 swojego czasu), straty wynoszą 10%.
· Jeśli osoba angażuje się również w dwa inne projekty (twojemu projektowi poświęca 1/3 swojego czasu), straty wynoszą 15%.
· Jeśli osoba angażuje się również w trzy inne projekty (twojemu projektowi poświęca 1/4 swojego czasu), straty wynoszą 20%.
Dodaj Czynniki Umiejętności (CU)
Jeśli pracownicy charakteryzują się różnym poziomem biegłości w pewnym typie prac, wkład pracy jest mocno nieokreślony czasowo. To również musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w szacunkach. Standardowo przyjmuje się średni poziom kwalifikacji, aby można było dostosować obliczenia szacunkowe dla poszczególnych poziomów umiejętności według poniższych zasad:
· Ekspert…………………… 0,50
· Wysokie kwalifikacje…….. 0,75
· Średni poziom …………….1,00
· Młody pracownik …………1,25
· Nowicjusz ………………...1,50
Podobnie jak w przypadku czynników przerw w pracy, jeśli twoja firma posiada własne czynniki umiejętności, możesz z nich skorzystać.
Jeśli nowicjusz nie ma w ogóle pojęcia o zadaniu projektu, możesz dla niego przyjąć nawet wartość 2,00.
Wykonaj obliczenia
Po określeniu wpływu wszystkich wspomnianych czynników należy obliczyć realny przewidywany wkład pracy w zadanie. Wykonując kalkulację, skorzystaj z poniższej formuły:
Zmodyfikowany wkład pracy =
= standardowy * 100 / (100 - CPP) * 100 / (100 - CPC) * CU
Zobaczmy to na konkretnym przykładzie.
W projekcie budowy domu, jedno z zadań brzmi:
· Badanie potencjalnych działek
Dla tego zadania przyjmijmy założenie zgodne z opinią eksperta, że średniemu analitykowi przejrzenie opisu potencjalnych działek zajmuje 15 minut. Sprawdź, czy jest to zgodne z twoimi kryteriami, pamiętając, że istnieją 24 potencjalne działki. Szacowany czas wyniesie więc 6 godzin (inaczej: standardowy czas pracy – scp).
Standardowy czynnik przerywający pracę (CPP) wynosi 30%. Następnie załóżmy, że twój analityk pracuje jednocześnie nad trzema innymi projektami i nigdy dotąd nie wykonywał badania działek. To da 20% strat ze względu na skutki pracy czasowej oraz poziom kwalifikacji wyrażony współczynnikiem 1,5.
6 * 100 / (100 - 30) * 100 / (100 – 20) * 1,5 = 16 godzin pracy
(inaczej: zmodyfikowany czas pracy – zcp)
Dodając do szacunków czynnik umiejętności, należy zwrócić szczególną uwagę na źródło, z którego pochodzą szacunki standardowe. Jeśli zapytasz eksperta, ile czasu zajmie jemu wykonanie zadania, uwzględni on tylko swoje kwalifikacje. Nie należy wówczas mnożyć uzyskanej wartości przez 0,5, gdyż może to spowodować poważne niedoszacowanie zadania.
PRZYKŁAD
Wykonaj szacunki dla bankietu
Na podstawie informacji o danych historycznych, pochodzących z bazy danych Fabryki Małych Zabawek średnie wartości dla podobnego projektu wynosiły:
Stwórz zespoły……………………….… 1 godzina na członka zespołu
Wymyśl proces wyboru zwycięzców... 4 godziny na członka zespołu
Zaprojektuj formularze………………. 12 godzin
Wykonaj pamiątki……………………. 2 tygodnie pracy dostawcy
Przejrzyj osiągnięcia………………… 15 minut na osiągnięcie
Oceń osiągnięcia…………………….. 10 minut na osiągnięcie
Wydrukuj zaproszenia………………. 2 tygodnie pracy drukarni
Zespół składa się z 5 osób. Ty jesteś średnio doświadczonym menedżerem projektu, Sylwia Ziółkowska (pomoc administracyjna) ma również średnie kwalifikacje, ale członkowie komisji wyborczej są absolutnymi nowicjuszami. Wszyscy pracujecie nad dwoma projektami, ponadto pani Sylwia ma do wypełnienia swoje statutowe obowiązki. Istnieją 4 potencjalne daty, 32 lokale, 4 ewentualnych fotografów, 8 przedstawień rozrywkowych i 20 potencjalnych mówców. Ostateczna lista sal bankietowych obejmuje trzy pozycje. Oblicz oczekiwany wkład pracy dla każdego z zadań projektu.
Przypomnijmy sobie strukturę pracy dla bankietu:
1. Nagrodzeni.
1.1. Stworzyć zespół.
1.2. Określić proces wyboru zwycięzców.
1.3. Wykonać formularze nominacyjne.
1.4. Zebrać nominacje.
1.5. Ocenić nominacje.
1.6. Wybrać zwycięzców.
1.7. Ogłosić nazwiska zwycięzców.
1.8. Wykonać pamiątki.
2. Bankiet.
2.1. Określić potencjalne daty.
2.2. Określić potencjalne miejsca.
2.3. Przejrzeć menu lokali.
2.4. Stworzyć ostateczną listę lokali.
2.5. Zjeść w każdym z nich.
2.6. Wybrać miejsce.
2.7. Ogłosić bankiet.
2.8. Wysłać zaproszenia.
2.9. Zebrać potwierdzenia przybycia.
2.10. Dokończyć ustalenia w sprawie wyżywienia.
2.11. Wybrać grupę rozrywkową.
2.12. Wybrać mówców
2.13. Wybrać fotografa
2.14. Przeprowadzić bankiet
W zadaniu 1.1, „stworzyć zespół", mamy 5 członków zespołu, co daje nam 5 godzin. Na zadanie to nie powinny mieć wpływu żadne inne czynniki, pozostawiamy więc wartość zmodyfikowaną na tym samym poziomie 5-ciu godzin.
Standardowy czas pracy (scp) dla zadania 1.2, „Określ proces wyboru zwycięzców", wynosi 20 godzin. Zakładając średni efekt pracy czasowej(CPC) na poziomie 15% oraz stosując najniższy poziom kwalifikacji nowicjuszy (2), otrzymamy zmodyfikowany czas pracy (zcp) 50 godzin:
zcp = 20h*100/(100-20)*2 = 50 godzin
Pozostałe zadania kształtują się następująco:
1.3. Zaprojektuj formularze do nominacji = 12 scp; 30 zcp.
2.1. Określ potencjalne daty = ...
gosicka