Jednym_z_podstawowych_obowiazkow_pracodawcy_jest_prowadzenie_dokumentacji_pracowniczej.doc

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Pracownicy przychodzą, odchodzą, wybierają się na urlopy. Każde z tych zdarzeń powinno być odnotowane. Pracodawca zobowiązany jest bowiem do założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem danej osoby.

DOKUMENTY W ZAKŁADZIE PRACY - Akty prawne

 FORMULARZE

Nawet najmniejszy przedsiębiorca, jeśli zatrudnia pracowników, musi spełniać wszystkie wymagania, jakie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców. Jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

Procedura przyjmowania do pracy zawsze powinna przebiegać według tych samych zasad. Po zaoferowaniu pracy i wyłonieniu właściwych kandydatów, można, ustaliwszy z nimi wstępnie warunki zatrudnienia, zacząć gromadzić informacje i dokumenty.

Zanim przyjmiesz pracownika

Rozporządzenie o prowadzeniu akt osobowych uściśla kodeksowe wymagania, pozwalając pracodawcy prosić przyszłego pracownika o:

• wypełniony kwestionariusz osobowy z fotografiami,

• świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, potwierdzające zatrudnienie w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (przydatne są także wcześniejsze świadectwa pracy),

• dokumenty świadczące o kwalifikacjach zawodowych potrzebnych do wykonywania oferowanej pracy (ubiegający się o zatrudnienie może dodatkowo przedstawić dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe).

Dla udokumentowania stosunku pracy konieczne są:

• świadectwo ukończenia gimnazjum, gdy osoba niepełnoletnia (która skończyła szesnaście lat, ale nie ma jeszcze osiemnastu) ubiega się o zatrudnienie w celu nauki zawodu,

• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (badanie jest przeprowadzane na koszt pracodawcy i dotyczy wszystkich pracowników),

• inne dokumenty, jeśli obowiązek przedłożenia ich wynika z odrębnych przepisów.

Po zawarciu umowy pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy i kopie składanych papierów. Oryginały – tylko do wglądu lub w celu sporządzenia kopii czy odpisów – pracownik okazuje na żądanie pracodawcy. Do akt dołącza się obowiązkowo egzemplarz umowy o pracę lub pisemne potwierdzenie rodzaju kontraktu i jego warunków.

Umowa o pracę

Umowę o pracę zawiera się na piśmie, w co najmniej dwu egzemplarzach. Jeśliby jednak strony nie dochowały tego obowiązku, to nie wywołuje to ujemnych skutków dla pracownika, natomiast pracodawca powinien najpóźniej w pierwszym dniu pracy potwierdzić zatrudnionemu – pisemnie – ustalenia dotyczące rodzaju umowy, a także jej warunki (jeśli tego nie uczyni, zgodnie z k.p. podlega karze grzywny).

Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a tylko jeśli tej daty nie określono, to w dniu zawarcia umowy.

Nie później niż w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca powinien poinformować pracownika o:

• obowiązującej u niego dobowej i tygodniowej normie czasu pracy (zasadą jest, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, choć jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub warunkami organizacyjnymi czy technicznymi, możliwe są wyjątki),

• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,

• urlopie wypoczynkowym,

• długości okresu wypowiedzenia.

W wypadku małych przedsiębiorców, zatrudniających mniej niż 20 osób, w piśmie tym powinny znaleźć się dodatkowo informacje o:

• porze nocnej (obejmuje ona 8 godzin między 21.00 a 7.00), jeżeli taka praca może być w konkretnym wypadku brana pod uwagę,

• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,

• sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,

• metodzie usprawiedliwiania nieobecności.

Niezbędna biurokracja

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi uzyskać jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z:

• regulaminem pracy (muszą go mieć zatrudniający nie mniej niż 20 ludzi) albo ze wspomnianą informacją o normach czasu pracy, wypłatach, urlopach itd.,

• przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,

• zakresem informacji objętych tajemnicą, której należy dotrzymywać, wykonując określoną pracę,

• obwieszczeniem dotyczącym systemu oraz rozkładu czasu pracy, a także okresów rozliczeniowych czasu pracy (przygotowują go mali pracodawcy, u których nie obowiązuje ani układ zbiorowy, ani regulamin pracy, zatrudniający jednak kilku pracowników).

Ad acta

Dla każdego pracownika trzeba oddzielnie założyć i prowadzić akta osobowe. Nie ma różnic ani wyjątków związanych z wielkością przedsiębiorstwa pracodawcy. Akta zawsze składają się z trzech części.

Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o pracę (kwestionariusz osobowy, świadectwa szkolne i dyplomy, świadectwa pracy i orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania konkretnej pracy).

Część B zawiera papiery dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Są to:

• umowa o pracę lub potwierdzenie ustaleń,

• zakres obowiązków, jeżeli w takiej formie dodatkowo pracodawca określił zadania pracownika,

• wspomniane potwierdzenie przez zatrudnionego, że zapoznał się z informacjami dotyczącymi czasu pracy, urlopów, wypłat itd.,

• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,

• oświadczenie pracownika, który jest rodzicem lub opiekunem co najmniej jednego dziecka do lat czternastu, że zechce lub nie zechce skorzystać z prawa do dwóch wolnych dni w ciągu roku, a jeśli dziecko nie ma lat czterech, to że pracownik godzi się lub nie na wykonywanie obowiązków dłużej niż przez 8 godz. dziennie, w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej lub w systemie czasu przerywanego,

• stosowne dokumenty, jeśli pracownikowi zostaje powierzone mienie, które powinien zwrócić, albo będzie musiał wyliczyć się z niego,

• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (np. dotyczące, kursów, szkoleń, studiów),

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

• dokumenty związane z przyznaniem nagród i wyróżnień albo wymierzeniem kar porządkowych,

• pisma dotyczące urlopu wychowawczego lub bezpłatnego,

• dokumenty związane z obniżeniem czasu pracy do połowy etatu zamiast urlopu wychowawczego, jeśli tego zażąda pracownik,

• orzeczenia lekarskie wydane po badaniach okresowych i kontrolnych,

• umowę o zakazie konkurencji, o ile strony taką zawarły w czasie pozostawania w stosunku pracy,

• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania wobec niego skróconego systemu czasu pracy, a także systemu pracy świadczonej wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

• wniosek o poinformowanie inspektora pracy o zatrudnieniu osób pracujących w nocy i kopię wysłanej informacji,

• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika uprzednio zarejestrowanego jako bezrobotny,

• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,

• i jeśli u małego pracodawcy działają związki zawodowe (co przy niewielkim zatrudnieniu jest rzadkie, a najczęściej wręcz niemożliwe), to także korespondencję z reprezentującą pracownika organizacją związkową we wszystkich sprawach wymagających konsultacji związanych ze stosunkiem pracy.

Część C akt osobowych musi zawierać dokumenty świadczące o ustaniu zatrudnienia (przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę czy kopię wydanego świadectwa pracy).

CZEGO ŻĄDAĆ OD KANDYDATA NA PRACOWNIKA

Pracodawca może zażądać od kandydata do pracy podania • imion i nazwiska • imion rodziców • daty urodzenia i numeru PESEL • miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji) • informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia • innych danych, jeżeli wynika to z przepisów szczególnych, rządzących dziedziną, w której działa przedsiębiorca • imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci pracownika (informacje te są potrzebne do korzystania z uprawnień rodzicielskich przewidzianych w prawie pracy).

Pracodawcy wolno domagać się udokumentowania wszystkich tych danych.

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

PODSTAWA PRAWNA

• Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r. (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

• Rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

WARTO WIEDZIEĆ

Zawiadomienie inspektora

Przeczytałam w kodeksie pracy, że pracodawca rozpoczynający działalność jest obowiązany w terminie 30 dni od rozpoczęcia tej działalności zawiadomić na piśmie właściwego inspektora pracy o miejscu, zakresie i rodzaju prowadzonej działalności. Ja jednak do tej pory nie wysyłałam żadnych takich informacji, choć od prawie trzech lat mam firmę. Zatrudniałam jednak tylko od czasu do czasu kogoś na zlecenie. Czy w takim razie nie dopełniłam jakiegoś obowiązku?

– Skoro nie miała pani dotąd pracowników, to nie miała też pani obowiązku zawiadamiać o czymkolwiek inspektora pracy ani inspektora sanitarnego. Pracodawcą przedsiębiorca staje się dopiero z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika. I nie ma znaczenia, czy w pełnym wymiarze godzin, czy tylko na część etatu. Od tego jednak momentu zaczynają go dotyczyć wszelkie obowiązki, jakie nakłada na pracodawców kodeks pracy i akty wykonawcze. Wówczas zaczynają też biec terminy, m.in. wspomniany przez panią trzydziestodniowy czas na zawiadomienie inspektora pracy i inspektora sanitarnego.

Informacje dla komornika

Kiedy osoba, którą chcę zatrudnić, przedstawiła świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy zorientowałem się, że jest na nim wzmianka o zajęciu przez komornika wynagrodzenia za pracę. Czy muszę coś z tym zrobić?

– Powinien pan zawiadomić o podpisaniu umowy o pracę ze wspomnianą osobą komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne (na świadectwie powinno być jego oznaczenie i numer sprawy) oraz pracodawcę, który świadectwo wydał. Ów poprzedni pracodawca obowiązany jest przesłać panu posiadane zawiadomienie komornika, dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia, a także wykazać wysokość potrąconych już kwot. Zawiadomienie komornika powoduje zajęcie należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia do niego zawiadomienia.

W jaki sposób przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia?

W wyniku obowiązującej od 1 stycznia 2004 r. nowelizacji Kodeksu pracy na pracodawców nałożono nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników. Obecnie są oni zobowiązani poinformować na piśmie nowo zatrudnianych pracowników o obowiązujących ich podstawowych warunkach zatrudnienia. Sporządzenie tej informacji sprawia pracodawcom spore kłopoty.

Zakres przekazywanej informacji dotyczącej warunków zatrudnienia zależy od tego, czy pracodawca posiada w swoim zakładzie regulamin pracy. Pracodawcy, którzy mają obowiązek utworzenia takiego regulaminu, czyli zatrudniający co najmniej 20 pracowników, muszą w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę poinformować pracowników na piśmie o obowiązującej ich dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz o długości okresu wypowiedzenia umowy.

Największe problemy sprawia pracodawcy sporządzenie informacji o normie dobowej i tygodniowej, urlopie wypoczynkowym oraz okresie wypowiedzenia.

ZAGROŻENIE

Brak lub wadliwe podanie informacji pracownikowi może skutkować restrykcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Określając normę tygodniową należy podać, że wynosi ona w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Norma dobowa wynosi natomiast 8 godzin. W tym zakresie występują jednak wątpliwości, które dotyczą osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w szczególnych systemach czasu pracy.

Norma dobowa i tygodniowa dla niepełnoetatowca jest taka sama jak dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.

WAŻNE!

Należy odróżnić normę od wymiaru czasu pracy.

Przekroczenie normy oznacza pracę w godzinach nadliczbowych. Natomiast wymiar czasu pracy jest określony w umowie o pracę, a jego przekroczenie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Dla niepełnoetatowca przekroczenie wymiaru czasu pracy nie jest więc pracą w godzinach nadliczbowych. Może mu z tego tytułu przysługiwać dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych (na zasadach określonych w umowie o pracę), ale nie będzie miało miejsca przekroczenie normy czasu pracy.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1/2 etatu. Pracodawca, przekazując mu informację o normie dobowej i tygodniowej, podał, że norma dobowa wynosi 8 godzin, zaś norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

W szczególnych systemach czasu pracy, takich jak np. system równoważny, ma miejsce świadczenie pracy powyżej 8 godzin na dobę. Jest to równoważone skróceniem czasu pracy w innych dniach okresu rozliczeniowego. W takim przypadku określając normę dobową należy zaznaczyć, że wynosi ona 8 godzin na dobę, ale może być wydłużona np. do 12 godzin. Norma tygodniowa wynosi w takich systemach przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

Inną normę dobową oraz tygodniową należy podać pracownikom, którzy na podstawie przepisów szczególnych mają ustalone inne normy czasu pracy. Dotyczy to pracowników niepełnosprawnych o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin, natomiast tygodniowa 35 godzin. Takie normy trzeba tym pracownikom podać w przekazywanej informacji. Podobnie jest w przypadku pracowników zakładów opieki zdrowotnej, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin i 35 minut, zaś tygodniowa przeciętnie 40 godzin na tydzień.

Podając pracownikowi informację dotyczącą urlopu wypoczynkowego nie do końca jest jasne, czy należy określić indywidualnie przysługujący danemu pracownikowi wymiar urlopu wypoczynkowego, czy powtórzyć ogólne zasady zawarte w Kodeksie pracy dotyczące wymiaru urlopów wypoczynkowych.

WAŻNE!

Prawidłowe jest podanie pracownikowi indywidualnej informacji o wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w dniu przekazywania informacji.

W informacji o warunkach zatrudnienia należy podać, że pracownikowi przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Jeżeli wymiar urlopu ulegnie zmianie, należy dokonać aktualizacji informacji i podać nowy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Podobne problemy wiążą się ze sporządzeniem informacji o okresie wypowiedzenia. W tym przypadku należy podać długość okresu wypowiedzenia przysługującego w chwili przekazywania informacji, a gdy ulegnie on zmianie, należy pracownikowi ponownie podać aktualny okres wypowiedzenia umowy o pracę.

W sytuacji gdy w zakładzie istnieje regulamin pracy, należy podać pracownikowi dodatkowo informację o częstotliwości wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu. Dopuszczalne są krótsze okresy wypłaty wynagrodzenia, np. raz w tygodniu.

W przypadku braku regulaminu pracy pracodawca przekazuje pracownikom dodatkowe informacje o obowiązującej ich porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21 a 7. Pracodawca powinien ustalić, które z 8 godzin w tym przedziale czasu będą w jego zakładzie porą nocną. Mogą to być np. godziny między 22 a 6.

Miejscem wypłaty wynagrodzenia za pracę jest fizycznie wyodrębniona część powierzchni (pomieszczenie, lokal), gdzie pracownik może otrzymać świadczenie przysługujące mu od pracodawcy. W informacji o warunkach za...