13 - Przygotowanie projektu do EFS - podręcznik .pdf

(712 KB) Pobierz
Jarosław Zarychta
Jarosław Zarychta
PRZYGOTOWANIE PROJEKTU
do Europejskiego Funduszu Społecznego
Zastosowanie Metodologii Struktury Logicznej
Łódź, styczeń 2006
Wprowadzenie
„Niedbale przygotowany projekt wymaga trzykrotnie więcej czasu na implementację, niż
zaplanowano. Starannie przygotowany projekt wymaga tylko dwukrotnie więcej czasu na
wdrożenie.”
Prawo Murphy’ego
„Jedyną naprawdę stałą cechą procesu aplikowania o fundusze unijne jest...
absolutna niestałość!” – to zdanie powtarzam zwykle uczestnikom swoich szkoleń i
warsztatów. Chodzi o niestałość całego szeregu elementów tworzących to, co
zazwyczaj nazywane jest „systemem wdrażania” funduszy strukturalnych i Funduszu
Spójności w Polsce: instytucji, przepisów, procedur, wymogów, zasad wdrażania,
dokumentów i formularzy wreszcie (oraz tych wszystkich, których nie wymieniłem w
tym zdaniu) 1 . Te permanentne zmiany wielu istotnych szczegółów stały się w ciągu
ponad „półtorarocza” naszego członkostwa w Unii Europejskiej - sam widziałem! -
przyczyną głębokiej frustracji niejednego wnioskodawcy, w skrajnych przypadkach
prowadzącej nawet do rezygnacji lub wycofania się z aplikowania. A przecież stoimy
u progu kolejnej, jakże ważnej, zmiany: oto w styczniu 2007 będziemy już w nowym
okresie programowania! Wszystko to, do czego zdążyliśmy się przyzwyczaić i jako
tako przyswoić, przestanie mieć znaczenie; obowiązywać będzie nowa struktura
programowania (programy operacyjne), nowa struktura instytucjonalna, nowe
procedury, nowe... itd. Znikną dwa fundusze strukturalne, które (przynajmniej one!)
wydawały się wieczne.
Drogi Czytelniku! Materiał, którego lekturę właśnie rozpocząłeś, traktuje o tym,
co NIEZMIENNE: o przygotowaniu przedsięwzięć tak, by - niezależnie od rodzaju i
źródła finansowania, od systemu wdrażania, instytucji, procedur i wniosków – były
przedsięwzięciami dobrymi. To znaczy, by zapewniały efektywne kosztowo i sprawne
wdrażanie prowadzące do osiągnięcia celu, który jest trwały i przynosi korzyści. Fakt,
czy będzie to wyjazd z przyjaciółmi na długi majowy weekend, czy przeszkolenie
setki bezrobotnych, nie jest tu najistotniejszy. Istotne jest wyrobienie przekonania o
konieczności właściwego zaplanowania czegoś, co przez jakiś fragment naszego (ale
i cudzego) życia będzie ważne. Pamiętajmy, że przygotowując projekt nie czynimy
1 Właśnie ukazała się kolejna wersja Poradnika dla beneficjentów SPO RZL (Uwaga! Nowy tytuł!) , tym razem
firmowana przez (nowe) Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.
2
zadość jakimkolwiek wymaganiom, de facto my po prostu planujemy pracę dla siebie!
Przedsięwzięcie starannie przygotowane wraz z upływem czasu wdrażania realizuje
się coraz łatwiej, natomiast to wcale bądź niedobrze zaplanowane – coraz trudniej, a
często nie realizuje się go w ogóle. W wojsku mawia się: „im więcej potu na
poligonie, tym mniej krwi w boju”, a oni przecież wiedzą, co mówią.
Z praktycznego punktu widzenia chodzi też o to, by w pewnym, dość dużym
stopniu uniezależnić się od tego, co zmienne, niestabilne i niepewne. Umiejętność
przygotowania projektów stworzy nam komfort i poczucie pewności, że ewentualna
zmiana programu, procedury czy formularza aplikacji nie przewróci naszego świata
do góry nogami. Aplikacja jest tylko formą, projekt zaś – treścią; po prostu
przedstawimy (zapiszemy) go inaczej (w innych rubrykach czy zmienionym
porządku). Ewentualne niepowodzenie na etapie oceny wniosków nie przekreśli
szansy na ponowne aplikowanie, być może w ramach innego programu i do innego
funduszu; mamy przecież przygotowany do wdrażania projekt. Z całą pewnością
unikniemy jednak całej masy przeszkód stojących na drodze do skutecznego
pozyskiwania unijnych (i nie tylko) pieniędzy, w tym pierwszego z możliwych i
podstawowego błędu: zaniechania aplikowania!
Ten krótki podręcznik nie wyczerpuje, rzecz jasna, całości zagadnień
związanych z przygotowaniem projektów. Jego zadaniem jest raczej zwrócenie
uwagi na najważniejsze elementy procesu i uwypuklenie jego praktycznych, z punktu
widzenia projektodawców, aspektów w kontekście wymagań funduszy UE, a
zwłaszcza Europejskiego Funduszu Społecznego. Gruntowna znajomość takich
dokumentów, jak odpowiedni program operacyjny i jego Uzupełnienie, poradnik dla
beneficjentów oraz wszelkie wytyczne i instrukcje, jest niezbędna. Lekturę
uzupełniającą, choć nie mniej ważną, stanowić mogą wszelkie podręczniki traktujące
o szeroko pojętym zarządzaniu projektami. 2 Każdy z Czytelników może i musi sam
zadecydować o doborze najlepszych w jego sytuacji narzędzi planowania,
wypracować własną drogę (czytaj: metodę, sposób) zapewniającą dotarcie do celu. I
o ile będzie ona do tego celu wiodła skutecznie - będzie po prostu najlepszą z
możliwych.
2 Propozycje przedstawiono w Bibliografii na końcu materiału.
3
Zagadnienia wstępne
Dziś, kiedy członkostwo Polski w Unii Europejskiej jest faktem, do którego
wszyscy już dawno zdążyli się przyzwyczaić, faktem jest (albo raczej: był) też
rzeczywisty dostęp tysięcy potencjalnych projektodawców do miliardów euro w
ramach funduszy strukturalnych, w tym oczywiście w ramach EFS. Ubieganie się o
unijne fundusze okazało się nosić znamiona konkurencji, gdzie jednym z elementów
przewagi – jak na każdym rynku – jest jakość. Obecnie najpilniejszą kwestią nie jest
więc: czy aplikować, ale: jak do aplikowania zabrać się w praktyce, i do tego zrobić to
skutecznie? Jak pomysł przełożyć na projekt, a ten na wniosek, by do tych pieniędzy
rzeczywiście się dobrać?
Bardzo (zbyt?) często ubieganie się o środki finansowe dostępne w ramach
różnego rodzaju funduszy i programów współfinansowanych przez Unię Europejską
utożsamiane jest z - a tym samym sprowadza się do - wypełniania rubryk
odpowiednich wniosków. Tymczasem jakość aplikacji, a więc szansa na uzyskanie
finansowania, bardzo silnie uzależniona jest od pracy włożonej w odpowiednie
przygotowanie przedsięwzięcia – dość złożonego i czasochłonnego procesu, który
należałoby przebrnąć przed sięgnięciem po formularz. Doświadczenia zebrane przy
wdrażaniu instrumentów przedakcesyjnych, a także podczas naborów wniosków w
ramach ZPORR, SPO RZL czy Equal pokazują, że duża liczba potencjalnie bardzo
dobrych projektów (pomysłów) nie uzyskuje finansowania właśnie z powodu
niedostatecznie starannego przygotowania, przejawiającego się brakami formalnymi,
nie spełnianiem kryteriów technicznych i wreszcie niską wartością merytoryczną.
Tymczasem propozycje nie mogą być przedstawiane we wnioskach poprawnie bez
umiejętności specyficznego, tzw. „projektowego” podejścia do planowania
przedsięwzięć w połączeniu ze znajomością podstawowych, ale wymaganych przez
Unię Europejską reguł aplikowania czy „brukselskiej” nomenklatury opisującej
projekty i ich efekty, np. umiejętności rozróżnienia i definiowania pojęć „produktów”,
„rezultatów” i „oddziaływania” projektu. Sama tylko kwestia właściwego zrozumienia i
praktycznego zastosowania pojęć rezultatów „twardych” i „miękkich” w projektach
społecznych wzbudza niezmiennie silne emocje i powoduje ból głowy wielu
projektodawców, a także – wciąż jeszcze, niestety – tak zwanych „ekspertów”.
Nie przypadkiem podrozdział Poradnika dla beneficjentów SPO RZL
zatytułowany: Na co należy zwrócić uwagę przygotowując wniosek? rozpoczyna się
od bardzo mądrego – zdaniem autora – sformułowania, które powinno znaleźć się w
4
każdym podręczniku, niezależnie od programu operacyjnego i finansującego go
funduszu: „Najważniejszą sprawą jest przygotowanie spójnego projektu, czyli
określenie logicznego zestawu działań prowadzących do osiągnięcia w określonym
czasie konkretnego, mierzalnego celu, zdefiniowanie struktury zarządzania z
przejrzystym podziałem odpowiedzialności, zaplanowanie harmonogramu i
kosztorysu oraz reguł monitoringu i ewaluacji odnoszących się do osiągania
zaplanowanych rezultatów”. 3 Warta podkreślenia jest tu różnica pomiędzy
utożsamianymi często pojęciami „przygotowanie projektu” i „pisanie wniosku”. Otóż
to drugie powinno być – a zazwyczaj nie jest – ostatnim, integralnym etapem
pierwszego, które wymaga czasu i sporego nakładu pracy, skutkuje jednak wynikiem
w postaci tzw. „dobrego projektu” (rozumianego nie tyle jako wypełniony formularz
wniosku, ile przemyślane, kompletne, spójne, logiczne i zgodne z wymogami
przedsięwzięcie), co siłą rzeczy musi przełożyć się na wysokiej jakości aplikację.
W świetle powyższego wydaje się, że warto poświęcić tym zagadnieniom
nieco czasu i wysiłku. W dalszej części skupimy się na zrozumieniu pojęcia projektu,
osadzeniu go w kontekście wymagań związanych z wdrażaniem funduszy
strukturalnych, a zwłaszcza Europejskiego Funduszu Społecznego oraz omówimy
jedno z użytecznych praktycznie – i zalecanych przy tym przez Komisję Europejską -
narzędzi służących planowaniu przedsięwzięć. Wszystko po to, by składane aplikacje
nie były po prostu i zaledwie zbiorem wypełnionych (oby poprawnie!) rubryk. Aby
podkreślić jednak nierozerwalność związku pomiędzy przygotowaniem projektu, a
wypełnieniem opisującego i promującego go wniosku, w odpowiednich miejscach
umieścimy odsyłacze (pogrubioną kursywą) do konkretnych rubryk obowiązującej
aplikacji (i załączników). 4
Jakkolwiek kontekstem i punktem odniesienia dla prezentowanych zagadnień
będzie EFS, pamiętajmy, że mają one charakter uniwersalny i jako takie mogą
równie dobrze posłużyć dla zaprojektowania przedsięwzięcia finansowanego przez
dowolny fundusz unijny, ale i każdy inny, z projektami będącymi inicjatywą prywatną
włącznie.
3 Jest pierwsza połowa stycznia 2006. Poradnik dla Beneficjentów Sektorowego Programu Operacyjnego –
Rozwój Zasobów Ludzkich , MRR, styczeń 2006. , s. 16.
4 Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w ramach SPO RZL.
5

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika:

Zgłoś jeśli naruszono regulamin